3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông
3.2.3.Kiểm tra hàng hóa XK
3.2.3.1. Cơ sở của giải pháp
Mặt hàng nông sản là mặt hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng. Do vậy, các yêu cầu về chất lượng và an toàn thực phẩm là rất cao. Trong nội dung của các HĐ XK, hàng nông sản thường yêu cầu các chứng từ liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận tẩy trùng, giấy chứng nhận sức khỏa, giấy chứng nhận không có bức xạ ion, giấy chứng nhận mức độ sử dụng thuốc trừ sâu,… Do vậy công tác kiểm tra cần phải hết sức coi trọng, đặc biệt là với mặt hàng nông sản là loại hàng rất khó tiêu chuẩn hóa nên gây khó khăn cho công tác kiểm tra. Nhưng hiện tại công tác này chưa được quan tâm đúng mức. Nghiệp vụ kiểm tra chủ yếu dựa sản phẩm mẫu và kinh nghiệm của người kiểm tra. Kiểm tra hàng hóa XK là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ sai sót, dễ xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để giải quyết các khó khăn, các tồn tại đó là phân cấp trách nhiệm xử lí đúng người đúng việc.
3.2.3.2. Điều kiện thực hiện
Điều khoản về chất lượng trong HĐ phải được quy định thật cụ thể rõ ràng. Nếu chất lượng sai với HĐ công ty sẽ chịu trách nhiệm với nhà NK. Nhưng nếu sai sót không có trong HĐ thì bên NK phải chịu. Bên cạnh đó phải thống nhất theo một tiêu chuẩn, nhất là đơn vị đo, nếu đơn vị đo cảu hai nước khác nhau thì trong HĐ phải làm rõ theo tiêu chuẩn nào.
Tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa quy định cho nhà cung cấp trong HĐ thu mua phải thống nhất với tiêu chuẩn trong HĐ XK. Đặc thù hàng nông sản có nhiều chủng loại và đều là hàng được thu mua từ các nhà sản xuất, chế biến nên nhà cung cấp phải có đủ lực lượng để kiểm tra chất lượng hàng hóa. Khi nhà cung cấp tiến hành sản xuất hàng hóa XK, công ty cần thường xuyên cử cán bộ bám sát nhà cung cấp để đôn đốc, hướng dẫn tiêu chuẩn chất lượng,… Trước khi hàng được thông quan mọi sai sót về chất lượng thì nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm, đồng thời phải chịu mọi phí tổn do sai sót đó gây ra.
Hàng nông sản XK có nhiều tiêu chuẩn riêng như: kiểm dịch, tẩy trùng, mức độ sử dụng thuốc trừ sâu … Các bộ nghiệp vụ của công ty phải đi liên hệ thuê các cơ quan có thẩm quyền làm các xét nghiệm đó. Nếu xét nghiệm để sai sót thì nơi xét nghiệm phải chịu trách nhiệm và chịu mọi phí tổn đó gây ra.
Một đặc thù nữa của hàng nông sản XK là chất lượng có thể thay đổi trong quá trình vận chuyển và do thời gian như: hàng bị mốc, độ ẩm tăng … Đó là những nguyên nhân khách quan xảy ra để tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm tình trạng này là rất khó, chỉ có thể hạn chế thiệt hại mà công ty phải chịu bằng một số biện pháp sau:
- Sử dụng bao bì phù hợp và đảm bảo chất lượng. Sử dụng container để khi vận chuyển không gây hư hỏng cho hàng hóa …
- Sử dụng các kỹ thuật chống ẩm, diệt mốc …
- Kiểm tra sắp đặt hàng hóa trên phương tiện vận chuyển.
3.2.3.3. Kết quả dự kiến
- Bản chất hàng nông sản khi XK cần phải có nhiều chứng từ liên quan về chất lượng sản phẩm mới có thể thông quan NK được. Do vậy thực hiện tốt khâu
kiểm tra hàng hóa trước khi XK để có thể tránh được các rủi ro không đáng có khi làm thủ tục, chứng từ liên quan về sau.
- Đảm bảo cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt cho khách hàng, giữ được uy tín với khách hàng.
- Tránh được những khiếu nại về chất lượng hàng hóa.