- Theo dõi quá trình triển khai thi công công trình: Cụ thể làm các công việc sau:
Chi phí thực hiện công tác tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình “Trung tâm phát triển Thương mại điện tử Khu vực Miền Trung”: Được thể hiện
3.3.2.1. Hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án
Quản lý tiến độ thời gian có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý dự án, phải quản lý làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng. Do vậy COTANA GROUP cần phải
quản lý chặt chẽ tiến độ dự án không chỉ trong giai đoạn thi công mà phải trong tất cả các khâu của dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng.
Trong giai đoạn thi công xây lắp có nhiều yếu tố tác động ảnh hưởng tới tiến độ của dự án: thời tiết, vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị,…. Trên thực tế, tại các Ban quản lý dự án, vẫn thấy rằng tiến độ thi công xây dựng bị chậm, nguyên nhân của việc chậm tiến độ này đã được phân tích tại chương hai, để khắc phục những nguyên nhân đó, cần có một số giải pháp:
Phải lập kế hoạch một cách cụ thể và rõ ràng đối với tất cả các khâu của dự án từ khi bắt đầu thực hiện dự án đến khi kết thúc dự án nhằm đảm bảo một cách tốt nhất thời gian thực hiện dự án, đảm bảo được thời cơ cũng như cơ hội của dự án sau khi hoàn thành và đưa vào sử dụng.
Nâng cao khả năng quản lý của ban quản lý dự án nói riêng cũng như các phòng ban trong công ty nói chung, nâng cao chất kiến thức cũng như trình độ cho các thành viên trong ban quản lý, cần có những biện pháp thúc đẩy khả năng quản lý của các ban quản lý dự án như biện pháp khen thưởng khi hoàn thành tốt tiến độ hay tiến độ được hoàn thành trước thời hạn, hay cũng có những biện pháp xử phạt khi không hoàn thành hoặc hoàn thành không tốt chất lượng, sai bản thiết kế... được giao. Khuyến khích các ý kiến sáng tạo, ý kiến hay nhằm đẩy nhanh được tiến độ của dự án, nâng cao sự gắn kết chặt giữa các ban quản lý và các cá nhân, các phòng ban trong Công ty.
Nâng cao chất lượng công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu để Công ty tư vấn cho Chủ đầu tư lựa chọn nhà thầu có thể đáp ứng một cách tốt nhất những yêu cầu của Chủ đầu tư với giá thành và chi phí thấp nhất. Trong đấu thầu, lựa chọn nhà thầu, ngoài việc lựa chọn nhà thầu có kinh nghiệm thì cần chú ý lựa chọn nhà thầu có tiềm lực tài chính tốt, đảm bảo sẵn sàng cho việc tập trung nguồn lực mạnh để thi công nhanh chóng, không để xảy ra tình trạng khi Chủ đầu tư chưa chuyển được tiền hợp đồng thì đơn vị thi công sẽ dừng do không đủ tài chính để cung ứng vật tư cho công trình. Lựa chọn nhà cung ứng đáp tốt hơn những yêu cầu của công ty, như đa dạng hóa nhà thầu, đa
dạng hóa sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm thay thế có công dụng và chất lượng tương tự với sản phẩm truyền thống.
Ngay sau khi hoàn thành xong một bước công việc hoặc một hạng mục thì đơn vị thi công phải thông báo ngay tới ban quản lý dự án và tư vấn giám sát để nghiệm thu. Trước khi tổ chức nghiệm thu, đơn vị thi công phải bố trí nhân lực hoàn thiện hồ sơ hoàn công của phần công việc nghiệm thu, không để tình trạng toàn bộ công trình hoàn thành mới bắt đầu làm hồ sơ hoàn công, như vậy sẽ phải mất thời gian xem xét lại nhật ký công trình, bản vẽ tại hiện trường, khối lượng sẽ không chính xác, kéo dài thời gian hoàn công tức là kéo dài thời gian bàn giao công trình, bàn giao dự án.
Cán bộ của ban quản lý dự án phải là người có kinh nghiệm, có trách nhiệm, kết hợp với tư vấn giám sát thường xuyên kiểm tra, đốc thúc đơn vị thi công triển khai nhanh các bước công việc.
Sắp xếp lại trình tự thi công của các đơn vị thi công một cách hợp lý và logic, công việc nào cần làm trước thì thi công trước tránh tình trạng thực hiện công việc một cách chồng chéo gây lãng phí vật liệu, nhân công, máy thi công.
Thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách sát sao và chặt chẽ hơn trong các công đoạn, các hạng mục nhằm đảm bảo cho công trình của dự án đầu tư không bị sai sót nào trong quá trình thi công, tránh việc sửa chữa những sai lầm trong quá trình thi công làm tăng chi phí xây dựng công trình, bên cạnh đó thì quá trình sữa chữa cũng là một vấn đề đầy nan giải khi mắc sai sót. Vì khi mắc sai sót phải sữa chữa thì tiến độ thi công sẽ bị chậm lại.
Một số giải pháp để đẩy nhanh tiến độ của việc nghiệm thu thanh quyết toán vốn đầu tư:
COTANA GRUOP yêu cầu đơn vị thi công cần hoàn chỉnh nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công, biên bản phát sinh ngoài hiện trường, biên bản xử lý hiện trường, kết quả thí nghiệm, biên bản lấy mẫu vật liệu, biên bản nghiệm thu công việc, nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành và các chứng từ có
liên quan trình tư vấn xác nhận. Việc hoàn thành các công việc trên, nhà thầu phải tiến hành liên tục, chính xác, tránh để dồn công việc.
COTANA GROUP yêu cầu Tư vấn giám sát sau khi nhận được hồ sơ nhà thầu chuyển cần phải nhanh chóng kiểm tra, xác nhận bản vẽ hoàn công và khối lượng hoàn thành để chuyển đến Ban quản lý làm thủ tục thanh toán.
Đối với việc xác nhận giá trị của khối lượng phát sinh, ban quản lý dự án kiến nghị với Chủ đầu tư được phép duyệt đối với khối lượng mà giá trị của nó không vượt quá tổng mức đầu tư được phê duyệt. Trong trường hợp vượt tổng mức đầu tư thì cần phải xin phép Chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư.
Trong trường hợp có điều chỉnh đơn giá thì COTANA GROUP phối hợp với đơn vị Tư vấn giám sát để xác định rõ đơn giá được điều chỉnh đối với hạng mục công việc nào, vào thời điểm thi công nào. Trong hồ sơ quyết toán, nhà thầu phải phân tách rõ phần công việc đó để kiểm soát được dễ dàng và nhanh chóng. Chủ đầu tư sau khi nhận đủ hồ sơ cần làm thủ tục thanh toán nhanh cho nhà thầu.
Sau khi bàn giao công trình, Chủ đầu tư cần nhanh chóng tiến hành công tác quyết toán vốn đầu tư. Chủ đầu tư có thể thuê đơn vị kiểm toán hoàn thành thủ tục quyết toán để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả.