Sau khi lập bộ chứng từ thanh toán, nếu nhà NK không có khiếu nại gì về hàng hóa đã nhận được thì hai bên cần thống nhất với nhau về việc thanh lý HĐ: chứng tỏ các bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
XK hàng hóa có ý nghĩa quan trọng, ngày càng đóng góp to lớn và mang lại rất nhiều lợi ích cho nền kinh tế quốc gia. Tác động tích cực đến cán cân thanh toán quốc tế và sự ổn định kinh tế vĩ mô. Bởi thông qua XK, các doanh nghiệp trong nước có nhiều cơ hội tham gia và tiếp cận thị trường thế giới. Sản xuất hàng hóa XK giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều lao động vào làm việc tạo ra thu nhập ổn định, tạo ra ngoại tệ để NK nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất hàng hóa, đáp ứng nhu cầu thị trường. Bên cạnh đó, cũng gắn liền với không ít những khó khăn, thách thức như biến động của thị trường thế giới cũng ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến hoạt động XK của doanh nghiệp.
Thực hiện HĐ xuất khẩu được diễn ra qua rất nhiều bước nghiệp vụ, để thúc đẩy XK thì cần phải cải tiến, nâng cao, hoàn thiện các bước nghiệp vụ là một trong các bước của quy trình XK. Nó đóng vai trò quan trọng và quyết định đến việc hoàn thành quy trình XK, thế nên đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh XNK cần phải thực hiện một quy trình thống nhất, rõ ràng. Đồng thời họat động XNK diễn ra dưới sự chỉ đạo, giám sát của rất nhiều cơ quan chức năng có liên quan nên yêu cầu doanh nghiệp phải không ngừng củng cố, hoàn thiện hơn quy trình của mình đặc biệt là khâu tổ chức thực hiện HĐ.
Để hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức thực hiện HĐ xuất khẩu. Trong chương 2 của bài luận văn này sẽ trình bày cụ thể về “thực trạng quy trình tổ chức thực hiện HĐ xuất khẩu hàng nông sản tại công ty TNHH SX- CN Việt Delta”.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XK TẠI CÔNG TY TNHH SX – CN VIỆT DELTA 2.1. Giới thiệu công ty TNHH SX – CN Việt Delta
2.1.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển
Công ty Việt Delta được thành lập dựa trên nên tảng từ phòng XK của công ty Hàng Xanh. Thành lập năm 2003, ban đầu công ty chuyên NK và phân phối phụ tùng xe máy, ô tô, hàng inox,… Dần dần, công ty mở rộng XK các mặt hàng thủ công mỹ nghệ làm từ gỗ. Vì hàng XK mang lại nhiều lợi nhuận nên năm 2004, công ty quyết định mở rộng mặt hàng XK bao gồm hàng nông sản, thủy sản, lâm sản, ...
Các thông tin sơ lược về công ty:
Tên công ty: Công ty TNHH Sản Xuất Công nghiệp Việt Delta
Trụ sở chính: 20/5 Đinh Bộ Lĩnh phường 24, quận Bình Thạnh, TP HCM
Điện thoại: (+84) 8 3511 4928
Email: info@vdelta.com.vn Website: http://vdelta.com.vn Mã số thuế: 0303143864
Các giai đoạn hình thành và phát triển công ty:
Giai đoạn 1 (2003-2007): giai đoạn hình thành công ty: Trong giai đoạn này, công ty tiến hành xây dự đội ngũ nhân viên ở các phòng ban, định hướng mặt hàng XK, tìm hiểu và phân đoạn thị trường, xây dựng quan hệ giao dịch với khách hàng.
Giai đoạn 2 (2007-2010): giai đoạn củng cố, phát triển công ty: Công ty tiến hành đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, xây dựng hoàn chỉnh phương thức kinh doanh và quỹ hàng hóa, đồng thời xây dựng hệ thống kinh doanh với 17 tỉnh, thành phố và một mạng lưới thương nhân nước ngoài.
Giai đoạn 2010 đến nay: Giai đoạn phát triển và mở rộng công ty. DT của công ty không ngừng tăng. Trong năm 2011, công ty xây dựng được hệ thống giao dịch với hơn 50 quốc gia, trong đó có một số thị trường lớn như Hàn Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Pháp, Mỹ, ...
2.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động 2.1.2.1. Lĩnh vực hoạt động 2.1.2.1. Lĩnh vực hoạt động
Kinh doanh XK: gồm 3 nhóm chính: thủy sản, nông sản, lâm sản
Hàng thủy sản bao gồm: cá tra, cá ba sa, cá hộp, phi lê, tôm sú, mực khô đông lạnh...thị trường XK chủ yếu là các nước châu Âu.
Hàng nông sản bao gồm: các sản phẩm chế biến từ sắn và tinh bột sắn, các sản phẩm từ dừa, dứa, các loại gia vị: gừng, nghệ, sả...
Hàng lâm sản bao gồm: gỗ và các sản phẩm từ gỗ, tre và các sản phẩm từ tre.
Kinh doanh nhập khẩu: các mặt hàng NK chủ yếu như: đinh công nghiệp, vòi chữa cháy, hệ thống đèn báo cháy, bình chữa cháy, lưỡi cưa sắt...; các mặt hàng nữ trang và dụng cụ trong ngành nữ trang; đồ chơi trẻ em...
2.1.2.2. Chức năng
Tổ chức liên doanh, liên kết sản xuất, kinh doanh XNK hàng hóa trong và ngoài nước, giới thiệu hàng hóa Việt Nam với thế giới, thúc đẩy quá trình phát triển kinh tế và gia tăng tích lũy cho thu nhập của công ty.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức
BAN GIÁM ĐỐC Phòng XK Bộ phận ngoại thương Bộ phận kinh doanh Bộ phận giao nhận Phòng nhập khẩu Bộ phận ngoại thương Bộ phận kinh doanh Bộ phận giao nhận Phòng kế toán Kế toán xuất Kế toán nhập Ban HC - NS
Ban giám đốc: thực hiện các chức năng quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty. BGĐ làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với các trưởng phòng để ra chiến lược kinh doanh và định hướng phát triển.
Phòng XK: Tìm kiếm khách hàng, tính toán CP và báo giá cho khách hàng, soạn thảo, tố chức thực hiện HĐ, tìm kiếm các nhà cung ứng trong nước đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Phòng nhập khẩu: Tìm kiếm nguồn cung hàng từ thị trường ngoài nước, thông
báo cho khách hàng về số lượng, kí kết HĐ với đối tác trong nước, và tổ chức thực
hiện hợp đồng NK.
Phòng kế toán: Thu tiền, ứng tiền thực hiện HĐ, theo dõi công nợ khách hàng trong và ngoài nước, thực hiện báo cáo tài chính, hạch toán và quyết toán CP.
Ban HC – NS: Thực hiện các công việc hành chính, văn thư… tổ chức tuyển nhân sự và quản lý nhân sự.
2.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Bảng 2.1. Doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH SX – CN Việt Delta
Đơn vị tính: tỷ đồng, %
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
± (%) ± (%) ± (%)
Kinh doanh XK 98,434 69,93 119,959 77,55 154,786 83,37
Kinh doanh NK 42,322 30,07 34,728 22,45 30,872 16,63 ∑ 140,756 100 154,687 100 185,658 100
Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH SX – CN Việt Delta
Kinh doanh XK là hoạt động kinh doanh chính của công ty. Doanh thu của hoạt động này liên tục tăng qua các năm và chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong tổng doanh thu của công ty. Với tỷ trọng qua các năm lần lượt là 69,93%, 77,55%, 83,37% trong khi hoạt động kinh doanh nhập khẩu có dấu hiệu tăng giảm không liên tục cho thấy KDXK đang được công ty xác định là hoạt động kinh doanh chính mang lại LN cho công ty.
Bảng 2.2.Kim ngạch xuất khẩu theo ngành hàng tại công ty TNHH Việt Delta
Đơn vị tính: tỷ đồng, %
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
± (%) ± (%) ± (%) Nông sản 1.095,867 31,42 1.583,726 40,67 1.867,335 44,32 Thủy sản 625,838 17,94 385,767 9,91 324,864 7,71 Lâm sản 925,383 26,53 1.386,948 35,62 1.285,769 30,51 Khác 840,920 24,11 537,804 13,8 735,618 17,46 ∑ 3.487,990 100 3.894,245 100 4.213,586 100
Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH SX – CN Việt Delta
Nông sản là ngành hàng chủ lực của công trong 3 năm vừa qua. Qua bảng trên ta có thể thấy, kim ngạch XK nông sản rất cao, gần như gấp đôi hàng thủy sản và liên tục tăng qua các năm. Năm 2013, giá trị XK nông sản là 1.095,867 tỷ đồng, sang năm 2014, tăng lên đến 1.583,726 tỷ đồng. Và đến năm 2015, kim ngạch XK nông sản đã đạt 1.867,335 nghìn tỷ đồng, dự báo hàng nông sản sẽ đạt doanh thu cao hơn nữa trong những năm kế tiếp.
Bảng 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH SX – CN Việt Delta
Đơn vị tính: tỷ đồng, % Chỉ tiêu 2013 2014 2015 2014/2013 2015/2014 ± (%) ± (%) DT 1.403,756 1.546,687 2.152,658 142,931 10,182 605,971 39,179 CP 1.258,456 1.306,409 1.759,274 47,953 3,81 452,865 34,665 LN 145.3 240,278 393,384 94,978 65,367 153,106 63,720
Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH SX – CN Việt Delta
Bảng 1.1 cho ta thấy:
DT tăng đều qua các năm. Cụ thể là năm 2013 DT 1.403,756 tỷ đồng nhưng đến năm 2014 DT đạt 1.546,687 tỷ đồng, tăng 142,931 tỷ đồng với tỷ lệ 10,182% so với năm 2013. Đến năm 2015 DT của công ty lên tới con số là 2.152,658 tỷ đồng, tăng 605,971 tỷ đồng so với năm 2014, với tỷ lệ là 39,179%. DT của công ty liên tục tăng đều qua các năm là do công ty đã mở rộng thêm nhiều sản phẩm XK mới có nhiều tiềm năng và mở rộng thị trường XK sang các nước có nền kinh tế phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Pháp, …
CP của công ty cũng tăng dần theo các năm: từ 2013 – 2015 CP của công ty lần lượt là: 1.258,456; 1.306,409; 1.759,274 tỷ đồng tăng với tỷ lệ lần lượt là 3,81%; 34.665%. Chi phí năm 2015 tăng lên rất nhiều so với năm 2013 và 2014. Nguyên nhân của sự gia tăng là do ảnh hưởng của nền kinh tế trong nước làm cho việc XK hàng hóa trở nên khó khăn hơn tốn nhiều thời gian và CP hơn, sự thay đổi nhân sự ở công ty, có nhiều nhân viên nghỉ việc dẫn đến phải tuyển dụng và đào tạo lại.
DT của công ty tăng đều qua các năm nhưng kéo theo đó CP của công ty cũng tăng vậy nên LN có tăng nhưng không đáng kể. Cụ thể năm 2014 đạt được 240,278 tỷ đồng, tăng 94,978 tỷ đồng với tỷ lệ 65,367% so với năm 2013. Đến năm 2015 LN đạt 153.106 tỷ đồng tăng 63,720% so với năm 2014. Ta có thể thấy được rằng DT ở năm 2015 tăng nhiều nhất trong 3 năm nhưng LNST ở năm 2015 lại tăng không đáng kể. Điều này cho thấy rằng công ty nên đầu tư hiệu quả hơn và sử dụng CP phù hợp hơn.
(1) Thực hiện những công việc đầu của khâu thanh toán
(2)Chuẩn bị hàng hóa XK
(3) Kiểm tra chất lượng hàng hóa
(4) Thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa
(5) Làm thủ tục hải quan
(6) Giao hàng cho người chuyên chở
(7) Xin C/O
(8) Lập bộ chứng từ thanh toán
(9) Giải quyết khiếu nại
(10) Thanh lý hợp đồng
2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông sản tại công ty TNHH SX – CN Việt Delta công ty TNHH SX – CN Việt Delta
Sau khi giao dịch đàm phán và kí kết HĐ công ty tiến hành thực hiện HĐ với tư cách là một bên ký kết HĐ phải thực hiện tổ chức HĐ đó. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông sản được diễn ra theo quy trình sau:
2.2.1. Thực hiện những công việc đầu tiên của khâu thanh toán
Công ty Việt Delta chủ yếu dùng 2 PTTT là L/C và T/T. Tùy theo từng trường hợp mà công ty lựa chọn phương thức hạn chế rủi ro tối đa nhất.
2.2.1.1. Nếu thanh toán bằng L/C
Công ty yêu cầu người mua mở L/C theo các điều khoản của HĐ. Thông thường thì công ty thường yêu cầu mở L/C không ngủy ngang và trả ngay. Trước khi đến thời hạn mở L/C nhân viên ngoại thương sẽ gửi mail nhắc nhở người mua mở đúng thời hạn như HĐ và công ty chỉ thực hiện HĐ khi nhận được L/C gốc từ NH thông báo
Kiểm tra L/C: nhân viên ngoại thương yêu cầu nhà NK gửi bản nháp L/C để kiểm tra trước khi mở L/C chính thức tại NH. Việc kiểm tra này sẽ tránh các sai sót phải tu chỉnh khi các L/C mở mà có điều khoản không phù hợp với HĐ. Khi kiểm tra nhân nhân viên ngoại thương kiểm tra kĩ các nội dung như : số L/C, số tiền ghi trên L/C, loại tiền, tên và địa chỉ nhà XK, nhà NK, thời hạn giao hàng, ngày và địa điểm hết hạn L/C…
2.2.1.2. Nếu thanh toán bằng T/T
Sau khi HĐ được kí kết nhân viên ngoại thương của công ty tiến hành nhắc nhở phía nhà NK chuyển tiền đặt cọc như đã thỏa thuận trước trong thời gian 2 ngày làm việc. Công ty chỉ chấp nhận số tiền đặt cọc tương đương với 30% giá trị của HĐ (điều này được quy định rõ ràng trong hợp đồng trước khi đàm phán). Nhà NK sẽ dựa vào các thông tin trong HĐ về ngân hàng của công ty để hoàn thành việc chuyển tiền cọc. Sau khi hoàn thành thủ tục này, nhà NK sẽ gửi 1 bản scan lệnh chuyển tiền (Remittance) qua mail hoặc fax cho nhân viên ngoại thương phụ trách giao dịch. Sau đó nhân viên sẽ liên hệ phòng kế toán tiến hành kiểm tra số tiền trên đã được chuyển vào tài khoản công ty hay chưa. Nếu việc chuyển tiền thành sẽ tiến hành xác nhận và tiếp tục thực hiện các công việc tiếp theo nhưng nếu không thành công thì sẽ báo lại cho nhà NK kiểm tra lại.
Trong HĐ dứa đóng lon số 15/04/VD-15 (chi tiết HĐ được đính kém ở phụ lục trang 27). Công ty áp dụng PTTT bằng T/T với 30% trả trước, 70% còn lại nhà NK sẽ thanh toán khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ copy. Nhân viên ngoại thương của công
ty tiến hành nhắc nhở người mua chuyển tiền cọc và thực hiện các công việc tiếp theo như các HĐ thanh toán bằng T/T như thường lệ.
2.2.2. Chuẩn bị hàng hóa XK
Thông thường, khi nhận được chào mua của đối tác nước ngoài thì công ty sẽ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng, và nếu có thể đáp ứng được mới chấp nhận chào mua đó. Tương tự như vậy khi có nguồn cung cấp hàng thì công ty tiến hành chào bán để tìm đối tác. Khi đã có cả đầu ra lẫn đầu vào thì công ty mới tiến hành ký HĐ ngoại thương và HĐ mua bán. Những điều khoản về số lượng, chất lượng của hàng hóa, … ở hai HĐ là như nhau.
Công ty Việt Delta không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm mà chỉ đơn thuần là tiến hành nghiệp vụ kinh doanh XNK nên trong quá trình chuẩn bị hàng nông sản XK công ty sẽ tiến hành thực hiện công việc theo những bước sau:
Tập trung nguồn hàng:
Công việc chủ yếu của giai đoạn này là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng địa điểm giao hàng, phương thức mua bán nhằm có được nguồn hàng đúng chất lượng, đúng thời gian và thuận tiện cho vấn đề tài chính và huy động vốn.
Công ty căn cứ vào điều khoản được quy định trong hợp đồng XK tiến hành ký kết HĐ thu mua với các cơ sở sản xuất, doanh nghiệp thu mua, thu gom.
Quá trình đàm phán của nhân viên kinh doanh với nhà cung cấp trong nước và quá trình đàm phán của nhân viên ngoại thương với khách hàng nước ngoài diễn ra song song với nhau nhằm đáp ứng tốt nhất có thể những yêu cầu do khách hàng đặt ra.
Bao bì, đóng gói:
Công ty có trách nhiệm bao bì đóng gói hàng hóa cũng như dán nhãn hiệu sản phẩm theo đúng yêu cầu khách hàng đưa ra. Nông sản là hàng hóa dễ bị ảnh hưởng đến chất lượng do vậy việc đóng gói bao bì là điều cần thiết và bắt buộc. Công việc này thường được thực hiện ngay tại kho của các đại lý, chủ hàng theo đúng loại bao bì, có kích cỡ và kí mã hiệu trong hợp đồng XK.
Thông thường nông sản XK của công ty chủ yếu được đóng gói trong hai loại: bao đay 100% và bao nhựa PP loại 50kg sau đó mới được đóng vào container. Đây là
hai loại bao bì có khả năng giữ ẩm tốt, thích hợp với vận chuyển đường xa, phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đồng thời giá tương đối rẻ và ổn định.
