2.3.1. Ưu điểm
- Phương thức thanh toán:
Phương thức thanh toán bằng T/T: so với PTTT bằng L/C thì đây là PTTT đơn giản với quy trình nghiệp vụ dễ dàng. Hơn thế nữa, việc thanh toán thường được thực hiện nhanh gọn thuờng chỉ diễn ra trong vòng 2 ngày (trừ ngày lễ, thứ 7 và chủ nhật). Ngoài ra CP thanh toán của phương thức này thấp giúp tiết kiệm CP cho cả hai bên.
Phương thức thanh toán bằng L/C: việc thanh toán không phụ thuộc vào nhà NK. Sau khi giao hàng xong công ty tiến hành lập bộ chứng từ phù hợp với các điều khoản của L/C, bất kể trường hợp người mua không có khả năng thanh toán hay không. Chính vì vậy, công ty sẽ thu hồi vốn nhanh chóng, không bị ứ động nguồn vốn.
Đối với từng PTTT khác nhau công ty luôn thực hiện nhanh các thủ tục giấy tờ, không để sai sót xảy ra, luôn phối hợp với nhà NK để thực hiện các công việc đầu của khâu thanh toán nhanh nhất không tốn kém nhiều thời gian và CP.
- Chuẩn bị hàng hóa XK:
Đặc thù của công ty là công ty thương mại HĐ mua bán và HĐ ngoại thương diễn ra đồng thời. Điều này giúp cho hoạt động XK diễn ra nhanh chóng, CP sử dụng vốn thấp, không mất CP bảo quản lưu kho hàng hóa, công ty sẽ chủ động trong việc tiêu thụ hàng hóa của mình. Tránh tình trạng hàng hóa bị ứ đọng. Công ty luôn sử dụng bao bì đạt chuẩn chất lượng và kí mã hiệu rõ ràng để đảm bảo hàng hóa sẽ ít bị hư hỏng, nấm móc trong quá trình vận chuyển và tránh bị thất lạc.
- Làm thủ tục hải quan:
Thực hiện nhanh chóng quy trình làm thủ tục hải quan: công ty đã đầu tư riêng 1 bộ phận chuyên làm thủ tục hải quan và hiện nay thủ tục hải quan rất đơn giản quy trình khai báo được thực hiện thông qua phần mềm hải quan. Trước đây nhân viên hải quan đến tận nơi để kiểm tra hàng trước khi niêm phong và kẹp chì, thì bây giờ doanh nghiệp XK tự đóng hàng vào container và khai báo vào tờ khai hải quan. Hơn thế nữa, công ty Việt Delta là một công ty đã hoạt động trong lĩnh vực XK hàng nông sản đã lâu, luôn có ý thức chấp hành tốt pháp luật nói chung và pháp lệnh hải quan nói riêng, đồng thời với chính sách khuyến khích XK nông sản của. Nhà nước nên hàng nông sản XK của Việt Delta luôn được thông quan một cách dễ dàng.
- Giao hàng lên tàu:
Hiện nay hàng nông sản của công ty chủ yếu giao hàng theo điều kiện FOB nhưng luôn chủ động liên hệ với đối tác nắm rõ lịch tàu đến để tập kích hàng đúng thời điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hoặc đến quá muộn. Đồng thời trong quá trình bốc xếp hàng bốc xếp hàng công ty luôn cử người theo dõi, giám sát để giao hàng đúng số lượng tránh thiếu hay thừa hàng hóa. Khi có một số nhân tố khách quan ảnh hưởng đến lịch giao hàng bị thay đổi đột ngột có thể làm chậm quá trình giao hàng thì nhân viên công ty có mặt tại cảng sẽ làm việc trực tiếp với cơ quan điều độ cảng hay các cơ quan và các đơn vị khác có liên quan để nhanh chóng giải quyết các vướng mắt về phía công ty mà họ yêu cầu. Trong trường hợp việc giao hàng chậm là do các nhân tố bất khả kháng thì chi nhánh phải chủ động thông báo cho đối tác và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và chứng từ để xuất trình đúng theo quy định giải quyết trường hợp bất khả kháng trong HĐ.
2.3.2. Hạn chế
- Hạn chế 1: Khâu đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong quá trình đàm phán công ty vẫn duy trì ký kết thực hiện HĐ theo phương thức FOB với phương thức này công ty không có trách nhiệm mua bảo hiểm và thuê phương tiện vận tải cho hàng hóa. Tuy nhiên, đó có phải là phương thức đảm bảo nhất hay không. Theo giá CIF, thì còn nhận được hoa hồng từ việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nếu công ty mạnh dạn thay đổi phương thức ký kết HĐ sẽ mang lại nhiều LN hơn nữa cho công ty. Chính vì vậy, công ty cần phải nghiên cứu để đưa ra chính sách thích hợp mà vẫn giữ ổn định mức doanh thu, giữ được khách hàng và lôi kéo được nhiều khách hàng về công ty cả khách hàng cũ và khách hàng mới.
Công ty chỉ chấp nhận thanh toán bằng hai hình thức L/C và T/T chính vì vậy đã bỏ lỡ mất nhiều khách hàng yêu cầu thanh toán bằng các hình thức khác. Bên cạnh đó, phương thức T/T có rủi ro bất lợi cho công ty vì khách hàng chậm thanh toán cho công ty sẽ làm cho nguồn vốn bị ứ đọng rất nhiều.
- Hạn chế 2: Công tác chuẩn bị hàng hóa
Khả năng chuẩn bị hàng hóa XK của công ty rất bị động. Nguyên nhân là do công ty chưa quản lý được giá cả hàng cung ứng, chỉ phụ thuộc vào các đối tác và các nhà cung cấp hàng lớn nên dễ bị ép giá và đẩy giá lên cao. Đồng thời giai đoạn cuối năm hàng hóa trở nên khang hiếm gây khó khăn cho việc đàm phán giá cả với các đối tác nước ngoài và giảm LN của công ty.
Hàng tháng, công ty luôn có từ 7-10 HĐ, hàng hóa luôn phải vận chuyển từ cơ sở sản xuất ra bãi đóng hàng. Trong đó, nông sản luôn được XK liên tục hàng tháng, việc vận chuyển từ cơ sở sản xuất như vậy tốn kém nhiều CP và thời gian.
Nguyên nhân: mặt hàng nông sản phụ thuộc vào thời tiết, dễ xảy ra rủi ro cộng với lượng vốn của công ty hạn chế nên công ty không thể chủ động trong công tác thu mua dự trữ bảo quản nông sản XK.
- Hạn chế 3: công tác kiểm tra hàng hóa XK
Nông sản là mặt hàng rất khó tiêu chuẩn hóa nên gây ra nhiều khó khăn trong công tác kiểm tra nhưng hiện tại công tác kiểm tra chưa được quan tâm đúng mức. Khi
đó, nếu hàng hóa kiểm định không giống với yêu cầu như trong HĐ thì rất mất thời gian, rủi ro giao hàng chậm cho nhà NK là rất cao vì phải tìm lô hàng thay thế, đồng thời tốn kém CP và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Nguyên nhân: Đặc thù của công ty chỉ là một công ty thương mại chính vì vậy công ty không trực tiếp sản xuất ra hàng hóa mà chỉ đi thu mua lại từ các nhà sản xuất trong nước. Vì vậy quá trình sản xuất hàng hóa của các nhà sản xuất không được giám sát, chất lượng hàng hóa không được đảm bảo.
- Hạn chế 4: công tác thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hóa.
Hàng nông sản của công ty chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển là con đường có nhiều rủi ro nhưng công ty công ty lại chủ yếu XK theo điều kiện FOB nên không có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa. Cũng giống như trường hợp thuê phương tiện vận tải, công ty thường chọn giá FOB khi chào hàng cho đối tác vì đó là giá mà công ty có tính cạnh tranh còn giá khác mà quyền thuê phương tiện vận tải hay mua bảo hiểm thuộc về công ty thì công ty lại không có tính cạnh tranh.
Nguyên nhân là vì công ty chưa tìm hiểu kỹ thị trường bảo hiểm chính vì vậy mà thường mua bảo hiểm với giá cao. Bên cạnh đó công ty chưa thực sự mua “đúng” và mua “đủ” bảo hiểm cho hàng hóa.
- Hạn chế 5: lập bộ chứng từ thanh toán
Đặc thù của hàng nông sản là cần có nhiều tiêu chuẩn kiểm dịch như: kiểm dich chất lượng, kiểm tra xuất xứ, hun trùng… chính vì vậy cần có rất nhiều chứng từ. Việc lên chứng từ xuất hàng còn chậm trễ, sai sót, các phòng ban trong công ty chưa thực sự liên kết với nhau một cách hợp lý, chính sách XNK, chính sách về thủ tục hải quan luôn có sự thay đổi làm ảnh hưởng đến quá trình khai báo, chính sách thuế của nhà nước tác động đến việc lưu chuyển hàng hóa. Nếu xảy ra sai sót trong quá trình làm chứng từ, cần phải sửa chữa, sẽ tốn rất nhiều thời gian, làm chậm tiến độ giao hàng, gây thiệt hại lớn đến cho doanh nghiệp.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Được thành lập từ năm 2003, sau 14 năm đi vào hoạt động với những khó khăn nhất định như: giới hạn về nguồn vốn, nhiều đối thủ cạnh tranh, nền kinh tế thế giới và trong nước rơi vào tình trạng khó khăn, khủng hoảng, nhưng trước những khó khăn đó công ty TNHH SX – CN Việt Delta vẫn không ngừng phát triển. Các hoạt động kinh doanh của công ty luôn đa dạng hình thức, từ hoạt động NK đến nay đã chuyển sang XK đi nhiều nước trên thế giới, điều này tạo lợi thế cho công ty từng bước tiếp cận với các hoạt động kinh doanh XNK trên thế giới. Không những vậy, mặt hàng kinh doanh của công ty cũng phong phú, đa dạng hơn. Cũng chính từ kinh doanh đa dạng như vậy cũng khiến công ty cần phải cố gắng rất nhiều trong việc đưa ra nhiều chiến lược phát triển riêng cho từng mặt hàng và từng thị trường riêng biệt. Do đó công ty phải nỗ lực nhiều hơn nữa so với các doanh nghiệp khác. Công ty TNHH SX – CN Việt Delta luôn đặt chữ tín lên hàng đầu và không ngừng nâng cao chất lượng. Do vậy cho đến nay công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, khả năng cạnh tranh trong khu vực ngày càng được nâng cao.
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại - kinh doanh XNK với
hoạt động kinh doanh chính là XK. Chính vì vậy, quy trình XK là một quy trình không
thể thiếu đối với một công ty chuyên về XK như Việt Delta. Nó trải qua nhiều bước
nghiệp vụ, và luôn cần phải cải tiến, nâng cao, hoàn thiện các bước nghiệp vụ để thúc
đẩy XK. Tổ chức thực hiện hợp đồng XK là một trong các bước đóng vai trò
quan trọng và quyết định đến việc hoàn thành quy trình XK. ban đầu từ một quy trình
XK sơ khai với sự lãnh đạo từ ban giám đốc và sự phối hợp và trách nhiệm liên đới từ
các phòng ban liên quan công ty đã dần cải tiến và hoàn thiện quy trình XK như hiện
nay. Song, bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được thì cũng còn một số hạn
chế mà công ty cần phải khắc phục. Chính vì vậy, công ty cần có những giải pháp cần
thiết để khắc phục tình trạng này, để từ đó tạo nên một quy trình XK nói chung và quy
trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông sản nói riêng khép kín hoàn hảo mang
lại hiệu quả cao hơn cho công ty.
Trên cơ sở những hạn chế đã được nêu ra trong chương 2. Ở chương 3 của bài báo cáo này sẽ trình bày một số kiến nghị để có thể góp phần hoàn thiện hơn nữa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK của công ty.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XK TẠI CÔNG TY TNHH SX – CN VIỆT DELTA.
