3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông
3.2.4. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa
3.2.4.1. Cơ sở của giải pháp
Cho đến nay hàng nông sản của công ty chủ yếu XK theo điều kiện FOB, có nghĩa là trách nhiệm vận tải và mua bảo hiểm thuộc về người mua. Một phương thức mà từ trước đến nay đều được coi là phương thức an toàn, ít rủi ro đảm bảo cho công ty. Và cũng chỉ với giá FOB doanh nghiệp mới có khả năng cạnh tranh trên thị trường. Điều đó đã làm cho công ty mất thế chủ động trong việc giao hàng về thời gian và địa điểm, đánh mất giải pháp tốt nhất khắc phục hậu quả khi rủi ro xảy ra thông qua việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đồng thời, công ty đã bỏ mất khả năng tăng thu ngoại tệ cho quốc gia nhờ việc XK vận tải và làm mất một phần LN của công ty từ nghiệp vụ này. Trong tương lai để có thể giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm, công ty cần có các giải pháp hoàn thiện khâu mua bảo hiểm cho hàng hóa để có thể giành được quyền mua bảo hiểm nhiều hơn trong các hợp đồng XK.
3.2.4.2. Điều kiện thực hiện
- Giải pháp về thuê phương tiện vận tải
Nước ta có đường bờ biển dài 3000km thuận tiện cho việc vận chuyển bằng đường biển, thêm vào đó ngành hàng hải ở nước ta cũng đã lớn mạnh có những đội tàu đi đến hầu hết các cảng trên thế giới. Nếu chỉ XK theo điều kiện FOB thì chúng ta đã tự đánh mất thế mạnh của chúng ta và làm mất đi nguồn hàng của các đội tàu trong nước. Để trong tương lai công ty có thể ký kết được những HĐ giao hàng mà công ty có thể giành được quyền thuê phương tiện vận tải thì công ty cần có sự nghiên cứu về các đội tàu trong nước cũng như trên thế giới để có thể có được một mức giá hợp lý, cạnh tranh.
Khi đã giành được quyền thuê tàu thì công ty phải đảm bảo thuê tàu đủ tiêu chuẩn để vận chuyển hàng nông sản tránh trường hợp thuê phải tàu già không đủ điều
kiện kỹ thuật để chở hàng hóa. Khi ký HĐ vận chuyển cần làm rõ trách nhiệm của người vận chuyển khi đưa hàng đi.
Đối với công tác thuê phương tiện vận tải cho chặng vận tải chính, công ty nên thuê tàu thông qua các forwarder. Vì công ty không phải là khách hàng thường xuyên lâu dài với hàng tàu. Và công ty thường đi những lô hàng nhỏ vì vậy nên thuê tàu thông qua các forwarder sẽ được giá tốt hơn, bởi họ sẽ tìm tuyến đường vận tải tốt nhất, phương thức và hãng vận tải phù hợp nhất cho nhu cầu của công ty cũng như được ưu đãi các dịch vụ chăm sóc khách hàng đem lại.
- Giải pháp về mua bảo hiểm cho hàng hóa
Công ty có thể tìm hiểu thị trường bảo hiểm để tìm được các giá tốt cho từng chuyến hàng khác nhau. Cần nhắm vào mục tiêu mua đúng và mua đủ bảo hiểm cho từng chuyến hàng và từng loại hàng hóa khác nhau. Có nghĩa là mua bảo hiểm như thế nào để khi có tổn thất xảy ra thì sẽ được bồi thường mà tiết kiệm được CP bảo hiểm. Tránh tình trạng rủi ro xảy ra mà không được bảo hiểm hay không có rủi ro đó mà vẫn mua bảo hiểm dẫn đến lãng phí. Có như vậy thì công ty mới có thể giành được quyền mua bảo hiểm cho hàng hóa với giá cạnh tranh nhất.
Hàng nông sản là mặt hàng XK thường xuyên của công ty, tính chất của hàng hóa công ty đã nắm vững. Nếu phương tiện vận chuyển quen biết có độ tin cậy cao, hành trình quen thuộc, bên nhận hàng đã có sự liên kết chặt chẽ, nhiều rủi ro hãn hữu mới xảy ra và thường có sự dự đoán trước mà tránh. Vì vậy công ty chỉ nên mua bảo hiểm ở điều kiện C (điều kiện có tỉ lệ phí bảo hiểm thấp nhất). Rồi tùy điều kiện từng mặt hàng, địa điểm giao hàng, phương tiện vận chuyển, hành trình vận chuyển, … mà mua thêm các bảo hiểm cho những rủi ro phụ.
3.2.4.3. Kết quả dự kiến
- Chủ động về thời gian giao hàng.
- Hưởng mức giá thuê phương tiện vận tải phù hợp nhất, thu được nhiều LN hơn từ việc thuê phương tiện vận tải.
- Tạo điều kiện cho các công ty vận tải trong nước phát triển.
- Giảm được CP thuê phương tiện vận tải để có thể tăng khả năng cạnh tranh để giành được các nhiều HĐ XK hơn nữa.
- Bảo đảm an toàn cho việc vận chuyển hàng hóa, bù đắp về mặt tài chính để khắc phục hậu quả của rủi ro.
3.2.5. Lập bộ chứng từ thanh toán 3.2.5.1. Cơ sở của giải pháp 3.2.5.1. Cơ sở của giải pháp
Sau khi giao hàng để nhận được tiền hàng đúng, đủ và nhanh chóng nhất thì nhà XK phải nhanh chóng gửi bộ chứng từ với đầy đủ các chứng từ được quy định trong HĐ thì nhà NK mới thanh toán tiền hàng. Chính vì vậy cần có giải pháp để lập bộ chứng từ nhanh nhất và chính xác.
Một trong những chứng từ gây khó khăn nhất cho công ty khi lập bộ chứng từ thanh toán gửi cho nhà NK là C/O. Việc sử dụng C/O nào cho từng lô hàng cụ thể và thủ tục cấp C/O ra sao cũng như các giấy tờ cần thiết cho việc xin cấp C/O thì còn tương đối phức tạp, công ty không có cán bộ chuyên môn phụ tránh làm C/O, vì vậy thường gặp phải các lỗi như khai báo sai, khai không chính xác, khai thiếu, sử dụng sai form, … Do đó, thời gian công ty xin được C/O thường diễn ra rất lâu và cũng đã có không ít trường hợp không thể xin được C/O.
3.2.5.2. Điều kiện thực hiện
Công ty nên xây dựng những bộ giấy tờ thủ tục mẫu làm sẵn, đồng thời khi điền thông tin vào các mẫu này, nhân viên cần kiểm tra nhiều lần. Các khâu làm thủ tục giấy tờ cần xem xét kỹ lưỡng, hạn chế những sai sót không đáng có. Công ty cần xây dựng và đào tạo một bộ phận chuyên phụ trách về các chứng từ.
Bên cạnh đó cần chú trọng công tác đào tạo, nâng cao khả năng xử lý chứng từ của nhân viên trong công ty, cần phải chú ý đến sự đồng bộ và chính xác, lập hồ sơ khớp với thực tế và toàn bộ chứng từ. Xây dựng các tài liệu về XNK để nhân viên trao dồi kiến thức chuyên môn điều này giúp nâng cao trình độ hiểu biết của nhân viên, tránh được các rủi ro.
Nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên XNK về nghiệp vụ thanh toán để khi lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro khi lập bộ chứng từ bất hợp lệ vì bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ kéo dài thời gian thanh toán chậm, CP cao, vốn ứ đọng, lãi suất ngân hàng phát sinh, …
Công ty cần phải quan tâm dành một phần CP đào tạo cán bộ chuyên môn phụ tránh vấn đề làm C/O của công ty. Cử cán bộ đi học các lớp, hội thảo về hướng dẫn sử dụng do Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam hay Bộ Thương Mại tổ chức để nắm vững các quy tắc xuất xứ, các tiêu chuẩn xuất xứ, cách thực hành làm C/O. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng. Hoặc công ty cũng có thể thuê các công ty dịch vụ làm C/O chuyên nghiệp để làm C/O nhanh chóng, không mất nhiều thời gian và giảm thiểu CP do các rủi ro gây ra.
3.2.5.3. Kết quả dự kiến
- Rút ngắn thời gian thực hiện các chứng từ.
- Giảm thiểu được các sai sót trong khi lập chứng từ, tránh những điều chỉnh gây mất thời gian, làm chậm trễ thời gian thanh toán, gây ứ đọng nguồn vốn.