- Cấu trúc máy móc dễ làm mai mục tính chủ động, sáng tạo, khiến cá nhân chấp hành mệnh lệnh một cách
4.2.4. Một số mô hình cơ cấu tổchức cơ bản
1. Cơ cấu trực tuyến
- Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến:
+ Tuyến quyền lực theo một đường thẳng; Mỗi cấp quản trị được xác định quyền hạn, trách nhiệm một cách rõ ràng. Mỗi bộ phận cấp dưới chỉ bị chi phối
Cấp trưởng
Cấp phó
tuyến 1 Cấp phótuyến 2
bởi một cấp trên trực tiếp.
+ Mỗi cấp quản trị phải đảm nhận nhiều chức năng và có tính độc lập + Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận có tính chuyên môn hoá cao. + Phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp bị hạn chế
- Ưu điểm:
+ Giảm tải cho các cấp quản trị + Dễ tìm Nhà quản trị
+ Quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng + Thuận lợi trong kiểm tra
- Hạn chế:
+ Tính liên kết các bộ phận trong tổ chức bị hạn chế + Thông tin bị nhiễu
+ Chỉ phù hợp với tổ chức nhỏ, có chức năng đơn giản
- Cơ cấu trực tuyến thường được sử dụng trong những tổ chức có quy mô nhỏ, tính chất công việc không phức tạp.v.v.
2. Cơ cấu trực tuyến - chức năng
- Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến - chức năng:
+ Ngoài các bộ phận của cơ cấu tổ chức trực tuyến thì có thêm bộ phận chức năng.
+ Bộ phận chức năng này vừa đóng vai trò là tham mưu cho cấp trên vừa
Cấp trưởng A1 A2 A3 B1 B2 B3 CHỨC NĂNG 1 NĂNG 2CHỨC Trợ lý Cấp phó tuyến 1 Cấp phó tuyến 2 CHỨC NĂNG 3 NĂNG 4CHỨC
được giao những quyền hạn nhất định để chi phối các bộ phận cấp dưới.
+ Cấp dưới vừa chịu sự chi phối của quyền lực trực tuyến vừa chịu sự hướng dẫn về chuyên môn của các bộ phận chức năng.
+ Tạo điều kiện cho việc phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau trong cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu này có thể được thiết kế thêm bộ phận tham mưu tồn tại dưới các hình thức trợ lý, cố vấn, tư vấn.v.v. để tạo thành cơ cấu tổ chức hỗn hợp (trực tuyến - chức năng - tham mưu).
- Ưu điểm:
+ Sử dụng được đội ngũ chuyên gia, chuyên viên + Giảm tải cho các cấp quản trị
+ Tạo điều kiện phối hợp cho các bộ phận
- Hạn chế:
+ Cấp dưới bị chi phối bởi nhiều chủ thể + Tạo nên sự không rõ ràng về trách nhiệm + Thông tin dễ bị nhiễu
- Cơ cấu chức năng thường được thực hiện ở những tổ chức có quy mô tương đối lớn, có nhiều hoạt động và năng lực quản trị, điều hành của chủ thể quản trị tốt, có khả năng bao quát các hoạt động trong tổ chức.v.v. Cơ cấu trực tuyến chức năng hiện nay được áp dụng rộng rãi và phổ biến trong nhiều tổ chức, đặc biệt là tổ chức kinh tế; các tổ chức sự nghiệp.v.v.
- Đặc điểm của cơ cấu chương trình - mục tiêu:
+ Từ mô hình trực tuyến và mô hình hỗn hợp thiết kế thêm bộ phận chương trình - mục tiêu để hình thành nên cơ cấu tổ chức chương trình - mục tiêu.
+ Người quản trị chương trình chiụ trách nhiệm trước người quản trị cao nhất và được uỷ quyền để có thể chi phối, điều hành các bộ phận còn lại để thực hiện chương trình.
- Ưu điểm:
+ Thực hiện được yêu cầu của những công việc mới mà những cơ cấu khác không đáp ứng được
+ Phối hợp được các nguồn lực, các bộ phận bên trong một cách tối ưu + Tạo điều kiện phối hợp với các tổ chức bên ngoài
- Hạn chế:
+ Làm phức tạp các mối quan hệ trong nội bộ tổ chức
+ Dễ bị lẫn lộn về vị trí vai trò của người phụ trách chương trình với các vị trí quản trị trong tổ chức
+ Khó xác định trách nhiệm
- Cơ cấu chương trình - mục tiêu thường được ứng dụng trong các tổ chức lớn như các tập đoàn kinh tế, các công ty đa quốc gia, trong mô hình công ty mẹ -công ty con; khi cần phải phối hợp nhiều chủ thể, nhiều hoạt động khác nhau.v.v
Cấp trưởng B 1 B2 B3 CHỨC NĂNG 1 CHỨC NĂNG 2 Trợ lý Cấp phó 1 Cấp phó 2 CHỨC NĂNG 3 NĂNG 4CHỨC A 1 A2 A3 Giám đốc Chương trình Dự án
4. Cơ cấu tổ chức ma trận
Đặc điểm của cơ cấu ma trận:
+ Kiểu cơ cấu này là tổng hợp của nhiều loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau. + Tuyến quyền lực trong cơ cấu ma trận rất đa dạng, phức tạp: từ trên xuống; từ dưới lên; theo chiều ngang - dọc; bên trong - bên ngoài.v.v.để đồng thời thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau và hướng tới mục tiêu tổng thể.
+ Cơ cấu ma trận thiết lập một mạng lưới các bộ phận khác nhau trong việc thực thi các nhiệm vụ vừa có tính độc lập vừa có tính đan xen, vừa có tính phối kết hợp từ đó tạo nên hợp lực nhằm thích ứng với sự đa dạng của mục tiêu.
- Ưu điểm:
+ Giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh đa mục tiêu
+ Phối hợp được nguồn lực một cách tối đa để thực hiện các vấn đề phức tạp, đa chức năng
+ Đào tạo đội ngũ các nhà quản trị và các chuyên viên, chuyên gia, nhân viên
- Hạn chế:
+ Đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực đặc biệt
+ Sẽ phát sinh nhiều vấn đề thuộc về «cơ chế quản trị»
- Cơ cấu ma trận thường được áp dụng có nhiều chương trình - mục tiêu, khi
Cấp trởng B 1 B2 B3 CHỨC NĂNG 1 CHỨC NĂNG 2 Trợ lý Cấp phó 1 Cấp phó 2 CHỨC NĂNG 3 NĂNG 4CHỨC A 1 A2 A3 Giám đốc Chương trình Dự án 1 Giám đốc Chương trình Dự án 2 Giám đốc Chương trình Dự án 3
quy mô của tổ chức được mở rộng; trong các tổ chức có quy mô lớn; các tập đoàn kinh tế.v.v
Ngoài các mô hình cơ cấu tổ chức nói trên trong thực tế còn có một số mô hình khác: mô hình cơ cấu chức năng, mô hình trực tuyến - tham mưu; mô hình cơ cấu theo địa lý; mô hình cơ cấu theo sản phẩm, mô hình cơ cấu theo khách hàng.v.v.
4.3. Các nguồn lực của tổ chức
4.3.1. Nguồn lực con người trong tổ chức
a. Khái niệm
Nguồn lực con người trong tổ chức hay nguồn nhân lực là khái niệm được hình thành trong quá trình nghiên cứu, xem xét con người với tư cách là một nguồn lực, là động lực của sự phát triển.
Các công trình nghiên cứu trên thế giới và trong nước gần đây đề cập tới khái niệm nguồn nhân lực với các góc độ khác nhau
Theo Liên Hợp Quốc thì nguồn nhân lực là tất cả các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực và tính sáng tạo của con người có quan hệ tới sự phát triển của mỗi cá nhân và của đất nước.
Theo quan điểm của Tổ chức lao động quốc tế (ILO) thì nguồn nhân lực là lực lượng lao động, là tổng thể các tiềm năng lao động của con người của một quốc gia đã được chuẩn bị ở mức độ nhất định, có khả năng huy động vào quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Theo Đảng Cộng sản Việt Nam: Nguồn lực con người được xem xét ở các tiêu chí: Số lượng và chất lượng con người (bao gồm cả thể chất và tinh thần, sức khỏe và trí tuệ, năng lực và phẩm chất); là tổng thể chất dự trữ, những tiềm năng, những lực lượng thể hiện sức mạnh và sự tác động của con người trong việc cải tạo tự nhiên và xã hội; sự kết hợp sức lực và thể lực tạo nên năng lực sáng tạo, chất lượng, hiệu quả hoạt động và triển vọng phát triển mới của con người; là kinh nghiệm sống, đặc biệt là kinh nghiệm được tích lũy qua sự nếm trải trực tiếp của con người tạo thành thói quen, kỹ năng tổng hợp của mỗi người, mỗi cộng đồng.
động có trí tuệ cao, tay nghề thành thạo, có phẩm chất tốt đẹp, được đào tạo bồi dưỡng và phát huy bởi một nền giáo dục tiên tiến gắn liền với một khoa hoc, công nghệ hiện đại đất nước.
Như vậy, xem xét dưới các góc độ khác nhau có thể có những khái niệm khác nhau về nguồn nhân lực nhưng những khái niệm này đều thống nhất nội dung cơ bản: nguồn nhân lực là nguồn cung cấp sức lao động cho xã hội. Com người với tư cách là yếu tố cấu thành lực lượng sản xuất giữ vị trí hàng đầu, là nguồn lực cơ bản và nguồn lực vô tận của sự phát triển không thể chỉ được xem xét đơn thuần ở góc độ số lượng hay chất lượng mà còn là sự tổng hợp của cả số lượng, chất lượng: không chỉ là bộ phận dân số trong độ tuổi lao động mà là các thế hệ con người với những tiềm năng, sức mạnh trong cải tạo tự nhiên, cải tạo xã hội.
Vì vậy, nguồn lực con người hay nguồn nhân lực có thể hiểu là tổng thể số lượng và chất lượng con người với tổng hòa các tiêu chí về thể lực, trí lực và những phẩm chất đạo đức – tinh thần tạo nên năng lực mà bản thân con người và xã hội đã, đang và sẽ huy động vào quá trình lao động sáng tạo vì sự phát triển và tiền bộ xã hội.
b. Vai trò của nguồn lực con người trong tổ chức
Nguồn lực con người luôn là vấn đề quan trọng quyết định sức mạng của đất nước đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa như hiện nay. Nguồn tài nguyên thiên nhiên ngày càng cạn kiệt đất nước muốn giàu mạnh thì phải dựa vào bản thân, sức lao động sáng tạo của con người. Các lý thuyết về tăng trưởng kinh tế cũng khẳng định tầm quan trọng của con người.
Và cụ thể hơn trong bất kỹ tổ chức nào, dù với quy mô nào, loại hình nào hay phương thức hoạt động như thế nào thì nguồn lực con người trong tổ chức luôn là yếu tố then chốt trong việc xây dựng và phát triển tổ chức.
Con người - với tư cách là nguồn nhân lực luôn giữ vai trò trung tâm trong quá trình xây dựng và phát triển tổ chức.
Con người là yếu tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động của tổ chức: Một bộ máy muốn hoạt động cần có sự tham gia của con người, một tổ chức
không thể chỉ có một cá nhân là người đứng đầu, có lãnh đạo thì phải có nhân viên. Một bộ máy muốn hoạt động đạt hiệu quả cao cần có sự phối kết hợp giữa mọi người trong tổ chức cùng thực hiện mục tiêu chung mang lại lợi ích cho cả một tập thể
Con người là mục tiêu và động lực của sự phát triển kinh tế – xã hội: Trong xã hội con người muốn tồn tại cần phải lao động để tạo ra của cải vật chất. Con người cũng có những nhu cầu nhất định về mặt tình thần. Muốn đạt được những nhu cầu ấy con người cần tự mình làm việc sản xuất ra của cải vật chất.
Khi tổ chức biết khai thác tiềm năng của con người, biết sử dụng đúng người đúng việc sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc đồng thời nó cũng tạo ra cơ hội phát triển cho chính con người trong tổ chức đó.
Một tổ chức muốn hoạt động hiệu quả cần tái cấu trúc lại từ việc sắp xếp lại nguồn lực về vật chất, sắp xếp lại công tác nhân lực theo hướng gọn nhẹ, năng động nhất trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Do đó việc sắp xếp, tìm kiếm người bố trí vào đúng vị trí, đúng cương vị là điều mà các tổ chức quan tâm. Cũng với sự phát triển của khoa học công nghệ và những thay đổi của nền kinh tế thị trường buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng. Do đó việc tuyển chọn, điều động, sắp xếp, đào tạo nhân lực trong tổ chức đạt hiệu quả tối ưu là điều mà tổ chức quan tâm.
Phát huy nguồn lực con người là yếu tố cơ bản cho sự phát triển nhanh và bền vững
Phát triển nhanh và bền vững là sự phát triển đáp ứng nhu cầu hiện tại mà không ảnh hưởng, tổn hại đến nhu cầu tương lai. Phát triển bền vững là một sự phát triển cân đối giữa ba cực tăng trưởng kinh tế, xã hội, môi trường, không được xem nhẹ cực nào
Sự tồn tại bền vững và phát triển theo con đường tiến bộ xã hội của một quốc gia dân tộc nào cũng phụ thuộc vào 5 nguồn lực chủ yếu: vốn, khoa học công nghệ, con người và cơ cấu kinh tế, thể chế chính trị và quản lý.
Các nguồn lực khác không có khả năng tự thân mà thông qua nguồn lực con người mới phát huy được tác dụng.
Nguồn lực con người là nguồn lực dồi dào, càng dùng càng phát triển. Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là sự nghiệp của toàn dân, của mọi thành phần kinh tế, trong đó lực lực lượng lao động, đội ngũ công nhân lành nghề giữ vai trò đặc biệt quan trọng. Đòi hỏi nguồn nhân lực cho công nghiệp hóa, hiện đại hóa đòi hỏi phải đủ số lượng, cân đối về cơ cấu và trình độ, có khả năng nắm bắt và sử dụng các thành tựu khoa học công nghệ mới.
Nguồn lực con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các hoạt động của các doanh nghiệp hay tổ chức. Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài chính dồi dào đến đâu cũng trở nên vô nghĩa nếu không có nguồn nhân lực tốt. Có thể nói, con người có vai trò chủ đạo trong hệ thống quản lý. Trong lĩnh vực quản lý người ta xem xét con người và hoạt động của con người trên ba góc độ
Thứ nhất, con người với tư cách là chủ thể quản lý:cùng với năng lực, uy tín, nhân cách của mình giúp con người đưa ra quyết định quản lý của mình. Điều này ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động và sự phát triển của tổ chức.
Thứ hai, con người với tư cách là khách thể quản lý: Đó là những người dưới quyền ỏ nhiều cấp độ cá nhân, tập thể…với những đặc điểm văn hóa, nhân cách riêng của họ. Những người này đã đóng góp nên sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp.
Thứ ba, nhìn nhận con người trong mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý (mối quan hệ giữa những người lãnh đạo và nhân viên dưới quyền)
Ba phương diện trên có mối quan hệ và ảnh hưởng qua lại lẫn nhau, đảm ảo cho tổ chức tồn tại và phát triển. Việc quá đề cao hay coi nhẹ phương diện nào cũng có thể dẫn đến nguy cơ làm cho tổ chức hoạt động kém hiệu quả.
Từ xã xưa, khi con người sống thành xã hội thì người ta đã ý thức được vai trò quan trọng của con người trong tổ chức. Nhưng để nắm bắt được con người là điều không đơn giản. Trong lý thuyết thiên, địa , nhân đã khẳng định trời đất biến đổi khôn lường nhưng cũng không phức tạp bằng sự biến đổi trong tâm lý con người. Được lòng người là được tất cả, thu phục được lòng người sẽ chiến thắng. Ngày nay, trong nền kinh tế tri thức, khi mà trong giá trị sản phẩm có tới hơn
80% là hàm lượng chất xám, tài sản trí tuệ điều hành tài sản của các doanh nghiệp thì yếu tố con người càng được đặt vào vị trí quan trọng. Hãy tưởng tượng, trong hầu hết các ngành nghề, người ta dễ dàng mua các loại máy móc thiết bị như mua tận gốc của một doanh nghiệp lớn. Chất lượng của các sản phẩm thiết bị cũng hoàn toàn giống nhau cả về tính năng cũng như công dụng của chúng. Giả sử một doanh nghiệp vừa mất tất cả máy móc thiết bị nhưng kỹ năng sản xuất vẫn còn thì họ có thể nhanh chóng phục hồi, tái tạo lại nhà xưởng, Nhưng ngược lại, nếu một doanh nghiệp mất kỹ năng tay nghề, mất người quản lý thì dù cho có giữ được trang thiết bị cũng không thể đứng vững trên thương trường.
Từ việc nhận thức được vai trò của con người, việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụ phát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổ chức doanh nghiệp. Việc quản lý nguồn lực con người đòi hỏi sự hiểu biết về con người ở nhiếu khía cạnh khác nhau, với quan niệm rằng con