Hàng tồn kho là một trong những khoản mục trọng yếu trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Lượng hàng tồn kho quá thấp sẽ khiến cho doanh nghiệp
không kịp thời đáp ứng được nhu cầu khách hàng, ngược lại hàng tồn kho quá cao mang đến rủi ro bị lỗi thời. Vì thế, quản trị hàng tồn kho hiệu quả hay duy trì lượng hàng tồn kho ở mức hợp lý đóng vai trò hết sức quan trọng trong chuỗi cung ứng. Một số mô hình quản trị hàng tồn kho có thể được kể đến như sau:
Mô hình quy mô lô hàng hiệu quả (EOQ)
Mô hình quy mô lô đặt hàng hiệu quả (Economic Order Quantity) cổ điển do Ford W. Harris giới thiệu vào năm 1915 là một mô hình đơn giản minh họa sự cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ. Mô hình này bao gồm các giả định sau: (i) Mức sử dụng (nhu cầu) xác định và đều, tức là có thể xác định được từ trước. Nếu
gọi nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trong năm là Da, thì Da hoàn toàn xác định, hàng ngày sẽ là: d = Da/N với N là số ngày trong năm, nhu cầu mỗi tháng là Dm=Da/12. Nếu gọi I̅ là lượng tồn kho bình quân, Imax là tồn kho tối đa (ngay sau khi nhận đơn hàng), Imin là tồn kho tối thiểu (ngay trước lúc nhận đơn hàng) . Ta có I̅ = (Imax+ Imin)/2.
(ii) Giá đơn vị hàng hóa không thay đổi theo qui mô đặt hàng.
(iii) Toàn bộ khối lượng hàng hóa của đơn hàng giao cùng thời điểm. (iv) Số lượng sản phẩm đặt hàng là cố định Q cho mỗi đơn hàng.
(v) Chi phí cố định (chi phí cho mỗi lần đặt hàng), S, là cố định và không thay đổi.
(vi) Chi phí đặt và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào qui mô đặt hàng. (vii) Chi phí tồn kho là tuyến tính theo số lượng mặt hàng tồn kho. Chi phí tồn kho trên một đơn vị tồn kho cả năm không thay đổi với mức là H.
Mục tiêu của mô hình này là tìm chính sách đặt hàng tối ưu nhằm tối thiểu chi phí mua sắm và chi phí tồn kho hàng năm trong khi vẫn thỏa mãn nhu cầu. Dễ dàng nhận thấy rằng trong một chính sách tối ưu cho mô hình được mô tả ở trên, các đơn hàng đã đặt nên đến nhà kho một cách chính xác khi mức tồn kho giảm đến không. Điều này gọi là đặt hàng tồn kho zero, mà ở đó các đơn hàng được đặt và nhận khi mức tồn kho không bằng 0. Rõ ràng, một chính sách kinh tế hơn sẽ liên quan đến việc
chờ đợi cho đến khi tồn kho bằng 0 trước khi đặt hàng, vì vậy sẽ tiết kiệm chi phí tồn kho. Do đó, ta có chí phí lưu kho trong năm là:
I̅ x H = (Imax+ Imin)/2 x H = Q x H/2
Ngoài ra, do chi phí cho mỗi lần đặt hàng là cố định, nên chi phí đặt hàng sẽ bằng số lần đặt hàng trong năm nhân với chi phí cho 1 lần đặt hàng, từ đó ta có chi phí đặt hàng là: Da/Q x H.
Từ đó ta có tổng chi phí liên quan đến quản lý hàng tồn kho (TC) là: TC = Da/Q x H + Q x H/2
Mục tiêu là tìm Q để TC nhỏ nhất, số lượng sản phẩm cho mỗi lần đặt hàng này được gọi là số lượng đặt hàng hiệu quả. Ta có:
Q = √ 2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /2 /
Mô hình EOQ có ưu điểm là đơn giản, dễ sử dụng nhưng nhược điểm của mô hình này nằm ở các giả định không phải bao giờ cũng tồn tại trong thực tế. Đầu tiên là giả định về nhu cầu không đổi và có thể xác định được là rất khó xảy ra trong thực tế ngày nay khi nhu cầu luôn thay đổi và rất khó nắm bắt. Ngoài ra, việc giả định chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho không đổi cũng là phi thực tế khi chưa đến các yếu tố như chiết khấu hàng mua với số lượng lớn hay sự thay đổi đơn giá lưu kho theo mùa,…
Mô hình hàng tồn kho ABC
Trong rất nhiều loại hàng tồn kho, không phải loại hàng hóa nào cũng có vai trò như nhau trong việc bảo quản trong kho hàng. Để quản lý tồn kho hiệu quả, chúng ta cần phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm dựa theo mức độ quan trọng của chúng trong dự trữ, bảo quản. Phương pháp phân loại ABC được phát triển dựa trên một nguyên lý do Pareto, một nhà kinh tế học người Italia thế kỷ XIX, tìm ra. Pareto quan sát thấy rằng trong một tập hợp hàng hóa nhiều chủng loại khác nhau, chỉ có một số nhỏ chủng loại chiếm giá trị đáng kể trong tập hợp.
Giá trị hàng tồn kho hàng năm được tính toán bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của từng loại hàng tồn kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị. Tiêu chuẩn xếp loại hàng tồn kho vào các nhóm là:
(i) Nhóm A: Gồm các loại hàng hóa có giá trị hàng năm từ 70-80% tổng giá trị tồn kho, nhưng số lượng chỉ chiếm 15-20% tổng lượng hàng tồn kho.
(ii) Nhóm B: Gồm các loại hàng hóa có giá trị hàng năm từ 25-30% tổng giá trị tồn kho, nhưng số lượng chỉ chiếm 30-35% tổng lượng hàng tồn kho.
(iii) Nhóm C: Gồm các loại hàng hóa có giá trị hàng năm chỉ 5-10% tổng giá trị tồn kho, nhưng số lượng lại chiếm tới 50-55% tổng lượng hàng tồn kho.
Mô hình ABC đưa ra gợi ý cho các nhà quản trị trong việc đầu tư có trọng tâm khi mua hàng. Các nguồn vốn để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C. Nên đầu tư thích đáng vào nhóm A bởi đây là mặt hàng mang lại nhiều giá trị lợi nhuận. Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong các khâu quản lý, kiểm tra thường xuyên. Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ an toàn trong sản xuất, tránh rủi ro, thất thoát.
Ưu điểm của mô hình này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về mức độ tiêu thụ cũng như lợi nhuận mà từng loại hàng tồn kho mang lại, từ đó nâng cao hiệu quả công tác dự báo nhu cầu và phân bổ nguồn lực phù hợp, tối ưu hóa lượng tồn kho. Tuy nhiên đối với một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị dữ trữ, việc phân tích theo mô hình này một cách thủ công tốn rất nhiều công sức và thời gian.