1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nguồn nhân lực
1.2.2. Nội dung của QLNNL
1.2.2.1. Hoạch định, xác định nhu cầu sư dụng NNL
Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu sử dụng NNL, đƣa ra các chính sách, biện pháp thực hiện các chƣơng trình, hoạt động nhằm đảm bảo cho DN có đủ lao động, với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lƣợng và hiệu quả cao.
* Quá trình hoạch định NNL
Bước 1: Dự báo nhu cầu và xác định khả năng NNL hiện tại.
Nhu cầu NNL phải đƣợc xác định, đánh giá theo một cơ cấu tối ƣu về số lƣợng, chất lƣợng, đặc điểm lao động cần có cho từng loại hoạt động (trực tiếp, gián tiếp), cho từng bộ phận, từng ngành nghề và tổng hợp chung nhu cầu lao động toàn DN. Muốn làm tốt nội dung này DN dựa vào việc thống kê, đánh giá lại đội ngũ lao động về số lƣợng, chất lƣợng.
Bước 2: Sau khi đã phân tích khả năng NNL sẵn có và dự báo nhu cầu trong tƣơng lai, DN sẽ tính toán, cân đối giữa nhu cầu và khả năng. Có thể xảy ra những trƣờng hợp sau :
Trƣờng hợp 1: Nhu cầu bằng khả năng.
Trƣờng hợp 2: Thừa lao động (khả năng > nhu cầu). Trƣờng hợp 3: Thiếu lao động (khả năng < nhu cầu).
Với mỗi trƣờng hợp cụ thể trên, DN sẽ đề ra các chính sách, kế hoạch, giải pháp và chƣơng trình hành động thích hợp.
Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chƣơng trình.
Để đảm bảo cho DN luôn có đủ số lƣợng lao động với các phẩm chất và kỹ năng cần thiết và sử dụng có hiệu quả nhất NNL đó, DN không phải chỉ chú trọng các công việc thuộc về tuyển dụng, tinh giản biên chế, mà còn phải thực hiện phối hợp các chính sách, kế hoạch, chƣơng trình QLNNL trong các lĩnh vực khác nhƣ đào tạo và phát triển, đãi ngộ và phúc lợi, động viên, kích thích ngƣời lao động…
Mục đích của bƣớc này nhằm kiểm tra xem các kế hoạch và chƣơng trình có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không: đánh giá tiến trình, mức độ đạt đƣợc ở mỗi giai đoạn, từ đó điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Hoạch định NNL giữ vai trò trọng tâm trong QLNNL, có ảnh hửởng lớn đến hiệu quả công việc của DN. Công tác này đảm bảo sự tƣơng thích giữa tiềm năng NNL với các mục tiêu DN cần đạt đƣợc. Hoạch định NNL luôn hƣớng tới việc DN có thể dựa vào các cá nhân có phẩm chất và năng lực làm việc tốt thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
1.2.2.2. Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng là quá trình thu hút những ngƣời xin việc có trình độ từ lực lƣợng lao động xã hội và lực lƣợng lao động bên trong DN. Mọi DN phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lƣợng và chất lƣợng lao động đế nhằm đạt đƣợc các mục tiêu của mình. Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Trong thực tế sẽ có ngƣời lao động có trình độ cao nhƣng họ không đƣợc tuyển chọn vì họ không đƣợc biết các thông tin tuyển mộ, hoặc họ không có cơ hội nộp đơn xin việc. Chất lƣợng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt đƣợc nhƣ các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu nhƣ số lƣợng ngƣời nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển chọn. Công tác tuyển dụng có ảnh hƣờng lớn đến chất lƣợng NNL trong tổ chức. Tuyển mộ không chỉ ảnh hƣởng tới việc tuyển chọn, mà còn ảnh hƣởng tới các chức năng khác của QLNNL nhƣ: Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động . .
* Vai trò của công tác tuyển dụng
Nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển lâu dài của DN là con ngƣời, tức là toàn bộ NNL của DN. Chính vì vậy, tuyển dụng lao động trở thành hoạt động then chốt trong quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Thực hiện tốt quá trình tuyển dụng sẽ giúp cho các DN có đƣợc NNL với các phẩm chất kỹ năng phù hợp, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và phát triển của DN trong tƣơng lai, tránh đƣợc các thiệt hại, rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc.
* Phƣơng thức tuyển dụng
Khi có nhu cầu tuyển dụng lao động , các DN có thể tuyển dụng từ lực lƣợng lao động ở bên trong DN cũng nhƣ từ thị trƣờng lao động ở bên ngoài. nguồn bên trong thƣờng đƣợc ƣu tiên hơn. Tuy nhiên trong nhiều trƣờng hợp tuyển mộ từ các nguồn bên ngoài có ý nghĩa hơn.
- Đối với nguồn tuyển dụng từ bên trong tổ chức chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau:
+ Phƣơng pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển dụng, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển ngƣời. Bản thông báo này đƣợc gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức. Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về trình độ cần tuyển dụng.
+ Phƣơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong DN. Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện đƣợc những ngƣời có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh.
+Phƣơng pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: "Danh mục các kỹ năng", mà các DN thƣờng lập về từng cá nhân ngƣời lao động, lƣu trữ trong phần mềm nhân sự của các DN. Trong bảng này thƣờng bao gồm các thông tin nhƣ: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân ngƣời lao động cần tuyển dụng.
- Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài chúng ta có thể áp dụng các phương pháp thu hút sau đây:
+ Phƣơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức (tƣơng tự nhƣ trên).
+ Phƣơng pháp thu hút nguồn tuyển dụng qua quảng cáo trên các phƣơng tiện truyền thông nhƣ: Trên các kênh của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác.
+ Phƣơng pháp thu hút các ứng viên thông qua các Trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. Đây là phƣơng pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nƣớc ta nhất là đối với các DN hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách về QLNNL, các
trung tâm này thƣờng đƣợc đặt trong các trƣờng đại học, cao đẳng trung học chuyên nghiệp và các tổ chức quần chúng cũng nhƣ các cơ quan quản lý lao động ở Trung ƣơng và địa phƣơng.
+ Phƣơng pháp thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Đây là phƣơng pháp mới đang đƣợc nhiều các tổ chức áp dụng. Phƣơng pháp thu hút này cho phép các ứng viên đƣợc tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn. Cùng một thời điểm các ứng viên và các nhà tuyển dụng sẽ nhận đƣợc nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác đáng hơn để đi tới những quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng.
+ Phƣơng pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trƣờng đại học, cao đẳng, dạy nghề.
* Quá trình tuyển dụng
Các hoạt động tuyển dụng chịu tác động của nhiều yếu tố. Bao gồm:
- Các yêu tố thuộc về tổ chức
+ Uy tín của công ty.
+ Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội.
+ Các quan hệ với công đoàn, các chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động.
+ Chi phí
- Các yếu tố thuộc về môi trường
+ Các điều kiện về thị trƣờng lao động (cung, cầu lao động).
+ Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác.
+ Các xu hƣớng kinh tế.
+ Thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định.
*Lập kế hoạch tuyển dụng
Trong hoạt động tuyển dụng, một tổ chức cần xác định xem cần tuyển mộ bao nhiêu ngƣời cho từng vị trí cần tuyển. DN cần tuyển mộ đƣợc số ngƣời nộp đơn nhiều hơn số ngƣời họ cần thuê mƣớn. Các tỷ lệ sàng lọc giúp cho các tổ chức quyết định đƣợc bao nhiêu ngƣời cần tuyển dụng cho từng vị trí cần tuyển. Các tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số lƣợng các ứng viên còn lại ở từng bƣớc trong quá
trình tuyển chọn và số ngƣời sẽ đƣợc chấp nhận vào bƣớc tiếp theo Trong kế hoạch tuyển dụng, chúng ta phải xác định đƣợc các tỷ lệ sàng lọc chính xác và hợp lý.
* Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng
Để tuyển dụng đƣợc đủ số lƣợng và chất lƣợng ngƣời lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu ngƣời, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí công việc nào nên lấy ngƣời từ bên trong tổ chức và vị trí nào nên lấy ngƣời từ bên ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phƣơng pháp tuyển dụng phù hợp. Tuyển dụng từ bên ngoài hay đề bạt ngƣời lao động từ vị trí công việc thấp hơn lên vị trí công việc cao hơn là một vấn đề phải xem xét kỹ vì các lý do sau:
Nguồn nhân lực bên trong DN
Bao gồm những ngƣời đang làm việc cho tổ chức đó. Đối với những ngƣời đang làm việc trong tổ chức, khi ta tuyển mộ những ngƣời này vào làm tại các vị trí cao hơn vị trí mà họ đang đảm nhận là ta đã tạo ra đƣợc động cơ tết cho tất cả những ngƣời làm việc trong tổ chức. Vì khi họ biết sẽ có cơ hội đƣợc đề bạt họ sẽ làm việc với động lực mới và họ sẽ thúc đẩy quá trình làm việc tết hơn, sẽ làm tăng sự thoả mãn đối với công việc, sẽ tăng đƣợc tình cảm, sự trung thành của mọi ngƣời đối với tổ chức.
- Ƣu điểm của nguồn tuyển dụng nội bộ là:
Đây là những ngƣời đã quen với công việc trong tổ chức, họ đã qua thử thách về lòng trung thành. Cái đƣợc lớn nhất khi đề bạt nguồn này là tiết kiệm đƣợc thời gian làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc diễn ra liên tục không bị gián đoạn, hạn chế đƣợc một cách tối đa ra các quyết định sai trong đề bạt và thuyên chuyển lao động.
- Nhƣợc điểm của nguồn này là:
Khi đề bạt những ngƣời đang làm việc trong tổ chức chúng ta phải đề phòng sự hình thành nhóm "ứng cử viên không thành công"(đây là những ngƣời không đƣợc bổ nhiệm) nhóm này thƣờng có biểu hiện nhƣ không phục lãnh đạo, không hợp tác với lãnh đạo v.v. Những nhƣợc điểm này thƣờng tạo ra những xung đột về tâm lý nhƣ chia bè phái, gây mâu thuẫn nội bộ.
+ Đối với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, nếu chúng ta chỉ sử dụng nguồn trong nội bộ thì sẽ không thay đổi đƣợc chất lƣợng lao động.
+ Khi xây dựng chính sách đề bạt trong tổ chức cần phải có một chƣơng trình phát triển lâu dài với cách nhìn tổng quát hơn, toàn diện hơn và phải có quy hoạch rõ ràng.
Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài DN
Đây là những ngƣời mới đến xin việc, những ngƣời này bao gồm:. Những sinh viên đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề (Bao gồm cả những ngƣời đƣợc đào tạo trong nƣớc và ở nƣớc ngoài); Những ngƣời đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ. Những ngƣời đang làm việc tại các tổ chức khác.
- Ƣu điểm của nguồn này là:
+ Đây là những ngƣời đƣợc trang bị những kiến thức tiên tiến và có hệ thống; + Những ngƣời này thƣờng có cách nhìn mới đối với tổ chức;
+ Họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức mà không sợ những ngƣời trong tổ chức phản ứng;
- Nhƣợc điểm của nguồn này là:
+ Tuyển ngƣời ở ngoài tổ chức chúng ta sẽ phải mất thời gian để hƣớng dẫn họ làm quen, thích nghi với công việc.
+ Nếu chúng ta thƣờng xuyên tuyển ngƣời ở bên ngoài tổ chức (nhất là trong việc đề bạt, thăng chức) thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho những ngƣời trong tổ chức vì họ nghĩ rằng họ sẽ không có cơ hội đƣợc thăng tiến, và sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp khi thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
+ Nếu chúng ta tuyển dụng những ngƣời đã làm việc ở các đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý tới các điều bí mật của đối thủ cạnh tranh nếu không sẽ dễ dẫn tới vi phạm những nguyên tắc cạnh tranh. Vì xƣa nay còn tồn tại ý kiến cho rằng ngƣời lao động khi chạy sang với chủ mới thƣờng hay lộ bí mật về các thông tin kinh doanh của họ.
+ Khi tuyển nguồn từ bên ngoài tổ chức chúng ta cần chú ý tới một số rủi ro có thể xảy ra bởi vì những kỹ năng của các ứng viên này mới chỉ dừng ở dạng tiềm
năng nó chƣa đƣợc thể hiện trực tiếp ra bên ngoài do đó ngƣời đƣợc tuyển dụng sẽ không đáp ứng đƣợc ngay cho công việc. Công tác QLNNL cũng cần quyết định xem sẽ sử dựng những phƣơng pháp nào để có thể tìm đƣợc những ngƣời nộp đơn xin việc. Các trung tâm giới thiệu việc làm, các áp phích, quảng cáo trên báo chí là những phƣơng pháp hay đƣợc sử dụng nhất để thu hút ngƣời xin việc.
* Xác định đại điểm và thời gian tuyển dụng
Các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng để tuyển dụng, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển. ở nƣớc ta hiện nay thị trƣờng lao động nông nghiệp là nơi tập trung chủ yếu lao động có chất lƣợng rất thấp, do vậy khi tuyển mộ lao động phổ thông với số lƣợng lớn thì ta chú ý vào thị trƣờng này. Đối với các loại lao động cần chất lƣợng cao thì chúng ta tập trung vào các địa đại bàn khác: các đô thị, các trƣờng đại học, cao đẳng, các khu công nghiệp, khu chế xuất có yếu tố vốn nƣớc ngoài.
Khi các địa chỉ tuyển dụng đã đƣợc khẳng định thì vấn đề tiếp theo của các DN là xác định thời gian và thời điểm tuyển dụng. Để xác định thời gian và thời điểm trong chiến lƣợc tuyển dụng ta cần lập kế hoạch cho thời gian trƣớc mắt và lâu dài (< 1 năm, 3 năm, 5 năm). Kế hoạch thời gian tuyển mộ phải căn cứ vào mục tiêu của các tổ chức đã xây dựng tƣơng ứng (qui mô kinh doanh, tốc độ tăng trƣởng, tính chất công nghệ).
Hình 1.1. Sơ đồ Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty tài chính cổ phần Điện lực
(Nguồn tác giả tự tổng hợp) 1.2.2.3. Đào tạo và phát triển NNL
Đào tạo NNL là quá trình trang bị một cách có hệ thống những kiến thức theo chƣơng trình có mục tiêu nhất định, nhằm hình thành và phát triển các tri thức, kỹ năng lao động nghề nghiệp cho các cá nhân trong tổ chức.
Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Phỏng vấn sơ bộ
Kiểm tra, trắc nghiệm
Phỏng vấn lần hai
Xác minh, điều tra
Khám sức khoẻ Ra quyết định tuyển dụng Bố trí công việc Ứng viên bị loại
Phát triển NNL gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho công nhân viên theo kịp với cơ cấu tổ chức và kinh doanh khi nó thay đổi và phát triển. Quá trình đào tạo đại học cung cấp cho các nhà quản trị những kiến thức mới là một loại điển hình của phát triển.
* Mục đích của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Giúp cập nhật các kĩ năng, kỹ xảo làm việc, kiến thức mới cho công nhân viên, giúp họ có thể tự mình nâng cao trình độ tay nghề, năng lực công tác, qua đó hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, nhạy bén trƣớc công việc mới.
Tăng hiệu quả quản lý nhờ áp dụng các phƣơng pháp, phƣơng tiện quản lý