2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán
Bộ máy tổ chức phòng kế toán của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty.
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong Phòng kế toán:
- Kế toán trƣởng: là ngƣời đƣợc bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán của công ty và là ngƣời phụ trách, chỉ đạo chung, tham mƣu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lƣợc tài chính. Kế toán trƣởng là ngƣời hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh
KẾ TOÁN TRƢỞNG
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, KẾ TOÁN THUẾ
KẾ TOÁN TỔNG HỢP, KẾ TOÁN CÔNG NỢ, KẾ TOÁN
THANH TOÁN, KẾ TOÁN LƢƠNG
THỦ QUỸ
những công việc mà các kế toán viên đã làm, sao cho đúng với các văn bản, quyết định đã đƣợc ban hành.
- Kế toán tổng hợp: hỗ trợ kế toán trƣởng, có trách nhiệm hƣớng dẫn việc chấp hành các chế độ, thể lệ về kế toán tài chính cho các nhân viên có liên quan. Đồng thời làm nhiệm vụ của một kế toán tổng hợp: tập hợp chi phí theo số liệu phát sinh, tổ chức ghi chép, tổng hợp số liệu nhập xuất, tiêu thụ, theo dõi các loại vốn, các quỹ của công ty, theo dõi các khoản thuế nhƣ thuế GTGT, thuế TNDN,…xác định lãi lỗ, lập báo cáo tài chính.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý, thu, chi tiền mặt phục vụ cho hoạt động hàng ngày của công ty. Hàng ngày kiểm kê số tồn quỹ thực tế, báo cáo với kế toán trƣởng và đối chiếu với kế toán thanh toán. Cập nhật và lƣu trữ các chứng từ và sổ sách có liên quan.
- Kế toán công nợ: là ngƣời quản lý, theo dõi công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp. Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi các khoản nợ.
- Kế toán thanh toán: là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tƣợng bên trong và bên ngoài công ty.
- Kế toán tài sản cố định: tham gia kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nƣớc, lập các báo cáo về TSCĐ của công ty, kế toán tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và sử dụng TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ.
- Kế toán thuế: là ngƣời chuyên phụ trách về các vấn đề liên quan về thuế trong công ty. Đảm bảo công ty tuân thủ pháp luật và đóng thuế đúng quy định.
- Kế toán tiền lƣơng: là ngƣời chuyên phụ trách về việc tính và trích các khoản theo lƣơng dựa vào các yếu tố nhƣ: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán… nhận đƣợc từ phòng nhân sự để lập bảng tính, thanh toán lƣơng và bảo hiểm xã hội cho ngƣời lao động.
- Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND).
- Chế độ kế toán: Công ty thực hiện công tác kế toán theo Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính và các Thông tƣ hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung có liên quan.
- Công ty áp dụng hệ thống sổ sách theo hình thức kế toán Nhật ký chung và Sổ cái chi tiết (áp dụng theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC) và theo dõi số liệu thông qua Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 do Công ty TNHH Kiểm toán Tƣ vấn Độc lập cung cấp.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán tại Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam.
Giải thích ký hiệu:
: Nhập số liệu hàng ngày. : In sổ, báo cáo cuối năm.
- Cơ sở lập Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính của Công ty đƣợc soạn lập theo các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán Việt Nam và các quy định pháp lí có liên quan.
- Các loại tỷ giá áp dụng trong kế toán: Ngân hàng thƣơng mại mà Công ty lựa chọn tỷ giá để áp dụng trong kế toán là Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng Việt Nam (Vietcombank).
Chứng từ kế toán
Nhật ký chung
Sổ cái chi tiết Báo cáo tài
chính Phần mềm kế toán Máy vi tính Chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh
- Tỷ giá áp dụng khi ghi nhận và đánh giá lại tài sản:
+ Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ là Tỷ giá mua ngoại tệ của chính ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
+ Công ty đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu là Tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
+ Tỷ giá áp dụng khi ghi nhận và đánh giá lại nợ phải trả: Công ty đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp thƣờng xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tƣơng đƣơng tiền: Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn. Các khoản tƣơng đƣơng tiền là các khoản đầu tƣ ngắn hạn có tính thanh khoản cao, có thể dễ dàng chuyển đổi thành một lƣợng tiền xác định, không có nhiều rủi ro về thay đổi giá trị và đƣợc sử dụng cho mục đích đáp ứng các cam kết chi tiền ngắn hạn hơn là cho mục đích đầu tƣ hay là các mục đích khác.
- Nguyên tắc kế toán nợ phải thu:
+ Các khoản phải thu đƣợc trình bày trên Báo cáo tài chính theo giá trị ghi sổ Các khoản phải thu từ khách hàng và phải thu khác sau khi cấn trừ Các khoản dự phòng đƣợc lập cho Các khoản phải thu khó đòi.
+ Dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị của các khoản phải thu mà Công ty dự kiến không có khả năng thu hồi tại ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
+ Tăng hoặc giảm số dƣ tài khoản dự phòng đƣợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm.
+ Các khoản nợ phải thu đƣợc trình bày theo giá trị ghi sổ trừ đi các khoản dự phòng phải thu khó đòi.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho đƣợc ghi nhận trên cơ sở giá gốc là giá bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
+ Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính giá trị hàng tồn kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền.
+ Công ty thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tƣ 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ tài Chính.
- Phƣơng pháp nộp thuế GTGT: Theo phƣơng pháp khấu trừ. - Phƣơng pháp tính lƣơng:
+ Quy chế trả lƣơng (theo Bản quy chế trả lƣơng, tăng thƣởng của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
+ Tiền lƣơng tháng đƣợc trả cho một tháng làm việc xác định trên cơ sở hợp đồng lao động.
+ Thời gian trả lƣơng: Vào ngày 10 của tháng. + Hình thức trả lƣơng: bằng tiền mặt và 1 lần.
- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) + Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình:
TSCĐ hữu hình đƣợc thể hiện theo nguyên giá trừ đi giá trị hao mòn lũy kế. Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình: Khấu hao TSCĐ đƣợc tính theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Thời gian khấu hao đƣợc áp dụng theo thời gian quy định tại Thông tƣ số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 04 năm 2013 của Bộ Tài Chính.
+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ vô hình:
- Chi phí xây dựng cơ bản dở dang: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang bao gồm tài sản cố định đang xây dựng và đƣợc ghi nhận theo giá gốc. Chi phí này bao gồm các chi phí về xây dựng, lắp đặt máy móc thiết bị và các chi phí trực tiếp khác. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang chỉ đƣợc tính khấu hao khi các tài sản này hoàn thành và đƣa vào sản xuất.
- Nguyên tắc ghi nhận và phân bổ chi phí trả trƣớc: Chi phí trả trƣớc bao gồm các khoản chi phí phải trả ngắn hạn hay dài hạn đƣợc trình bày trên bảng cân đối kế toán và đƣợc phân bổ trong khoản thời gian trả trƣớc của chi phí tƣơng ứng với lợi ích kinh tế đƣợc tạo ra từ các chi phí này.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải trả thƣơng mại và các khoản phải trả khác: Nợ phải trả đƣợc ghi nhận khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lƣợng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại và các khoản nợ phải trả đó phải xác định một cách đáng tin cậy.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Các khoản phải trả và trích đƣợc ghi nhận cho số tiền phải trả trong tƣơng lai liên quan đến hàng hoá và dịch vụ đã đƣợc nhận mà không phụ thuộc vào việc Công ty đã nhận đƣợc hoá đơn của nhà cung cấp hay chƣa.
- Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu: Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu đƣợc ghi nhận theo số thực góp của chủ sở hữu.
- Nguyên tắc và phƣơng pháp ghi nhận doanh thu, thu nhập khác:
Doanh thu cung cấp dịch vụ đƣợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 4 điều kiện sau:
+ Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đối chắc chắn.
+ Có khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó. + Xác định đƣợc phần công việc đã hoàn thành.
+ Xác địch đƣợc chi phí phát sinh và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận đƣợc chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác đƣợc ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 2 điều kiện sau:
+ Có khả năng thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch đó. + Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đối chắc chắn.
- Nguyên tắc kế toán giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán đƣợc ghi nhận phù hợp với doanh thu đã tiêu thụ trong kỳ.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Những chi phí này phát sinh trong kỳ đƣợc ghi nhận đầy đủ.
- Nguyên tắc và phƣơng pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại:
+ Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành đƣợc xác định trên cơ sở thu nhập chịu thuế và thuế suất thuế TNDN trong năm hiện hành. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại đƣợc xác định trên cơ sở số chênh lệch tạm thời đƣợc khấu trừ, số chênh lệch tạm thời chịu thuế và thuế suất thuế TNDN. Không bù trừ chi phí thuế TNDN hiện hành với chi phí thuế TNDN hoãn lại.
+ Việc xác định thuế thu nhập doanh nghiệp của Công ty căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế. Tuy nhiên, những quy định này thay đổi theo từng thời kỳ và việc xác định sau cùng về thuế thu nhập doanh nghiệp tuỳ thuộc vào kết quả kiểm tra của cơ quan thuế có thẩm quyền.
+ Các loại thuế khác đƣợc áp dụng theo các luật thuế hiện hành tại Việt Nam.
2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán các giao dịch bằng ngoại tệ tại Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam TNHH Yu Chung Việt Nam
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam là gia công các sản phẩm may mặc xuất khẩu. Vì vậy khách hàng của Công ty chủ yếu là các khách hàng nƣớc ngoài và hình thức thanh toán đƣợc sử dụng là Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ. Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ này, Kế toán tại công ty quy đổi sang
Bên cạnh đó, lĩnh vực kinh doanh của Công ty là gia công xuất khẩu, Công ty chỉ tạm nhập nguyên phụ liệu của khách hàng nƣớc ngoài, tiến hành gia công và xuất thành phẩm, do đó theo Điều 16 của Luật thuế xuất khẩu, nhập khẩu số 107/2016/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 06/04/2016 quy định về các trƣờng hợp đƣợc miễn thuế, Công ty không phải đóng thuế xuất, nhập khẩu. Tuy nhiên, trong quá trình tạm nhập tái xuất có nhiều sai sót nên Công ty bị truy thu và phải nộp thuế xuất, nhập khẩu.
2.2.1Kế toán các giao dịch bằng Tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ 2.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng [Phụ lục 1] 2.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng [Phụ lục 1]
- Chứng từ gốc: Hoá đơn thƣơng mại (Commercial invoice), uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giấy báo Có, giấy báo Nợ.
- Chứng từ dùng để ghi sổ: Phiếu kế toán.
Công ty mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng Việt Nam (Vietcombank).
2.2.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 1122 – “Ngoại tệ” phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu, chi bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ.
- Tài khoản 1312 – “Phải thu khách hàng nƣớc ngoài”.
- Tài khoản 413 – “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” để đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ.
- Tài khoản 5112 – “Doanh thu xuất khẩu”.
- Tài khoản 515 – “Doanh thu các hoạt động tài chính” phản ánh lãi tỷ giá hối đoái.
2.2.1.3 Sổ sách kế toán sử dụng [Phụ lục 2]- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1] - Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
2.2.1.4 Quy trình kế toán các giao dịch bằng ngoại tệ tại Công ty
Mô tả quy trình chi bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ:
Bƣớc 1: Khi có nhu cầu chi nội bộ hoặc trả tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi và chuyển cho kế toán trƣởng kí duyệt.
Bƣớc 2: Kế toán trƣởng kiểm tra lại và kí vào các chứng từ liên quan, duyệt và chuyển cho ngân hàng để chi tiền.
Bƣớc 3: Ngân hàng nhận uỷ nhiệm chi, thực hiện lệnh chi và lập giấy báo Nợ chuyển cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc giấy báo Nợ và các chứng từ liên quan, kế toán thanh toán kiểm tra các chứng từ đảm bảo tính hợp lí hợp lệ, có đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định quy chế tài chính của Công ty. Sau đó tiến hành cập nhật số liệu vào Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3, lập phiếu kế toán và chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt.
Bƣớc 5: Kế toán trƣởng kiểm tra lại và kí vào các chứng từ liên quan, duyệt và chuyển lại cho kế toán thanh toán. Sau đó kế toán thanh toán dựa vào phiếu kế toán đã ký duyệt cập nhật lại số liệu, ghi sổ tiền gửi ngân hàng và đối chiếu giảm trừ công nợ nhà cung cấp, lƣu trữ các chứng từ liên quan.
Bƣớc 6: Cuối năm, khi lập Báo cáo tài chính, Kế toán thanh toán đánh giá lại cái