- Cấu trúc máy móc dễ làm mai mục tính chủ động, sáng tạo, khiến cá nhân chấp hành mệnh lệnh một cách
2.2.4. Những ưu điểm và hạn chế của quan điểm tổchức hữu cơ
a) Ưu điểm
- Ưu điểm đầu tiên của tổ chức hữu cơ thể hiện ở mối liên hệ giữa tổ chức và môi trường. Với lý thuyết này, tổ chức được xem như một hệ mở như một quá trình liên tục. Giữa tổ chức và môi trường có sự trao đổi qua lại và tác động đến nhau và chính môi trường có khả năng cung cấp năng lượng cho tổ chức hoạt động.
- Một trong những ưu điểm của tổ chức hữu cơ đó là nhu cầu của tổ chức vừa là nhu cầu tồn tại vừa là điều kiện phát triển của tổ chức. Với tổ chức hữu cơ, sự sống sót là mục đích đầu tiên của bất kỳ tổ chức nào thuộc loại này.Sự sống sót là cả một quá trình còn mục tiêu chỉ là cái cần phải đạt tới. Định hướng đó làm cho sự chỉ đạo, quản lý, tổ chức được linh hoạt hơn. Nhấn mạnh đến việc nhận và sử dụng phương tiện sinh tồn, chỉ ra quá trình tổ chức là liên tục và rộng lớn và cơ bản hơn việc đạt tới mục đích đặc thù, nhấn mạnh đến nhu cầu cũng nhằm minh chứng tư tưởng coi tổ chức như một quá trình tương tác luôn cần giữ cân bằng nội tại cũng như cân bằng với bên ngoài. Như vậy giữa cấu trúc, quản lý, nhu cầu giữa tổ chức- con người- xã hội cần tồn tại sự cân bằng và đáp ứng lợi ích của các phía mới tạo ra phát triển bền vững.
- Các tổ chức hữu cơ hết sức đa dạng nên có một dải rộng cho sự lựa chọn những dạng tổ chức hữu cơ, cấu trúc dự án, cấu trúc ma trận,… nhiều vô kể những người lãnh đạo có nhiều cơ hội lựa chọn, tổ hợp chúng để thích nghi với môi trường và tổ chức phát triển bền vững.
- Bên cạnh đó, tổ chức hữu cơ là tổ chức có thể hoàn toàn đáp ứng nhu cầu đổi mới, những tổ chức hiện đại của những ngành sản xuất tiên tiến đều có thể tìm ở loại hình tổ chức hữu cơ những điều cần thiết phục vụ quá trình đổi mới của mình.
- Mối liên hệ giữa các tổ chức được hình thành trong thể loại hiếm có hết sức mềm dẻo và hiệu quả xuất phát từ nhu cầu tồn tại và đấu tranh với môi trường mà hình thành. Quan hệ này cũng hết sức phong phú đa dạng.
- Điểm mạnh đáng kể của tổ chức hữu cơ là mối liên hệ giữa tổ chức và môi trường. Với lý thuyết này, tổ chức được xem như là một hệ thống mở như một quá trình liên tục. Giữa tổ chức và môi trường có khả năng cung cấp năng lượng cho tổ chức hoạt động.
- Sự mềm dẻo, linh hoạt trong quá trình tổ chức hoạt động làm cho khả năng thích nghi cao.
- Các tổ chức hết sức đa dạng, có nhiều mô hình, cấu trúc khác nhau như cấu trúc dự án, cấu trúc ma trận để lựa chọn.
- Tổ chức hữu cơ hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu đổi mới, những tổ chức hiện đại của những ngành sản xuất tiên tiến đều có thể tìm ở loại hình tổ chức này những điều cần thiết để phục vụ quá trình đổi mới của mình.
- Các tổ chức sử dụng cơ cấu hữu cơ sẽ tích hợp các khu vực chức năng và các phòng ban lại với nhau để thông tin có thể chảy liền mạch giữa các bộ phận. Nhờ đó, thông tin được truyền bá rộng rãi và nhanh chóng, giúp tăng khả năng đáp ứng với những thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngoài.
- Mối liên hệ chặt chẽ, hữu cơ giữa tổ chức và môi trường. Giữa tổ chức và môi trường có sự trao đổi qua lại và tác động đến nhau và chính môi trường có khả năng cung cấp năng lượng cho tổ chức hoạt động.
b) Hạn chế
- Chưa đánh giá đúng, đủ và hết vị thế, vai trò của con người trong tổ chức: Trong tổ chức cơ học luôn đề cao cơ cấu tổ chức nên quyền hạn và năng lực của cá nhân được nhìn nhận và đánh giá rất chính xác. Còn trong tổ chức hữu cơ vì chuyên môn hóa không cao, các nhân viên có thể thay thế vị trí của nhau nên đôi
khi năng lực của cá nhân trong tổ chức không được đánh giá đúng và nhìn nhận hết.
- Mối quan hệ giữa các tổ chức vừa là hợp tác, vừa là đấu tranh nhưng không được xác định một cách rõ ràng => lúc là bạn, lúc là thù rất khó để xác định
- Quyền lực trong tổ chức hữu cơ không được xác định một cách rõ ràng cho nên việc điều hành quản lý đôi khi gặp khó khăn: Do đặc trưng “các nhiệm vụ không được chuyên môn hóa cao, các nhân viên có thể thực hiện một loạt các nhiệm vụ để hoàn thành nhiệm vụ chung của cả nhóm” đã làm cho quyền lực trong tổ chức hữu cơ xác định không rõ ràng.
- Việc quản lý tổ chức hữu cơ rất phức tạp và khó khăn: Do chuyên môn hóa không cao và có một trật tự không chính thức về quyền hạn nên làm cho việc quản lý không đơn giản.
- Cạnh tranh và tạo lập một tương lai chung vừa là cách nhìn vừa là giải pháp điều hành tổ chức mang tính đối lập những ranh rới chỉ là sợi chỉ mong manh.
- Lý thuyết tổ chức hữu cơ quá chú trọng và đề cao yếu tố môi trường, chưa nhìn nhận đúng và đủ yếu tố con người, trong khi con người được xác định là yếu tố trung tâm của tổ chức (môi trường: tài lực, vật lực, nhân lực).
2.3. Quan điểm tổ chức ảo 2.3.1. Khái niệm tổ chức ảo
Xây dựng “tổ chức ảo” là xu thế mới xuất hiện vào thời đại Cách mạng Công nghiệp 4.0 (CMCN4.0). Nếu như trước đây người ta chỉ biết đến phạm trù “ảo” theo nghĩa hẹp, thì ngày nay khái niệm “ảo” đã được mở rộng nội hàm ở mức gần như không giới hạn, bao gồm tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. “Thế giới của chúng ta đang có sự chuyển dịch vĩ đại là chuyển dịch toàn bộ thế giới thực vào thế giới ảo”. Vì thế, giới nghiên cứu và hoạt động trong lĩnh vực quản lý nhà nước đặc biệt quan tâm.
“Ảo hóa” là một xu thế tất yếu của quá trình ứng dụng những sản phẩm đặc trưng của CMCN4.0. Công nghệ VR, AR, MR... Blockchain, Fintech, AI, IoT, Big Data... đều là những công nghệ có vai trò tác nhân ảo hóa các lĩnh vực hoạt
động kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh. Vì thế, việc nắm bắt xu thế ảo hóa, đồng thời nâng cao vai trò quản lý nhà nước đối với nền kinh tế đang số hóa là một nhu cầu vừa cấp bách vừa cơ bản, lâu dài trong quá trình chủ động, tích cực tham gia cuộc CMCN4.0 như Nghị quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính trị nêu ra.
Hình thức "tổ chức ảo" xuất hiện vào năm 1990 và còn được gọi là tổ chức kỹ thuật số, tổ chức mạng hoặc tổ chức mô đun. Nói một cách đơn giản, một tổ chức ảo là một mạng lưới hợp tác được tạo ra bởi cái gọi là CNTT, tức là Công nghệ Thông tin và Truyền thông, linh hoạt và đáp ứng được sự năng động của thị trường. Nói cách khác, tổ chức ảo là một mạng xã hội trong đó tất cả các ranh giới ngang và dọc được loại bỏ. Theo nghĩa này, nó là một ranh giới ít tổ chức. Nó bao gồm các cá nhân làm việc ở những nơi làm việc phân tán vật lý, hoặc thậm chí các cá nhân làm việc từ các thiết bị di động và không bị ràng buộc với bất kỳ không gian làm việc cụ thể nào. CNTT là xương sống của tổ chức ảo.
Chính CNTT phối hợp các hoạt động, kết hợp các kỹ năng và nguồn lực của người lao động với mục tiêu để đạt được mục tiêu chung do một tổ chức ảo đặt ra. Các nhà quản lý trong các tổ chức này phối hợp và kiểm soát các mối quan hệ bên ngoài với sự trợ giúp của các liên kết mạng máy tính. Các hình thức tổ chức ảo đang gia tăng ở Ấn Độ. Nike, Reebok, Puma, Dell Computer, HLL, v.v., là những công ty hoạt động nổi bật.
Trong khi xem xét vấn đề linh hoạt, các tổ chức có thể có một số tùy chọn như thời gian linh hoạt, công việc bán thời gian, chia sẻ công việc và làm việc tại nhà. Ở đây, một trong những vấn đề quan trọng nhất là đạt được sự linh hoạt để đáp ứng với các thay đổi - cả bên trong và bên ngoài - là xác định mức độ kiểm soát hoặc mức độ tự chủ mà các tổ chức ảo sẽ áp đặt cho các thành viên của họ.
Điều này là do nghịch lý của chính sự linh hoạt. Đó là: trong khi một tổ chức phải có một số thủ tục tăng cường tính linh hoạt của nó để tránh tình trạng cứng nhắc, mặt khác, đồng thời cũng có một số sự ổn định để tránh sự hỗn loạn.
Các tổ chức ảo thường được mô tả đa chiều (Dimensions of virtual organizations), thường gồm các chiều không gian (cùng một vị trí – phân tán), thời gian (đồng bộ – không đồng bộ), phương thức tương tác (trực diện – điện tử),
và có thể tính đa dạng cá nhân (tương tự – khác nhau).
Hình 1: Các chiều của một tổ chức ảo
Không gian (space): Trong nghiên cứu của mình, McDonough và cộng sự (2001) nhận định rằng nếu các thành viên trong một tổ chức ảo không thể làm việc cùng nhau tại một địa điểm, họ có thể làm việc ở các không gian khác nhau, tuy nhiên điều này sẽ ảnh hưởng đến mức độ tin cậy và hợp tác giữa các thành viên. Khi các thành viên được làm việc cùng nhau, họ có thể nhận được dự tương đồng về mặt xã hội, có thể dễ dàng chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau, điều này làm tăng thêm tính cam kết trách nhiệm đối với công việc của họ. Đồng thời, sự phân tán về mặt địa lý trong tổ chức ảo sẽ làm phức tạp hóa hoạt động giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Đây cũng là một nhược điểm lớn của tổ chức ảo bởi thông thường tính hiệu quả thường đạt được cao hơn ở những lời nói hay những cách giao tiếp trực tiếp. Theo các học giả này, các thành viên trong nhóm nên ngồi ở cùng một phòng/ một tầng trong quá trình làm việc thay vì ngồi ở các tầng, phòng, vùng miền thậm chí là quốc gia khác nhau.
Thời gian (time): Đối với hầu hết các nhóm ảo, đạt được sự tương tác đồng bộ, chẳng hạn như giao tiếp trực diện hay qua các phương tiện điện tử là điều hiếm khi xảy ra, nhất là đối với các nhóm có các thành viên làm việc ở các quốc gia với các múi giờ khác nhau. Để khắc phục được nhược điểm này, Snow và cộng sự (1999) đã đưa ra ví dụ về phòng Nghiên cứu và phát triển tại Texas Instruments. Theo đó, nhóm này đã chia các nhân viên của mình ra thành từng nhóm nhỏ hơn theo các quốc gia có múi giờ gần nhau, cụ thể là chia thành 3 địa điểm lớn là Pháp, California và Nhật Bản và sau đó công việc được giao tuần tự
cho các nhóm này nhằm đảm bảo công việc vẫn được tiến hành 24h/ ngày.
Phương thức tương tác (mode of interaction): Địa điểm làm việc phân tán và thời gian làm việc không đồng bộ càng nhấn mạnh thêm ý nghĩa và vai trò của công nghệ thông tin và truyền thông trong việc liên kết, giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Chính các công nghệ thông tin di động là giải pháp hữu hiệu và linh hoạt giúp giải quyết vấn đề giao tiếp dù ở bất kỳ địa điểm và thời gian nào.
Đa dạng cá nhân (Individual diversity): Trong nghiên cứu của mình, McDonough và cộng sự (2001) cũng lưu ý rằng sự đa dạng văn hóa của các thành viên cũng ảnh hưởng đến hành vi của nhóm. Thông thường, trong một nhóm làm việc, văn hóa càng đa dạng càng có mức độ sáng tạo cao và có thể đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo. Tuy nhiên, các nhóm kiểu này cũng sẽ phải đối mặt với một số khó khăn trong quá trình hoạt động và giải quyết những xung đột, tạo sự gắn kết và xây dựng lòng tin cũng như giao tiếp giữa các thành viên với nhau do có sự bất đồng trong ngôn ngữ và văn hóa.
2.3.2. Nguồn gốc ra đời của của quan điểm tổ chức ảo
Do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ đã tạo ra môi trường làm việc trong đó các nhóm, cá nhân không cần ở cùng một địa điểm hoặc thời gian nhưng vẫn có thể giao tiếp và trao đổi thông tin với nhau một cách hiệu quả.
Các tổ chức ảo hình thành “là tổ chức phân phối dựa vào địa lý trong đó các thành viên bị ràng buộc bởi một lợi ích chung hoặc lợi ích lâu dài, và sử dụng công nghệ thông tin làm công vụ giao tiếp và điều phối công việc chính”
Các yếu tố chủ chốt để thiết lập một tổ chức ảo là các thành viên của nó hoạt động xuyên không gian, thời gian và ranh giới.
2.3.3. Đặc điểm của tổ chức ảo
Trong tổ chức ảo các thành viên liên kết với nhau vì một mục tiêu chung, tập trung vào các sản phẩm mang tính trí tuệ, mang tính chất tạm thời (sẽ tan rã sau khi kết thúc xong một dự án/ nhiệm vụ), linh hoạt về địa điểm và thời gian làm việc, lực lượng lao động đa dạng (về văn hóa, ngôn ngữ, ngành nghề,…), không có hệ thống phân cấp, không cần sử dụng một văn phòng làm việc cố định,… Một
tổ chức ảo có các đặc điểm sau: 1. Tổ chức phẳng
2. Năng động
3. Giao tiếp không chính thức 4. Sức mạnh linh hoạt
5. Các nhóm đa ngành (ảo) 6. Ranh giới tổ chức mơ hồ
7. Sự vắng mặt của cấu trúc rõ ràng 8. Chia sẻ thông tin mở
9. Có sự hỗ trợ của công nghệ 10. Nhân viên làm việc từ xa
11. Xử lý và phổ biến thông tin theo thời gian thực nên các quyết định hành động được đưa ra một cách nhanh chóng.
Trong thực tế, danh sách các đặc điểm của tổ chức ảo này không phải là một danh sách đầy đủ mà chỉ là những đặc trưng điển hình
2.3.4. Ưu điểm và hạn chế của quan điểm tổ chức ảo
a) Ưu điểm
Thứ nhất, hiệu suất làm việc cao: trong tổ chức , các thành viên được tạo động lực mạnh mẽ, được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định một cách bình đẳng; được hỗ trợ, chia sẻ thông tin từ các thành viên/ nhóm khác nên đưa ra được nhiều giải pháp sáng tạo, phù hợp giúp giải quyết vấn đề nhanh và hiệu quả.
Thứ hai, có tính linh hoạt cao: tùy vào điều kiện môi trường và nhiệm vụ cụ thể, các nhóm được hình thành/ tan rã một cách nhanh chóng và linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của công việc. Điều này giúp tổ chức có thể nhanh chóng thích ứng được với nhu cầu của thị trường và nắm bắt những cơ hội đúng thời điểm.
Thứ ba, tiết kiệm chi phí: công cụ làm việc của tổ chức ảo chủ yếu dựa trên các ứng dụng thông tin (máy tính và mạng internet) nên tổ chức không cần chi trả nhiều cho địa điểm làm việc. Ngoài ra, các thành viên hoạt động trong tổ chức ảo làm việc độc lập, bình đẳng, đánh giá kết quả qua hiệu suất công việc nên các chi
phí quản lý và hành chính cũng được tiết kiệm tối đa.
Thứ tư, cấu trúc tổ chức đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả: thông thường các thành viên thuộc tổ chức ảo là những người có tri thức, thích ứng nhanh với công việc và có thể linh hoạt thành lập/ giải thể để tiến hành những nhiệm vụ khác nhau. Nhờ thế, cấu trúc của tổ chức sẽ được tinh gọn, nhưng phòng ban thừa thãi sẽ bị loại bỏ.
Thứ năm, tính chuyên môn cao: tổ chức ảo tập trung vào năng lực cốt lõi trong một phạm vi kiến thức nhất định để giải quyết một vấn đề/ nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp tổ chức nâng cao được năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Thứ sáu, khuyến khích học hỏi, chia sẻ kỹ năng giữa các thành viên: do các thành viên trong tổ chức ảo được khuyến khích tham gia mọi hoạt động của tổ chức, cùng trao đổi và chia sẻ thông tin và kinh nghiệm với nhau nên đây là môi trường năng động, thích hợp cho những người muốn nâng cao hiểu biết và kỹ năng của mình. Các thành viên thông qua thảo luận sẽ thu được nhiều kiến thức và kỹ năng mới phục vụ cho công việc.
b) Hạn chế
Thứ nhất, có thể xảy ra những xung đột giữa quản lý và cách tổ chức công việc được giao: Thông thường trong tổ chức ảo có sự phối hợp của rất nhiều đội