2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông sản tại công ty
2.2.9. Giải quyết khiếu nại
Công ty có thể khiếu nại người NK thanh toán không đúng hạn, tàu không đến đúng thời gian quy định… và thường thì khách hàng hay khiếu nại công ty về việc giao hàng không đúng thời hạn, không đúng chất lượng… Khi xảy ra trường hợp bị khiếu nại, công ty thường đặt vấn đề hòa giải lên hàng đầu, thương lượng để đi đến kết quả tốt đẹp cho cả hai bên nhằm tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài, củng cố uy tín của công ty với bạn hàng. Khi không giải quyết được bằng thương lượng, hòa giải thì công ty sẽ đưa ra trọng tài kinh tế do hai bên đã thỏa thuận trong HĐ. Phán quyết của trọng tài sẽ là đúng thẩm quyền và ràng buộc cả hai bên. Phí trọng tài sẽ do bên thua chịu.
Cho đến nay công ty chưa phải giải quyết những tranh chấp bằng cách đưa ra trọng tài vì công ty và đối tác luôn thỏa thuận được với nhau để đi đến một cách giải quyết thỏa đáng nhất.
2.2.10. Thanh lý hợp đồng
Theo tập quán thương mại quốc tế thì sau khi giao hàng xong người bán vẫn chưa hết trách nhiệm với hàng hóa của mình chỉ khi hàng hóa giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển thì lúc đó người bán mới hết trách nhiệm của mình. Tùy theo điều kiện giao hàng mà nghĩa vụ của người bán sẽ được quy định cụ thể. Vì vậy quyền sở hữu hàng hóa từ người bán chuyển sang người mua khi người mua chấp nhận hàng.
Như vậy, chỉ khi nào hết thời hạn khiếu nại của HĐ mà người mua không khiếu nại gì thì công ty mới hoàn toàn hết trách nhiệm. Trường hợp nếu có xảy ra khiếu nại với khách hàng thì công ty sẽ có phương hướng đàm phán tìm cách giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất tránh tình trạng hủy HĐ sẽ gây tổn thất cho công ty.