3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng nông
3.2.1. Khâu đàm phán và ký kết hợp đồng
3.2.1.1. Cơ sở của giải pháp
Đàm phán và ký kết HĐ là bước đầu tiên và có ảnh hưởng hết sức quan trọng đến toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện HĐ, là tiền đề để thực hiện HĐ XK tốt hơn nữa. Chính vì vậy cần có những giải pháp cụ thể và tích cực hơn để hoàn thiện khâu đàm phán và ký kết HĐ.
3.2.1.2. Điều kiện thực hiện.
Trong quá trình đàm phán nhân viên đàm phán phải là người am hiểu rõ về các điều kiện thương mại và lập luận vững chắc, có tính thuyết phục nhằm tạo sự tin tưởng với đối tác. Vì vậy, nâng cao trình độ và tích lũy kinh nghiệm về đàm phán, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, để từ đó công ty mạnh dạn ký kết HĐ với những điều khoản có lợi cho công ty. Khi chúng ta có đủ khả năng thực hiện được với các điều kiện CIF, thì sẽ giúp công ty mang lại nhiều LN trong việc chủ động thuê phương tiện vận tải và bảo hiểm cho hàng hóa.
- Lựa chọn điều kiện thương mại.
Việc lựa chọn điều kiện thương mại phù hợp là rất quan trọng trong việc thực hiện HĐ. Đa số các HĐ của công ty đều thực hiện theo điều kiện FOB, một phương thức mà từ trước đến nay đều được coi là phương thức an toàn, ít rủi ro đảm bảo cho công ty. Nhưng đây có phải là phương pháp thật sự tốt nhất cho công ty hay không thì cần phải xem xét. Nếu xét về mặt LN thì nó không mang lại LN cao trong quá trình kinh doanh của công ty, nếu xét về tính an toàn ít rủi ro thì đây là phương thức đảm bảo nhất.
Đầu tiên công ty nên xem xét việc chuyển đổi dần điều kiện thương mại từ thấp đến cao, để chuyển dần FOB sang FCA hoặc FAS. Trong quá trình đàm phán, nếu chúng ta chưa thể ký kết được điều kiện CIF. Khi đàm phán chúng ta có thể trình bày
nói lên ý kiến, thuyết phục đối tác biết rằng nếu áp dụng điều kiện thương mại mới này sẽ có lợi cho cả hai bên. Khi đàm phán với đối tác, nếu thấy đối tác có thiện chí và đồng ý với điều kiện thương mại mới ta đưa ra thì nên tiến hành ký kết. Vì để lâu sẽ có tác động khác nhau có thể kéo dài quá trình đàm phán và có khi không ký kết được như thỏa thuận lúc đầu.
Công ty cũng cần xem xét điều kiện CIF, phương thức này tuy đòi hỏi đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ ngoại thương, có khả năng thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cùng với những nghiệp vụ liên quan khác. Nhưng nó lại giúp cho công ty thu được nhiều LN hơn từ việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa, chủ động thời gian giao hàng, …
Đa dạng hóa các điều kiện thương mại thì chúng ta có thể đa dạng hóa được giá cả và đa dạng hóa những yêu cầu của khách hàng hơn.
- Giải pháp hoàn thiện cho phương thức thanh toán
Có rất nhiều PTTT khác nhau trong kinh doanh XNK, mỗi phương thức đều mang lại cho nhà XK những thuận lợi và khó khăn khác nhau. Để hạn chế tối đa rủi ro thì công ty phải lựa chọn cho mình PTTT tốt nhất phù hợp theo từng trường hơp, từng khách hàng cụ thể hạn chế rủi ro cao nhất nhằm tiết kiệm tối đa các khoản CP.
Đối với phương thức thanh toán, công ty nên có lựa chọn cho công ty mình nhiều phương thức thanh toán khác nhau như: T/T D/P at sight, L/C … áp dụng cho nhiều thị trường khác nhau và nhiều đối tác khác nhau.
Nếu sử dụng T/T và D/P thì công ty nên xem xét đến nhiều yếu tố của đối tác như: khả năng thanh toán có mạnh hay không, có uy tín hay không, nhanh hay chậm. Khi sử dụng T/T hay D/P thì công ty phải chủ động về mối quan hệ và thiết lập được uy tín của cả hai bên đối tác, đây phải là đối tác có uy tín, có quan hệ lâu năm và công ty có khả năng khống chế được mức độ rủi ro trong quá trình thanh toán tiền hàng.
Nếu phía đối tác có quan hệ lâu dài, tin tưởng lẫn nhau thì công ty cũng nên ít dùng phương thức L/C vì rất tốn kém không những cho bên người mua và cả người bán. Tuy nhiên, nếu đối tác lần đầu hợp tác với công ty thì L/C là phương thức đảm bảo nhất, giúp công ty tránh được những rủi ro trong qua trình thanh toán tiền hàng.
Trong quá trình ký kết và thực hiện HĐ, công ty cũng không nên bỏ qua các điều khoản tuy coi là không quan trọng nhưng nó lại thật sự có quan trọng đối với bất cứ công ty nào. Khi có tranh chấp xảy ra, trong quá trình tổ chức thực hiện HĐ thì dễ dàng căn cứ vào các điều kiện khiếu nại trong HĐ. Khi đàm phán, công ty cần đưa ra những quy định chặt chẽ về điều khoản khiếu nại trong HĐ, về trọng tải, điều kiện bất khả kháng, … Đưa ra những phương pháp nhằm đảm bảo tính an toàn cho công ty.
Điều kiện để hoàn thiện các giải pháp đó là:
Nhân viên XNK phải có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu, có cái nhìn tổng quát, sâu rộng về những vấn đề, có khả năng xử lý, giải quyết vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện HĐ.
Nhân viên XNK phải chủ động ngay trong khâu đầu tiên của quá trình đàm phán thực hiện HĐ, thỏa thuận những điều kiện, phương thức đem lại nhiều LN cho công ty. Kiên nhẫn theo đuổi suốt quá trình đàm pháp
Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu liên quan đến việc thực hiện HĐ, sự hỗ trợ giữa các phòng ban với nhau.
3.2.1.3. Kết quả dự kiến
- Thương thảo được nhiều điều khoản tốt hơn, đảm bảo an toàn và mang lại nhiều LN cho công ty.
- Tránh được các tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện HĐ.
- Có được điều kiện thương mại phù hợp hơn với đặc điểm hàng hóa giao dịch, dựa theo hoàn cảnh tự nhiên, xã hội.
3.2.2. Chuẩn bị hàng hóa XK
3.2.2.1. Cơ sở của giải pháp:
Hiện nay, bên cạnh phương pháp tạo nguồn hàng truyền thống là thu mua hàng nông sản tại bất kỳ nơi nào có hàng mà công ty cần. Kể cả mối cũ và mối mới khiến cho hàng hóa không đồng nhất về chất lượng và công ty cũng rất dễ bị động trong việc cung cấp hàng hóa.
Đôi khi nhà cung cấp không muốn giao hàng hoặc trì hoãn thời gian giao hàng. Nguyên nhân của hiện tượng này là sự biến động thất thường của hàng nông sản. Sau khi công ty và nhà cung cấp ký kết hợp đồng thì giá cả lại biến động theo hướng bất
lợi với nhà cung cấp chính, vì vậy mới xảy ra hiện tượng trên. Để khắc phục khó khăn này, trong những trường hợp cấp thiết cần hàng gấp chi nhánh có thể áp dụng một số biện pháp khẩn cấp để đối phó.
Chuẩn bị hàng hóa XK là khâu đầu tiên và là khâu quyết định đến chất lượng tổ chức HĐ nhưng lại có quá nhiều khó khăn và còn nhiều bất cập. Để khắc phục những khó khăn và giải quyết những tồn tại phải có nhiều giải pháp.
3.2.2.2. Điều kiện thực hiện
Khắc phục tình trạng hàng hóa không đồng đều về mặt chất lượng.
Công ty nên hỗ trợ và chỉ đạo nhân viên kinh doanh tích cực tìm kiếm những nguồn hàng cung cấp chất lượng tốt với giá cả cạnh tranh nhất. Không chỉ mua hàng qua các đại lý thu mua, công ty thu mua được tìm kiếm thông tin trên internet, điện thoại hay email…mà công ty cần phải mở rộng tìm kiếm nguồn hàng, mua trực tiếp từ các hộ nông dân thay vì thông qua các đại lý thu mua. Bằng việc hỗ trợ CP cho nhân viên kinh doanh đến các vùng nguyên liệu thu gom trực tiếp từ nông dân, như vậy sẽ tiết kiệm được CP, chủ động hơn với giá cả.
Hạn chế việc phụ thuộc vào các nhà cung cấp lớn, cần tạo quan hệ với các nhà cung cấp khác nhau cả nhà cung cấp lớn và nhỏ để hạn chế rủi ro về ép giá. Đồng thời việc đó còn giúp mở rộng nguồn cung, luôn chủ động trong việc tìm nguồn hàng. Hạn chế tình trạng mua giá cao dẫn đến khó bán.
Công ty thực hiện liên doanh, liên kết sản xuất với các cơ sở sản xuất chế biến ở vùng nguyên liệu, Như vậy, công ty sẽ đảm bảo được hàng XK cả về khối lượng và chất lượng. Tuy nhiên, theo hình thức này thì công ty phải chia sẻ LN với đơn vị mình liên doanh. Nhưng nó sẽ đảm bảo cho nguồn hàng của công ty được liên tục, giữu được uy tín với khách hàng.
Xây dựng hệ thống kho bảo quản và bãi đóng hàng. Việc có kho bảo quản và bãi đóng hàng sẽ giúp chủ động nguồn hàng, giảm CP vận chuyển từ cơ sở sản xuất cũng như CP thuê bãi đóng hàng.
- Khắc phục tình trạng nhà cung cấp trì hoãn thời gian giao hàng.
Công ty có thể đưa ra giải pháp với nhà cung cấp là công ty sẽ đồng ý tăng giá cao hơn trong HĐ đã ký kết một lượng hợp lý, với sự biến động của giá và trong biên
độ mà cả hai bên có thể chấp nhập được. Công ty phải chủ động gặp gỡ và thương thảo với nhà cung cấp, để mong có một phương án giải quyết nhanh chóng, nhằm đảm bảo thời gian giao hàng, và đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.
Ngoài biện pháp trước mắt nêu trên, công ty còn có thể nghiên cứu lựa chọn để đưa vào HĐ thu mua các điều khoản nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên khi có biến động giá lớn. Nghĩa là hợp đồng giá mở có điều kiện, khi giá thực tế biến động quá một biên độ nào đó cho phép như giá đã thỏa thuận trong HĐ, thì hai bên đồng ý áp dụng một biện pháp nào đó đã thỏa thuận trước nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả hai.
3.2.2.3. Kết quả dự kiến
- Tìm kiếm được nhiều nguồn hàng đạt chất lượng đồng đều với số lượng đầy đủ. - Tạo quan hệ tốt với các nhà cung cấp để có được hàng hóa với giá cả phải
chăng và phù hợp.
- Đảm bảo thời gian giao hàng, giữ được uy tín với khách hàng.
- Đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên và có thể giữ được mối quan hệ tốt đẹp để có thể hợp tác lâu dài. Công ty cũng không quá lo khi giá giảm mà giá trong hợp đồng lại quá cao.
3.2.3. Kiểm tra hàng hóa XK
3.2.3.1. Cơ sở của giải pháp
Mặt hàng nông sản là mặt hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng. Do vậy, các yêu cầu về chất lượng và an toàn thực phẩm là rất cao. Trong nội dung của các HĐ XK, hàng nông sản thường yêu cầu các chứng từ liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận tẩy trùng, giấy chứng nhận sức khỏa, giấy chứng nhận không có bức xạ ion, giấy chứng nhận mức độ sử dụng thuốc trừ sâu,… Do vậy công tác kiểm tra cần phải hết sức coi trọng, đặc biệt là với mặt hàng nông sản là loại hàng rất khó tiêu chuẩn hóa nên gây khó khăn cho công tác kiểm tra. Nhưng hiện tại công tác này chưa được quan tâm đúng mức. Nghiệp vụ kiểm tra chủ yếu dựa sản phẩm mẫu và kinh nghiệm của người kiểm tra. Kiểm tra hàng hóa XK là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ sai sót, dễ xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để giải quyết các khó khăn, các tồn tại đó là phân cấp trách nhiệm xử lí đúng người đúng việc.
3.2.3.2. Điều kiện thực hiện
Điều khoản về chất lượng trong HĐ phải được quy định thật cụ thể rõ ràng. Nếu chất lượng sai với HĐ công ty sẽ chịu trách nhiệm với nhà NK. Nhưng nếu sai sót không có trong HĐ thì bên NK phải chịu. Bên cạnh đó phải thống nhất theo một tiêu chuẩn, nhất là đơn vị đo, nếu đơn vị đo cảu hai nước khác nhau thì trong HĐ phải làm rõ theo tiêu chuẩn nào.
Tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa quy định cho nhà cung cấp trong HĐ thu mua phải thống nhất với tiêu chuẩn trong HĐ XK. Đặc thù hàng nông sản có nhiều chủng loại và đều là hàng được thu mua từ các nhà sản xuất, chế biến nên nhà cung cấp phải có đủ lực lượng để kiểm tra chất lượng hàng hóa. Khi nhà cung cấp tiến hành sản xuất hàng hóa XK, công ty cần thường xuyên cử cán bộ bám sát nhà cung cấp để đôn đốc, hướng dẫn tiêu chuẩn chất lượng,… Trước khi hàng được thông quan mọi sai sót về chất lượng thì nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm, đồng thời phải chịu mọi phí tổn do sai sót đó gây ra.
Hàng nông sản XK có nhiều tiêu chuẩn riêng như: kiểm dịch, tẩy trùng, mức độ sử dụng thuốc trừ sâu … Các bộ nghiệp vụ của công ty phải đi liên hệ thuê các cơ quan có thẩm quyền làm các xét nghiệm đó. Nếu xét nghiệm để sai sót thì nơi xét nghiệm phải chịu trách nhiệm và chịu mọi phí tổn đó gây ra.
Một đặc thù nữa của hàng nông sản XK là chất lượng có thể thay đổi trong quá trình vận chuyển và do thời gian như: hàng bị mốc, độ ẩm tăng … Đó là những nguyên nhân khách quan xảy ra để tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm tình trạng này là rất khó, chỉ có thể hạn chế thiệt hại mà công ty phải chịu bằng một số biện pháp sau:
- Sử dụng bao bì phù hợp và đảm bảo chất lượng. Sử dụng container để khi vận chuyển không gây hư hỏng cho hàng hóa …
- Sử dụng các kỹ thuật chống ẩm, diệt mốc …
- Kiểm tra sắp đặt hàng hóa trên phương tiện vận chuyển.
3.2.3.3. Kết quả dự kiến
- Bản chất hàng nông sản khi XK cần phải có nhiều chứng từ liên quan về chất lượng sản phẩm mới có thể thông quan NK được. Do vậy thực hiện tốt khâu
kiểm tra hàng hóa trước khi XK để có thể tránh được các rủi ro không đáng có khi làm thủ tục, chứng từ liên quan về sau.
- Đảm bảo cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt cho khách hàng, giữ được uy tín với khách hàng.
- Tránh được những khiếu nại về chất lượng hàng hóa.
3.2.4. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa. 3.2.4.1. Cơ sở của giải pháp 3.2.4.1. Cơ sở của giải pháp
Cho đến nay hàng nông sản của công ty chủ yếu XK theo điều kiện FOB, có nghĩa là trách nhiệm vận tải và mua bảo hiểm thuộc về người mua. Một phương thức mà từ trước đến nay đều được coi là phương thức an toàn, ít rủi ro đảm bảo cho công ty. Và cũng chỉ với giá FOB doanh nghiệp mới có khả năng cạnh tranh trên thị trường. Điều đó đã làm cho công ty mất thế chủ động trong việc giao hàng về thời gian và địa điểm, đánh mất giải pháp tốt nhất khắc phục hậu quả khi rủi ro xảy ra thông qua việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đồng thời, công ty đã bỏ mất khả năng tăng thu ngoại tệ cho quốc gia nhờ việc XK vận tải và làm mất một phần LN của công ty từ nghiệp vụ này. Trong tương lai để có thể giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm, công ty cần có các giải pháp hoàn thiện khâu mua bảo hiểm cho hàng hóa để có thể giành được quyền mua bảo hiểm nhiều hơn trong các hợp đồng XK.
3.2.4.2. Điều kiện thực hiện
- Giải pháp về thuê phương tiện vận tải
Nước ta có đường bờ biển dài 3000km thuận tiện cho việc vận chuyển bằng
