- Tổchức được xem như một công cụ chính trị
2.1.2. Một số quan điểm về nguồn gốc ra đời lý thuyết tổchức cơ học
sự ra đời của các Cuộc Cách mạng công nghiệp ở Châu Âu
Ở các nước phương Tây, nền sản xuất đại công nghiệp ra đời dưới tác động của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lần thứ nhất, xuất hiện nhiều doanh nghiệp, xí nghiệp, nhà máy với quy mô lớn. Trào lưu công nghiệp hóa đặt ra các vấn đề phân công công việc, tổ chức lãnh đạo, điều hành các cơ cấu tổ chức doanh nghiệp lớn như thế nào cho có hiệu quả kinh tế cao là các vấn đề đặt ra cần phải nghiên cứu ở góc độ học thuật.
Các cuộc cách mạng công nghiệp đó làm cho nền sản xuất được cơ khí hoá, nhờ đó tạo ra sự tăng đột biến về năng suất và chất lượng, đem lại lợi ích to lớn cho nhân loại. Việc sử dụng máy Mãc đòi hái con người gắn bó với máy móc, tổ chức thích nghi với nhu cầu của máy móc và quản lý theo lý thuyết cơ học. Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp ta thấy sự hình thành và phát triển của lý thuyết tổ chức cơ học, nhu cầu cần có sự thay đổi trong quản lý và giám sát lao động để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Nhu cầu phân công lao động triệt để hơn, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả hơn, người lao động chấp nhận nhận các thao tác lối mòn và chịu sự quản lý khắt khe trong nhà máy.
Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp ta thấy sự hình thành và phát triển của lý thuyết tổ chức cơ học, nhu cầu cần có sự thay đổi trong quản lý và giám sát lao động để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Nhu cầu phân công lao động triệt để hơn, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả hơn, người lao động chấp nhận các thao tác lối mòn (chuyên môn hóa sâu) và chịu sự quản lý khắt khe trong các nhà máy.
Khi có sự chuyên môn hóa, mọi người sẽ có sự tập trung tuyệt đối vào công việc của mình. Chỉ cần ghi nhớ và lặp đi lặp lại những hành động giống nhau từ ngày này sang ngày khác mà không cần phải học thêm những điều mới do phải nhảy việc đến vị trí khác như trước nữa.
Và điều này dần dà theo thời gian sẽ làm gia tăng kĩ năng làm việc cho người lao động. Cùng với một mức thời gian như trước nhưng có thể làm được nhiều sản phẩm hơn. Đây chính là lợi ích của việc tận dụng nguồn lực triệt để để làm gia tăng năng suất lao động, tăng lượng sản phẩm sản xuất ra.
Vì thế, chuyên môn hóa (specialization) là một dạng phân công lao động trong đó mỗi cá nhân hay doanh nghiệp tập trung nỗ lực sản xuất của mình vào một loại hoạt động duy nhất hay một vài hoạt động nào đó. Nếu một cá nhân chuyên môn hóa vào một nhiệm vụ duy nhất, có khả năng anh ta sẽ thực hiện nhiệm vụ đó hiệu quả hơn nhiều so với trường hợp phải làm mọi việc.
Các nhà chuyên môn tập trung vào công việc mà họ làm tốt nhất sự quen thuộc và lặp lại hàng ngày sẽ nâng cao kỹ năng lao động và tránh được những tổn thất về thời gian do phải chuyển từ việc này sang việc khác. Vì những lý do đó, chuyên môn hóa đem lại năng suất lao động và sản lượng cao hơn
b) Từ góc độ chính trị - quân sự, lý thuyết tổ chức cơ học gắn với cách thức của tổ chức quân đội
Ngoài khu vực công nghiệp, chúng ta còn ghi nhận sự thay đổi trong khu vực quân sự với tổ chức quân đội. Năm 1786 Frederic Đại đế đó tổ chức lại quân đội nước Phổ từ những đám quân cực kỳ ô hợp thành đội quân hùng mạnh được tổ chức chặt chẽ. Ông biến cả quân đội thành một cỗ máy khổng lồ, từng người lính như từng chi tiết trong cỗ máy. Ông đã áp dụng những kinh nghiệm tổ chức
các quân đoàn thời La Mã và đặc biệt là dựa theo những khuân mẫu cơ khí trong cuộc cách mạnh công nghiệp vào tổ chức quân đội, từ đó xây dựng cấp bậc, quân hàm, đồng phục tất cả được tiêu chuẩn hóa và hình thành nên ngôn ngữ chỉ huy.
Để đảm bảo tính đặc thù của bộ máy quân sự, Frederic Đại đế đã huấn luyện và đào tạo cho người lính phải sợ sỹ quan của mình hơn là kẻ địch.Người lính Phổ không hề suy nghĩ, mà chỉ răm rắp phục tùng tuyệt đối mệnh lệnh của cấp trên. Quân đội Phổ của ông là một trong những cỗ máy cứng nhắc nhất trong lịch sử quân sự Đức, người lính Phổ chỉ là một dụng cụ.
c) Dựa trên lý luận của các nhà nghiên cứu
- Charles Babbage ( 1791 - 1871) là một nhà toán học, nhà triết học, nhà
phát minh và kỹ sư cơ khí người Anh. Ông được coi là cha đẻ của công nghệ máy tính và là người phát minh ra máy tính cơ học đầu tiên. Đã công bố một một chuyên luận ca tụng cách tiếp cận khoa học đối với việc tỏ chức và quản lý, nhấn mạnh tầm quan trọng của kế hoạch hóa và phân công lao động.
- Max Weber (1864 -1920) một nhà xã hội học người Đức đã nghiên cứu và
đề ra mô hình quản lý trong “lý tưởng”, đó là bộ máy thư lại. Ông cho rằng tổ chức cơ học coi trọng tính chính xác, tính nhanh chóng, tính sáng sủa, tính đều đặn độ tin cậy và xây dựng các quy chế hoạt động rất chi tiết. Theo ông tổ chức cơ học đồng nghĩa với tổ chức quan liêu, bệnh quan liêu xói mòn nền dân chủ và biến tư duy con người trở nên quan liêu. Bộ máy thư lại mà ông đề xuất có những đặc trưng cơ bản sau:
Tính phân công lao động: Thiết lập sự phân công rõ ràng theo chức năng. Tính thức bậc: Chế độ cấp bậc rõ ràng.
Tính quy phạm: Thiết lập những quy định pháp luật và quy chế về thẩm quyền và chức trách.
Tính văn bản hóa: Xử lý và truyền đạt công việc đều phải dùng hình thức văn bản.
Tính chuyên nghiệp: Tất cả các chức vụ trong tổ chức đều phải do những người đã được đào tạo về chuyên môn đảm nhiệm.
Tính khách quan: Mỗi thành viên trong tổ chức đều phải làm tròn chức trách của mình, thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan.
Max Weber cho rằng tổ chức cơ học coi trọng tính chính xác, tính nhanh chóng, tính sáng sủa, tính đều đặn độ tin cậy và xây dựng các quy chế hoạt động rất chi tiết. Theo ông tổ chức cơ học đồng nghĩa với tổ chức quan liêu, bệnh quan liêu xói mòn nền dân chủ và biến tư duy con người trở nên quan liêu. Đây là sự chuyển dịch mạnh mẽ từ cách thực hiện công việc tự phát, thiếu kế hoạch, định hướng giá trị truyền thống sang cách làm việc có hệ thống, được tổ chức theo quy tắc, luật lệ, định hướng mục đích và duy lý.16
Như vậy, bộ máy thư lại là một thiết chế được tổ chức chặt chẽ và hợp lý giống như một cỗ máy. Nó thực hiện những hoạt động chuyên nghiệp, với những quy định rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm, có quy chế thực hiện nghiêm khắc và quan hệ phục tùng theo cấp bậc, trở thành một hệ thống kỹ thuật quản lý mang lại hiệu quả cao khi hoạt động trong môi trường ổn định. Trong lịch sử, bộ máy thư lại do Weber thiết kế đã trở thành một cơ cấu điển hình của các tổ chức chính thức, phát huy được tác dụng chỉ đạo thống nhất một cách hữu hiệu. Những đóng góp của ông đối với lý thuyết về quản lý và tổ chức được các nhà khoa học quản lý ở phương Tây thừa nhận một cách rộng rãi. Tuy nhiên, trong mô hình này, con người vẫn bị coi là công cụ bị các quy chế trói buộc, giảm tính chủ động, sáng tạo và khả năng thích ứng trong tổ chức. Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, các mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự
- Chester Irwing Barnard (1886-1961) là một nhà quản trị doanh nghiệp
nổi tiếng người Mỹ đã từng theo học kinh tế và quản trị tại Đại học Harvard; từng giữ nhiều chức vụ quan trọng trong các công ty, Hội, Bộ Tài chính và Ủy ban an ninh quốc gia. Trong suốt quá trình làm việc ông đã cho xuất bản 37 tài liệu liên quan đến quản lý trong đó có hai tác phẩm tiêu biểu “Tổ chức và quản lý”, “Chức năng của người quản lý”. Những tác phẩm này đã góp phần quan trọng vào việc xây dựng và phát triển khoa học tổ chức hiện đại.
C.I. Barnard đã nghiên cứu một số vấn đề cơ bản như: quan niệm về tổ chức, về tổ chức chính thức và phi chính thức. Ông cho rằng tổ chức là “hệ thống của các hoạt động phối hợp có ý thức của hai hay nhiều người”. Ông phân biệt giữa tổ chức chính thức và phi chính thức, trong đó, tổ chức chính thức là “kiểu hợp tác giữa những con người có ý thức, có cân nhắc và có mục đích”. Quan niệm tổ chức như một hệ thống chỉ ra mối liên hệ giữa các bộ phận với hệ thống, giữa hệ thống này với hệ thống khác. Mỗi tổ chức là một phần của tổ chức lớn, đồng thời được tạo thành bởi nhiều đơn vị nhỏ, bản thân mỗi đơn vị nhỏ cũng là một tổ chức. Mặt khác, hệ thống phải được coi như một tổng thể, tạo ra được sức mạnh lớn hơn tổng số các bộ phận của nó.
Chuyên môn hóa theo quan điểm của Barnard là sự cụ thể hóa mục tiêu chung của tổ chức thành những mục tiêu nhỏ hơn từ đó tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu. Chuyên môn hóa trong một tổ chức gồm có 5 nội dung sau:
+ Chuyên môn hóa về địa điểm thực hiện công việc + Chuyên môn hóa về thời gian
+ Chuyên môn hóa liên tưởng + Chuyên môn hóa chức năng
+ Chuyên môn hóa phương pháp thực hiện công việc
C.I. Barnard chủ trương xây dựng một tổ chức với cơ cấu tối ưu để tạo ra mối quan hệ hỗ trợ giữa các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức với nhau. Ngoài ra mỗi bộ phận trong tổ chức và toàn bộ tổ chức còn có mối quan hệ với các tổ chức khác trong môi trường nên cũng cần thiết lập quan hệ giữa tổ chức với môi trường. Theo ông sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận của tổ chức còn lớn hơn nhiều sức mạnh mà mỗi bộ phận có, điều đó là một phần kết quả của quản lý.
Với những đóng góp xuất sắc của mình, đặc biệt là quan điểm coi tổ chức như một cơ thể sống Chester Irwing Barnard đã đặt nền móng vững chắc cho khoa học về tổ chức. Đây là cơ sở nền tảng để khoa học tổ chức phát triển và đạt được nhiều thành tựu rực rỡ như ngày nay.
tiên khai sinh ra khoa học quản lý, là “cha đẻ” của trường phái quản lý theo khoa học, người đầu tiên tiếp cận và nghiên cứu quản lý một cách khoa học và có hệ thống.
Trong đó, ông quan niệm tiêu chuẩn hóa công việc là cách thức phân chia công việc thành các công đoạn nhỏ hơn nhằm mục đích địch mức lao động hợp lý về khối lượng công việc và thời gian tiến tới trả lương theo sản phẩm cụ thể:
+ Phân chia công việc thành các công đoạn nhỏ + Định mức lao động hợp lý: khối lượng và thời gian + Trả lương theo sản phẩm
Ngoài ra quan niệm về chuyên môn hóa lao động của Frederick Winslow Taylor cũng ra đời:
+ Đối với người quản lý: cần được đào tạo thành nhà quản lý chuyên nghiệp + Đối với người lao động: cần được đào tạo sâu về chuyên môn. Trong đó, ông nhấn mạnh tới việc cần phải tìm ra người công nhân giỏi nhất, lấy đó làm căn cứ để định mức lao động và để làm gương cho những công nhân khác học tập.
Cùng với đó là quan niệm về sản xuất theo dây chuyền: Đây là phương thức sản xuất được Taylor áp dụng triệt để và máy móc trong quản lý nhằm tăng năng suất lao động, tạo sự thành thạo về công việc cho người công nhân. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là gây ra sự ngưng trệ của toàn bộ dây chuyền sản xuất nếu như có một bộ phận xảy ra lỗi, dẫn đến giảm năng suất lao động. Và một hệ quả tiêu cực của sản xuất theo dây chuyền là gây hậu quả về tâm lý cho người lao động do phải làm một công việc cứng nhắc, lặp đi lặp lại trong thời gian dài.
Tóm lại, tư tưởng quản lý “chuyên môn hóa” và “tiêu chuẩn hóa” Taylor đưa ra nhằm mục đích tăng năng suất lao động; tuy nhiên việc sản xuất theo dây chuyền với công việc lặp đi lặp lại trong thời gian dài gây tâm lý nhàm chán cho người công nhân cùng các vấn đề về tâm lý cho họ.
- Henry Fayol (1841 - 1925): Là một nhà quản trị hành chánh người Pháp
với tác phẩm “Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát (Administration industrielle et général) (1916)”. Khác với Taylor, cho rằng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc, và không được kích thích kinh tế
đầy đủ, Fayol chỉ ra rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp tổ chức của nhà quản trị.
Việc sắp xếp, tổ chức đó được Fayol gọi là việc quản trị tổng quát và việc này cũng quan trọng như 5 việc khác trong cơ sở sản xuất kinh doanh: sản xuất, tiếp thị, tài chính, quản lý tài sản và con người và kế toán - thống kê.
Trường phái này chủ trương rằng, năng suất lao động sẽ cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý. Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực hành quản trị, nhiều nguyên tắc quản trị của tư tưởng này vẫn còn áp dụng ngày nay. Các hình thức tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền... đang ứng dụng phổ biến hiện nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản trị hành chánh.
Hạn chế của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn tới việc xa rời thực tế. Vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyên tắc đó.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cơ học
Tổ chức cơ học được xem như một tập hợp các vị trí công tác được xác định rõ ràng, sắp xếp thành thứ bậc và quy định rõ mối quan hệ giữa chúng. Tổ chức này rõ ràng được xem như cỗ máy và người ta thiết kế nó như một cỗ máy trong tổ chức bộ phận chức năng được chia nhỏ thành mạng lưới và sắp xếp trật tự theo thứ bậc. Loại hình tổ chức này thường có các đặc điểm sau:
Một là, Sự phân công lao động tỷ mỉ chặt chẽ, vị trí công tác của từng cá nhân trong tổ chức: Được phân định chính xác, nhiệm vụ chính thức mà tổ chức giao cho họ, đồng thời là những công việc hằng ngày. Những nhiệm vụ mà các nhân viên phải thực hiện hằng ngày được quy định bằng văn bản hành chính. Khi các vị trí trong tổ chức bị khuyết nhà quản lý thay thế vào đó một nhân viên đủ điều kiện và tiêu chuẩn không khác gì thay thế một chi tiết trong cỗ máy.
Ví dụ: Trong bộ máy UBND huyện sẽ được phân định ra thành các phòng, ban cụ thể mà ở đó các cán bộ, công chức, viên chức trong mỗi phòng ban này
đều được phân công những công việc cụ thể, rõ ràng, tùy thuộc theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng và chuyên môn nghiệp vụ của từng người trong phòng, ban đó; được quy định bằng văn bản cụ thể như “Quy chế phân công nhiệm vụ cho các thành viên; Thông báo phân công nhiệm vụ…”
Hai là, Cấu trúc bậc thang quyền lực chặt chẽ, rõ ràng: Mỗi thành viên của tổ chức được sắp xếp vào các vị trí công tác theo đẳng cấp và ứng với mỗi vị trí công tác lại có những quyền lực nhất định. Mỗi thành viên chịu sự chỉ đạo của thành viên ở cấp cao hơn, đồng thời lại chỉ đạo một thành viên ở cấp thấp hơn.