Những cơng cụ để thực hiện trình chiếu

Một chương trình trình chiếu là một phần mềm máy tính được sử dụng để hiện thị thơng tin. Nĩ thường cĩ ba chức năng chính :

 Biên tập: cho phép văn bản được chèn vào và định dạng.

 Phương pháp: cho việc chèn và thao tác hình ảnh đồ họa

 Hệ thống Slide Show: để hiển thị nội dung.

Hiện cĩ rất nhiều phần mềm cĩ thể giúp cho việc tạo ra các bài trình chiếu một cách dễ dàng như: Microsoft Powerpoint (Microsoft Office), Impress (Open Office), Keynote (ứng dụng chạy trên hệ điều hành MAC) .

Một phát triển gần đây trong đĩ phần mềm dựa trên Internet như: Office Web App, Google Docs. Mọi người cĩ thể cùng thực hiện một bài trình chiếu trên cùng thời điểm tại các địa điểm khác nhau để sửa đổi nội dung hoặc xem xét các thay đổi khi chúng được người khác thực hiện.

4.2 Các bƣớc để xây dựng một bài trình chiếu đa phƣơng tiện

4.2.1 Các bƣớc chuẩn bị

4.2.1.1 Lên kế hoạch cho bài thuyết trình

Nếu bạn khơng cĩ kế hoạch xây dựng ngay từ đầu, cĩ thể bạn sẽ mất nhiều thời gian làm đi làm lại các Slide, sau đây các bước chuẩn bị cho một bài trình chiếu.

 Chuẩn bị nội dung, âm thanh, phim, hình ảnh.

 Những nội dung chủ yếu cần trình bày

 Trình bày trình chiếu khác hồn tồn với một bài viết thơng thường.

Chỉ trình bày những nội dung trọng tâm, những phần khơng trọng tâm cĩ thể giới thiệu, hoặc lướt qua. Từ đĩ địi hỏi chúng ta phải tìm hiểu rất kỹ nội dung trình bày.

Giáo trình Tin học đại cương

Thử đặt vị trí mình là người nghe, xem nếu trình bày như thế cĩ thể hiểu được khơng, cĩ chỗ nào cảm thấy cịn mơ hồ, khơng rõ ràng khơng

 Cách trình bày tùy vào

 Nội dung.

 Lĩnh vực.

 Thơng tin của bài thuyết trình là gì?

 Người nghe là ai?

 Chuyên mơn của họ?

 Sở thích (mối quan tâm) của họ?

 Giới hạn

 Thời gian trình bày.

 Số slides.

 Mức độ chi tiết cần thiết.

Từ đĩ chúng ta xác định nội dung cần tập trung, nội dung cần lược bỏ.

4.2.1.2 Yêu cầu của bài trình chiếu

Khi thực hiện một bài trình chiếu, cần phải đạt được những yêu cầu sau:

 Thu hút được người nghe. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 Hấp dẫn người nghe.

 Bố cục bài thuyết trình chặt chẽ.

 Dễ hiểu.

 Nội dung truyền đạt rõ ràng.

 Tập trung vào nội dung chính.

4.2.2 Các bƣớc xây dựng

4.2.2.1 Khởi động chƣơng trình:

Cĩ nhiều cách để chạy chương trình presentation, thơng thường ta sử dụng các cách sau.

 Cách 1 :

 Bước 1: Nhắp vào nút Start trên thanh cơng cụ Windows

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

 Cách 2 : Nhấn đúp chuột vào biểu tượng của chương trình trình chiếu đa phương tiện trên màn hình Desktop.

Để khởi động bản trình chiếu của Google docs, bạn dùng trình duyệt Web (IE,Firefox,…) vào trang http://docs.google.com .

Hình 4.1Màn hình khởi động OpenOffice 3.0

Giáo trình Tin học đại cương

Hình 4.3Màn hình khởi động bản trình chiếu Google Docs

4.2.2.2 Giới thiệu chƣơng trình và các thao tác cơ bản

4.2.2.2.1 Giới thiệu giao diện chƣơng trình

Cũng như các chương trình Microsoft Word, OpenOffice Write,Google Document, một bản trình chiếu cũng cĩ các thành phần như thanh cơng cụ (ToolBox), thanh thực đơn (Menu). Ngồi ra một bản trình chiếu cịn cĩ hai thành phần chính là: ngăn danh sách các slide và vùng thao tác.  Ngăn danh sách các slide (Slide panel)

Ngăn danh sách các slide bao gồm các hình ảnh thu nhỏ của các slide trong màn trình diễn của bạn. Để hiển thị slide bạn nhấn chuột vào slide để slide đĩ xuất hiện trong vùng thao tác.

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Hình 4.4Giới thiệu chƣơng trình Microsoft Powerpoint 2007

Nút Office

Quick Access Toolbar

Thanh trạng thái Title bar Vùng thao tác Ngăn danh sách các slide Thanh Menu

Giáo trình Tin học đại cương (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Hình 4.5Giao diện chƣơng trình Office Impress

Chế độ xem thơng thường - Normal View: Là chế độ xem chính để tạo những slide riêng lẻ. Sử dụng chế độ xem này để định dạng và thiết kế các slide và thêm các dịng text, đồ họa và các hiệu ứng.

 Chế độ xem phân cấp – Outline : Hiển thị các tiêu đề, các mục được đánh dấu mục lục và đánh số trên mỗi slide theo định dạng phân cấp. Sử dụng chế độ xem này để sắp xếp lại trật tự của các slide, chỉnh sửa đề mục và tiêu đề, sắp xếp lại trật tự của các danh mục trong một danh sách hoặc thêm mới các slide.

Nếu một slide nằm khơng đúng vị trí, bạn cĩ thể di chuyển nĩ đến vị trí đúng như sau: - Nhấn chuột vào biểu tượng của slide mà bạn muốn di chuyển.

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Hình 4.6Cửa sổ Outline – Mirosoft Powerpoint 2007

 Chế độ xem cĩ phần ghi chú – Notes

 Chế độ này cho phép bạn thêm các ghi chú cho từng slide mà khơng được nhìn thấy khi màn trình diễn được thực hiện.

 Nhấn chọn thẻ Notes trong Vùng tác vụ - Workspace đối với chương Impress của

OpenOffice, cịn nếu sử dụng PowerPoint 2007 thì vào Menu View  Notes Pages

Giáo trình Tin học đại cương

 Chọn slide mà bạn muốn thêm các chú thích bằng cách bấm đúp chuột vào slide đĩ trong ngăn danh sách các slide.

Hình 4.8Note – Openoffice Impress

 Chế độ xem nhiều slide trên một trang in - Handout View

Chế độ xem này cho phép bạn in các slide trên một trang in. Bạn cĩ thể chọn một, hay hai, ba, bốn hay sáu slide trên cùng một trang từ phần mẫu Layouts mà bạn chọn. Các hình ảnh thu nhỏ của các slide cĩ thể được sắp xếp lại trong chế độ xem này bằng cách kéo, thả.

Để in một handout, thao tác như sau:

 Chọn những slide muốn in ở chế độ handout.

 Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P để mở hộp hội thoại Print.

 Trong khung Print content, chọn Handouts tại ơ Content.

 Nhấn nút <<OK>>để thực hiện thao tác in.

 Chế độ sắp xếp slide - Slide Sorter View

Chế độ này hiển thị các hình thu nhỏ của từng slide theo trật tự. Sử dụng chế độ hiển thị này để sắp xếp lại trật tự của các slide, xây dựng một màn trình diễn slide được đặt giờ hoặc thêm các

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Hình 4.9Giao diện trình diễn một Slide Sorter trong OpenOffice 3.0

 Cửa sổ Slide: nội dung cần trình bày nằm ở khung này. Khung Slide bao gồm văn bản, hình ảnh, các đoạn âm thanh mà chúng ta muốn trình diễn. Việc soạn thảo hầu hết tập trung ở phần này.

Hình 4.10Slide – Microsoft Powerpoint 2007 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Giáo trình Tin học đại cương

Menu và các thanh cơng cụ, chứa các lệnh dùng cho soạn thảo hay trình chiếu, trong quá trình thao tác ta cĩ thể sử dụng trực tiếp các cơng cụ hay là sử dụng các phím nĩng.

4.2.2.2.2 Tạo một bài trình chiếu mới

Cĩ nhiều cách tạo một bài trình chiếu, ta xem xét các cách thơng dụng sao để tạo bài trình chiếu

 Từ template cĩ sẵn : Cung cấp các khuơn mẫu với dạng cĩ sẵn với các thiết lập trước về : màu sắc, font chữ, hình nền. Các mẫu này rất đa dạng được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau (Bussiness, Education, Sport, Holiday,Social,..) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế. Mỗi chương trình khác nhau của các nhà sản xuất, ta cĩ các Template khác nhau để lựa chọn template cho mình.

 Từ themes cĩ sẵn : cung cấp giao diện chuyên nghiệp từ khuơn mẫu đã cĩ sẵn với màu chữ, màu nền, kích cỡ, font… sẽ áp vào slide của chúng ta.

 Từ một trình diễn trắng: chúng ta phải bắt đầu từ đầu.

Hình 4.11Menu – Google Doc Presentation

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Hình 4.13Themes trong PowerPoint 2007

4.2.2.2.3 Thao tác giữa các slide ( di chuyển, phĩng to thu nhỏ, chọn nhiều slide, thêm, xĩa, sửa slide v.v..)

 Để di chuyển giữa các slide, cĩ nhiều cách làm:

 Bấm phím Page Up, Page Down để di chuyển

 Click chọn slide ở thẻ Outline tab

 Chúng ta cĩ thể di chuyển giữa các slide trong các cách xem (view) khác nhau.

 Chúng ta cĩ thể sử dụng lệnh Zoom để thay đổi cách nhìn một slide to hay nhỏ hơn. Lệnh Zoom dựa trên độ phĩng tính theo phần trăm. Cách dễ nhất để zoom slide là kéo Zoom slider trong thang tác vụ nằm ở bên phải, trên thanh cơng cụ.

Giáo trình Tin học đại cương

Hình 4.15Giao diện PowerPoint 2007

 Chọn nhiều Slide

 Để chọn nhiều slide đồng thời, chúng ta cĩ thể sử dụng chế độ xemSlide Sorter view, sau đĩ chọn một hay nhiều slide bằng phím Ctrl hayphím Shift.

 Hoặc chúng ta cĩ thể chọn nhiều slide đồng thời từ của sổ Outline hay Slides

 Thêm – xĩa Slide

 Để thêm slide ta cĩ thể dùng thanh menu để thêm slide tùy theo chương trình khác nhau sẽ cĩ cách thêm slide khác nhau.Trong OpenOffice Impress dùng menu Insert  Slide để thêm mới, cịn đối với PowerPoint 2007 dùng tab Home  New slide.

 Khi tạo Slide mới, bạn phải chọn Layout cho phù hợp với nội dung bạn cần trình bày, ví dụ ở đây chọn layout Title and Content, nghĩa là cĩ 1 khung nhập tựa đề và một khung nhập nội dung.

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Hình 4.16Microsoft Office PowerPoint 2007 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 Ngồi cách trên ta cĩ thể dùng ngăn danh sách các slide để tạo bằng cách : click mouse phải vào ngăn danh sách  chọn New Slide, cách này hầu như áp dụng cho hầu hết các phần mềm trình chiếu.

 Để xĩa slide bạn chọn slide cần xĩa ở ngăn danh sách và nhấn delete

4.2.2.2.4 Sử dụng outline để nhập nội dung

 Chuyển đến Outline view: click vào thẻ Outline tab.

 Để thụt hàng vào cho các hàng, sử dụng phím Tab.

 Để di chuyển các đoạn văn hay nội dung: chọn đoạn cần di chuyển, bấm phím phải chuột

Giáo trình Tin học đại cương

4.2.2.3 Định dạng Slide

4.2.2.3.1 Thay đổi background, định dạng textbox, định dạng chữ

 Định dạng Background

Việc thay đổi màu nền là khá quan trọng, bởi nĩ cần phải hợp với màuchữ. Để thay đổi màu nền của một hay nhiều slide:

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

 Định dạng Textbox

Một trong các thành phần cơ bản quan trọng khi xây dựng slide là các Textbox. Textbox dùng để nhập nội dung văn bản cần trình bày. Mộtslide được cấu thành từ một hay nhiều Textbox. Do đĩ, việc định dạngtextbox chính là cơng việc thực hiện nhiều nhất khi định dạng slide.

Một dịng Text cĩ thể được sao chép vào TextBox bằng cách sao chép nĩ từ các nguồn tài liệu khác. Tuy nhiên, dịng Text đĩ cĩ thể khơng tương thích với định dạng trong Textbox hay với các slide khác. Do đĩ bạn dán một Text chưa định dạng vào Textbox và sao đĩ định dạng .

Để định dạng Text các chương trình Presentation đều cĩ chức năng giống nhau như: định dạng font chữ, định dạng tab, định dạng paragraph,..

Nếu bạn muốn định dạng Textbox cho tất cả các Slide, bạn sử dụng Slide Master để định dạng.

Giáo trình Tin học đại cương

Để định dạng Textbox trong OpenOffice Impress, ta sử dụng tab Format ở thanh Menu.

Hình 4.20Định dạng Textbox trong OpenOffice Impress 3.0

4.2.2.3.2 Sử dụng các ký hiệu

Để chèn các ký tự đặc biệt như bản quyền, ký hiệu tốn học, hình học hoặc ký hiệu đơn vị tiền tệ hay ký hiệu ngơn ngữ khác, bạn cĩ thể thao tác như sau:

 Nhấn chuột vào vị trí mà bạn muốn chèn ký tự.

 Vào menu Insert\Special Character(OpenOffice Impress 3.0), đối với PowerPoint

2007 chọn Insert  Symbol hộp hội thoại ký tự xuất hiện.  Chọn font và tập hợp font con từ mục Font và Subset.  Chọn ký tự muốn chèn.

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

4.2.2.3.3 Chèn các đối tƣợng, Shapes, hình ảnh, wordart.

 Chèn đối tượng Shapes : để vẽ thêm đối tượng shape hay line trong bài trình bày ta sử dụng cơng cụ Shap trong các phần mềm trình chiếu.

Hình 4.22Giao diện cơng cụ Shap trong OpenOffice Impress 3.0

Giáo trình Tin học đại cương

 Chèn Hình ảnh

 Hình ảnh thường được sử dụng trong các màn trình diễn để tạo một hình ảnh chuyên nghiệp.

 Chèn một hình ảnh vào trong slide rất dễ và nhanh chĩng nếu như trong mẫu slide đã cĩ sẵn chỗ để chèn hình ảnh.

 Các bạn cĩ thể chèn hình ảnh từ file cĩ sẵn trong máy tính hay cĩ thể chèn các hình ảnh từ máy chụp hình, quay phim.

Để chèn được hình ta thực hiện các bước sau:

 Bước 1: Chọn tab Insert trong thanh menu

 Bước 2: Chọn Insert Picture

 Bước 3: Chọn nơi lưu trữ hình ảnh bạn muốn chèn vào.

Hình 4.24Minh họa Insert Picture trong PowerPoint 2007

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

Để chèn các file video hay âm thanh ta dùng tab Insert Movie and Sound, các chương trình Presentation đều cĩ chức năng này.

Hình 4.25Insert Movie and Sound trong PowerPoint 2007

Giáo trình Tin học đại cương

Khi trình bày để tránh sử dụng quá nhiều chữ hay con số, ta sử dụng các bảng biểu hay các chart để thay thế. Ta thực hiện như sau:chọn Insert Chart.

Đối với PowerPoint 2007, khi ta chọn Chart sẽ xuất hiện bảng Excel để ta điền các thơng số cho biểu đồ. Trong OpenOffice để định dạng biểu đồ ta double click vào biểu đồ cần định dạng.

Hình 4.27Màn hình định dạng Chart trong OpenOffice 3.0

4.2.2.4 Tạo hiệu ứng

Một trong những điểm mạnh của chương trình Presentation là hiệu ứng trình diễn. Với những hiệu ứng này sẽ giúp cho thơng tin trên Slide sinh động hơn, hấp dẫn và thu hút người theo dõi hơn.

4.2.2.4.1 Tạo hiệu ứng giữa các Slide (chuyển trang)

Giáo trình Tin học đại cương

Trường ĐH Sư phạm Tp. Hồ Chí Minh

 Transition Speed : Fast, Medium, Slow.

 Transition Scheme : chọn các hiệu ứng xuất hiện giữa các trang. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

 Transition Sound : âm thanh cho xuất hiện giữa trang trước và sau.

 Advance Slide : cĩ hai chức năng; sử dụng Click Mouse để chuyển trang hay định thời gian cho tự động chuyển trang.

Hình 4.28Định dạng hiệu ứng giữa các Slide trong PowerPoint 2007

Giáo trình Tin học đại cương

4.2.2.4.2 Tạo hiệu ứng giữa nội dung trong cùng slide : hiệu ứng chữ, hình ảnh,v.v..

Để tạo linh động cho bài trình chiếu ngồi tạo hiệu ứng chuyển slide, ta cần tạo hiệu ứng trong các Silde. Hiệu ứng trong một silde như : hiệu ứng chữ, hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng cho đồ thị.v.v…

Tạo hiệu ứng trong nội dung Slide ta dùng chức năng Custom Animation:

 Entrance: tạo hiệu ứng xuất hiện nội dung trong slide.

 Emphasis: tạo hiệu ứng cho font chữ.

 Exit: tạo hiệu ứng mất đi nội dung trong silde.

 Motion Paths: tạo hiệu ứng đường đi cho nội dụng như bạn muốn hình ảnh từ gĩc phải

Những cơng cụ để thực hiện trình chiếu

Mục lục