b) Nhược điểm
4.2.2. Giải pháp về tuyển chọn
Thẩm tra thông tin do ứng viên cung cấp
Trong quá trình tuyển dụng, bước thẩm tra thông tin do ứng viên cung cấp gần như chưa được thực hiện. Bước này mới chỉ áp dụng cho các vị trí tuyển dụng “nhạy cảm” có liên quan trực tiếp đến vấn đề bảo mật thông tin của tổ chức. Với các vị trí tuyển dụng khác, những thông tin mà ứng viên đưa ra không được thẩm tra lại. Cán bộ nhân sự cần kiểm tra lại thông tin của ứng viên để đảm bảo độ tin cậy, tính chính xác của các thông tin đó.
Có thể yêu cầu ứng viên cung cấp tên những người chứng thực thông tin mà bạn muốn. Cụ thể là nên yêu cầu ứng viên cung cấp tên của ít nhất một người quản lý trực tiếp, một đồng nghiệp và một cấp dưới trước đây của họ. Nếu không được thì ít nhất họ cũng phải cho bạn biết tên của một người đã từng làm việc trực tiếp
phong cách làm việc, tính cách, điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên trong quá trình công tác trước đây.
Thực hiện phỏng vấn tuyển chọn một cách chuyên nghiệp
Câu hỏi phỏng vấn đặt ra phải ngắn gọn, dễ hiểu, tạo điều kiện để ứng viên có cơ hội trình bày đầy đủ ý kiến của mình.
Cán bộ phỏng vấn cần dẫn dắt ứng viên vào những điểm chính của buổi nói chuyện. Phỏng vấn viên cần đặt câu hỏi một cách khéo léo để ứng viên bộc lộ được bản thân, đưa ra các câu trả lời phù hợp với mục tiêu phỏng vấn, tránh tình trạng trả lời lan man, né tránh câu hỏi của người phỏng vấn.
Thời gian phỏng vấn cần được sắp xếp linh hoạt. Nếu thấy ứng viên không phù hợp với công việc thì phỏng vấn viên nên giảm lượng thời gian phỏng vấn. Với những ứng viên giỏi thì thời gian phỏng vấn có thể tăng thêm.
Hoàn thiện việc đánh giá quá trình tuyển dụng
Để hoạt động tuyển dụng đạt kết quả cao thì tổ chức phải đánh giá quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên việc đánh giá này ở công ty không thực hiện thường xuyên và thiên về mang tính hình thức chứ chưa chú ý đến các tiêu thức đánh giá cụ thể. Công ty chưa thực hiện đánh giá xem các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ những người xin việc đã hợp lý và bao quát hết được các trường hợp chưa?,... Tiêu chuẩn dùng để loại bỏ những người xin việc không hợp lý sẽ khiến công ty mất đi cơ hội tuyển được những người lao động phù hợp với công việc, làm giảm hiệu quả của công tác tuyển dụng. Do đó, công ty cần thực hiện thường xuyên bước đánh giá quá trình tuyển dụng.
Tăng cường công tác kiểm tra sức khỏe
Một nhân viên tốt không chỉ cần có trí lực mà còn phải có thể lực để phục vụ công việc đặc biệt là công việc có áp lực cao. Các giấy khám sức khỏe do ứng viên cung cấp có thể có những tiêu cực trong đó. Chính vì vậy để đảm bảo công tác tuyển dụng tốt công ty nên tiến hành khám sức khỏe đối với những ứng viên trước khi kí hợp đồng. Để đạt được độ tin cậy cao công ty có thể ký kết hợp đồng với một phòng khám (hoặc bệnh viện) để tiến hành khám sức khỏe cho ứng viên.
Công bố kết quả tuyển chọn trên website của công ty
Công ty thường sử dụng hình thức đăng thông tin tuyển dụng trên các website nhưng lại chưa từng công bố kết quả tuyển dụng trên website của công ty. Nếu công ty sử dụng phương thức này, kết quả tuyển dụng sẽ nhanh chóng đến được với ứng viên. Đồng thời, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí cho việc thông báo kết quả tới ứng viên. Kết quả tuyển dụng được công khai giúp cho ứng viên và nhân viên trong công ty yên tâm về tính minh bạch, công bằng của đợt tuyển dụng.
4.2.3. Giải pháp về định hƣớng nhân viên mới
Đây được coi là sự khởi đầu của nhân viên trong công ty, chính vì vậy không thể coi nhẹ khâu này. Cần tiến hành các hoạt động để ngay từ ngày đầu tiên nhân viên có thể gây dựng được mối quan hệ và sự gắn bó với công ty. Có nhiều phương pháp để tiến hành như:
Chào đón nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên
Nếu ngay từ ngày đầu tiên đi làm, nhân viên mới được chào đón chân thành, họ sẽ cảm thấy thoải mái. Việc chào đón nhân viên phải có sự chuẩn bị kỹ càng như chỗ ngồi, bàn làm việc, các thiết bị và đồ dùng cần cho công việc. Nguyên tắc là mọi thứ đều sẵn sàng khi nhân viên mới đến.
Nhân viên mới phải được hướng dẫn bởi một người có kinh nghiệm. Và điều quan trọng người này phải có trách nhiệm và trình độ chuyên môn.
Khi giới thiệu nhân viên mới đến mọi người, ít nhất hãy cho họ biết người mới là ai, giải thích công việc mà nhân viên mới sẽ được giao, ai liên quan đến những công việc này và đặc biệt, nhân viên mới phải báo cáo cho ai. Điều này sẽ giúp cho mọi người, trong suy nghĩ, nhanh chóng “kết nạp” người mới vào trong guồng máy công việc. Ban đầu hãy giao cho nhân viên mới những việc đơn giản, cần ít thời gian. Nhưng công việc ấy phải cụ thể, rõ ràng để tạo cho nhân viên mới một ấn tượng tốt về phong cách làm việc chuyên nghiệp. Điều này cũng để cho nhân viên mới dễ dàng xác định họ phải làm thế nào và khi nào kết thúc công việc.
Chia sẻ về văn hóa công ty
Cần có sự chia sẻ văn hóa công ty một cách nhẹ nhàng, thống nhất giữa công ty và nhân viên mới. Cần khuyến khích việc giao tiếp và chia sẻ thông tin thường xuyên giữa các cấp và phòng ban trong doanh nghiệp. Các cuộc họp toàn thể nhân viên hằng quý sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn hoạt động của toàn doanh nghiệp và cảm nhận được tinh thần đoàn kết, gắn bó giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp với nhau. Đồng thời, nên tạo điều kiện cho các nhân viên được nêu những thắc mắc, nguyện vọng cá nhân với phòng nhân sự, hoặc nhà quản trị cấp cao nếu vấn đề của họ không được giải quyết ổn thỏa trong nhóm hay trong bộ phận. Ngoài sự hỗ trợ nhau trong công việc, các nhân viên trong doanh nghiệp cần được khuyến khích tìm hiểu về hoàn cảnh riêng, về gia đình của đồng nghiệp.
Bộ phận nhân sự nên tổ chức những buổi tiệc ngoài trời, thi đấu thể thao, văn nghệ, ngày kỷ niệm sự kiện lớn của doanh nghiệp, ngày hội gia đình, ngày thi tài của con em cán bộ công nhân viên… để tạo điều kiện cho nhân viên giao lưu, hiểu biết về nhau sâu sắc hơn.
Áp dụng chương trình “ Định hướng nghề nghiệp trong 30 ngày”
- Trong khoảng thời gian 30 ngày làm việc đầu tiên tại công ty, nên tạo điều kiện để nhân viên mới làm quen với công ty, lịch sử hình thành cũng như môi trường làm việc. Đây cũng là khoảng thời gian tốt để tổ chức các khóa đào tạo và huấn luyện ngắn để bổ sung các kỹ năng, kiến thức hữu ích cho nhân viên mới, đồng thời nâng cao nhận thức của họ về vai trò, quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên trong công ty.
- Đặc biệt việc tổ chức cho các nhân viên mới được gặp mặt trực tiếp và đối thoại với các nhà quản lý cấp cao, đội ngũ chuyên viên chủ chốt trong các ban ngành công ty về những vấn đề họ quan tâm sẽ tạo niềm tin và động lực trong làm việc cho nhân viên mới. Nội dung của buổi gặp mặt sẽ xoay quanh các vấn đề sau:
+ Phổ biến về lịch sử, bề dày hoạt động và cơ cấu công ty: Mục đích của nội dung này là cung cấp toàn cảnh lịch sử hình thành và phát triển của công ty một cách sinh động, kèm theo đó là những hình ảnh, số liệu thể hiện thành tích của công
ty. Bên cạnh những thành công có thể đề cập những thất bại và nỗ lực vượt qua thất bại đó của công ty. Điều này sẽ giúp khơi dậy lòng tự hào của ứng viên về công ty cũng như nhắc nhở họ về trách nhiệm nặng nề của họ trong tương lai. Bên cạnh đó, nhân viên mới sẽ nắm được thông tin và chức năng của bộ máy công ty, quy trình làm việc trong công ty.
+ Cung cấp thông tin về sản phẩm và dịch vụ của công ty: Nhân viên mới dù làm việc ở bộ phận nào cũng phải biết được thông tin về các sản phẩm và dịch vụ của công ty mình, bởi nó thể hiện rõ nhất kết quả làm việc của họ.
+ Giới thiệu về thông tin chính sách, tư liệu nội bộ cũng như cơ sở vật chất và thiết bị trợ giúp: giúp nhân viên mới nắm vững cách sử dụng các phần mềm máy tính, thiết bị văn phòng, cách khai thác các nguồn thông tin tư liệu hữu ích trong hệ thống của công ty.
+ Thông báo về nội dung phát triển nghề nghiệp, chính sách khen thưởng và cơ hội thăng tiến: Cung cấp cho nhân viên mới biết về cơ chế đãi ngộ, khen thưởng cũng như hình thức kỷ luật. Đưa ra các thông báo chính thức thể hiện triển vọng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên mới như thông báo về nhu cầu cho vị trí chủ chốt, nhóm trưởng trong tương lai gần (khoảng 6 tháng trở xuống), và những cơ hội thăng tiến khác.
Chương trình này sẽ giúp cho nhân viên mới chỉ trong 30 ngày đầu tiên đã có thể thật sự hòa nhập vào môi trường làm việc năng động của công ty bạn.
4.2.4. Một số giải pháp khác
Đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ tuyển dụng
Để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao, tuyển chọn được đúng người, đúng vị trí đội ngũ cán bộ, tuyển dụng đóng vai trò rất quan trọng. Công ty nên có kế họach đào tạo, nâng cao trình độ cho cán bộ tuyển dụng bằng hình thức cử các cán bộ này đi học các lớp tập huấn ngắn hạn do các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm làm công tác tuyển dụng tại các công ty lớn giảng dạy.
đề cập đầy đủ các tiêu chí về cả kỹ năng cứng và kỹ năng mềm của người thực hiện công việc.
Một bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc tuyển dụng tốt sẽ là căn cứ không chỉ cho việc tuyển chọn người được đúng người vào vị trí mà còn là bộ khung để xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên vị trí đó.
Phân tích công việc
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì nhờ phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó và nhờ đó người lao động hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao…
Ngày nay công tác quản lý nhân sự ngày càng phải tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về nhân quyền và quyền bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức. Chính vì thế Công ty nên dành nhiều sự quan tâm hơn nữa tới việc phân tích công việc, Phòng Hành chính nhân sự phối hợp với các phòng ban khác trong Công ty phân tích công việc, xây dựng nên danh mục công việc cho Công ty. Danh mục này sẽ là cơ sở để Công ty đưa ra những quyết định nhân sự đúng đắn và hợp lý nhất.
Thông qua phân tích công việc tổ chức có thể xác định được những bộ phận hay phòng ban nào thiếu nhân lực để từ đó làm căn cứ cho việc xác định nhu cầu tuyển dụng. Để tiến hành công việc này tốt hơn công ty nên giao việc phân tích công việc cho người có chuyên môn, có khả năng trong mỗi phòng ban đó để có quyết định đúng đắn hơn trong phân tích. Bên cạnh đó, nhân viên phân tích không nên chỉ đứng quan sát và kiểm tra công việc của người lao động để đưa ra kết quả phân tích, phải kết hợp với phương pháp phỏng vấn (phỏng vấn cả lãnh đạo trực
tiếp và người lao động trực tiếp) thì mới hiểu được kỹ và sâu hơn về công việc đó. Như vậy, bản thân phân tích đưa ra sẽ đủ độ tin cậy hơn.
Ví dụ: bản phân tích công việc cho một vị trí công việc quản đốc phân xưởng. Có như vậy, khi cần tuyển dụng vị trí công việc nào đó (Quản đốc phân xưởng), cán bộ làm công tác tuyển dụng của Công ty sẽ căn cứ vào các trách nhiệm, nhiệm vụ, kiến thức, kỹ năng cần có trong bản phân tích công việc để tìm được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc đó.
Đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá chính xác công việc của nhân viên sẽ làm cơ sở cho nhà quản trị nhân sự biết được vị trí công việc đó, nhân viên cần phải có trình độ, kỹ năng và tiêu chuẩn như thế nào thì có thể đảm nhiệm được công việc làm cơ sở cho quá trình tuyển dụng nhân sự vào vị trí tương tự. Công tác đánh giá thực hiện công việc sẽ cung cấp thông tin về những điểm mạnh, điểm yếu, thành tích xuất sắc cũng như các mặt còn chưa được của từng cán bộ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Qua quá trình đánh giá thực hiện công việc, nhà quản lý sẽ đánh giá được năng lực chung của người lao động và mức độ đáp ứng của họ đối với yêu cầu của công việc. Từ đó giúp các nhà quản lý đánh giá được hiệu quả chính sách tuyển dụng và điều chỉnh lại chính sách tuyển dụng sao cho phù hợp, và cũng là những căn cứ để đưa ra những quyết định đãi ngộ, thăng chức hay giáng chức, cũng như bố trí, sắp xếp những vị trí làm việc trong cơ quan, tổ chức.
So sánh các kết quả đánh giá thực hiện công việc ghi nhận được sau các chu kỳ đánh giá của một doanh nghiệp, ta sẽ rút ra được hiệu quả của các quyết định nhân sự trong cơ quan, tổ chức đó. Nếu lãnh đạo công ty có những quyết sách phù hợp, thì ở chu kỳ đánh giá sau phải thu được những kết quả đánh giá khả quan hơn do nhân viên nỗ lực hơn trong công việc cũng như họ được sắp xếp, bố trí vào vị trí phù hợp hơn với năng lực của mình.
- Thêm vào đó, người lao động làm việc đa phần vì lợi ích kinh tế ngoài ra là các lợi ích về tinh thần do đó một công ty sẽ thu hút được nhiều người tài giỏi hơn khi công
ty đó thoả mãn tốt các điều kiện về vật chất và tinh thần cho người lao động. Việc thực hiện trả lương, trả thưởng phải được phân chia một cách công bằng, đúng người, đúng việc. Ngoài ra, Công ty nên tổ chức cho cán bộ công nhân viên trong công ty đi tham quan nghỉ mát để có họ có cơ hội giao lưu và hiểu rõ nhau hơn, tạo sự gắn kết trong công việc.
- Cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên: Một công ty có điều kiện lao động tốt chắc chắn cũng sẽ thu hút được nhiều ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
Nghiên cứu kỹ các văn bản của nhà nước liên quan đến tuyển dụng nhân sự
Đây là một trong những nhân tố có ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân lực. Chính vì vậy cán bộ làm công tác quản trị nhân lực nói chung và cán bộ phụ trách tuyển dụng nói riêng phải thường xuyên cập nhật các văn bản về tuyển dụng