2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông sản tại công ty
2.2.3.Kiểm tra chất lượng hàng hóa
Trước khi giao hàng, công ty phải kiểm tra hàng hóa về mặt chất lượng, số lượng, trọng lương bao bì. Việc kiểm tra hàng XK của công ty được thực hiện khá nghiêm túc và thường được tiến hành làm 2 lần.
Lần 1: là kiểm tra tại nơi thu mua do nhân viên huy động phụ trách giám sát trong quá trình đóng hàng. Đối với những bạn hàng quen thuộc đã có uy tín lâu năm với công ty trong việc đảm bảo chất lượng hàng hóa thì công ty không cần phải giám
sát. Còn đối với những đơn vị cung cấp mới thiết lập thì công ty luôn có sự đôn đốc và cử nhân viên giám sát quá trình này.
Lần 2: là phụ thuộc vào điều khoản của HĐ yêu cầu giám định trước khi giao hàng.. Thông thường những cơ quan giám định đó đều là những cơ quan được quốc tế công nhận như: Vinacontrol, Caphecontrol…
Công ty sẽ fax các chứng từ cơ quan giám định yêu cầu để tiến hành đăng kí giám định cho lô hàng với các yêu cầu như trong HĐ. Sau khi nhận được đầy đủ thông tin hợp lệ cơ quan giám định sẽ cử người đến kho của nhà sản xuất lấy mẫu, mẫu được niêm phong và giám định theo các tiêu chí yêu cầu.
Sau khi có kết quả kiểm định đạt chất lượng cơ quan giám định sẽ điện thoại báo cho nhân viên phụ trách đơn hàng và đồng thời cơ quan giám định sẽ cấp giấy chứng nhận cho lô hàng. Giấy chứng nhận do cơ quan này cấp có ý nghĩa quyết định, là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có).
Việc giám định của cơ quan giám định còn được thực hiện trong quá trình đóng hàng tại cảng. Khi đóng hàng tại cảng công ty sẽ báo cho cơ quan giám định ngày giờ và địa điểm cụ thể cơ quan giám định sẽ cử người theo dõi quá trình đóng hàng tại cảng theo đúng hàng đã đóng dấu.
Trong HĐ này công ty thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa 2 lần:
Lần 1: công ty cử nhân viên thu mua xuống cơ sở sản xuất để kiểm tra việc đóng hàng, và kí mã hiệu cho hàng hóa.
Lần 2: ở HĐ này nhà NK yêu cầu phải giám định hàng hóa nên công ty sẽ mời cơ quan giám định kiểm tra chất lượng hàng. Và công ty đã mời Cục Bảo Vệ Thực Vật Việt Nam kiểm dịch chất lượng cho lô hàng này. Quy trình kiểm dịch ở HĐ này cũng được diễn ra với các bước như thường lệ. (chi tiết giấy giám định được đính kèm ở phụ lục trang 27).