3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông
3.2.2.1. Cơ sở của giải pháp:
Hiện nay, bên cạnh phương pháp tạo nguồn hàng truyền thống là thu mua hàng nông sản tại bất kỳ nơi nào có hàng mà công ty cần. Kể cả mối cũ và mối mới khiến cho hàng hóa không đồng nhất về chất lượng và công ty cũng rất dễ bị động trong việc cung cấp hàng hóa.
Đôi khi nhà cung cấp không muốn giao hàng hoặc trì hoãn thời gian giao hàng. Nguyên nhân của hiện tượng này là sự biến động thất thường của hàng nông sản. Sau khi công ty và nhà cung cấp ký kết hợp đồng thì giá cả lại biến động theo hướng bất
lợi với nhà cung cấp chính, vì vậy mới xảy ra hiện tượng trên. Để khắc phục khó khăn này, trong những trường hợp cấp thiết cần hàng gấp chi nhánh có thể áp dụng một số biện pháp khẩn cấp để đối phó.
Chuẩn bị hàng hóa XK là khâu đầu tiên và là khâu quyết định đến chất lượng tổ chức HĐ nhưng lại có quá nhiều khó khăn và còn nhiều bất cập. Để khắc phục những khó khăn và giải quyết những tồn tại phải có nhiều giải pháp.
3.2.2.2. Điều kiện thực hiện
Khắc phục tình trạng hàng hóa không đồng đều về mặt chất lượng.
Công ty nên hỗ trợ và chỉ đạo nhân viên kinh doanh tích cực tìm kiếm những nguồn hàng cung cấp chất lượng tốt với giá cả cạnh tranh nhất. Không chỉ mua hàng qua các đại lý thu mua, công ty thu mua được tìm kiếm thông tin trên internet, điện thoại hay email…mà công ty cần phải mở rộng tìm kiếm nguồn hàng, mua trực tiếp từ các hộ nông dân thay vì thông qua các đại lý thu mua. Bằng việc hỗ trợ CP cho nhân viên kinh doanh đến các vùng nguyên liệu thu gom trực tiếp từ nông dân, như vậy sẽ tiết kiệm được CP, chủ động hơn với giá cả.
Hạn chế việc phụ thuộc vào các nhà cung cấp lớn, cần tạo quan hệ với các nhà cung cấp khác nhau cả nhà cung cấp lớn và nhỏ để hạn chế rủi ro về ép giá. Đồng thời việc đó còn giúp mở rộng nguồn cung, luôn chủ động trong việc tìm nguồn hàng. Hạn chế tình trạng mua giá cao dẫn đến khó bán.
Công ty thực hiện liên doanh, liên kết sản xuất với các cơ sở sản xuất chế biến ở vùng nguyên liệu, Như vậy, công ty sẽ đảm bảo được hàng XK cả về khối lượng và chất lượng. Tuy nhiên, theo hình thức này thì công ty phải chia sẻ LN với đơn vị mình liên doanh. Nhưng nó sẽ đảm bảo cho nguồn hàng của công ty được liên tục, giữu được uy tín với khách hàng.
Xây dựng hệ thống kho bảo quản và bãi đóng hàng. Việc có kho bảo quản và bãi đóng hàng sẽ giúp chủ động nguồn hàng, giảm CP vận chuyển từ cơ sở sản xuất cũng như CP thuê bãi đóng hàng.
- Khắc phục tình trạng nhà cung cấp trì hoãn thời gian giao hàng.
Công ty có thể đưa ra giải pháp với nhà cung cấp là công ty sẽ đồng ý tăng giá cao hơn trong HĐ đã ký kết một lượng hợp lý, với sự biến động của giá và trong biên
độ mà cả hai bên có thể chấp nhập được. Công ty phải chủ động gặp gỡ và thương thảo với nhà cung cấp, để mong có một phương án giải quyết nhanh chóng, nhằm đảm bảo thời gian giao hàng, và đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.
Ngoài biện pháp trước mắt nêu trên, công ty còn có thể nghiên cứu lựa chọn để đưa vào HĐ thu mua các điều khoản nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên khi có biến động giá lớn. Nghĩa là hợp đồng giá mở có điều kiện, khi giá thực tế biến động quá một biên độ nào đó cho phép như giá đã thỏa thuận trong HĐ, thì hai bên đồng ý áp dụng một biện pháp nào đó đã thỏa thuận trước nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả hai.
3.2.2.3. Kết quả dự kiến
- Tìm kiếm được nhiều nguồn hàng đạt chất lượng đồng đều với số lượng đầy đủ. - Tạo quan hệ tốt với các nhà cung cấp để có được hàng hóa với giá cả phải
chăng và phù hợp.
- Đảm bảo thời gian giao hàng, giữ được uy tín với khách hàng.
- Đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và có thể giữ được mối quan hệ tốt đẹp để có thể hợp tác lâu dài. Công ty cũng không quá lo khi giá giảm mà giá trong hợp đồng lại quá cao.
