Sử dụng Hệ thống tài khoản theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 và có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2015 theo đúng quy định cùa pháp luật, phù hợp với quy định hiện hành. Các tài khoản sử dụng thống nhất trong nhiều kỳ kế toán, tuân thủ đúng nguyên tắc nhất quán theo VAS 01- Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam là công ty gia công các sản phẩm may mặc, nên các tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu là các tài khoản loại 6. Bên cạnh đó, do công ty không có kho nên không sử dụng các tài khoản 15x… để theo dõi nguyên, phụ liệu. Điều này giúp kế toán giảm bớt các tài khoản cần phải hạch toán. Bên cạnh đó tiết kiệm đƣợc nguồn nhân lực ở bộ phận kho.
Hệ thống tài khoản kế toán có sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết cấp 2; cấp 3; thậm chí là cấp 4 chi tiết giúp kế toán dễ dàng quản lý, ghi chép các chi tiết, chính xác so với thực tế.
Sự phân chia tài khoản kế toán chi tiết của bộ phận Kế toán là phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam.
Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của các giao dịch bằng ngoại tệ hoàn toàn tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán do Nhà nƣớc ban hành và đã đƣợc chi tiết cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó cho phép Ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc những số liệu cụ thể, chi tiết của Tiền gửi Ngân hàng, từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý.
3.5.2 Nhƣợc điểm
Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam sử dụng chi tiết, sử dụng đến cấp 3 là cấp cao nhất ví dụ nhƣ tài khoản 62771 – Chi phí hàng nhập và tài khoản 64171 – Chi phí hàng xuất, tuy giúp ghi nhận các tài khoản chi tiết và chính xác hơn nhƣng sẽ khó sử dụng hơn trong việc phải nhớ chi tiết. Gây mất thời gian để kế toán có thể làm quen và ghi nhớ để hạch toán chính xác.
Kế toán thuế sử dụng không đúng tài khoản Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Theo Hệ thống tài khoản kế toán của Thông tƣ 200/2014/TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 22/12/2014 quy định đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu, kế toán phải sử dụng
tài khoản 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu để hạch toán, tuy nhiên kế toán tại Công ty sử dụng tài khoản 3338 – Các loại thuế khác để hạch toán.
Các loại tài khoản loại 15X ít đƣợc sử dụng trong công ty do công ty không có bộ phận kho, toàn bộ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,…nhập từ đối tác nƣớc ngoài đều đƣợc đƣa vào bộ phận sản xuất. Khó có thể kiểm soát số lƣợng tồn của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,…trong quá trình sản xuất để có thể cân đối hoặc nhập thêm khi thiếu. Làm mất thời gian nếu bộ phận sản xuất trong quá trình sản xuất cần mua thêm.
Công ty không có tài khoản 113 - Tiền đang chuyển. Do địa bàn hoạt động của Công ty không chỉ giới hạn trong nƣớc mà còn cả ở nƣớc ngoài, nên việc thanh toán gặp nhiều khó khăn do điều kiện địa lý. Đôi khi thủ tục thanh toán đã đƣợc thực hiện nhƣng công ty vẫn chƣa nhận đƣợc lệnh chuyển có hay bản sao kê của Ngân hàng. Điều này gây ảnh hƣởng đến việc theo dõi và phản ánh đúng trách nhiệm quản lý vốn.
3.5.3 Kiến nghị
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng có thể mở các chi tiết bằng chữ, để giúp kế toán viên dễ sử cũng nhƣ ghi nhớ trong quá trình sử dụng.
Một số tài khoản có thể không cần đến tài khoản chi tiết, ví dụ nhƣ tài khoản 1312 – Phải thu khách hàng nƣớc ngoài. Vì đa số các khách hàng của Công ty đều là khách hành nƣớc ngoài nên kế toán chỉ cần sử dụng tài khoản cấp 1 để hạch toán.
Mở chi tiết tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TGHĐ) đến tài khoản cấp 2 4131 – Chênh lệch TGHĐ đánh giá lại cuối năm tài chính để không bị nhầm lẫn với tài khoản 4132 – Chênh lệch TGHĐ trong giai đoạn đầu tƣ xây dựng cơ bản. Vì kế toán tại Công ty chỉ đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ một lần vào cuối năm tài chính.
Bộ phận sản xuất cần thông báo số lƣợng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ định kỳ, thƣờng xuyên để kế toán viên nắm đƣợc và có biện pháp xử lý khi cần thiết. Cần mở các tài khoản kế toán phụ để theo dõi những vấn đề này.
Nên sắp xếp hệ thống tài khoản, cần thanh giản các tài khoản không cần thiết để hệ thống logic, hợp lý cũng nhƣ “nhẹ nhàng” cho hệ thống tài khoản hơn.
Nên mở thêm Tài khoản 133 - tiền đang chuyển để phản ánh kịp thời các phát sinh, giúp dễ dàng quản lý và sử dụng vốn hiệu quả.
3.6 Về phƣơng pháp hạch toán 3.6.1 Ƣu điểm
Công ty hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung, Sổ cái chi tiết (áp dụng theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC) và theo dõi số liệu thông qua Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 do Công ty TNHH Kiểm toán Tƣ vấn Độc lập cung cấp.
Hạch toán các nghiệp kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác nhƣ trên thực tế. Có đầy đủ chứng từ, giấy tờ liên quan kèm theo khi đã hạch toán. Sau khi đƣợc hạch toán, các giấy tờ, chứng từ đó đƣợc đánh dấu để tránh nhầm lẫn giữa trƣớc và sau khi hạch toán, tránh thiếu sót.
Phƣơng pháp hạch toán khoa học, sử dụng Hệ chƣơng trình Kế toán Trí Tuệ nên đƣợc lƣu đầy đủ, chính xác và có thể lƣu trữ, tìm kiếm lại các nghiệp vụ dễ dàng.
Mỗi ngƣời kế toán có những phần công việc riêng, sẽ theo dõi đƣợc chi tiết, đầy đủ các nghiệp vụ và hạch toán.
3.6.2 Nhƣợc điểm
Có nhiều nghiệp vụ kinh tế có phát sinh trong thực tế, tuy nhiên lại không đƣợc hạch toán do không phù hợp với các quy định của cơ quan Thuế cũng nhƣ Bộ Tài chính, nên bị loại bỏ.
Do sử dụng hoàn toàn công nghệ thông tin để hạch toán, nếu hệ thống máy tính bị trục trặc, khắc phục không kịp thời thì sẽ làm ảnh hƣởng đến ngày hạch toán, gây thiếu sót, nhầm lẫn.
Có thể trong một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, liên quan đến nhiều nhân sự kế toán khác nhau, bộ chứng từ phải coppy ra thành nhiều bản rất phức tạp và khó quản lý, lƣu giữ chứng từ. (Ví dụ nhƣ nghiệp vụ mua hàng, trả tiền ngƣời bán một phần, ghi nợ ngƣời bán một phần, ở đây kế toán công nợ và kế toán mua hàng đồng thời phải theo dõi, lƣu trữ giấy tờ, chứng từ của 1 nghiệp vụ nhƣng là 2 bộ khác biệt).
Khách hàng của Công ty đều là khách hàng nƣớc ngoài, nên khi đặt gia công sản phẩm, họ đều không thanh toán ngay mà chỉ trả ngay khi nhận đƣợc hàng. Điều đó làm tăng các khoản nợ của khách hàng tại Công ty. Tuy nhiên, kế toán công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do không thu hồi đƣợc nợ, khách hàng làm ăn thua lỗ…gây ảnh hƣởng không nhỏ đến việc thu hồi vốn của Công ty.
Khi kế toán lập phiếu kế toán thƣờng xuyên bỏ trống mục ghi Chứng từ gốc kèm theo – một khoản mục rất quan trọng trong việc lập phiếu, cụ thể là Phiếu kế toán số 3768 ngày 28/12/2017, Phiếu kế toán số 2048 ngày 29/12/2017, Phiếu chi số 1277 ngày 30/12/2017, Phiếu chi số 1275 ngày 30/12/2017. Điều này gây khó khăn nhiều cho việc đối chiếu chứng từ gốc, đặc biệt là trong tình huống thất lạc chứng từ.
3.6.3 Kiến nghị
Chứng từ, giấy tờ kế toán nên đƣợc scan/chụp hình lại và đính kèm trong phần hạch toán để dễ dàng quản lý, kiểm tra giấy tờ. (Có thể đề nghị với công ty cung cấp phần mềm thêm chức năng này vào).
Cần có sổ phụ để hạch toán thủ công tạm tránh quên, nhầm lẫn khi xảy ra sự cố với hệ thống Công nghê thông tin (Ví dụ: Trong lúc mất điện; Hệ thống cập nhật, nâng cấp, sửa chữa,...).
Hạch toán ngay khi đầy đủ chứng từ, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các nghiệp vụ phát sinh bị loại bỏ không đƣợc ghi chép thì cần lƣu ý, hạn chế trong các nghiệp vụ sắp tới. Cần kiểm tra hóa đơn, chứng từ phù hợp để tránh các trƣờng hợp trên thực tế có phát sinh nhƣng lại không đƣợc hạch toán.
Kiểm tra hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh thƣờng xuyên để dễ kiểm soát các sai sót cũng nhƣ quản lý.
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi giúp cho công ty giảm thiệt hại trong trƣờng hợp khách hàng không trả tiền hoặc các rủi ro khác xảy ra. Mở tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản.
3.7 Về hệ thống sổ kế toán 3.7.1 Ƣu điểm
Công ty áp dụng hệ thống sổ sách theo hình thức kế toán Nhật ký chung và Sổ cái chi tiết theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 là đúng và phù hợp với quy định, pháp luật hiện hành.
Công ty theo dõi số liệu thông qua Hệ chƣơng trình Kế toán Trí Tuệ 4.3 do Công ty TNHH Kiểm toán Tƣ vấn Độc lập cung cấp. Qua đây Công ty Kiểm toán dễ dàng kiểm toán do hệ thống phù hợp với mục đích và yêu cầu riêng của họ, làm cho thời gian kiểm toán rút ngắn và kết quả chính xác hơn.
Hệ thống sổ kế toán của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam đƣợc tổ chức khoa học nhằm giúp tiết kiệm thời gian cũng nhƣ chi phí. Sổ sách kế toán đƣợc xây dựng bám sát theo hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng.
Vì Công ty có nhiều giao dịch với Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng VN (Vietcombank) nên Công ty luôn cố gắng để liên kết chặt chẽ và có quan hệ tốt với Ngân hàng. Tập hợp theo dõi đầy đủ các chứng từ và đối chiếu với Ngân hàng. Công ty cũng mở sổ theo dõi chi tiết tình hình biến động về tiền gửi Ngân hàng khiến cho việc kiểm tra đối chiếu và quản lý dễ dàng, chặt chẽ hơn.
Đối với các khoản mục có gốc ngoại tệ, khi ghi sổ, kế toán đều theo dõi cả nguyên tệ và tiền Việt Nam.
Công ty xây dựng sổ theo dõi chi tiết các máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ cũng nhƣ tài sản cố định nhằm bám sát thực tế và quản lý chặt chẽ, trích khấu hao phù hợp. Có mở thêm các sổ theo dõi nguyên phụ liệu để tiện cho việc quản lý, phân bổ nguyên phụ liệu vào sản xuất cho phù hợp.
Phần mềm kế toán sử dụng là Hệ chƣơng trình Kế toán Trí Tuệ do Công ty TNHH Kiểm toán Tƣ vấn Độc lập cung cấp. Đây là phần mềm chung, không dành riêng cho Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam nên có thể gặp một số bất cập, do công ty chuyên gia công các sản phẩm may mặc, từ đó sẽ có những đặc thù riêng.
Cũng nhƣ việc hạch toán, có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các nhân sự kế toán khác nhau nên gây chồng chéo trong việc ghi chép trong sổ sách. Nếu không kiểm tra kỹ có thể trùng lặp hoặc thiếu sót các nghiệp vụ.
Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 hỗ trợ nhiều cho việc hạch toán các nghiệp vụ, tuy nhiên lại không hỗ trợ việc lập các sổ kế toán, nên kế toán phải sử dụng excel để lập. Điều này làm mất nhiều thời gian, dễ sai lệch trong công thức tính toán, dẫn đến kết quả sai và báo cáo không chính xác, gây khó khăn trong việc quản lý, lƣu trữ và kiểm tra các sổ sách này.
3.7.3 Kiến nghị
Nếu có thể thì nên đặt để thiết kế riêng phần mềm kế toán cho công ty, để phù hợp với đặc thù là công ty sản xuất may mặc cũng nhƣ tình hình thực tế tại công ty TNHH Yu Chung Việt Nam.
Cần xây dựng, hệ thống hóa các sổ chi tiết các tài khoản khoa học, thanh giản để gọn nhẹ giúp dễ dàng lƣu trữ cũng nhƣ quản lý. Khi lƣu trữ cần cẩn thận, sắp xếp theo năm kế toán cũng nhƣ phân loại sổ sách, nhằm giúp dễ dàng trong việc quản lý cũng nhƣ tìm kiếm.
Kiểm tra các sổ sách thƣờng xuyên để dễ quản lý, phát hiện sai sót. Tránh trƣờng hợp để lâu, gặp khó trong quá trình kiểm tra cũng nhƣ đối đối chiếu, làm lãng phí thời gian không cần thiết.
3.8 Về trình bày thông tin các giao dịch bằng ngoại tệ trên Báo cáo tài chính 3.8.1 Ƣu điểm 3.8.1 Ƣu điểm
Các số liệu trên BCTC đƣợc trình bày một cách trung thực, hợp lý và rõ ràng, phù hợp với chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán Việt Nam hiện hành và các quy định pháp lý có liên quan.
BCTC năm 2017 đã lập và đã đƣợc Công ty TNHH Kiểm toán Tƣ vấn Độc lập tiến hành kiểm toán và cho ý kiến: “Báo cáo tài chính đã phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu tình hình tài chính của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam tại ngày 31 tháng 12 năm 2017.”
3.8.2 Nhƣợc điểm
Điều 30 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 20/11/2015, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 cho rằng: Báo cáo tài chính gồm có: Báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và thuyết minh Báo cáo tài chính.
Tuy nhiên, kế toán vẫn giữ tên các báo cáo trong Báo cáo tài chính theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014, là bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và thuyết minh Báo cáo tài chính.
Kế toán không trình bày thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính. Điều này gây khó khăn cho ngƣời đọc Báo cáo tài chính của Công ty, vì không hiểu rõ nguồn gốc của các số liệu này.
3.8.3 Kiến nghị
Kế toán nên đổi tên các báo cáo trong Báo cáo tài chính đúng quy định hiện hành. Trình bày thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
3.9 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán các giao dịch bằng ngoại tệ tại Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam ty TNHH Yu Chung Việt Nam
Để hoàn thiện hơn kế toán các giao dịch bằng ngoại tệ, trên cơ sở thực tiễn tại công ty cùng với những kiến thức đã học, em xin đƣa ra một số kiến nghị nhƣ sau:
3.9.1 Xây dựng một quy trình quản lý và kiểm soát công tác xuất, nhập khẩu
- Những nguyên, phụ liệu tạm nhập ở công ty không chịu thuế nhập khẩu, nên kế toán có thể mở tài khoản 158 – “Hàng hoá kho bảo thuế” để tiện cho việc quản lý và
tránh tình trạng không kiểm soát đƣợc việc tồn kho, bị hƣ hại hay mất nguyên, phụ liệu. Thông tƣ 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 cho thấy: Tài khoản 158 – Hàng hoá kho bảo thuế dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có của hàng hoá đƣa vào Kho bảo thuế. Kho bảo thuế chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài phục vụ cho sản xuất hàng xuất