Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIấN CỨU
3.3. Thực trạng quản lý nguồn nhõn lực tại Cụng ty cổ phần vật tƣ kỹ thuật
3.3.1. Thực trạng hoạch định và xỏc định tiờu chuẩn nguồn nhõn lực
Việc hoạch định NNL của Cụng ty gồm 2 lĩnh vực, đú là hoạch định nhõn lực lao động tại cỏc đơn vị và hoạch định nguồn cỏn bộ lónh đạo quản lý. Về lý thuyết những cụng việc này đều do bộ phận quản lý NNL dựa trờn cơ sở dự bỏo cung cầu nhõn lực sẽ tham mƣu đề xuất. Nhƣng thực tế mọi dự bỏo nhõn lực đang dựa trờn những đỏnh giỏ cụng tỏc sản xuất kinh doanh hàng năm cũng nhƣ dự bỏo kế hoạch sản xuất kinh doanh cho cỏc năm kế tiếp do phũng tài chớnh kế toỏn tham mƣu.
Cụng tỏc phõn tớch cụng việc tại Cụng ty đó đƣợc triển khai thực hiện nhƣ sau:
Tổng giỏm đốc Cụng ty chỉ đạo phũng tổ chức hành chớnh phối hợp với cỏc phũng ban, chi nhỏnh và xớ nghiệp sản xuất trong Cụng ty thực hiện cụng tỏc phõn tớch cụng việc để đảm bảo sự phõn cụng rừ ràng trong nhiệm vụ, trỏch nhiệm và quyền hạn giữa những NLĐ làm cỏc cụng việc khỏc nhau, giỳp cho NLĐ hiểu rừ mỡnh cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trỏch nhiệm và quyền hạn gỡ.
Thực hiện sử chỉ đạo của Tổng giỏm đốc, phũng tổ chức hành chớnh đó tham mƣu với Ban Giỏm đốc nội dung cụng văn đề nghị cỏc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, xớ nghiệp trong Cụng ty thực hiện cụng tỏc phõn tớch cụng việc trong phũng, chi nhỏnh, xớ nghiệp mỡnh. Trong đú nờu rừ NLĐ cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trỏch nhiệm và quyền hạn gỡ.
Trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, xớ nghiệp trong Cụng ty, chủ yếu bằng kiến thức về chuyờn mụn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về cỏc cụng việc, bằng kinh nghiệm bản thõn trong lĩnh vực mỡnh phụ trỏch và hàng ngày làm việc cựng NLĐ trong phũng, chi nhỏnh, xớ nghiệp mỡnh, nờn cú thể quan sỏt quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của họ và cú những trao đổi thảo luận ngắn với họ. Từ đú cỏc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp viết văn bản phõn tớch cụng việc trong phũng, chi nhỏnh, xớ nghiệp mỡnh phụ trỏch (bản phõn cụng cụng việc hoặc phõn cụng nhiệm vụ).
Sau khi cỏc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp đó xõy dựng đƣợc bản phõn cụng cụng việc, bản này đƣợc chuyển cho NLĐ trong phũng, chi nhỏnh, xớ nghiệp đọc và đề xuất ý kiến đúng gúp, trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp, nghiờn cứu ý kiến đúng gúp, chỉnh sửa cho hợp lý. Cỏc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp bàn giao bản phõn cụng cụng việc cho phũng tổ chức hành chớnh tổng hợp lại và trỡnh Ban giỏm đốc phờ duyệt.
Nhƣ vậy, việc phõn tớch cụng việc đƣợc phũng tổ chức hành chớnh giao cho Cỏc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp, chứ khụng phải nhõn viờn phũng tổ chức hành chớnh hoặc chuyờn gia đƣợc thuờ từ bờn ngoài Cụng ty.
Cỏc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp là những ngƣời cú kiến thức chuyờn sõu về lĩnh vực mỡnh phụ trỏch, họ là ngƣời giỏm sỏt, quản lý, phõn cụng trực tiếp, yờu cầu NLĐ thực hiện cụng việc thế nào và đạt kết quả ra sao và làm việc trực tiếp với NLĐ trong phũng, chi nhỏnh, xớ nghiệp mỡnh phụ trỏch. Do vậy Cỏc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp là ngƣời hiểu rừ nhất cỏc cụng việc mà phũng, chi nhỏnh, xớ nghiệp mỡnh phụ trỏch phải làm; đú là ƣu điểm của việc trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp thực hiện phõn tớch cụng việc.
Tuy nhiờn trƣởng phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp cú chuyờn mụn khụng thuộc lĩnh vực nhõn sự hoặc đƣợc đào tạo quỏ ớt về lĩnh vực nhõn sự, dẫn đến việc họ khụng cú hoặc cú ớt kiến thức, kỹ năng về phõn tớch cụng việc, nhƣ: Lựa chọn phƣơng phỏp thu thập thụng tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thụng tin hay kỹ năng viết văn bản phõn tớch cụng việc. Chớnh vỡ vậy trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc, một số trƣởng cỏc phũng, giỏm đốc chi nhỏnh, giỏm đốc xớ nghiệp phải đề nghị Ban giỏm đốc điều chỉnh văn bản phõn cụng cụng việc cho phũng, chi nhỏnh, xớ nghiệp mỡnh phụ trỏch, để phự hợp với thực tiễn và giải quyết cụng việc một cỏch nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao.
Hiện nay Cụng ty chƣa cú chƣơng trỡnh phõn tớch cụng việc đƣợc quy định thành văn bản cụ thể; Cụng ty chỉ sử dụng một loại văn bản là cỏc quy định về chức năng nhiệm vụ của cỏc bộ phận phũng ban trong Cụng ty. Ban giỏm đốc Cụng ty dựa vào quy định này để giao nhiệm vụ cho cỏc phũng ban mà chịu trỏch nhiệm chớnh là trƣởng phũng, trƣởng bộ phận. Sau đú việc phõn chia trỏch nhiệm chi tiết cho cỏc nhõn viờn trong từng bộ phận là nhiệm vụ của trƣởng bộ phận để phự hợp với trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ của từng ngƣời.
Ban giỏm đốc Cụng ty chƣa cú chớnh sỏch quan tõm hỗ trợ cho cụng tỏc phõn tớch cụng việc cả về nhõn lực và vật lực. Vỡ vậy cỏc cỏn bộ trong phũng tổ chức hành chớnh của Cụng ty đến nay vẫn chƣa đƣợc tiếp xỳc với phõn tớch cụng việc mang tớnh chuyờn nghiệp. Cụng ty chƣa quy định cụ thể bằng văn bản nhiệm vụ, quyền hạn, trỏch nhiệm, tiờu chuẩn thực hiện cụng việc của ngƣời lao động dẫn đến hiện tƣợng ngƣời nhiều việc,
ngƣời ớt việc, cụng việc đụi khi chƣa đi liền với trỏch nhiệm.
Mỗi thỏng Cụng ty tổ chức họp giao ban một lần, thành phần gồm Ban giỏm đốc và trƣởng cỏc bộ phận để kiểm điểm, rỳt kinh nghiệm cỏc cụng việc đó làm và triển khai cỏc cụng việc tiếp theo. Trong buổi họp, trƣởng cỏc bộ phận bỏo cỏo cụng việc của bộ phận mỡnh phụ trỏch, đồng thời đƣa ra cỏc kiến nghị nhằm thực hiện cụng việc đƣợc tốt hơn.
Nhƣ vậy cụng tỏc phõn tớch cụng việc của Cụng ty chƣa đƣợc thực hiện tốt, dẫn đến việc trong quỏ trỡnh điều hành cụng việc đụi lỳc phải điều chỉnh cụng việc của một số cỏ nhõn cho phự hợp với thực tiễn. Do lónh đạo Cụng ty chƣa quan tõm nhiều đến cụng việc này gõy ra những tỡnh trang khụng cú lợi cho sự thực hiện cụng việc của nhõn viờn và ảnh hƣởng đến cụng tỏc quản lý NNL. Vỡ vậy lónh đạo Cụng ty cần cú cỏi nhỡn mới về cụng tỏc phõn tớch cụng việc, để gúp phần hoàn thiện hơn trong cụng tỏc quản lý NNL.