CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THIẾT KẾ LUẬN VĂN
4.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác tạo động lực cho cán bộ nhân viên Viện
4.2.2 Các giải pháp về tinh thần
4.2.2.1 Xây dựng lộ trình phát triển nhân viên
Một lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên mang lại tác dụng tích cực cho cả ngƣời lao động lẫn tổ chức/doanh nghiệp khi ngƣời nhân viên đó hiểu rõ các cơ hội phát triển của chính bản thân mình và doanh nghiệp cũng biết đƣợc
nhân viên đang ở vị trí nào, để tăng cấp bậc ngƣời nhân viên đó cần có thêm những kiến thức, kỹ năng gì, doanh nghiệp cần hỗ trợ gì để nhân viên đƣợc thăng cấp. Đối với nhiều doanh nghiệp, các CBQL, lãnh đạo có thể xuất phát điểm là nhân viên, sau quá trình tự học hỏi, rèn luyện cùng với sự hỗ trợ của doanh nghiệp, họ đã dần thăng tiến lên các nấc thang cao hơn trong sự nghiệp. Lộ trình thăng tiến giúp cho nhân viên gắn bó hơn với doanh nghiệp, tạo nên sự ổn định nhân sự cho tổ chức. Có thể coi đó là động lực hết sức to lớn đối với những cán bộ xuất sắc sau một quá trình dài cống hiến cho doanh nghiệp, mọi cá nhân đều mong muốn đƣợc thăng chức cho xứng đáng với nỗ lực của mình.
Để xây dựng đƣợc lộ trình phát triển cho nhân viên, FSB trƣớc tiên cần có đƣợc bản mô tả công việc các vị trí, chi tiết các yêu cầu năng lực. Sau đó tiến hành xây dựng hệ thống chức danh, ngạch bậc cụ thể. Tiếp theo xây đƣợc khung năng lực bao gồm các cấp độ năng lực, các năng lực con cần có cho nhóm năng lực chuyên môn, năng lực chung, năng lực lãnh đạo quản lý. Từ đó xây dựng nên lộ trình nghề nghiệp cho từng nhóm nhân viên. Quá trình này đòi hỏi các lãnh đạo FSB cần phải đầu tƣ khá nhiều thời gian và công sức nhƣng kết quả thu lại sẽ rất đáng kể. Trong thời gian gần, các CBQL tại FSB cần phải nắm rõ khả năng của mỗi nhân viên để giao việc, giao trách nhiệm, cho họ quyền chủ động với công việc để xem xét đánh giá khả năng phát triển của nhân viên, CBQL cần động viên khích lệ, hƣớng dẫn, giúp nhân viên có cơ hội thử thách, trƣởng thành hơn. Cùng lúc đó, mỗi ngƣời nhân viên cũng phải tự nhận định đƣợc khả năng phát triển nghề nghiệp của mình để có định hƣớng cụ thể trong công việc.
FSB cũng cần phải thực hiện công tác truyền thông, công bố thông tin rộng rãi, có các tiêu chí cơ bản để đánh giá khả năng thăng tiến của các vị trí, các đãi ngộ ở từng vị trí để CBNV nhìn vào đó và có kế hoạch phấn đấu cho bản thân.
4.2.2.2 Cải thiện các điều kiện và môi trường làm việc
Các cán bộ FSB tại Hà Nội và TP.HCM đều có cơ sở làm việc khang trang, hiện đại nhƣng các cán bộ FSB tại Đà Nẵng và Cần Thơ rất mong mỏi đƣợc làm việc trong một không gian rộng rãi, thoáng, đẹp nhƣ trụ sở chính. Do
đó FSB cần quan tâm nâng cấp cơ sở vật chất, văn phòng làm việc, đảm bảo các trang thiết bị, máy móc cần thiết cho các CBNV để họ yên tâm làm việc. Những máy móc, thiết bị cũ nên đƣợc kiểm tra, thay mới để hỗ trợ tốt hơn cho CBNV khi làm việc, nâng cao năng suất lao động, khơi gợi đƣợc cảm hứng làm việc và sự sáng tạo cho nhân viên.
Ngoài ra FSB cũng nên xây dựng một kế hoạch làm việc linh hoạt cho CBNV, có nhiều cán bộ phải đi làm với khoảng cách khá xa, công việc chính là hỗ trợ/back office nên có thể làm việc trực tuyến, không bắt buộc phải tới FSB cả tuần. Hiện nay FSB vẫn phải làm việc buổi sáng thứ bảy, với các bộ phận hỗ trợ việc đi làm sáng thứ bảy chƣa thật sự mang lại hiệu quả cao. Do vậy FSB nên tính toán, xây dựng khung giờ làm việc linh hoạt, chẳng hạn có thể cho nghỉ các thứ bảy của tuần chẵn và đi làm nguyên ngày vào tuần lẻ để CBNV thực hiện công việc có hiệu suất hơn. Hoặc với một số vị trí công việc có thể hỗ trợ từ xa có thể cho CBNV làm việc ở nhà 1-2 buổi/tuần, hay một số bộ phận phải làm việc chiều thứ bảy có thể cho phép đƣợc nghỉ sáng thứ hai của tuần sau đó, điều này đặc biệt sẽ đƣợc rất nhiều CBNV nữ có con nhỏ hoan nghênh.
Với thời gian 8 tiếng thậm chí là hơn 8 tiếng ở công sở, việc các CBNV mệt mỏi, thậm chí gặp nhiều áp lực cả từ công việc lẫn đời sống cũng có thể làm giảm hiệu suất công việc. Do đó FSB nên nghiên cứu tổ chức các hoạt động thể thao giải trí giữa giờ hoặc sau giờ làm nhƣ các lớp yoga cho CBNV buổi trƣa hoặc sau giờ làm giúp mọi ngƣời giải tỏa áp lực, các hoạt động thể dục nhẹ nhàng giữa giờ làm buổi sáng hoặc chiều giúp CBNV tỉnh táo hơn, các trận thi đấu bóng bàn, cầu lông.. cuối giờ làm giúp mọi ngƣời tăng cƣờng giao lƣu, cải thiện sức khỏe, tăng cƣờng thể chất cũng sẽ giúp CBNV có thêm sức khỏe, tinh thần vui vẻ để làm việc tốt hơn.
Nếu có điều kiện hơn, FSB có thể tổ chức các chƣơng trình teambuilding từng quý cho các vùng miền, theo quan điểm “Nhà nƣớc và nhân dân cùng làm”, FSB sẽ trích quỹ phúc lợi và CBNV cùng đóng góp để tổ chức chƣơng trình teambuilding 1-2 ngày cuối tuần nhằm giúp các nhân viên đƣợc gắn bó với nhau hơn, tăng cƣờng tình
đoàn kết nội bộ. Các trò chơi vận động kết hợp tƣ duy sẽ giúp mọi ngƣời phát huy những kỹ năng cá nhân, hiểu rõ hơn về tính cách của các thành viên mà mình vẫn làm việc hàng ngày, có tác dụng rất tích cực giúp mọi thành viên FSB đƣợc giải tỏa stress, tạo sự thoải mái nên sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn.
4.2.2.3 Tăng cường áp dụng công nghệ, số hóa công việc
CMCN 4.0 đã và đang tạo ra nhiều thay đổi quan trọng trong cách quản lý, điều hành và sự phát triển của doanh nghiệp. Trong đó nguồn nhân lực trực tiếp tạo nên sự phát triển của doanh nghiệp cũng buộc phải thay đổi cách thức làm việc để nâng cao năng suất và hiệu quả lao động. Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, với sứ mệnh Đào tạo nên thế hệ doanh nhân kỷ nguyên số vƣợt trội và sáng tạo, mọi CBNV FSB cần phải chủ động ứng dụng công nghệ trong công việc, giúp thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Hiện nay FSB đã có những phần mềm cho các mảng công việc liên quan đến triển khai các khóa học tại Viện nhƣ Phần mềm điểm danh học viên ứng dụng QR Code, Phần mềm cung cấp tài liệu học tập cho học viên, Phần mềm tra cứu điểm thi… Đây là những phần mềm dành cho học viên, phần mềm dành cho CBNV FSB chƣa nhiều và chƣa đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, hay xảy ra lỗi khi truy cập. FSB nên quan tâm cải tiến các phần mềm này để CBNV dễ dàng sử dụng, giúp giảm bớt thời gian chờ đợi.
FSB cũng có thể tổ chức những cuộc thi nhỏ (mini-game) về ứng dụng công nghệ trong công việc, ví dụ giao chỉ tiêu cho mỗi bộ phận giới thiệu 1-2 phần mềm/công cụ miễn phí giúp cán bộ thực hiện công việc nhanh chóng hơn, hoặc khuyến khích, trao thƣởng cho các cán bộ có những sáng kiến cải tiến trong phần mềm đang sử dụng tại FSB để phần mềm đó hữu ích hơn, tiện lợi hơn cho ngƣời dùng. Các hoạt động này vừa phù hợp với tinh thần số hóa của cuộc CMCN 4.0 lại vừa thiết thực và gần gũi khi giúp CBNV FSB nâng cao hiệu quả công việc, các cán bộ sẽ cảm thấy công việc mới mẻ, thú vị hơn.
4.2.2.4 Tăng cường công tác đào tạo, huấn luyện nhân viên
Công tác đào tạo, huấn luyện nhân viên có tác dụng to lớn giúp CBNV phấn khởi khi đƣợc tham gia các khóa đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn,
các kỹ năng cần thiết cũng đồng nghĩa với khả năng xuất hiện các cơ hội phát triển cho CBNV. Điều này đặc biệt sẽ trở thành động lực mạnh mẽ với các cán bộ trẻ tuổi, chƣa có nhiều kinh nghiệm, mức lƣơng chƣa cao, chƣa khẳng định đƣợc bản thân trong công việc nhƣng luôn có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi.
Hiện nay các CBNV toàn FE đều đƣợc khuyến khích học tập, bộ phận nhân sự FE cũng đã ban hành quyết định học tập bắt buộc cho các cán bộ từ level 3 trở lên, mỗi năm phải hoàn thành tối thiểu 1 khóa học trên lớp có thời lƣợng 20 giờ (hoặc đƣợc quy đổi thành giờ giảng các chƣơng trình đào tạo/huấn luyện/chia sẻ với nhóm nhân viên) hoặc 1 khóa học online trên các website nhƣ coursera.org, edx.org, sololearn.com, busuu.com, englishlink.com… Các CBNV dƣới level 3 cũng đƣợc khuyến khích học tập và có chế độ khen thƣởng 200.000 VND/1 ngƣời nếu tham gia tối thiểu 1 khóa học. Tuy nhiên việc học tập còn mang tính hình thức, chƣa có nhiều CBNV thực sự tự giác học tập, hiệu quả mang lại chƣa cao.
Để tăng cƣờng hoạt động đào tạo huấn luyện nhân viên, FSB nên xây dựng chỉ tiêu về số lƣợt hoặc số buổi “kèm cặp nhân viên” cho các cán bộ quản lý cấp 3 trở lên, coi nó nhƣ một yêu cầu trong phần Đánh giá công việc đƣợc giao và mức độ hoàn thành công việc. Chính CBQL trực tiếp sẽ biết nhân viên của mình còn thiếu, yếu những kiến thức, kỹ năng gì để thực hiện kèm cặp, huấn luyện đúng với mong muốn của ngƣời nhân viên. Sau quá trình kèm cặp này, CBQL cũng sẽ đánh giá đƣợc mức độ tiếp thu, tiến bộ của nhân viên trong bộ phận mình. Quá trình kèm cặp, huấn luyện trong nội bộ các bộ phận giúp nhân viên đƣợc nâng cao hiệu quả công việc, phát triển năng lực cá nhân và FSB lại không tốn nhiều chi phí.
Đối với các CBNV dƣới cấp 3, không chỉ cần tăng cƣờng chuyên môn qua các khóa đào tạo chuyên ngành hay các khóa kỹ năng mềm để nâng cao khả năng, kỹ năng thực hiện công việc mà trong thời đại CMCN 4.0, các khóa học truyền thống đã trở nên cũ kỹ, các CBNV nên tham gia nhiều các khóa học có tính thời sự nhƣ các buổi chia sẻ phát triển kỹ năng Tƣ duy đổi mới sáng tạo,
Quản trị bản thân, Quản trị mối quan hệ… cập nhật các kiến thức về CMCN 4.0, về Chuyển đổi số, các nội dung về Xây dựng tổ chức học tập, Chia sẻ cách thức quản trị tri thức… Các kiến thức đƣợc chia sẻ nên ở mức cơ bản đủ cho mọi CBNV hiểu rõ các nội dung quan trọng nhất, cập nhật đƣợc các xu hƣớng mới của xã hội, từ đó mọi ngƣời có thể suy ngẫm cách thức để ứng dụng nó vào công việc và cuộc sống cá nhân. Với lợi thế là thành viên của Tập đoàn FPT – một trong những trụ cột công nghệ của Việt Nam, việc chia sẻ những nội dung về công nghệ này không khó khăn, các chuyên gia của Tập đoàn rất sẵn lòng trao đổi kiến thức với mọi ngƣời.
Sau khi CBNV tham gia các chƣơng trình đào tạo, FSB cũng cần tiến hành đánh giá sau đào tạo, để xác định tính hiệu quả của công tác đào tạo, việc ứng dụng kiến thức đã học vào công việc của học viên nhƣ thế nào. FSB cũng nên khuyến khích tinh thần chia sẻ kiến thức của các cán bộ đã đi học về hƣớng dẫn cho nhiều cán bộ khác, giúp FSB trở thành Tổ chức học tập, một môi trƣờng Học tập suốt đời nơi mà mọi CBNV luôn không ngừng học hỏi, tiếp thu cái mới, tham gia tích cực vào “cộng đồng học tập” FSB.