Chƣơng 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi đầu tƣ phát triển
3.2.2. Kiểm soát thanh toán vốn chuẩn bị đầu tư
Ngoài tài liệu hồ sơ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án và tài liệu bổ sung hàng năm cho cả dự án, chủ đầu tƣ gửi đến KBNN các tài liệu của từng lần thanh toán.
- Cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu do Chủ đầu tƣ gửi đến và thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lô gích về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu.
Trƣờng hợp phải lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu phải kiểm tra, đối chiếu giữa hợp đồng với Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền đảm bảo tính phù hợp, logic về thời gian, về hình thức hợp đồng (trọn gói, theo đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, đơn giá kết hợp), giá trị hợp đồng, tên nhà thầu đƣợc lựa chọn.
Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, cán bộ kiểm soát chi lập 02 liên phiếu giao nhận hồ sơ với Chủ đầu tƣ (theo mẫu số 01/KSC kèm theo), có chữ ký của cán bộ kiểm soát chi và Chủ đầu tƣ; lƣu 01 liên, gửi lại cho Chủ đầu tƣ 01 liên phiếu giao nhận để cùng theo dõi, phối hợp thực hiện.
Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chƣa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì cán bộ thanh toán dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) và báo cáo trƣởng phòng Thanh toán VĐT ký gửi chủ đầu tƣ đề nghị chủ đầu tƣ bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu, hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chƣa hợp pháp, chƣa hợp lệ.
Đối với hồ sơ mở tài khoản, cán bộ thanh toán photo thêm 01 bản để lƣu hồ sơ dự án và chuyển cho phòng Kế toán KBNN tỉnh, thành phố; bộ phận Kế toán KBNN quận, tỉnh, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là phòng Kế toán) để làm thủ tục mở tài khoản cho chủ đầu tƣ.
Với khoản tạm ứng:
Đối tƣợng tạm ứng, mức vốn tạm ứng, thu hồi và thời điểm thu hồi tạm ứng đƣợc thực hiện theo quy định tại điều 8, Thông tƣ 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tƣ sử dụng nguồn vốn Ngân sách Nhà nƣớc
Ngoài các tài liệu gửi một lần, khi tạm ứng vốn, chủ đầu tƣ còn gửi đến KBNN các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ; - Giấy rút vốn đầu tƣ;
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (trừ những trƣờng hợp không yêu cầu bảo lãnh tạm ứng theo điểm b mục 4 Điều 8 phần II tại Thông tƣ số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tƣ sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc); chủ đầu tƣ gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tƣ
4 3 8 9
5 2 7 10
1 6
12 11
Hình 3.2: Quy trình và thời gian kiểm soát tạm ứng vốn.
(Nguồn: KBNN Ninh Bình) Mô tả sơ đồ:
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục tạm ứng vốn. Trình tự kiểm soát tạm ứng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: (1,2, theo sơ đồ) Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị
tạm ứng của chủ đầu tƣ thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận tạm ứng, tên, tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ, đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình Trƣởng phòng Kiểm soát chi toàn bộ hồ sơ thanh toán và tờ trình lãnh đạo để ký trình Lãnh đạo KBNN
Chủ đầu tƣ Cán bộ KSC Trƣởng phòng KSC Kế toán viên Kế toán trƣởng Lãnh đạo phụ trách Kế toán Lãnh đạo phụ trách KSC
phụ trách.
Trƣờng hợp số vốn chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả chấp nhận tạm ứng.
Bƣớc 2: (3 theo sơ đồ): Trƣởng phòng Kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, ký
tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trƣờng hợp Trƣởng phòng Kiểm soát chi chấp nhận tạm ứng số vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm soát chi trình, Trƣởng phòng Kiểm soát chi ghi lại số vốn chấp nhận tạm ứng trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) trình lãnh đạo KBNN ký gửi Chủ đầu tƣ.
Bƣớc 3: (4,5 theo sơ đồ): Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu
tƣ xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng Kiểm soát chi và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ tạm ứng thì phòng Kiểm soát chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận tạm ứng của phòng Kiểm soát chi thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 03/KSC) và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận tạm ứng.
(Thời gian thực hiện các bƣớc 1, 2, 3 là 02 ngày làm việc).
Bƣớc 4: (6 theo sơ đồ): Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng
Bƣớc 5: (7,8 theo sơ đồ): Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ
ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình Kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy, sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ .
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN để xử lý.
Bƣớc 6: (9,10,11 theo sơ đồ): Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem
xét, ký duyệt Giấy rút vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng. Đối với những khoản thanh toán có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh toán điện tử thì phòng Kế toán trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy.
Phòng Kế toán lƣu 01 liên Giấy rút vốn đầu tƣ, hồ sơ còn lại chuyển lại phòng Kiểm soát chi để lƣu hồ sơ và trả chủ đầu tƣ.
Trƣờng hợp chủ đầu tƣ lĩnh tiền mặt thì phòng Kế toán chuyển các liên Giấy rút vốn đầu tƣ kiêm lĩnh tiền mặt sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị thụ hƣởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN.
Thời gian thực hiện các bƣớc 4, 5, 6 là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc chứng từ do phòng Kiểm soát chi chuyển đến.
Với các khoản Thanh toán khối lƣợng chuẩn bị đầu tƣ hoàn thành:
Ngoài tài liệu gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án, chủ đầu tƣ phải gửi đến KBNN các tài liệu sau:
- Biên bản nghiệm thu khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng kèm theo Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu;
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ;
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có); - Giấy rút vốn đầu tƣ.
Khi có khối lƣợng phát sinh ngoài hợp đồng, ngoài các tài liệu trên và dự toán bổ sung, phụ lục bổ sung hợp đồng, chủ đầu tƣ còn gửi đến KBNN:
Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.