2.2. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông sản tại công ty
2.2.2. Chuẩn bị hàng hóa XK
Thông thường, khi nhận được chào mua của đối tác nước ngoài thì công ty sẽ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng, và nếu có thể đáp ứng được mới chấp nhận chào mua đó. Tương tự như vậy khi có nguồn cung cấp hàng thì công ty tiến hành chào bán để tìm đối tác. Khi đã có cả đầu ra lẫn đầu vào thì công ty mới tiến hành ký HĐ ngoại thương và HĐ mua bán. Những điều khoản về số lượng, chất lượng của hàng hóa, … ở hai HĐ là như nhau.
Công ty Việt Delta không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm mà chỉ đơn thuần là tiến hành nghiệp vụ kinh doanh XNK nên trong quá trình chuẩn bị hàng nông sản XK công ty sẽ tiến hành thực hiện công việc theo những bước sau:
Tập trung nguồn hàng:
Công việc chủ yếu của giai đoạn này là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng địa điểm giao hàng, phương thức mua bán nhằm có được nguồn hàng đúng chất lượng, đúng thời gian và thuận tiện cho vấn đề tài chính và huy động vốn.
Công ty căn cứ vào điều khoản được quy định trong hợp đồng XK tiến hành ký kết HĐ thu mua với các cơ sở sản xuất, doanh nghiệp thu mua, thu gom.
Quá trình đàm phán của nhân viên kinh doanh với nhà cung cấp trong nước và quá trình đàm phán của nhân viên ngoại thương với khách hàng nước ngoài diễn ra song song với nhau nhằm đáp ứng tốt nhất có thể những yêu cầu do khách hàng đặt ra.
Bao bì, đóng gói:
Công ty có trách nhiệm bao bì đóng gói hàng hóa cũng như dán nhãn hiệu sản phẩm theo đúng yêu cầu khách hàng đưa ra. Nông sản là hàng hóa dễ bị ảnh hưởng đến chất lượng do vậy việc đóng gói bao bì là điều cần thiết và bắt buộc. Công việc này thường được thực hiện ngay tại kho của các đại lý, chủ hàng theo đúng loại bao bì, có kích cỡ và kí mã hiệu trong hợp đồng XK.
Thông thường nông sản XK của công ty chủ yếu được đóng gói trong hai loại: bao đay 100% và bao nhựa PP loại 50kg sau đó mới được đóng vào container. Đây là
hai loại bao bì có khả năng giữ ẩm tốt, thích hợp với vận chuyển đường xa, phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đồng thời giá tương đối rẻ và ổn định.
Kẻ ký mã hiệu hàng hóa :
Khi hàng hóa được đóng gói vào bao chuyên dùng XK, công ty tiến hành kẻ kí mã hiệu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa.
Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận và gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, thành phần, đăng kí chất lượng. Đối với những nhà cung cấp lâu năm công ty chỉ cần fax thông tin về ký mã hiệu cho nhà cung cấp khi nhân viên ngoại thương nhận được yêu cầu và thông tin chi tiết về kí mã hiệu từ nhà NK.
Trong hợp đồng XK dứa đóng lon số: 2004/15 (chi tiết HĐ xem ở phụ lục trang 27). Quy trình chuẩn bị hàng hóa được diễn ra như sau:
Đầu tiên công ty sẽ thu mua tại cơ sở thu gom hàng hóa. Mặt hàng dứa đóng lon là mặt hàng XK thường xuyên của công ty. Công ty thu mua hàng tại cơ sở sản xuất Đồng Xanh là bạn hàng lâu năm của công ty nên công ty có thể một phần nào đó yên tâm về chất lượng hàng hóa.
Về bao bì – đóng gói: công ty thực hiện đúng theo yêu cầu trong HĐ: đóng 3000 grams trong 1 lon, đóng 6 lon trong 1 thùng carton và 1000 thùng carton trên 1 container 20 feet
Và cuối cùng công ty sẽ tiến hành ký mã hiệu cho hàng hóa. Ở HĐ này công ty không kí mã hiệu chi tiết về tên sản phẩm, nơi xuất xứ, tên người nhận hàng như những lô hàng thông thường mà công ty chỉ ghi số container.
