Mô tả quy trình cho sơ đồ 2.6:
Bƣớc 1: Khi có khách hàng đặt gia công sản phẩm của công ty, phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận đơn đặt gia công.
Bƣớc 2: Hai bên cùng thỏa thuận và thống nhất giá cả phù hợp. Bên mua sẽ gửi đơn đặt gia công cho công ty thể hiện rõ số lƣợng sản phẩm, mã sản phẩm, quy cách sản phẩm. Đồng thời gửi nguyên phụ liệu cho công ty để gia công sản phẩm.
Bƣớc 3:
- Sau khi đã nhận đƣợc đơn đặt gia công của đơn vị mua và nguyên phụ liệu kèm theo, phòng xuất nhập khẩu tạm nhập nguyên phụ liệu, giao cho phòng kỹ thuật sản xuất và nhận các chứng từ nhƣ: Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, hợp đồng ngoại (Contract), hoá đơn bên bán (Invoice), các hoá đơn GTGT liên quan đến hoạt động nhập khẩu,… giao cho phòng kế toán.
- Phòng kỹ thuật sản xuất tiến hành thiết kế theo mẫu của khách hàng, và phân công cho các bộ phân sản xuất bao gồm: bộ phận cắt, bộ phận may, bộ phận KCS, bộ phận hoàn thành để gia công theo mẫu.
- Sau khi gia công hoàn thành phòng kỹ thuật sản xuất lập phiếu xuất kho, biên bản bàn giao và chuyển cho phòng xuất nhập khẩu, phòng xuất nhập khẩu tiến hành xuất khẩu sản phẩm và bàn giao các giấy tờ liên quan nhƣ tờ khai hàng hoá xuất khẩu, phiếu đóng gói hàng hoá (Packing list), hoá đơn thƣơng mại (Invoice commercial), bảng kê chi tiết hàng hoá xuất khẩu. Đồng thời phòng xuất nhập khẩu nhận hoá đơn GTGT các phí xuất khẩu do hải quan cung cấp và chuyển cho bộ phận kế toán.
Bƣớc 4: Khánh hàng nhận đƣợc sản phẩm gia công và kiểm tra sản phẩm. Khi khách hàng chƣa thanh toán kế toán công nợ căn cứ vào chứng từ do phòng xuất nhập khẩu và phòng sản xuất cung cấp để cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán sau đó ghi vào sổ cái, sổ công nợ để theo dõi và lƣu trữ các chứng từ liên quan.
Bƣớc 5: Hàng ngày kế toán công nợ kiểm tra công nợ khách hàng và tiến hành bù trừ công nợ.
Quy trình kế toán xuất, nhập khẩu:
Sơ đồ 2.6: Quy trình tạm nhập nguyên phụ liệu để gia công, xuất thành phẩm cho đối tác nƣớc ngoài và nợ phải thu.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp).
2.2.3.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh
1) Ngày 30/12/2017 lập phiếu chi số 1277 trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 ở phân hệ kế toán Vốn bằng tiền để chi trả phí hàng nhập Bill FCSSE 117120385C theo hoá đơn GTGT số 7860 ngày 26/12/2017.
Nợ TK 62771 6.213.000 đồng Nợ TK 1331 621.300 đồng Có TK 1111 6.824.300 đồng
- Phiếu chi số 1277, ngày 30/12/2017. [Phụ lục 1.5.1]
- Hoá đơn GTGT số 7860 của Công ty TNHH MTV DV giao nhận Kornet, ngày 26/12/2017 (Mẫu số 01GKKT3/002). [Phụ lục 1.5.2]
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1111, TK 1331, TK 62771.
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
- Sổ cái TK 1111: Sổ cái TK Tiền mặt (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.1] - Sổ cái TK1331: Sổ cái TK thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.7]
- Sổ cái TK 62771: Sổ cái TK chi phí hàng nhập (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.12]
Mẫu sổ cái tài khoản 62771 – TK Chi phí hàng nhập của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam:
Hình 2.4: Sổ cái TK 62771 – TK Chi phí hàng nhập.
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
3) Ngày 30/12/2017 lập phiếu chi số 1275 trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 ở phân hệ kế toán Vốn bằng tiền để chi trả phí hàng xuất TKHQ301682975000- 27.12.17 theo hoá đơn GTGT số 269 ngày 29/12/2017, tờ khai hàng hoá xuất khẩu (thông báo kết quả phân luồng) số 301682975000 ngày 27/12/2017, tờ khai hàng hoá xuất khẩu ( thông quan) số 301681152860 ngày 26/12/2017.
Nợ TK 64171 11.395.245 đồng Nợ TK 1331 1.139.525 đồng Có TK 1111 12.534.770 đồng
Chứng từ kế toán sử dụng: [Phụ lục 1.6]
- Phiếu chi số 1275, ngày 30/12/2017. [Phụ lục 1.6.1]
- Hoá đơn GTGT số 269 của Công ty TNHH KCC Global Logistics, ngày 29/12/2017 (Mẫu số 01GTKT3/001). [Phụ lục 1.6.2]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu (Thông báo kết quả phân luồng) số 301682975000, ngày 27/12/2017. [Phụ lục 1.6.3]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171225-YJ-NYCAL-2, ngày 25/12/2017. [Phụ lục 1.6.4]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu (Thông quan) số 301681152860, ngày 26/12/2017. [Phụ lục 1.6.5]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171225-YJ-NYCAL-1, ngày 25/12/2017. [Phụ lục 1.6.6]
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1111, TK 1331, TK 64171.
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
- Sổ cái TK 1111: Sổ cái TK Tiền mặt (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.1] - Sổ cái TK1331: Sổ cái TK thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.7]
- Sổ cái TK 64171: Sổ cái TK chi phí hàng xuất (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.13]
Mẫu sổ cái tài khoản 6417 – TK Chi phí dịch vụ mua ngoài của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam:
Hình 2.5: Sổ cái TK 6417 – TK Chi phí dịch vụ mua ngoài.
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
4) Ngày 11/08/2017 lập phiếu chi số 0817 trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 ở phân hệ kế toán Vốn bằng tiền để nộp tiền thuế nhập khẩu sau thông quan theo Quyết định 150 ngày 11/08/2017 và tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu sau thông quan theo Quyết định 150 ngày 11/08/2017.
Nợ TK 3333 130.647.770 đồng Nợ TK 3338 121.937.919 đồng Có TK 1111 252.585.689 đồng
Chứng từ kế toán sử dụng: [Phụ lục 1.7]
- Phiếu chi số 0817, ngày 11/08/2017. [Phụ lục 1.7.1] Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1111, TK 3333, TK 3338
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
- Sổ cái TK 1111: Sổ cái TK Tiền mặt (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.1] - Sổ cái TK 3333: Sổ cái TK Thuế xuất nhập khẩu (Mẫu số S033b-DN).[Phụ lục 2.2.8]
- Sổ cái TK 3338: Sổ cái TK Các loại thuế khác (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.9]