- Chứng từ gốc: Hoá đơn thƣơng mại (Commercial invoice), uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giấy báo Có, giấy báo Nợ.
- Chứng từ dùng để ghi sổ: Phiếu kế toán.
Công ty mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng Việt Nam (Vietcombank).
2.2.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 1122 – “Ngoại tệ” phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu, chi bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ.
- Tài khoản 1312 – “Phải thu khách hàng nƣớc ngoài”.
- Tài khoản 413 – “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” để đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ.
- Tài khoản 5112 – “Doanh thu xuất khẩu”.
- Tài khoản 515 – “Doanh thu các hoạt động tài chính” phản ánh lãi tỷ giá hối đoái.
2.2.1.3 Sổ sách kế toán sử dụng [Phụ lục 2]- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1] - Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
2.2.1.4 Quy trình kế toán các giao dịch bằng ngoại tệ tại Công ty
Mô tả quy trình chi bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ:
Bƣớc 1: Khi có nhu cầu chi nội bộ hoặc trả tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi và chuyển cho kế toán trƣởng kí duyệt.
Bƣớc 2: Kế toán trƣởng kiểm tra lại và kí vào các chứng từ liên quan, duyệt và chuyển cho ngân hàng để chi tiền.
Bƣớc 3: Ngân hàng nhận uỷ nhiệm chi, thực hiện lệnh chi và lập giấy báo Nợ chuyển cho kế toán thanh toán.
Bƣớc 4: Sau khi nhận đƣợc giấy báo Nợ và các chứng từ liên quan, kế toán thanh toán kiểm tra các chứng từ đảm bảo tính hợp lí hợp lệ, có đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định quy chế tài chính của Công ty. Sau đó tiến hành cập nhật số liệu vào Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3, lập phiếu kế toán và chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt.
Bƣớc 5: Kế toán trƣởng kiểm tra lại và kí vào các chứng từ liên quan, duyệt và chuyển lại cho kế toán thanh toán. Sau đó kế toán thanh toán dựa vào phiếu kế toán đã ký duyệt cập nhật lại số liệu, ghi sổ tiền gửi ngân hàng và đối chiếu giảm trừ công nợ nhà cung cấp, lƣu trữ các chứng từ liên quan.
Bƣớc 6: Cuối năm, khi lập Báo cáo tài chính, Kế toán thanh toán đánh giá lại cái khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo.
Sơ đồ 2.4: Quy trình kế toán thanh toán (chi bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ).
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp).
Mô tả quy trình thu bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ:
Bƣớc 1: Ngân hàng nhận tiền từ khách hàng hoặc doanh nghiệp, sau đó lập giấy báo Có chuyển cho kế toán thanh toán tại công ty.
Bƣớc 2: Kế toán thanh toán nhận giấy báo Có, các chứng từ liên quan, kiểm tra các chứng từ đảm bảo tính hợp lí hợp lệ, có đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định quy chế tài chính của Công ty. Sau đó dựa vào giấy báo Có và các chứng từ liên quan cập nhật số liệu vào Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3, lập phiếu kế toán và chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt.
Bƣớc 3: Kế toán trƣởng kiểm tra lại và kí vào các chứng từ liên quan, duyệt và chuyển lại cho kế toán thanh toán. Sau đó kế toán thanh toán dựa vào phiếu kế toán đã ký duyệt cập nhật lại số liệu, ghi sổ tiền gửi ngân hàng và đối chiếu giảm trừ công nợ cho khách hàng, lƣu trữ các chứng từ liên quan.
Bƣớc 4: Cuối năm, khi lập Báo cáo tài chính, Kế toán thanh toán đánh giá lại cái khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại thời điểm báo cáo.
Quy trình kế toán thanh toán (Thu bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ):
Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán thanh toán (thu bằng tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ).
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp).
2.2.1.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh
1) Ngày 01/12/2017 Bán ngoại tệ nhập quỹ Tiền gửi Ngân hàng (VCB) với số tiền là 181.000 USD, tỷ giá ngày giao dịch là 22.700 đồng.
Nợ TK 1121 4.108.700.000 đồng (181.000 USD * 22.700) Có TK 1122 4.108.700.000 đồng
Kế toán thanh toán định khoản bút toán này ở khoản mục Tiền gửi Ngân hàng, phân hệ kế toán Vốn bằng tiền trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3.
Chứng từ kế toán sử dụng: [Phụ lục 1.1]
- Phiếu kế toán số 111, ngày 01/12/2017. [Phụ lục 1.1.1] - Uỷ nhiệm chi số 111, ngày 01/12/2017. [Phụ lục 1.1.2]
- Phiếu mua ngoại tệ của Ngân hàng Vietcombank, ngày 01/12/2017. [Phụ lục 1.1.3]
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1121, TK1122.
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
- Sổ cái TK 1121: Sổ cái TK Tiền gửi Ngân hàng Tiền Việt Nam (Mẫu số S033b- DN). [Phụ lục 2.2.2]
- Sổ cái TK 1122: Sổ cái TK ngoại tệ (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.3]
2) Ngày 28/12/2017 KPT INTERNATIONAL COMPANY LIMITED chuyển khoản thanh toán tiền hàng xuất, giá tiền thanh toán 250.456,00 USD theo giấy báo Có của Ngân hàng Vietcombank.
Nợ TK 1122 5.679.089.800 đồng (250.456 * 22.675) Có TK 1312KP 5.679.089.800 đồng
Kế toán thanh toán khấu trừ công nợ cho Công ty KPT International và ghi tăng khoản Tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ ở khoản mục Tiền gửi Ngân hàng, phân hệ kế toán Vốn bằng tiền trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3.
Chứng từ kế toán sử dụng: [Phụ lục 1.2]
- Giấy báo Có số 3768, ngày 28/12/2017. [Phụ lục 1.2.1] - Phiếu kế toán số 3768, ngày 28/12/2017. [Phụ lục 1.2.2]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301683160020, ngày 27/12/2017. [Phụ lục 1.2.3]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171227-YJ-RICK, ngày 27/12/2017. [Phụ lục 1.2.4]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301682975000, ngày 27/12/2017. [Phụ lục 1.2.5]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171225-YJ-NYCAL-2, ngày 25/12/2017. [Phụ lục 1.2.6]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301681152860, ngày 26/12/2017. [Phụ lục 1.2.7]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171227-YJ-NYCAL-1, ngày 25/12/2017. [Phụ lục 1.2.8]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301670556630, ngày 20/12/2017. [Phụ lục 1.2.9]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171218-YJ-NYCAL-1, ngày 18/12/2017. [Phụ lục 1.2.10]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301667755340, ngày 18/12/2017. [Phụ lục 1.2.11]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171218-YJ-NYCAL, ngày 18/12/2017. [Phụ lục 1.2.12]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301647212330, ngày 5/12/2017. [Phụ lục 1.2.13]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171204-YJ-NYCAL, ngày 4/12/2017. [Phụ lục 1.2.14]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301659707810, ngày 13/12/2017. [Phụ lục 1.2.15]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171211-YJ-NYCAL, ngày 11/12/2017. [Phụ lục 1.2.16]
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1122, TK1312.
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
- Sổ cái TK1312KP: Sổ cái TK Phải thu Công ty KPT International (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.4]
Kế toán công nợ tại Công ty theo dõi công nợ của Công ty KPT International trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 ở phân hệ kế toán công nợ khách hàng. Ngày 30/12/2017 kế toán lập phiếu kế toán số 1202 để phản ánh doanh thu xuất khẩu và số nợ phải thu của Công ty KPT International trong tháng 12 sau khi nhận đƣợc tiền của Công ty KPT International vào ngày 28/12/2017.
Doanh thu xuất khẩu và công nợ của Công ty KPT International trong tháng 12 đƣợc kế toán định khoản trên sổ nhật ký chung nhƣ sau:
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
3) Ngày 29/12/2017 Công ty Myoung Jin chuyển khoản thanh toán 90% tiền hàng xuất, giá tiền thanh toán 99.002,79 USD, theo giấy báo Có của Ngân hàng Vietcombank.
Nợ TK 1122 2.243.898.235 đồng (99.002,79 * 22.665) Có TK 1312MJ 2.243.898.235 đồng
Kế toán thanh toán khấu trừ công nợ cho Công ty Myoung Jin và ghi tăng khoản Tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ ở khoản mục Tiền gửi Ngân hàng, phân hệ kế toán Vốn bằng tiền trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3.
Chứng từ kế toán sử dụng: [Phụ lục 1.3]
- Phiếu kế toán số 2048, ngày 29/12/2017. [Phụ lục 1.3.2]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301655463230, ngày 11/12/2017. [Phụ lục 1.3.3]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171211-MJ, ngày 11/12/2017. [Phụ lục 1.3.4]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301663718920, ngày 15/12/2017. [Phụ lục 1.3.5]
- COMMERCIAL INVOICE số YCMJ171215-CHINA, ngày 15/12/2017. [Phụ lục 1.3.6]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301680837420, ngày 26/12/2017. [Phụ lục 1.3.7]
- COMMERCIAL INVOICE số YC171226-MJ, ngày 26/12/2017. [Phụ lục 1.3.8]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 301681858500, ngày 27/12/2017. [Phụ lục 1.3.9]
- COMMERCIAL INVOICE số YCMJ20171227-CN, ngày 27/12/2017. [Phụ lục 1.3.10]
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1122, TK 1312.
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
- Sổ cái TK 1122: Sổ cái TK ngoại tệ (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.3]
- Sổ cái TK 1312MJ: Số cái TK phải thu công ty Myoung Jin (Mẫu số S033b- DN). [Phụ lục 2.2.5]
Kế toán công nợ tại Công ty theo dõi công nợ của Công ty Myoung Jin trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 ở phân hệ kế toán công nợ khách hàng. Ngày 30/12/2017 kế toán lập phiếu kế toán số 1202 để phản ánh doanh thu xuất khẩu và số
nợ phải thu của Công ty Myoung Jin trong tháng 12 sau khi nhận đƣợc tiền của Công ty Myoung Jin vào ngày 29/12/2017.
Doanh thu xuất khẩu và công nợ của Công ty Myoung Jin trong tháng 12 đƣợc kế toán định khoản trên sổ nhật ký chung nhƣ sau:
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
2.2.2Kế toán đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính
Ngày 30/12/2017 kế toán tổng hợp vào Menu/Tổng hợp chọn đánh giá lại tài khoản ngoại tệ trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 để đánh giá lại chênh lệch tỷ giá Tiền gửi ngân hàng ($99.582,91), Phải thu khách hàng nƣớc ngoài ($273.625,80), Khoản vay khách hàng Cameron ($116.345,21), Khoản vay khách hàng Focus ($145.614,89). Tỷ giá ngày đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ là 22.665 đồng.
Điều chỉnh CLTG cuối năm tài chính.
- Điều chỉnh TK 1122. SDCK = $23.313,5 + $2.981.209,16 - $2.904.939,75 = $99.582,91 - Điều chỉnh TK 1312MR SDCK = $271.521,6 + $11.579,4 - $9475,2 = $273.625,8 Nợ TK 1122 10.469.062 đồng Nợ TK 1312MR 14.649.621 đồng Nợ TK 341CM 6.398.989 đồng Nợ TK 341FC 8.008.819 đồng Có TK 413 39.526.488 đồng
Hạch toán lãi do đánh giá lại các khoản mục gốc ngoại tệ. Nợ TK 413 39.526.488 đồng
Có TK 515 39.526.488 đồng Chứng từ kế toán sử dụng: [Phụ lục 1.4]
- Phiếu kế toán số 1210, ngày 30/12/2017. [Phụ lục 1.4.1]
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 1122, TK1312MR, TK 341CM, TK 341FC, TK 413, TK 515.
Sổ sách kế toán sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
- Sổ cái TK 1122: Sổ cái TK ngoại tệ (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.3]
- Sổ cái TK 131MR: Sổ cái TK Phải thu Công ty Mario Apparel (Mẫu số S033b- DN). [Phụ lục 2.2.6].
- Sổ cái TK 413: Sổ cái TK Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.10]
- Sổ cái TK 515: Sổ cái TK Doanh thu tài chính (Mẫu số S033b-DN). [Phụ lục 2.2.12]
Mẫu sổ cái tài khoản 1122 – TK ngoại tệ của Công ty TNHH Yu Chung VN:
Mẫu sổ cái tài khoản 1312 – TK Phải thu khách hàng nƣớc ngoài của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam:
Hình 2.2: Sổ cái TK 1312 – TK Phải thu khách hàng nƣớc ngoài.
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
Mẫu sổ cái tài khoản 5112 – TK Doanh thu xuất khẩu của Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam:
Hình 2.3: Sổ cái TK 5112 – TK Doanh thu xuất khẩu.
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Yu Chung Việt Nam).
2.2.3Kế toán xuất, nhập khẩu 2.2.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng 2.2.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Nhập khẩu: [Phụ lục 1]
- Tờ khai hải quan và các phụ lục. - Hợp đồng ngoại (Contract).
- Hoá đơn bên bán (Invoice).
- Các hoá đơn dịch vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu nhƣ: Bảo hiểm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hoá, phí chứng từ. [Phụ lục 1.5.2]
- Thông báo nộp thuế.
- Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nƣớc/ Uỷ nhiệm chi thuế. [Phụ lục 1.7.1] - Lệnh chi/ Uỷ nhiệm chi thanh toán công nợ ngoại tệ ngƣời bán.
Xuất khẩu: [Phụ lục 1]
- Tờ khai hàng hoá xuất khẩu. [Phụ lục 1.2.3] - Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing list).
- Hoá đơn thƣơng mại (Commercial invoice). [Phụ lục 1.2.4] - Bảng kê chi tiết hàng hoá xuất khẩu.
- Các hoá đơn GTGT liên quan đến hoạt động xuất khẩu nhƣ: Bảo hiểm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hoá, phí chỉnh sữa chứng từ. [Phụ lục 1.6.2]
2.2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng
- Kế toán tại Công ty sử dụng tài khoản 3333 – “Thuế xuất khẩu, nhập khẩu” để hạch toán thuế xuất khẩu, nhập khẩu.
- Đối với các nghiệp vụ tạm nhập nguyên phụ liệu từ đối tác nƣớc ngoài để gia công, Kế toán sử dụng tài khoản 62771 – “Chi phí hàng nhập” để hạch toán các chi phí hàng nhập.
- Đối với các nghiệp vụ xuất thành phẩm sau khi gia công, Kế toán sử dụng tài khoản 1312 – “Phải thu khách hàng nƣớc ngoài”, tài khoản 5112 – “Doanh thu bán các thành phẩm” và tài khoản 64171 – “Chi phí hàng xuất” để hạch toán.
2.2.3.3 Sổ sách kế toán sử dụng [Phụ lục 2]- Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1] - Sổ Nhật ký chung. [Phụ lục 2.1]
2.2.3.4 Quy trình kế toán xuất, nhập khẩu tại Công ty
Mô tả quy trình cho sơ đồ 2.6:
Bƣớc 1: Khi có khách hàng đặt gia công sản phẩm của công ty, phòng xuất nhập khẩu tiếp nhận đơn đặt gia công.
Bƣớc 2: Hai bên cùng thỏa thuận và thống nhất giá cả phù hợp. Bên mua sẽ gửi đơn đặt gia công cho công ty thể hiện rõ số lƣợng sản phẩm, mã sản phẩm, quy cách sản phẩm. Đồng thời gửi nguyên phụ liệu cho công ty để gia công sản phẩm.
Bƣớc 3:
- Sau khi đã nhận đƣợc đơn đặt gia công của đơn vị mua và nguyên phụ liệu kèm theo, phòng xuất nhập khẩu tạm nhập nguyên phụ liệu, giao cho phòng kỹ thuật sản xuất và nhận các chứng từ nhƣ: Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, hợp đồng ngoại (Contract), hoá đơn bên bán (Invoice), các hoá đơn GTGT liên quan đến hoạt động nhập khẩu,… giao cho phòng kế toán.
- Phòng kỹ thuật sản xuất tiến hành thiết kế theo mẫu của khách hàng, và phân công cho các bộ phân sản xuất bao gồm: bộ phận cắt, bộ phận may, bộ phận KCS, bộ phận hoàn thành để gia công theo mẫu.
- Sau khi gia công hoàn thành phòng kỹ thuật sản xuất lập phiếu xuất kho, biên bản bàn giao và chuyển cho phòng xuất nhập khẩu, phòng xuất nhập khẩu tiến hành xuất khẩu sản phẩm và bàn giao các giấy tờ liên quan nhƣ tờ khai hàng hoá xuất khẩu, phiếu đóng gói hàng hoá (Packing list), hoá đơn thƣơng mại (Invoice commercial), bảng kê chi tiết hàng hoá xuất khẩu. Đồng thời phòng xuất nhập khẩu nhận hoá đơn GTGT các phí xuất khẩu do hải quan cung cấp và chuyển cho bộ phận kế toán.
Bƣớc 4: Khánh hàng nhận đƣợc sản phẩm gia công và kiểm tra sản phẩm. Khi khách hàng chƣa thanh toán kế toán công nợ căn cứ vào chứng từ do phòng xuất nhập khẩu và phòng sản xuất cung cấp để cập nhật dữ liệu vào phần mềm kế toán sau đó ghi vào sổ cái, sổ công nợ để theo dõi và lƣu trữ các chứng từ liên quan.
Bƣớc 5: Hàng ngày kế toán công nợ kiểm tra công nợ khách hàng và tiến hành bù trừ công nợ.
Quy trình kế toán xuất, nhập khẩu:
Sơ đồ 2.6: Quy trình tạm nhập nguyên phụ liệu để gia công, xuất thành phẩm cho đối tác nƣớc ngoài và nợ phải thu.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp).
2.2.3.5 Trích dẫn một số nghiệp vụ phát sinh
1) Ngày 30/12/2017 lập phiếu chi số 1277 trên Hệ chƣơng trình kế toán Trí Tuệ 4.3 ở phân hệ kế toán Vốn bằng tiền để chi trả phí hàng nhập Bill FCSSE 117120385C theo hoá đơn GTGT số 7860 ngày 26/12/2017.