2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông sản tại công ty
2.2.6. Giao hàng hóa cho người chuyên chở
Hàng nông sản của công ty thường được XK theo giá FOB vì vậy trước thời gian giao hàng ít nhất là 3 ngày bên nước ngoài sẽ chuyển đến cho công ty hướng dẫn giao hàng. Khi nhận được hướng dẫn này cán bộ XK của công ty liên lạc với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch bốc giao hàng, tức là ngày giờ tàu đến cảng bốc hàng. Từ đó có kế hoạch chuyên chở hàng vào cảng và bốc xếp hàng lên tàu cho phù hợp để tránh việc chuyển hàng tới sớm quá mức hoặc muộn quá.
Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) cho người giao hàng. Nhận được NOR, công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sãn sàng xếm dỡ hàng chưa và ký vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc sau:
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá ra cảng để xếp hàng lên tàu.
- Căn cứ vào bảng kê khai hàng hoá, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng. Công ty cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng lên tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng thực hiện dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Nhân viên giao nhận của công ty cũng sẽ tham gia giám sát quá trình này.
- Lập biên bản cần thiết khi có các hư hỏng, thiếu hụt hàng hoá. - Lập thủ tục thanh toán các chi tiết cần thiết cho cảng.
Sau khi giao hàng lên tàu thì cán bộ của công ty lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để xác nhận đã giao hàng trong đó xác nhận: số lượng hàng hóa, tình trạng hàng hóa, cảng đến... Trên cơ sở biên lai thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển, điều quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo.
Trong HĐ này quy trình giao hàng lên tàu được thực hiện đúng với các bước nêu trên, không có gì khác biệt.