- Cấu trúc máy móc dễ làm mai mục tính chủ động, sáng tạo, khiến cá nhân chấp hành mệnh lệnh một cách
2.2. Quan điểm tổchức hữu cơ
2.2.1. Khái niệm tổ chức hữu cơ
Tổ chức hữu cơ được xem xét là một hệ mở, một cơ thể sống ln ln thích nghi với biến động của mơi trường, thích nghi với sự cạnh tranh hoặc hợp tác với các tổ chức khác nhằm thích nghi hoặc cải thiện mơi trường để tồn tại và phát triển
Với quan điểm của lý thuyết tổ chức, hành vi của cá nhân thường được quyết định bới các nhu cầu. Theo nhà tâm lý học Maslow thì con người có 5 cấp bậc nhu cầu: nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được tôn trọng và nhu cầu được khẳng định mình
2.2.2. Nguồn gốc ra đời của quan điểm tổ chức hữu cơ
Sự biến đổi xã hội ngày càng nhanh, mạnh và khó dự đốn, các loại tổ chức được xây dựng dựa trên quan điểm máy móc đã bộc lộ rõ những hạn chế của mình. Chính những hạn chế của cá tổ chức quan liêu này đã đưa nhiều nhà lý luận đến chỗ từ bỏ cơ học để đến với sinh học khi xem xét về tổ chức. Mặt khác, khi xem xét thế giới các tổ chức nhiều nhà lý luận về tổ chức thấy rằng: Trong môi trường ổn định thì các tổ chức quan liêu hoạt động rất hiệu quả, cịn trong mơi trường cạnh tranh, khơng ổn định nó địi hỏi phải có một tổ chức mềm dẻo và linh hoạt.
Tổ chức hữu cơ phải đối mặt với môi trường năng động, khơng ổn định, và cần nhanh chóng thích nghi với các thay đổi. Khi môi trường thay đổi, tổ chức hữu cơ phải có khả năng thu thập, xử lí và phổ biến thơng tin rất nhanh. Cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin thì dần hình thành những loại hình tổ chức mới. Sự phát tiển của tổ chức thúc đẩy sự phát triển của các học thuyết quản lý và ngược lại sự hiện đại hóa của các lý thuyết quản lý do sự phát triển của khoa học công nghệ sẽ thúc đẩy sự phát triển của các tổ chức ngày một hồn thiện hơn và dẫn đến hình thành những học thuyết tổ chức mới ngày một hiện đại hơn và phù hợp với sự phát triển của xã hội, với những tiến bộ như vũ bão của khoa học công nghệ.
Lý thuyết tổ chức hữu cơ coi tổ chức như cơ thể sống đã làm thay đổi tất cả, lý thuyết này lưu ý chúng ta về các vấn đề tổng quát hơn đối với sự tồn tại của các tổ chức, đó là mối quan hệ của tổ chức với mơi trường và hiệu quả của nó. Mục đích, cấu trúc và hiệu quả mà tổ chức quan liêu máy móc tìm cách ưu tiên thì được xếp sau các vấn đề tồn tại cũng như những mối quan tâm có tính “sinh học” khác. Lý thuyết tổ chức hữu cơ, khi xem xét tổ chức như cơ thể sống nó
quan tâm đến những nhu cầu của tổ chức, coi như những hệ thống mở và sự cần thiết phải thích nghi với mơi trường để tồn tại và phát triển.
2.2.3. Đặc điểm của tổ chức hữu cơ
Một là, lý thuyết tổ chức hữu cơ quan tâm đến những nhu cầu của tổ chức. Nếu như tổ chức cơ học khuyến khích con người phục tùng mọi đòi hỏi của tổ chức. Quan hệ giữa con người với tổ chức được qui về bài tốn đơn giản là trả lương thích hợp cho nhiệm vụ, cơng việc cần hồn thành, thì lý thuyết này mong muốn tổ chức phải tạo điều kiện cho con người phát huy năng lực cá nhân để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của họ sao cho những cống hiến của họ phục vụ các mục tiêu ngày càng cao của tổ chức.
Hai là, tổ chức hữu cơ được nhìn nhận như một hệ thống mở: Nếu các nhà lý thuyết tổ chức cơ học không chú ý đến môi trường, họ xem tổ chức như một hệ cơ học khép kín thì lý thuyết tổ chức hữu cơ nhìn nhận các tổ chức như là các hệ thống mở. Có nghĩa là các tổ chức có tác động qua lại với mơi trường để tồn tại và phát triển. Hay nói cách khác các tổ chức chủ động tiếp nhận các yếu tố mới, những yếu tố thay đổi từ môi trường để tồn tại và phát triển.
Với quan niệm coi tổ chức như hệ thống mở, khi thiết kế, xây dựng tổ chức ln tính đến các yếu tố mơi trường, tính đến các yếu tố vận động, thay đổi của mơi trường trong đó có các tổ chức tồn tại. Người ta rất quan tâm tìm hiểu “mơi trường tương tác trực tiếp” của tổ chức (khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nghiệp đồn khác và các cơ quan chính phủ…) cũng như “mơi trường tổng qt”.
Trong tổ chức hữu cơ ln có những phân hệ, những bộ phận có mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau, tạo thành hệ thống thống nhất. Mối quan hệ này quyết định tính chất của tổ chức. Chúng ta cần chú ý đến nhu cầu như đã nói ở phần trên để điều chỉnh các mối quan hệ trong tổ chức sao cho thích nghi với mơi trường mà từng phân hệ cũng như từng tổ chức đang tồn tại. Điều này giúp cho các tổ chức hữu cơ mềm dẻo linh hoạt, vừa tận dụng được các nguồn lực.
Ba là, tổ chức hữu cơ ln chú trong thích nghi và cải thiện môi trường, dựa vào môi trường để tồn tại và phát triển. Để đạt được điều đó thì bản thân tổ chức phải đáp ứng được nhu cầu nội bộ, giữ cân bằng nội bộ để có điều kiện thích nghi
với mơi trường bên ngồi. Tức là làm cân bằng mơi trường nội bộ tổ chức và mơi trường bên ngồi nơi quyết định số phận của tổ chức.
Sự hài hịa của mơi trường trong ngoài là nhu cầu tồn tại của tổ chức. Khi bên trong tổ chức xuất hiện nghịch với môi trường cần phải điều chỉnh để lấy lại sự cân bằng. Tổ chức chỉ thực sự có hiệu quả khi nó biết làm cho mục tiêu, cấu trúc nội tại, điều kiện kĩ thuật, cam kết và nhu cầu của các thành viên tương hợp với nhau và tương hợp với môi trường.
Để thích nghi với mơi trường nhiều khi các tổ chức phải hình thành các đơn vị nhỏ để thích nghi với đặc trưng riêng của từng kiểu mơi trường, có khi địi hỏi phải tích hợp thành những tổ chức lớn hơn nhằm tạo ra nguồn lực mạnh hơn để thích nghi với sự biến động nào đó của mơi trường.
Bốn là, tổ chức hữu cơ có hệ thống thơng tin và phạm vi kiểm sốt rộng. Tổ chức có phạm vi quản lý rộng sẽ linh hoạt hơn và người quản lý cũng sẽ có nhiều cơ hội tiếp xúc với khách hàng nhiều hơn. Phạm vi quản lý rộng phù hợp với đẩy mạnh giảm chi phí, tăng tốc độ ra quyết định, nâng cao tính linh hoạt gần gữi với khách hàng và trao quyền cho các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, với đặc thù là đa thành phần, đa chức năng thì vấn đề thu thập và xử lý thông tin trong tổ chức hữu cơ cũng là vấn đề khó khăn đối với nhà quản lý nói chung và từng cá nhân trong tổ chức nói riêng.
Năm là, tổ chức hữu cơ có q trình chọn lọc tự nhiên: Mơi trường sẽ là yếu
tố quyết định để xác định những tổ chức thành công hay suy sụp, sự biên đổi của mơi trường có thể dẫn đến sự biến mất của một tổ chức, thậm chí là cả một ngành cơng nghiệp. Vì vậy tổ chức nhất định phải tìm cho mình một vị trí thích hợp để có thể tồn tại và tạo ra ưu thế cạnh tranh. Ví dụ: Năm 2005 Samsung vượt qua Sony trở thành thương hiệu điện tử được người tiêu dùng ưa chuộng nhất. Trong năm 2016 sự cố phát nổ do lỗi kỹ thuật trên Samsung Galaxy Note 7 làm thiệt hại hàng chục tỷ USD. Sam sung đã bị mất đến 22 tỉ USD, giá cổ phiếu sụt giảm 11% một sự cố nghiêm trọng làm mất đi hình ảnh và lịng tin người dùng.
Ngoài các đặc điểm trên tổ chức hữu cơ cũng mang lại nhiều nét độc đáo riêng về tính đa dạng văn hóa và bản sắc văn hóa. Bên cạnh đó tổ chức hữu cơ
ln tìm cách chú trọng để thích nghi với sự biến đổi của mơi trường hoặc tìm cách cải tạo mơi trường theo hướng thích nghi với sự biến đổi của môi trường cũng như tắc kè hoa ln tự biết tựu hóa trang mình trong các loại mơi trường vừa có thể săn mồi vừa có thể tránh được kẻ thù và tổ chức rất cần yếu tố đó. Vì vậy, khi thiết kế và quản lý tổ chức phải tính đến yếu tố mơi trường, tính đến sự tương tác giữa tổ chức và môi trường, theo hướng thích ứng với những biến động của mơi trường: đảm bảo sự cân bằng môi trường nội bộ tổ chức với mơi trường bên ngồi tổ chức.
2.2.4. Những ưu điểm và hạn chế của quan điểm tổ chức hữu cơ
a) Ưu điểm
- Ưu điểm đầu tiên của tổ chức hữu cơ thể hiện ở mối liên hệ giữa tổ chức và môi trường. Với lý thuyết này, tổ chức được xem như một hệ mở như một quá trình liên tục. Giữa tổ chức và mơi trường có sự trao đổi qua lại và tác động đến nhau và chính mơi trường có khả năng cung cấp năng lượng cho tổ chức hoạt động.
- Một trong những ưu điểm của tổ chức hữu cơ đó là nhu cầu của tổ chức vừa là nhu cầu tồn tại vừa là điều kiện phát triển của tổ chức. Với tổ chức hữu cơ, sự sống sót là mục đích đầu tiên của bất kỳ tổ chức nào thuộc loại này.Sự sống sót là cả một q trình cịn mục tiêu chỉ là cái cần phải đạt tới. Định hướng đó làm cho sự chỉ đạo, quản lý, tổ chức được linh hoạt hơn. Nhấn mạnh đến việc nhận và sử dụng phương tiện sinh tồn, chỉ ra quá trình tổ chức là liên tục và rộng lớn và cơ bản hơn việc đạt tới mục đích đặc thù, nhấn mạnh đến nhu cầu cũng nhằm minh chứng tư tưởng coi tổ chức như một q trình tương tác ln cần giữ cân bằng nội tại cũng như cân bằng với bên ngoài. Như vậy giữa cấu trúc, quản lý, nhu cầu giữa tổ chức- con người- xã hội cần tồn tại sự cân bằng và đáp ứng lợi ích của các phía mới tạo ra phát triển bền vững.
- Các tổ chức hữu cơ hết sức đa dạng nên có một dải rộng cho sự lựa chọn những dạng tổ chức hữu cơ, cấu trúc dự án, cấu trúc ma trận,… nhiều vô kể những người lãnh đạo có nhiều cơ hội lựa chọn, tổ hợp chúng để thích nghi với mơi trường và tổ chức phát triển bền vững.
- Bên cạnh đó, tổ chức hữu cơ là tổ chức có thể hồn tồn đáp ứng nhu cầu đổi mới, những tổ chức hiện đại của những ngành sản xuất tiên tiến đều có thể tìm ở loại hình tổ chức hữu cơ những điều cần thiết phục vụ quá trình đổi mới của mình.
- Mối liên hệ giữa các tổ chức được hình thành trong thể loại hiếm có hết sức mềm dẻo và hiệu quả xuất phát từ nhu cầu tồn tại và đấu tranh với mơi trường mà hình thành. Quan hệ này cũng hết sức phong phú đa dạng.
- Điểm mạnh đáng kể của tổ chức hữu cơ là mối liên hệ giữa tổ chức và môi trường. Với lý thuyết này, tổ chức được xem như là một hệ thống mở như một quá trình liên tục. Giữa tổ chức và mơi trường có khả năng cung cấp năng lượng cho tổ chức hoạt động.
- Sự mềm dẻo, linh hoạt trong q trình tổ chức hoạt động làm cho khả năng thích nghi cao.
- Các tổ chức hết sức đa dạng, có nhiều mơ hình, cấu trúc khác nhau như cấu trúc dự án, cấu trúc ma trận để lựa chọn.
- Tổ chức hữu cơ hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu đổi mới, những tổ chức hiện đại của những ngành sản xuất tiên tiến đều có thể tìm ở loại hình tổ chức này những điều cần thiết để phục vụ quá trình đổi mới của mình.
- Các tổ chức sử dụng cơ cấu hữu cơ sẽ tích hợp các khu vực chức năng và các phịng ban lại với nhau để thơng tin có thể chảy liền mạch giữa các bộ phận. Nhờ đó, thơng tin được truyền bá rộng rãi và nhanh chóng, giúp tăng khả năng đáp ứng với những thay đổi trong mơi trường bên trong và bên ngồi.
- Mối liên hệ chặt chẽ, hữu cơ giữa tổ chức và môi trường. Giữa tổ chức và mơi trường có sự trao đổi qua lại và tác động đến nhau và chính mơi trường có khả năng cung cấp năng lượng cho tổ chức hoạt động.
b) Hạn chế
- Chưa đánh giá đúng, đủ và hết vị thế, vai trò của con người trong tổ chức: Trong tổ chức cơ học luôn đề cao cơ cấu tổ chức nên quyền hạn và năng lực của cá nhân được nhìn nhận và đánh giá rất chính xác. Cịn trong tổ chức hữu cơ vì chun mơn hóa khơng cao, các nhân viên có thể thay thế vị trí của nhau nên đôi
khi năng lực của cá nhân trong tổ chức khơng được đánh giá đúng và nhìn nhận hết.
- Mối quan hệ giữa các tổ chức vừa là hợp tác, vừa là đấu tranh nhưng không được xác định một cách rõ ràng => lúc là bạn, lúc là thù rất khó để xác định
- Quyền lực trong tổ chức hữu cơ không được xác định một cách rõ ràng cho nên việc điều hành quản lý đơi khi gặp khó khăn: Do đặc trưng “các nhiệm vụ khơng được chun mơn hóa cao, các nhân viên có thể thực hiện một loạt các nhiệm vụ để hồn thành nhiệm vụ chung của cả nhóm” đã làm cho quyền lực trong tổ chức hữu cơ xác định không rõ ràng.
- Việc quản lý tổ chức hữu cơ rất phức tạp và khó khăn: Do chuyên mơn hóa khơng cao và có một trật tự khơng chính thức về quyền hạn nên làm cho việc quản lý không đơn giản.
- Cạnh tranh và tạo lập một tương lai chung vừa là cách nhìn vừa là giải pháp điều hành tổ chức mang tính đối lập những ranh rới chỉ là sợi chỉ mong manh.
- Lý thuyết tổ chức hữu cơ quá chú trọng và đề cao yếu tố mơi trường, chưa nhìn nhận đúng và đủ yếu tố con người, trong khi con người được xác định là yếu tố trung tâm của tổ chức (môi trường: tài lực, vật lực, nhân lực).
2.3. Quan điểm tổ chức ảo 2.3.1. Khái niệm tổ chức ảo
Xây dựng “tổ chức ảo” là xu thế mới xuất hiện vào thời đại Cách mạng Công nghiệp 4.0 (CMCN4.0). Nếu như trước đây người ta chỉ biết đến phạm trù “ảo” theo nghĩa hẹp, thì ngày nay khái niệm “ảo” đã được mở rộng nội hàm ở mức gần như không giới hạn, bao gồm tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. “Thế giới của chúng ta đang có sự chuyển dịch vĩ đại là chuyển dịch toàn bộ thế giới thực vào thế giới ảo”. Vì thế, giới nghiên cứu và hoạt động trong lĩnh vực quản lý nhà nước đặc biệt quan tâm.
“Ảo hóa” là một xu thế tất yếu của quá trình ứng dụng những sản phẩm đặc trưng của CMCN4.0. Công nghệ VR, AR, MR... Blockchain, Fintech, AI, IoT, Big Data... đều là những cơng nghệ có vai trị tác nhân ảo hóa các lĩnh vực hoạt
động kinh tế - xã hội, quốc phịng - an ninh. Vì thế, việc nắm bắt xu thế ảo hóa, đồng thời nâng cao vai trị quản lý nhà nước đối với nền kinh tế đang số hóa là một nhu cầu vừa cấp bách vừa cơ bản, lâu dài trong q trình chủ động, tích cực tham gia cuộc CMCN4.0 như Nghị quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính trị nêu ra.
Hình thức "tổ chức ảo" xuất hiện vào năm 1990 và còn được gọi là tổ chức kỹ thuật số, tổ chức mạng hoặc tổ chức mơ đun. Nói một cách đơn giản, một tổ chức ảo là một mạng lưới hợp tác được tạo ra bởi cái gọi là CNTT, tức là Công nghệ Thông tin và Truyền thông, linh hoạt và đáp ứng được sự năng động của thị trường. Nói cách khác, tổ chức ảo là một mạng xã hội trong đó tất cả các ranh giới ngang và dọc được loại bỏ. Theo nghĩa này, nó là một ranh giới ít tổ chức. Nó bao gồm các cá nhân làm việc ở những nơi làm việc phân tán vật lý, hoặc thậm chí các cá nhân làm việc từ các thiết bị di động và không bị ràng buộc với bất kỳ không gian làm việc cụ thể nào. CNTT là xương sống của tổ chức ảo.
Chính CNTT phối hợp các hoạt động, kết hợp các kỹ năng và nguồn lực của