CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
2.2. Thực trạng về quản lý công tác lập kế hoạch SXKD
2.2.2. Phƣơng pháp lập kế hoạch
a) Các căn cứ để xây dựng kế hoạch SXKD
Công ty mẹ - Tập đoàn chỉ đạo các đơn vị thành viên thực hiện xây dựng kế hoạch SXKD 5 năm, kế hoạch hàng năm của Tập đoàn dựa vào các căn cứ chủ yếu nhƣ:
Chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nƣớc:
Chỉ thị của Thủ tƣớng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch đầu tƣ công trung hạn 5 năm, hàng năm:
Văn bản của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Giao thông vận tải về việc hƣớng dẫn xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, lập kế hoạch đầu tƣ công trung hạn 5 năm, hàng năm:
Ngoài ra các căn cứ khác là các quyết định phê duyệt đề án tái cơ cấu của Tập đoàn đƣợc Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt nhƣ:
Quyết định số 2108/QĐ-TTg ngày 18/11/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án tái cơ cấu Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam.
Quyết định số 1224/QĐ-TTg ngày 26/7/2013 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án tiếp tục tái cơ cấu Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam.
Quyết định số 2290/QĐ-TTg ngày 27/11/2013 của Thủ tƣớng Chính phủ v/v phê duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển ngành công nghiệp tàu thủy Việt Nam đến năm 2020, định hƣớng đến năm 2030.
Kết quả điều tra nghiên cứu thị trƣờng: Các thông tin từ thị trƣờng phục vụ công tác lập kế hoạch chủ yếu là các hợp đồng đóng tàu, sửa chữa tàu và hợp đồng gia công, sản xuất công nghiệp khác đang còn hiệu lực của các đơn vị thành viên.
Công tác xúc tiến, đàm phán để có thể ký kết đƣợc hợp đồng mới còn nhiều hạn chế, gặp khó khăn về tiến độ và kết quả xúc tiến do chịu cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, các chƣơng trình, dự án của Nhà nƣớc cần sự hỗ trợ, phối hợp và chỉ đạo quyết liệt của cấp có thẩm quyền (Chính phủ, Bộ ngành, UBND các tỉnh) mới có thể đạt kết quả mong muốn.
Kết quả phân tích và dự báo về tình hình sản xuất kinh doanh, về khả năng nguồn lực có thể khai thác: Đơn vị căn cứ vào kết quả hoạt động SXKD thời kỳ trƣớc và dựa trên những dự báo khả năng kỳ tiếp theo ứng với các nguồn lực (con ngƣời, tài chính, cơ sở vật chất hạ tầng kỹ thuật) để xây dựng kế hoạch SXKD khả thi.
b) Quy trình lập kế hoạch SXKD
Tập đoàn đã ban hành Quy trình lập, giao, giám sát và đánh giá thực kế hoạch SXKD, Ban Kế hoạch tổng hợp và các Ban chuyên môn liên quan thuộc Công ty mẹ - Tập đoàn phối hợp với các đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch SXKD của Tập đoàn, quy trình lập kế hoạch SXKD nhƣ sau:
Bước 1, Công ty mẹ - Tập đoàn ban hành Chỉ thị và biểu mẫu hƣớng
dẫn các đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch SXKD:
Căn cứ vào chỉ đạo của Thủ tƣớng Chính phủ, hƣớng dẫn của Bộ KH&ĐT, Bộ GTVT và định hƣớng phát triển của Tập đoàn, Ban Kế hoạch tổng hợp chủ trì, phối hợp với các Ban chuyên môn liên quan xây dựng Chỉ thị và trình Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc Tập đoàn ký ban hành Chỉ thị và biểu mẫu hƣớng dẫn các đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch SXKD 5 năm, hàng năm - thực hiện vào tháng 9 hàng năm.
Bước 2, Căn cứ theo Chỉ thị của Tập đoàn, kết quả xúc tiến thị trƣờng,
các hợp đồng đã ký kết, hợp đồng có khả năng đạt đƣợc và năng lực sản xuất của đơn vị, các đơn vị xây dựng kế hoạch SXKD và gửi về Công ty mẹ - Tập
đoàn (qua Ban Kế hoạch tổng hợp) - thực hiện hoàn thành vào tháng 11 hàng năm.
Bước 3, Công ty mẹ - Tập đoàn góp ý, đánh giá về kế hoạch SXKD của
từng đơn vị trên cơ sở cân đối tổng thể các nguồn lực, kế hoạch sản phẩm và chỉ tiêu kế hoạch SXKD của Tập đoàn:
Ban Kế hoạch tổng hợp tổng hợp số liệu kế hoạch của các đơn vị thành viên thành dự thảo kế hoạch SXKD của Tập đoàn;
Các Ban chuyên môn liên quan theo các lĩnh vực phân công phụ trách cho ý kiến về kế hoạch SXKD của từng đơn vị và dự kiến kế hoạch SXKD của Tập đoàn;
Ban Kế hoạch tổng hợp tổng hợp các ý kiến góp ý và gửi đơn vị thành viên để hoàn chỉnh - thực hiện hoàn thành vào tháng 11 hàng năm.
Bước 4, Các đơn vị chỉnh sửa, hoàn thiện kế hoạch SXKD và tiến hành
bảo vệ kế hoạch SXKD trƣớc lãnh đạo Tập đoàn và các Ban chuyên môn liên quan - thực hiện hoàn thiện vào đầu tháng 12 hàng năm.
Bước 5, Công ty mẹ - Tập đoàn giao kế hoạch SXKD cho các đơn vị
thành viên thực hiện (Phụ lục 1.8).
Căn cứ vào kế hoạch SXKD của các đơn vị đƣợc duyệt, Ban Kế hoạch tổng hợp tổng hợp và hoàn thiện kế hoạch SXKD của Tập đoàn; đồng thời tham mƣu trình lãnh đạo Tập đoàn ký ban hành Nghị quyết, Quyết định giao kế hoạch SXKD cho từng đơn vị để triển khai thực hiện; báo cáo Bộ Giao thông vận tải, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và các cơ quan liên quan về kế hoạch SXKD của Tập đoàn - thực hiện hoàn thành trong tháng 12 hàng năm (Phụ lục 1.6).
Mặc dù quy trình lập kế hoạch đã đƣợc ban hành, tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn có một số hạn chế trong công tác phối hợp giữa Ban Kế hoạch tổng hợp (Ban đầu mối) với các Ban chuyên môn khác nhƣ các Ban
chuyên môn khác không chủ trì xây dựng kế hoạch theo phân công mà Ban Kế hoạch tổng hợp chủ động xây dựng các kế hoạch liên quan và xin ý kiến các Ban chuyên môn. Góp ý kiến của các Ban chuyên môn cũng chƣa đạt chất lƣợng theo yêu cầu, gửi ý kiến còn chậm so với thời gian quy định. Ngoài ra, sự phối hợp giữa công ty mẹ - Tập đoàn với các đơn vị thành viên trong công tác lập kế hoạch cũng còn nhiều hạn chế nhƣ : các đơn vị lập kế hoạch sơ sài, gửi kế hoạch chậm về Công ty mẹ, kế hoạch thiếu nhiều chỉ tiêu nhƣ các chỉ tiêu về tài chính nhƣ chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách, quỹ lƣơng, thu nhập bình quân ngƣời lao động….
c) Phƣơng pháp lập kế hoạch SXKD
Qua xem xét và đánh giá, kế hoạch SXKD của các đơn vị thành viên và Công ty mẹ - Tập đoàn đƣợc xây dựng bằng cách sử dụng tổng hợp phƣơng pháp cân đối và phƣơng pháp quan hệ động. Trong đó:
Đối với phƣơng pháp cân đối:
Các đơn vị đều có khả năng xác định năng lực sản xuất của đơn vị mình dựa trên cơ sở vật chất hiện có của đơn vị (nhƣ triền, đà, ụ, cần cẩu, hệ thống tự động, máy cắt, máy hàn, xe nâng tổng đoạn,…), lao động (số lƣợng và trình độ quản lý, giám sát, thi công sản phẩm), nguồn vật tƣ và phƣơng án huy động nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh….Tuy nhiên, các đơn vị khó có thể xác định và cân đối giữa nhu cầu của thị trƣờng và khả năng về các yếu tố để sản xuất bởi kết quả công tác tìm hiểu thị trƣờng và xúc tiến thƣơng mại ký kết các hợp đồng của các đơn vị còn nhiều hạn chế.
Các đơn vị chủ yếu xác định thông tin dựa trên các hợp đồng đã có và đang xúc tiến đạt kết quả bƣớc đầu mà khó có thể xác định đƣợc các hợp đồng xúc tiến trong tƣơng lai cũng nhƣ khả năng nắm bắt đƣợc tình hình thị trƣờng đối với các sản phẩm truyền thống và các sản phẩm mới.
Đơn vị có căn cứ vào sự biến động của thị trƣờng để điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp. Khi chủ tàu gặp khó khăn về nguồn vốn và thị trƣờng khai thác có thể dẫn đến giãn tiến độ giao/nhận tàu, chậm thanh toán hoặc dừng, hủy hợp đồng thì đơn vị có kế hoạch và phƣơng án sản xuất kinh doanh điều chỉnh phù hợp nhằm sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý, tránh lãng phí.
Chu kỳ vận động của thị trƣờng, chu kỳ sống của sản phẩm: Theo quy định của đăng kiểm, sau một thời gian các tàu đƣợc bàn giao và hoạt động phải tiến hành bảo dƣỡng, sửa chữa định kỳ để đảm bảo các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật quy định của quốc tế, khu vực và các quốc gia. Các doanh nghiệp cũng nắm bắt xây dựng kế hoạch xúc tiến để ký kết hợp đồng về sửa chữa tàu. Tuy nhiên, việc tiếp cận các chủ tàu để tìm kiếm cơ hội ký hợp đồng sửa chữa gặp nhiều hạn chế và khó khăn do thiếu thông tin liên lạc với chủ tàu và chịu sự cạnh tranh của các nƣớc xung quanh (nhƣ Trung Quốc, Philipin) và các doanh nghiệp đóng tàu trong nƣớc.
Do đó xây dựng kế hoạch SXKD thành công khi thị trƣờng biến động là rất khó bởi phụ thuộc không những vào uy tín của doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào thái độ của khách hàng và sự trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, các đơn vị thành viên của Tập đoàn cần thực hiện tốt công tác tiếp thị, giữ mối quan hệ với khách hàng (đặc biệt là những khách hàng thân thiết, truyền thống) để có thể đảm bảo giữ đƣợc các mối hàng, các hợp đồng trong tƣơng lai.
d) Nội dung của kế hoạch SXKD 5 năm 2011-2015
Nội dung của kế hoạch SXKD 5 năm bao gồm:
Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch SXKD 5 năm kỳ trƣớc: bao gồm kết quả thực hiện các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính; tình hình tài chính doanh nghiệp; đầu tƣ phát triển, lao động tiền lƣơng; đào tạo và phát
triển nguồn nhân lực; khoa học công nghệ và nghiên cứu phát triển; sắp xếp đổi mới nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp…
Yêu cầu đánh giá phải toàn diện, khách quan, trung thực tình hình thực hiện kế hoạch SXKD 5 năm (kỳ trƣớc), trong đó có phân tích các kết quả đạt đƣợc, những tồn tại, yếu kém cần khắc phục, nguyên nhân và các bài học kinh nghiệm chủ yếu để thực hiện kế hoạch SXKD 5 năm tiếp theo (kỳ kế hoạch).
Các nội dung của kế hoạch SXKD 5 năm (kỳ kế hoạch):
Mục tiêu, yêu cầu: Do hầu hết các đơn vị của Tập đoàn có kết quả sản xuất kinh doanh là lỗ, vì vậy mục tiêu và yêu cầu chủ yếu là sớm ổn định sản xuất kinh doanh, từng bƣớc củng cố uy tín, thƣơng hiệu, giảm lỗ, có lãi, trả đƣợc nợ, tích lũy và phát triển, duy trì đội ngũ lao động lành nghề trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính.
Nhiệm vụ chủ yếu: Tập đoàn định hƣớng danh mục sản phẩm, mức độ tăng trƣởng về giá trị sản xuất, doanh thu, mức độ giảm lỗ phát sinh hàng năm (đối với các lĩnh vực nhƣ đóng mới, sửa chữa, công nghiệp phụ trợ…) cho các đơn vị thành viên để làm căn cứ xây dựng kế hoạch. Để có kế hoạch SXKD 5 năm khả thi và đảm bảo mức tăng trƣởng thì lãnh đạo các đơn vị cần phải tích cực, chủ động có kế hoạch xúc tiến, đàm phán ký kết hợp đồng mới bổ sung
Các kế hoạch khác về : tài chính, phát triển thị trƣờng, ký kết hợp đồng và bán hàng ; tiến độ thi công và chất lƣợng các sản phẩm trọng điểm ; đầu tƣ phát triển ; đầu tƣ mua sắm máy móc thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh ; lao động tiền lƣơng ; kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ; kế hoạch đổi mới khoa học công nghệ và nghiên cứu phát triển ; kế hoạch tái cơ cấu, sắp xếp đổi mới nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp…phải gắn bó chặt chẽ, đáp ứng đƣợc mục tiêu, yêu cầu và nhiệm vụ của kế hoạch SXKD 5 năm (Phụ lục số 1.9).
Ngoài kế hoạch sản xuất kinh doanh 5 năm, Tập đoàn yêu cầu các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ khác về tái cơ cấu doanh nghiệp; cắt giảm đầu tƣ; khai thác và sử dụng hiệu quả, giảm thiệt hại những tài sản đã và đang đầu tƣ; thu hồi tối đa các khoản đã đầu tƣ vào các lĩnh vực không liên quan đến lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính; tập trung nguồn lực đẩy mạnh sản xuất kinh doanh chính là đóng và sửa chữa tàu (Theo Nghị quyết số 11/NQ-CP ngày 24/02/2011, Nghị quyết số 84/NQ-CP ngày 06/6/2011 của Chính phủ, Quyết định số 2108/QĐ-TTg ngày 18/11/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ).
e) Nội dung của kế hoạch SXKD năm
Để định hƣớng cho đơn vị thành viên xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm, Công ty mẹ - Tập đoàn có văn bản gửi các đơn vị thành viên hƣớng dẫn xây dựng kế hoạch SXKD năm trong đó có nêu mục tiêu, nhiệm vụ chủ yếu và các nguyên tắc, yêu cầu của kế hoạch. Nội dung chủ yếu của kế hoạch SXKD năm bao gồm :
Kế hoạch sản phẩm: Căn cứ vào tình hình thực tế các hợp đồng đóng/sửa chữa tàu đã có và dự kiến sẽ có của đơn vị, các đơn vị tiến hành xây dựng kế hoạch sản phẩm năm, trong đó nêu rõ nhu cầu về vốn và nguồn vốn để triển khai đảm bảo yêu cầu khai thác hết các kết cấu hạ tầng hiện có, tránh bỏ trống, gây lãng phí đầu tƣ.
Các đơn vị chỉ triển khai thi công sản xuất đối với các sản phẩm hợp đồng có đủ điều kiện thi công (tức là các sản phẩm đủ điều kiện về hợp đồng, tài chính, kỹ thuật, công nghệ ....để tổ chức thực hiện, không triển khai thi công các sản phẩm không đủ các điều kiện để tổ chức thực hiện). Đối với các sản phẩm này, yêu cầu các đơn vị lập kế hoạch tiến độ thi công chi tiết; kế hoạch dự toán chi phí - giá thành; kế hoạch chi tiết về giá trị sản xuất, doanh thu và nhu cầu nguồn vốn cho từng sản phẩm theo quy định hiện hành bao
gồm thuyết minh và các bảng biểu cần thiết thể hiện rõ trong bản kế hoạch gửi về Tập đoàn.
Trong trƣờng hợp kế hoạch sản phẩm đóng mới/sửa chữa không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, các đơn vị phải chủ động xây dựng kế hoạch sản phẩm khác phù hợp với năng lực sản xuất hiện có và các nguyên tắc duy trì và ổn định sản xuất, đảm bảo việc làm và thu nhập cho ngƣời lao động, tăng cƣờng tiết kiệm, giảm tổn thất vật tƣ, nguyên, nhiên liệu...nâng cao chất lƣợng, tiến độ sản phẩm đầu ra. Đảm bảo các yêu cầu về hiệu quả.
Đối với các sản phẩm đóng mới dở dang, chƣa có chủ tàu, các đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch tìm kiếm chủ tàu để tiếp tục thi công hoặc đề xuất biện pháp xử lý nhằm giảm thiểu thiệt hại.
Kế hoạch doanh thu : các sản phẩm đóng tàu thƣờng có chu kỳ thi công sản xuất kéo dài, khó có thể thi công hoàn thành và tiêu thụ sản phẩm trong một kỳ kế hoạch năm. Vì vậy, doanh thu kế hoạch sản phẩm đóng tàu đƣợc xác định theo tỷ lệ hoàn thành khối lƣợng công việc đóng tàu trong kỳ đƣợc kiểm tra, nghiệm thu và chấp thuận (xác định theo Quy ƣớc tính toán, đánh giá tỉ lệ hoàn thành công việc trong quá trình đóng tàu đƣợc Tập đoàn ban hành tại văn bản số 1276/TB-CNT ngày 19/4/2012) và giá trị hợp đồng đóng tàu có hiệu lực. Trƣờng hợp giá trị hợp đồng điều chỉnh thì doanh thu kế hoạch và đơn giá tiền lƣơng xác định theo giá hợp đồng điều chỉnh. Đối với các hoạt động sản xuất khác (không có sản phẩm dở dang nhƣ sản phẩm đóng tàu), doanh thu kế hoạch là giá trị doanh thu / giá trị sản xuất thực hiện trong kỳ, đƣợc kiểm tra, nghiệm thu và chấp thuận đạt yêu cầu.
Doanh thu kế hoạch đƣợc xác định nêu trên đƣợc dùng để tính toán quỹ tiền lƣơng cho đơn vị. Khi xác định doanh thu kế hoạch để tính toán quỹ lƣơng phải loại trừ các doanh thu không do năng suất lao động tạo ra nhƣ