Yêu cầu của bộ chứng từ là chính xác và phù hợp với yêu cầu của L/C, nếu thanh toán bằng phương thức khác thì theo yêu cầu của HĐ hoặc của ngân hàng.
Bộ chứng từ thanh toán gồm: PTTT (thường là hối phiếu) và các chứng từ gửi hàng (shipping document). Cụ thể thường có:
Hối phiếu thương mại
Vận đơn đường biển sạch
Giấy chứng nhận bảo hiểm
Hóa đơn thương mại
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa
Giấy chứng nhận trọng lượng, khối lượng
Giấy chứng nhận xuất xứ
Phiếu đóng gói hàng hóa
Giấy kiểm dịch thực vật( nếu hàng bán phải kiểm dịch) Khi lập bộ chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý các điểm sau:
o Tất cả các chứng từ phải được tuân theo đúng các yêu cầu của L/C về: số bảng, mô tả hàng hoá, thời hạn lập, ghi ký mã hiệu số lượng hàng hoá, ngày cấp…
o Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (Blank endosed) thì người gửi hàng phải ký hậu vào đơn trước khi chuyển giao cho ngân hàng.
o Nếu hàng hoá gửi lên tàu vượt quá số lượng qui định trong L/C thì nhà XK phải tham khảo ý kiến của người mua trước khi gửi, trên cơ sở được sự chấp nhận của người mua mới giao hàng lên tàu. Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần 2 bộ như sau:
Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ.
Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hoá dư ra và sẽ thanh toán theo D/A, D/P, hoặc T/T…
Bộ chứng từ lập xong cần kiểm tra kỹ lưỡng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán hoặc chiết khấu.
