- Cấu trúc máy móc dễ làm mai mục tính chủ động, sáng tạo, khiến cá nhân chấp hành mệnh lệnh một cách
3.2.1. Một số khái niệm về hệ thống
Khi nghiên cứu về tổ chức cũng là cách để tìm hiểu về hệ thống của tổ chức, vì tổ chức bao giờ cũng được đặt trong hệ thống của nó. Sức mạnh của tổ chức là hệ thống của tổ chức. Khi thiết kế một tổ chức bao giờ ta cũng thiết kế cấu trúc của nó, tức là xây dựng nó thành hệ thông và lại đặt nó vào hệ thống lớn hơn bao trùm lên nó. Bản thân tổ chức mang tính hệ thống. Sức mạnh của hệ thống tùy thuộc ở sự liên kết giữa các tổ chức thành viên trật tự hay hỗn loạn, điều khiển được hay không điều khiển được.
Hệ thống là một tập hợp gồm các phần tử liên kết với nhau trong những mối liên hệ nhất định với những tính chất nhất định. Cốt lõi của quan điểm hệ thống khi xem xét một tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ và tính chất của các mối quan hệ đó giữa các yếu tố hay các chức năng của đối tượng. Các mối quan hệ này buộc các yếu tố, các bộ phận lại với nhau trong một cấu trúc, chúng tạo nên sự thống nhất giữa bộ phận và toàn thể của tổ chức hay hệ thống. Quan điểm hệ thống này được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác – Lênin nêu lên thành luận điểm khoa học trong học thuyết duy vật biện chứng về sự thống nhất vật chất của thế giới và mối quan hệ giữa chúng. Lý thuyết hệ thống đã tạo ra khả năng cho con người mô tả, phân tích, xử lý các mối quan hệ đa dạng giữa
các đối tượng phức tạp của thực tiễn, của hệ thống tổ chức.
Như vậy, qua những phân tích trên ta có thể rút ra: Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ liên kết, tương tác lẫn nhau, tạo thành một thể thống nhất đặt trong sự biến động của môi trường.
Môi trường: Mọi hệ thống không tồn tại riêng rẽ mà luôn hoạt động trong một hệ thống lớn hơn. hệ thống đó được gọi là môi trường của hệ thống đang xét
Hệ thống tĩnh: Là hệ thống mà các phần tử tạo nên nó hầu như không thay đổi theo không gian và thời gian
Hệ thống động: Là hệ thống có sự thay đổi đáng kể trong không gian và thời gian về các mặt hình dáng, cấu trúc, đặc tính ... của nó và các phần tử trong nó
Trạng thái của hệ thống: Đối với hệ thống động, người ta thường xác định một bộ các đặc trưng của nó để phản ánh sự thay đổi của hệ thống trong không gian và thời gian. Bộ giá trị các đặc trưng của hệ thống ở một thời điểm là trạng thái của hệ thống.
Hệ thống con: Là những hệ thống nhỏ có mục tiêu, chức năng riêng tồn tại trong một hệ thống lớn hơn
Hệ thống mở, hệ thống đóng: Một hệ thống có tác động qua lại với hệ thống khác hay môi trường gọi là hệ thống mở. Còn lại là hệ thống đóng
Hệ thống thích nghi: Nếu hệ thông mở trong quá trình tương tác với môi trường có khả năng thay đổi bản thân mình hay tác động làm thay đổi môi trường để tồn tại thì nó được coi là hệ thống thích nghi. Hệ thống thích nghi tốt thì có khả năng phát triển cao.
Hệ thống có điều khiển: Trong các hệ thống thích nghi có các hệ điều khiển tự động. Trong hệ này có 2 thành phần đặc biệt:
- Thành phần phản hồi: Thông tin - Thành phần kiểm soát: Nhà quản lý
Thông tin phản hồi đến nhà quản lý (kiểm soát) và ra quyết định điều chỉnh
Tính chất cơ bản của hệ thống
- Tính nhất thể: làm cho hệ thống thành một thể thống nhất
không thay đổi trong những điều kiện nhất định. Khi đó nó tạo ra đặc tính chúng để đạt mục tiêu hay chức năng hoàn toàn xác định mà từng phần tử không thể có được. Như vậy hệ thống không phải là tập hợp bất kỳ của các phần tử cũng như bất kỳ mối quan hệ nào.
- Tính tổ chức có thứ bậc: Bất kỳ hệ thống nào cũng được đặt trong hệ thống lớn hơn và trong chính nó lại có hệ thống con. Điều này tạo ra tính thứ trong hệ thống.
- Tính cấu trúc được xác định bởi:
+ Số lượng, chất lượng các phần tử và cách thức sắp xếp (trật tự)
+ Có mối liên hệ giữa chúng: loại hình, quy mô, chiều, cường độ. Cấu trúc có mức khác nhau: Cấu trúc yếu, cấu trúc chặt. Hệ thống có cấu trúc chặt gọi là hệ thống có cấu trúc
Sự thay đổi hệ thống có thể dẫn tới phá vỡ hệ thống cũ và hình thành nên hệ thống mới với đặc tính mới (tính trồi mới) mà hệ thống cũ không thể có được. Thay đổi cấu trúc dẫn đến thay đổi quan trọng của hệ thống. Thay đổi cấu trúc quan trọng hơn thay đổi chức năng và đương nhiên là khó hơn
3.2.2. Quy luật hệ thống chi phối các quan hệ trong tổ chức
Quan hệ vào – ra là quan hệ cơ bản nhất xác định hoạt động của hệ thống: xem xét quan hệ vào – ra là xem xét chức năng hoạt động của tổ chức.
Đầu vào là tác động của môi trường lên hệ thống còn đầu ra là tác động trở lại của hệ thống lên môi trường.
Tổ chức được thiết kế theo lý thuyết cơ học là hệ thông tĩnh vì vậy quan hệ vào – ra là ổn định và người ta không cần xem xét trạng thái của hệ thống trong quá trình vận hành. Hệ thống này là hệ thống tĩnh gần như không thay đổi theo thời gian và nó tồn tại trong môi trường ổn định. Trong môi trường biến động hệ thống tổ chức được thiết kế theo hệ thống động nghĩa là có thể thay đổi theo không gian và thời gian trong trường hợp này quan hệ vào – ra được quyết định bởi trạng thái của hệ thống. Nghiên cứu trạng thái của hệ thống nhằm điều khiển quan hệ này của hệ thống làm cho hệ thống luôn thích nghi với môi trường. Tính thứ bậc của hệ thống cũng quy định mối quan hệ này của hệ thống. Tính thứ bậc
của hệ thống cũng quy định mối quan hệ này của hệ thống. Trong một hệ thống lớn thì đầu ra của tổ chức thành viên trở thành đầu vào của tổ chức liền kề. Quá trình chế biến cái vào thành cái ra bị chi phối bởi trạng thái của hệ thống. Đó cũng chính là hiệu quả của hoạt động quản lý tác động lên hệ thống.
Quan hệ đẳng cấp là mối quan hệ giữa hệ thống lớn và các hệ thống nhỏ hơn trong hệ thống. Thiết kế tổ chức theo quy luật hệ thống là thiết kế cấu trúc bậc thang quyền lực của tổ chức.
Để hệ thống vận hành thuận lợi khi hoạt động thì ngay từ ban đầu khi thiết kế hệ thống đã phải phân chia rõ đẳng cấp trong hệ thống như: quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận phải rõ ràng.
Tuy nhiên, trong quá trình vận hành tổ chức, những điều quy định dù chặt chẽ mấy đi chăng nữa vẫn cần đòi hỏi điều chỉnh sao cho phù hợp với những thay đổi của thực tiễn. Vì quá trình quản lý là quá trình đấu tranh cho quyền lực nên cấp trên thường muốn giữ nhiều quyền lực cho mình ngoài ra còn muốn bằng cách này hay cách khác can thiệp vào bên dưới để gia tăng quyền lực của mình. Cấp dưới, cũng muốn lạm quyền, vượt quyền khi xử lý công việc. Đấu tranh giành quyền lực trong cấu trúc đẳng cấp của hệ thống là việc không thể tránh khỏi, dù khi thiết kế tổ chức đã có quy định rõ ràng và chặt chẽ.
Như vậy có thể nói quan hệ đẳng cấp là điều kiện cần thiết để bộ máy hoạt động có hiệu lực nhưng cũng là nơi tiềm ẩn xung đột quyền lực. Bởi lẽ, cấp trên không bao giờ muốn phân quyền cho cấp dưới, điều này thường ít xảy ra mà chỉ thực sự phân quyền khi mất khả năng điều khiển hệ thống hoặc khi hệ thống phát triển, lớn mạnh lên.
Trong thực tế, quan hệ đẳng cấp trong của hệ thống được thể hiện ở nhiều tổ chức, loại hình tổ chức với các quy mô khác nhau, như: Trong các trường Đại học, có rất nhiều khoa, Trung tâm nghiên cứu hay viện nghiện cứu trực thuộc trường Đại học. Để có thể kiểm soát hoạt động và thực hiện chế độ báo cáo liên tục và thông suốt thì ở các trường sẽ phải phân cấp quản lý trong hệ thống trường học. Việc phân chia thành các Khoa, đứng đầu là trưởng Khoa, sau đó đến Bộ môn, đứng đầu là trường bộ môn sẽ rút ngắn khoảng cách quản lý đến từng thành
viên và các đơn vị chặt chẽ hơn.
Quan hệ mạng lưới là mối quan hệ giữa các hệ thống đồng cấp với nhau. Nếu quan hệ đẳng cấp là quan hệ theo chiều thẳng đứng thì quan hệ mạng lưới là quan hệ ngang. Quan hệ mạng lưới hình thành do tính cấu trúc của hệ thống quyết định. Khi thiết kế hệ thống các tổ chức đồng cấp phải được làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền lợi để tránh xảy ra tranh chấp. Tuy nhiên, ranh giới này khó phân chia rõ ràng và nhiều trường hợp có sự có sự giao nhau vì chức năng khó xác định chính xác thuộc hẳn về bên nào.
Từ chức năng dẫn đến nhiệm vụ được giao và nguồn lực thực hiện nhiệm vụ đó vì vậy xung đột chức năng là xung đột tiềm ẩn trong hệ thống.
Cùng với việc quy định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cần quy định mối quan hệ giữa các bộ phận tùy theo yêu cầu cấu trúc của hệ thống mà xác định mối quan hệ lỏng hay chặt. Nếu xác định mối quan hệ lỏng thì hệ thống không cần nhấn mạnh tính cấu trúc. Như vậy điều khiển hệ thống cần có đủ năng lực và quyền lực thay đổi mức độ quan hệ của các tổ chức theo yêu cầu phát triển hệ thống trong mối tương tác với môi trường.
Quan hệ mạng lưới vô cùng quan trọng khi thiết kế hệ thống lớn, lúc này người ta thường chú ý đến điểm nhấn của mạng lưới xem đó như là điểm đột phá trong thay đổi cấu trúc hệ thống khi cần bứt phá để giành lợi thế trong cạnh tranh. Để phòng ngừa và giải quyết xung đột cần hết sức chú trọng kiểm soát ranh giới. Kiểm soát chặt chẽ ranh giới nhằm kiểm tra mạng lưới và răn đe sự lấn sâu của các tổ chức trong mạng lưới
Quan hệ điều khiển được của hệ thống tổ chức: Quá trình điều khiển một hệ thống là quá trình thu nhận, xử lý và truyền các thông tin từ bộ phận này đến bộ phận khác của hệ thống bao gồm các thông tin điều khiển và thông tin báo cáo về kết quả hoạt động của các bộ phận dưới ảnh hưởng của tác động đó. Mỗi tác động điều khiển đều chứa đựng thông tin về hành vi và trạng thái mong muốn của hệ thống. Tác động điều khiển được thực hiện nhờ đại lượng điều khiển tức là tất cả những gì tạo ra những thay đổi có hướng trong hệ thống tương ứng với mục tiêu điều khiển. Đương nhiên, không phải đại lượng nào của hệ thống cũng điều khiển
được. Quá trình điều khiển một hệ thống là các quá trình thu nhận, xử lý và truyền các thông tin từ bộ phận này đến bộ phận khác của hệ thống, bao gồm các thông tin điều khiển và thông tin báo cáo về kết quả hoạt động của các bộ phận, tổ chức thành viên dưới ảnh hưởng của các tác động quản lý.
Tính điều khiển được của hệ thống là sự tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của hệ thống theo một quỹ đạo đã xác định hoặc suy trì trạng thái của nó trong các trạng thai mong muốn nhằm đạt đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động. Mỗi tác động điều khiển đều chứa đựng thông tin về hành vi và trạng thái mong muốn của hệ thống Tác động điều khiển được thực hiện nhờ đại lượng điều khiển tức là tất cả những gì tạo ra những thay đổi có hướng trong hệ thống tương ứng với mục tiêu điều khiển. Đương nhiên, không phải đại lượng nào của hệ thống cũng là điều khiển được.
3.3. Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổchức chức
3.3.1. Tổ chức vận động không ngừng
Tổ chức như một cơ thể sống, sự vận động là lẽ sống của tổ chức. Vận động là điều kiện tồn tại của tổ chức.
Vận động của tổ chức bao gồm các hoạt động: xác định mục tiêu, sắp xếp ưu tiên, xây dựng kế hoạch , tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra và các hoạt động điều chỉnh khác. Quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình vận động của tổ chức. Nếu tổ chức đứng yên không vận động thì không đạt được mục tiêu. Hoặc trong quá trình vận động tổ chức gặp phải lực cản, cơ chế hãm thì sẽ khó khăn cho người điều khiển và mục tiêu đạt được không cao.
Vận động của tổ chức là vận động theo quy trình: tổ chức được coi là một cỗ máy được thiết kế và chế tạo ra đã kèm theo nó là một bản điều lệ trong đó quy định nó vận động như thế nào.
3.3.2. Tổ chức vận động theo quy trình
Việc xác lập vận động theo quy trình là điều kiện thực thi kiểm soát vận động của tổ chức
kỹ quá trình vận động của tổ chức để có những nhận xét chính xác. Đó là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá đúng đắn một tổ chức
Không phải ngẫu nhiên để tổ chức vận động theo quy trình mà phải có các điều kiện do nhà quản lý đặt ra. Điều kiện để cho tổ chức vận động đúng quy trình, nhà quản lý phải đặt ra nội quy, quy chế, điều lệ...một cách rõ ràng. Đồng thời phải đặt ra các quy định để đảm bảo nội quy đó được thực thi nghiêm túc và đầy đủ.
3.3.3. Mối quan hệ giữa vận động không ngừng và vận động theo quytrình của tổ chức trình của tổ chức
Sự vận động là tuyệt đối và tất yếu của mọi sự vật hiện tượng. Đối với tổ chức, sự vận động thể hiện sự tồn tại của tổ chức. Tuy nhiên, sự vận động của tổ chức không lại là ngẫu nhiên, không lại là không có trật tự. Sự vận động của tổ chức là theo định hướng của nhà quản lý và theo một quy trình rất khoa học.
Để đảm bảo tổ chức vận động theo quy trình nhà quản lý thường vạch ra lộ trình rõ ràng, với các khuôn khổ, điều kiện để tổ chức hoạt động. Để tổ chức vận động theo đúng khuôn khổ, nhà quản lý đặt ra nội quy, quy chế ro ràng.
Khi tổ chức vận động ra khỏi phạm vi lộ trình mà nhà quản lý vạch ra sẽ là biểu hiện của sự chệch hướng và nếu không điều chỉnh kịp thời nó sẽ báo hiệu cho sự sụp đổ của tổ chức.
Như vậy nội dung sự vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức có mối quan hệ tác động qua lại và không tách rời nhau. Vận động là thường xuyên, và sự vận động của tổ chức bao giờ cũng theo khuôn khổ, theo quy trình đã được vạch ra.
3.4. Quy luật tính đồng nhất và tính đặc thù của tổ chức
- Tổ chức là một hệ thống, do các phần tử hợp thành và có mối liên hệ xác định. Nó là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn.
- Để có thể tập hợp trong hệ thống, các phần tử hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất. Sự đồng nhất là điều kiện hình thành một hệ thống. Một hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức có chức năng khác nhau, nhưng cần mang tính
đồng nhất, ít nhất là đồng nhất về cơ chế quản lý.
- Tính đồng nhất tạo khả năng giữ cho tổ chức ổn định, tạo nên tính « trồi » của hệ thống.
Nếu như những tổ chức phần tử của hệ thống không có tính đồng nhất, hay có tính dị biệt cao thì sẽ không thể kết hợp được với nhau thành một tổ chức mới mà sẽ tạo ra một tập hợp hỗn loạn các phần tử và những mối quan hệ tương tác không xác định, thì không bao giờ tạo ra một chỉnh thể được thậm chí còn hủy