4.2 Các giải pháp đề xuất về quy trình đào tạo nhân lự cở Cục Hải quan TP
4.2.1 Kế hoạch hóa nhân lực và xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực là bƣớc đầu tiên, quan trọng nhất trong quy trình đào tạo nhân lực của Hải quan Hà Nội. Vì vậy, khi thực hiện hoạt động này sẽ tạo ra những ảnh hƣởng đến các bƣớc tiếp theo có thể gây hậu quả khó khắc phục và lãng phí. Ở trên đã phân tích, xác định nhu cầu đào tạo tại đơn vị còn xảy ra những thiếu sót nhất định, là do phân tích chủ yếu dựa vào phân tích tổ chức. Đơn vị đã phân tích công việc, nhiệm vụ và phân tích cá nhân dựa trên các bộ chỉ số nhƣng việc phân tích này chƣa làm nổi bật yêu cầu, vai trò vị trí việc làm. Do đó, khi thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị cần chú ý những điều cơ bản sau:
- Dựa vào tình hình thực tế, kế hoạch của ngành, của đơn vị trong thời gian là 5 năm. Xác định nhu cầu sử dụng lao động cần thiết là bao nhiêu ngƣời? Yêu cầu trình độ, kỹ năng? So sánh số lƣợng lao động và trình độ lao động hiện có và lao động thay thế (do nghỉ hƣu, tai nạn nghề nghiệp, mất sức lao động…) để xác định những vị trí nào cần đào tạo để bổ sung. Có giải pháp kịp thời trong việc tuyển dụng từ bên ngoài hay đào tạo lao động để bổ sung từ nội bộ.
- Việc phân tích công việc và phân tích cá nhân ngƣời lao động rất quan trọng. Phân tích công việc để xác định đƣợc các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Khi xác định đƣợc các yêu cầu về trình độ, kỹ năng cần thiết, kết hợp với việc phân tích ngƣời lao động và đánh giá việc thực hiện công việc để xác định khoảng cách giữa thực tế và công việc. Sau khi xác định đƣợc khoảng cách, xem xét tìm hiểu nguyên nhân khiến ngƣời lao động chƣa hoàn thành công việc đƣợc giao để đào tạo bổ sung các kiến thức, kỹ năng hay do vấn đề động lực lao động, điều kiện làm việc… nếu xác định nguyên nhân là do thiếu kiến thức, kỹ năng thì đào tạo chính là giải pháp bổ sung kiến thức bị thiếu cho ngƣời lao động. Chúng ta sẽ xác định những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo? Đối tƣợng cần đƣợc
93
đào tạo?. Nếu do nguyên nhân khác, Cục Hải quan TP Hà Nội cần có những biện pháp để khắc phục giải quyết nhằm mang lại hiệu quả làm việc hiệu quả hơn. Đối với những ngƣời đã và đang làm tốt công việc của mình thì cần xem xét khả năng phát triển của họ trong tƣơng lai để có kế hoạch đào tạo nhằm chuẩn bị đảm nhận những công việc có yêu cầu cao hơn.
Để thực hiện đƣợc những yêu cầu trên, Cục Hải quan TP Hà Nội cần thực hiện tốt các vấn đề về quản trị nhân sự đặc biệt trong việc phân tích công việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc.
- Trƣớc tiên, xây dựng khâu phân tích công việc chi tiết, cụ thể có khả năng đo lƣờng, lƣợng hóa.
Hiện nay Cục Hải quan TP Hà Nội mới xây dựng bảng phân công nhiệm vụ cho mỗi cá nhân. Bảng phân công nhiệm vụ này mang tính chất của một bản mô tả công việc, ngoài ra chƣa có bản yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn, thời gian thực hiện công việc để đo lƣờng mức độ hoàn thành. Cục Hải quan TP Hà Nội có thể sử dụng các phƣơng pháp sau để thực hiện phân tích công việc:
+ Phƣơng pháp quan sát: là phƣơng pháp mà ngƣời nghiên cứu sẽ quan sát một hay một nhóm ngƣời lao động làm việc hoặc sử dụng máy móc để theo dõi và ghi lại các thông tin, hoạt động mà ngƣời đó thực hiện, tại sao phải thực hiện và thực hiện nhƣ thế nào để hoàn thành các phần việc khác nhau của một công việc. Cán bộ đào tạo quan sát ngƣời lao động thực hiện công việc một cách kỹ lƣỡng và có hệ thống. Xác định các bƣớc đƣợc thực hiện để hoàn thành công việc. Nếu cán bộ đào tạo có tài liệu mô tả một cách chi tiết về các nhiệm vụ của công việc (bản mô tả công việc) thì có thể dùng tài liệu hƣớng dẫn để xác định những điểm khác biệt giữa thực tế làm việc của nhân viên và yêu cầu cần hoàn thành.
Cán bộ đào tạo chỉ ra sự khác nhau giữa yêu cầu công việc với quá trình thực hiện công việc thực tế và những thiếu sót về kỹ năng của công việc mà ngƣời lao động thực hiện. Cán bộ đào tạo có thể tham khảo sử dụng bảng sau đây để ghi chép lại quan sát của mình:
94
Bảng 4.2: Bảng so sánh giữa yêu cầu công việc và thực tế làm việc của nhân viên
Tên nhân viên: ………… Phòng (đơn vị): ……….
Cán bộ theo dõi: ………. Ngày: ………...
Các yêu cầu của công việc Thực tế nhân viên làm Sự thiếu hụt giữa yêu cầu và thực tế
Các nhiệm vụ đƣợc yêu
cầu thực hiện ………. Đảm bảo theo yêu cầu bao nhiêu % Đánh giá giữa thực tế và yêu cầu Các kỹ năng cần thiết cho công
việc……….
Những kỹ năng hiện có Các kỹ năng còn thiếu hoặc cần phải bổ sung
Các kiến thức cần có cho công
việc……… Các kiến thức và hiểu biết hiện có của nhân viên Các kiến thức và hiểu biết cần đƣợc đào tạo hay còn thiếu Các quan điểm cần có khi thực
hiện công việc………. Những quan điểm thực hiện công việc của nhân viên
Các quan điểm còn thiếu hay cần bổ sung của nhân viên Yêu cầu thời gian Thời gian hoàn thành Chênh lệch giữa thực tế và yêu cầu
Kết quả % hoàn thành Đạt /không đạt Nguồn: Đề xuất của tác giả
+ Phƣơng pháp phỏng vấn: Sau bƣớc quan sát, cán bộ phụ trách đào tạo tiến hành phỏng vấn ngƣời lao động xem đã thực hiện công việc nhƣ thế nào để xác định những ghi chép của cán bộ đào tạo. Sau đó tiếp tục phỏng vấn một ngƣời thực hiện không tốt công việc tƣơng tự để tìm hiểu các vấn đề gặp phải khi thực hiện công việc. Cuối cùng thì cán bộ đào tạo trả lời vào cột “Sự khác nhau giữa yêu cầu và thực tế thực hiện công việc của nhân viên” để chỉ ra nhu cầu đào tạo của ngƣời lao động.
+ Phƣơng pháp nhật ký công việc: Ngƣời lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc. Phƣơng pháp này sẽ thu đƣợc các thông tin theo sự kiện thực tế. Cần lƣu ý việc ghi chép phải đƣợc thực hiện liên tục, nhất quán và trung thực.
Vận dụng phƣơng pháp nhật ký công việc và phƣơng pháp phỏng vấn để tiến hành xây dựng bản mô tả công việc đối với nhân viên của đơn vị.
- Thứ hai, hoàn thành đánh giá thực hiện công việc.
Hiện nay, công tác đánh giá thực hiện công việc tại đơn vị đƣợc thực hiện khá đơn giản, chủ yếu dựa trên sự bình bầu của Lãnh đạo và các đồng nghiệp. Việc bình bầu này chủ yếu phục vụ cho mục đích tính lƣơng, xét thi đua và khen thƣởng. Do vậy, mới đánh giá đƣợc kết quả thực hiện của ngƣời lao động một
95
cách rất chung chung, chƣa đánh giá đƣợc các yếu tố về trình độ kỹ năng, thái độ làm việc… Vì vậy, Cục Hải quan TP Hà Nội cần phải áp dụng những phƣơng pháp đánh giá công việc một cách khoa học và đi vào thực tế công việc hơn.
Hơn nữa, việc xác định nhu cầu đào tạo cần có sự bắt buộc và có thời thƣợng quy định ngƣời lao động phải tham gia trong 1 năm và dựa trên nguyện vọng của ngƣời lao động vì chính ngƣời lao động là ngƣời hiểu rõ những kiến thức kỹ năng mình còn thiếu. Tại Cục Hải quan TP Hà Nội đã thực hiện việc đăng ký nhu cầu đào tạo của các đơn vị và đƣợc gửi lên Phòng Tổ chức - Cán bộ để tổng hợp xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo. Nếu các cá nhân tại các đơn vị tự lập bảng biểu điều tra nhu cầu đào tạo kết hợp với việc đăng ký nhu cầu đào tạo của Cục Hải quan TP Hà Nội thì việc xác định nhu cầu đào tạo sẽ mang lại kết quả và hiệu quả cao hơn. Bảng biểu điều tra sẽ đƣợc phát cho ngƣời lao động trả lời, sau đó gửi về Phòng Tổ chức - Cán bộ tổng hợp, so sánh, cân nhắc với hai cơ sở nêu trên. Sau khi tổng hợp nhu cầu xong thì trình lên Lãnh đạo Cục phê duyệt.
4.2.2 Các bƣớc trong quy trình đào tạo nhân lực. * Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể:
Mục tiêu đào tạo rõ ràng, cụ thể là cơ sở để đánh giá kết quả đào tạo. Giúp tạo đƣợc cái đích để cán bộ tổ chức đào tạo, giáo viên và học viên cùng hƣớng tới giúp cho ngƣời lao động tự đánh giá bản thân khi đang đƣợc đào tạo hay sau khi kết thúc cả khóa đào tạo vì họ là ngƣời biết đƣợc cần phải đạt đƣợc những gì, đồng thời giúp ngƣời lao động loại bỏ những mong đợi không thực tế của khóa đào tạo.
Ngƣời lao động có thể nhận biết đƣợc thực trạng công việc đang diễn ra ở hiện tại, mong muốn đƣợc đào tạo tốt hơn để phục vụ công việc hiệu quả và phù hợp. Hiện nay, mục tiêu đào tạo của Cục Hải quan TP Hà Nội vẫn còn chung chung áp dụng cho tất cả các khóa đào tạo. Do đó, mục tiêu đào tạo trong thời gian sắp tới cần đáp ứng những yêu cầu sau:
* Mục tiêu phải cụ thể cho từng đối tƣợng đào tạo, từng khóa đào tạo cũng nhƣ trong thời gian cụ thể. Đặt ra các tiêu chuẩn ngạch bậc, vị trí việc làm đối với từng đối tƣợng Lãnh đạo cấp Cục, cấp Phòng, chi Cục và tƣơng đƣơng, cấp Tổ, Đội
96
thuộc Chi Cục; Thời gian diễn ra khóa học, thời điểm nào, bao lâu, và các yêu cầu phải đạt đƣợc trong khóa học.
* Mục tiêu đào tạo đặt ra phải mang tính khả thi, đo lƣờng đƣợc, đạt đến đƣợc, trong thời gian hữu hạn, phù hợp với tình hình của đơn vị và phải căn cứ vào nhu cầu đào tạo đã xác định. Cụ thể:
- Về mục tiêu trong ngắn hạn năm 2017.
+ Với đối tƣợng là cán bộ quản lý: 100% nắm vững kiến thức về nghiệp vụ quản trị tổ chức, kỹ năng lãnh đạo, tin học, ngoại ngữ phục vụ cho công việc, có bản lĩnh chính trị vững vàng, quy tụ đƣợc nhân viên, cấp dƣới nghe và làm theo... là mục tiêu tƣơng đối chung chung vì không thể đo đếm đƣợc nên cần có cách thức đo lƣờng đánh giá mục tiêu phải định lƣợng đƣợc bằng còn số.
+ Với khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn: Đảm bảo 100% cán bộ nhận đƣợc văn bằn chứng chỉ đúng thời hạn, 100% đạt đƣợc mức độ hiểu biết kiến thức của khóa đào tạo và có thể áp dụng vào thực tiễn công việc đồng thời hƣớng dẫn cho các đồng nghiệp khác làm theo, thuyết phục đƣợc doanh nghiệp thực hiện.
+ Với các khóa đào tạo nhân viên mới: Đảm bảo 100% nhân viên mới đƣợc đào tạo đúng chuyên môn, đạt bằng cấp chứng chỉ và có thể thực hiện công việc đúng theo quy định, quy chế của cơ quan.
- Về mục tiêu trong dài hạn: Đến năm 2020, tạo điều kiện cho công chức trong Cục tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ngạch bậc, vị trí việc làm, đánh giá đƣợc năng lực cán bộ công chức một cách cụ thể, rõ nét phù hợp với chức năng nhiệm vụ đƣợc phân công. Bố trí, phân công CBCC đến từng vị trí phù hợp năng lực, sở trƣờng trên cơ sở bằng cấp chuyên môn, định biên công việc, tiêu chuẩn vị trí việc làm và khả năng làm việc thực tế tại đơn vị.
* Lựa chọn đối tƣợng đào tạo chính xác.
Lựa chọn đối tƣợng đào tạo là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả của đào tạo. Việc lựa chọn đƣợc đối tƣợng đào tạo chính xác giúp cho Cục Hải quan TP Hà Nội sử dụng hiệu quả đƣợc kinh phí, thời gian đào tạo, đáp ứng đƣợc
97
nhu cầu nhân lực phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Thực hiện hiệu quả mục tiêu đào tạo của Cục Hải quan TP Hà Nội.
Khi lựa chọn đối tƣợng đào tạo cần căn cứ vào các nội dung sau:
- Phù hợp với yêu cầu về đội ngũ nhân lực hiện có của Cục trong ngắn hạn cũng nhƣ trong chiến lƣợc phát triển dài hạn của Cục và của ngành Hải quan.
- Đối tƣợng đƣợc đào tạo phải phù hợp về tuổi, giới tính, trình độ, kỹ năng, ƣu tiên đối tƣợng có tuổi đời trẻ, có năng lực và triển vọng phát triển trong tổ chức. Vì những ngƣời lao động trẻ có khả năng tiếp cận những cái mới khi áp dung các công nghệ hiện đại một cách nhanh nhạy hơn và có thời gian cống hiến cho Cục Hải quan Hà Nội lâu dài hơn.
- Phù hợp với tình hình hoạt động của Cục Hải quan TP Hà Nội. Đào tạo nhân lực với mục đích cuối cùng là quay lại phục vụ cho hoạt động của đơn vị trong từng giai đoạn cụ thể do đó sẽ tiến hành đào tạo phù hợp với nhu cầu cụ thể.
- Xem xét nhu cầu nguyện vọng của cá nhân ngƣời đƣợc đào tạo. Đối với những cá nhân ngƣời lao động mong muốn đƣợc đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thì khi họ đƣợc cử đi đào tạo sẽ có tinh thần học hỏi vƣơn lên không ngừng, nhƣ vậy kết quả đào tạo đạt đƣợc sẽ cao hơn và có ý nghĩa thực tiễn.
- Hiệu quả của việc tiến hành đào tạo đối với hoạt động của Cục Hải quan TP Hà Nội trong hiện tại và lâu dài. Đối với mục tiêu trƣớc mắt thì đào tạo sẽ tiến hành chọn đối tƣợng có sự nhạy bén, nhanh nhạy phù hợp và đáp ứng đƣợc mục tiêu cải cách hiện đại hóa của ngành của Cục, còn với tầm nhìn dài hạn thì chọn những cá nhân có khả năng nghiên cứu sâu vấn đề trong thời gian dài để có thể tham mƣu xây dựng, đóng góp ý kiến chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xuất, nhập khẩu; xuất, nhập cảnh tạo hành lang pháp lý vững chắc cho công chức hải quan cũng nhƣ các cá nhân, tổ chức tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu, xuất, nhập cảnh; các hoạt động liên quan đến ngành hải quan.
- Để có thể lựa chọn đƣợc đối tƣợng chính xác thì Cục Hải quan TP Hà Nội cần phải đƣa vào những tiêu chí khách quan, cụ thể, định lƣợng đƣợc để dễ dàng sàng lọc đối tƣợng tham gia đào tạo:
98
+ Kết quả đánh giá quá trình thực hiện công việc của ngƣời lao động. + Nhu cầu cần đào tạo của mỗi vị trí công việc với số lƣợng, chất lƣợng… + Những yêu cầu mà ngƣời lao động sẽ phải đáp ứng khi tham gia đào tạo để đạt kết quả tối ƣu nhất.
+ Trình độ chuyên môn mà ngƣời lao động đó đã có.
+ Tìm hiểu nhu cầu cá nhân của ngƣời lao động bằng cách phát phiếu bảng biểu điều tra mong muốn của ngƣời lao động đối với đào tạo nhân lực của Cục Hải quan TP Hà Nội theo mẫu bảng hỏi (Phụ lục 02).
+ Ý thức, tinh thần trách nhiệm của ngƣời lao động khi làm việc và tham gia các khóa đào tạo.
+ Sử dụng máy móc phƣơng tiện hiện đại để rà soát khoanh vùng đối tƣợng đào tạo cho phù hợp.
- Cục Hải quan TP Hà Nội cũng nên sử dụng các kết quả của hoạt động phân tích công việc và sử dụng hệ thống chỉ số đánh giá kết quả làm việc của ngƣời lao động để chọn lựa. Có nhƣ vậy việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo mới chính xác và