m i: Mức sử dụng vật tư cho 1 đơn vị SP
NGƯỜI THỰC HIỆN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ GIÁM ĐỐC
Cũng giống như việc lựa chọn NCC, Công ty thường lên đơn đặt hàng với khoảng 2 đến 3 NCC một lúc. Bởi vì tránh tình trạng NCC nào đó không đáp ứng được nội dung đơn hàng mua. Sau khi Công ty nhận được các thông tin từ NCC, Công ty phân tích, so sánh các yếu tố bên trong hàng hoá, đồng
thời so sánh giữa các mẫu hàng hoá của các NCC với nhau để lựa chọn nguồn cung NVL thích hợp nhất với SP của Công ty.
Bước 4. Lập hợp đồng mua vật tư
Sau khi Công ty lựa chọn được NCC phù hợp rồi, Công ty tiến hành lập hợp hợp đồng mua bán làm căn cứ cho quá trình mua hàng. Hợp đồng được lập dựa trên căn cứ vào KH SX, lượng HTK cũng như căn cứ vào kết quả đánh giá và đánh giá lại NCC. Sau đó, Phòng Vật tư lập hợp đồng KT mua bán vật tư. Sau khi hợp đồng đầy đủ chữ ký duyệt của hai bên, hợp đồng mua bán có hiệu lực và người mua hàng thực hiện việc mua hàng. Còn lại thông thường khi đơn đề nghị cung ứng vật tư đã được duyệt thì việc mua bán thực hiện luôn sau khi đã thống nhất về giá cả, thời gian và chất lượng hàng hoá. Trường hợp hợp đồng KT do Nhà cung ứng lập trước, phòng Vật tư tiến hành soát xét lại các thông tin, các điều khoản theo pháp luật, các yêu cầu về số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, thời gian, địa điểm giao nhận trình Giám đốc phê duyệt để thực hiện việc mua hàng.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có sự thay đổi về nội dung các điều khoản, điều mục thì các bên liên quan cần có sự bàn bạc và thống nhất bằng văn bản (Phụ lục hợp đồng).
Với 02 đối tác thường xuyên ký hợp đồng mua bán với công ty thì định kỳ vào khoảng 31/12 của năm nay đến 31/01 của năm tiếp theo hai bên tiến hành làm biên bản thanh lý hợp đồng trong năm. Phương thức thanh toán: Bù trừ vật liệu nổ.
Các đối tác khác thì phương thức thanh toán thường là: Cắt séc chuyển tiền sau khi hoàn thành thủ tục hoá đơn hàng đã nhập kho.
Khi thực hiện việc giao nhận hàng, người mua hàng phải kiểm tra cụ thể: bao bì, mẫu mã, ký hiệu, chủng loại, quy cách, số lượng và báo cho thủ kho làm thủ tục nhập hàng vào kho Công ty .
Tất cả vật tư, NVL, HH mua luôn được lấy mẫu kiểm tra theo quy trình kiểm tra vật tư đầu vào quy định. Hợp đồng mua bán một số vật tư chủ yếu của Công ty TNHH MTV Hoá chất 21 được thể hiện bảng sau:
Bảng 2.7. Bảng tình hình thực hiện hợp đồng KT với các NCC năm 2020
STT Đơn vị bán hàng Tên vật tư ĐVT
Hợp đồng Tỷ lệ thực hiện Ký kết Thực hiện Tuyệt đối Tương đối
1 Tổng Công ty CNHC mỏ Vinacomin Đạm NH4NO3 Tấn 3.000,0
0
2.460,0
0 -540 82,00%
2 Tổng Công ty KT Kỹ thuật CNQP Đạm NH4NO3 Tấn 1.140,0
0 984 -156 86,32%
3 Công ty CP SX và TM Hoá chất An Phú Đạm NH4NO3 Tấn 1.020,0
0 962,4 -57,6 94,35%
4 Công ty TNHH Thương mại Hải Đăng Đạm NH4NO3 Tấn 1.020,0
0
1.008,0
0 -12 98,82%
5 Công ty CP Tập đoàn Long Hải Đạm NH4NO3 Tấn 432 432 100,00%
6 Công ty CP Vật tư Phú Thọ Đạm NH4NO3 Tấn 300 288 -12 96,00%
7 Công ty CP XNK HC Trường Phát Đạm NH4NO3 Tấn 480 432 -48 90,00%
8 Công ty CN Hoá chất mỏ Bắc Trung Bộ Thuốc nổ TNT Tấn 660 568,56 -91,4 86,15%
9 Tổng Công ty KT Kỹ thuật CNQP Thuốc nổ TNT Tấn 540 456 -84 84,44%
10 Công ty CN HCM Bạch Thái Bưởi Thuốc nổ TNT Tấn 36 32,4 -3,6 90,00%
11 Tổng Công ty KT Kỹ thuật CNQP Thuốc nổ TEN Tấn 192 180 -12 93,75%
12 Xí nghiệp SX và Cung ứng vật tư Hà Nội Dây điện Ф0,45 Tr. m 72 69,6 -2,4 96,67%
14 Công ty TNHH Phương Nga Dây điện Ф0,45 Tr. m 6 2,4 -3,6 40,00%
15 Công ty CP TNHH Vật tư Miền Tây Dây điện Ф0,45 Tr. m 12 9,6 -2,4 80,00%
16 Công Ty TNHH Halcyon Technology Việt
Nam Dây điện Ф0,45 Tr. m 12 7,2 -4,8 60,00%
17 Công ty CP An Phú Thịnh Dây điện Ф0,45 Tr. m 6 6 100,00%
18 Công ty TNHH MTV SXKD tổng hợp Dây điện Ф0,45 Tr. m 12 12 100,00%
19 Công ty TNHH Trường Minh Dây điện Ф0,45 Tr. m 18 18 100,00%
20 Công ty CN-HCM Việt Bắc Đồng đỏ M1 δ0,6x75 Tấn 144 126,12 -17,9 87,58%
21 Công ty Thương mại Vật tư KHKT Nhôm tấm A0-A5 δ0,7 Tấn 72 63,6 -8,4 88,33%
22 Xí nghiệp 59 - Công ty 27 Nhôm cây hợp kim Ф6 Tấn 3,6 2,4 -1,2 66,67%
23 Công ty CP Long Hải Vonfram- W Tấn 7,2 7,2 100,00%
24 Công Ty TNHH PROSTEEL TECHNO
Việt Nam Dây kẽm Ф6 Tấn 60 48 -12 80,00%
25 Công ty CN-HCM Tây Bắc Pharaphin Tấn 276 240 -36 86,96%
26 Công ty CN-HCM Tây Bắc Nhựa PE Nhật F210 Tấn 60 57,6 -2,4 96,00%
27 Công ty Thương mại Vật tư KHKT Nhựa PE Nhật F210 Tấn 96 80,4 -15,6 83,75%
28 Công ty TNHH Trường Minh Hạt nhựa PVC đỏ Tấn 108 100,8 -7,2 93,33%
29 Xí nghiệp SX và Cung ứng vật tư Hà Nội Nhựa EVA Tấn 18 18 100,00%
30 Tổng Công ty KT Kỹ thuật CNQP Nhựa ZBJ500 Tấn 42 40,8 -1,2 97,14%
31 Công ty Cổ phần VIETPRO Việt Nam Nhựa đường số 3 Tấn 18 12 -6 66,67%
32 Công ty CN-HCM Tây Bắc Nhựa đường số 3 Tấn 18 18 100,00%
34 Công ty Thương mại Vật tư KHKT Hyđrazin Sunphat Tấn 24 19,2 -4,8 80,00%
35 Công ty Thương mại Vật tư KHKT KNO3 Tấn 72 66 -6 91,67%
36 Công ty CP Tập đoàn Long Hải KNO3 Tấn 108 108 100,00%
37 Công ty Thương mại Vật tư KHKT KClO3 Tấn 6 4,8 -1,2 80,00%
38 Công ty Thương mại Vật tư KHKT KClO4 Tấn 24 24 100,00%
39 Công ty CP Tập đoàn Long Hải KClO4 Tấn 24 24 100,00%
40 Công ty Hoá chất Đức Giang HNO3-58% Tấn 26,4 26,4 100,00%
41 Tổng Công ty CNHC mỏ Vinacomin NaOH Tấn 72 66 -6 91,67%
42 Công ty Thương mại Vật tư KHKT NaNO2 Tấn 8,4 8,4 0 100,00%
43 Xí nghiệp SX và Cung ứng vật tư Hà Nội Axeton Tấn 18 13,8 -4,2 76,67%
44 Công ty TNHH Hóa chất Công nghiệp Việt
Hoa Cồn 95,5%
Ng.
Lít 168 165,6 -2,4 98,57%
45 Công ty Giấy Thiên An Phú Giấy Krap ĐL180 vàng Tấn 120 118,8 -1,2 99,00%
46 Công ty TNHH MTV in Báo Thanh Hoá Giấy Krap ĐL180 vàng Tấn 60 48 -12 80,00%
47 Công ty Thanh Tú Giấy Krap ĐL180 vàng Tấn 6 2,4 -3,6 40,00%
48 Công ty Giấy Thiên An Phú Giấy Krap ĐL180 sóng Tấn 720 673,2 -46,8 93,50%
49 Công ty in Báo Thanh Hoá Giấy Krap ĐL180 sóng Tấn 168 162 -6 96,43%
50 Xí nghiệp Giấy Thành Tú Giấy Krap ĐL180 sóng Tấn 4,2 4,2 100,00%
51 Tổng Công ty KT Kỹ thuật CNQP Giấy Kráp DCC Tấn 528 404,4 -124 76,59%
52 Công ty TNHH KTH Việt Nam Giấy Kráp DCC Tấn 66 63,84 -2,16 96,73%
tế cho thấy, NCC vật tư nguyên liệu cho Công ty rất đa dạng, có những NCC truyền thống, NCC chính, NCC độc quyền, hay NCC kinh doanh tổng hợp. Tuy vậy, hợp đồng mua vật tư ký kết với các NCC có số lượng rất lớn, song phần thực hiện về mặt số lượng chỉ có một số NCC thực hiện theo hợp đồng đã ký giữa hai bên. Trong đó, Công ty CP Long Hải là đơn vị cung cấp nhiều loại mặt hàng chính và luôn đảm bảo theo cam kết hợp đồng với Công ty. Do ảnh hưởng của biến động giá cả vật tư trên thị trường trong nước và nước ngoài nên quá trình cung ứng thực hiện hợp đồng của các NCC cũng bị ảnh hưởng theo. Công ty cần đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời, bởi vì khi vật tư cung cấp không đúng theo hợp đồng sẽ làm cho quá trình SX bị gián đoạn và KH sản lượng không đạt chỉ tiêu.
Bước 6: Lưu kho, xếp dỡ, bảo quản HH, giao hàng và vận chuyển
Công ty bố trí lưu trữ, xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vật tư, NVL một cách rõ ràng, cụ thể để tránh sự nhầm lẫn cũng như hư hỏng, thất thoát hàng hóa vật tư, mất an toàn trong SX.
Cụ thể các kho được quy định như trong bảng 2.8 sau đây:
Bảng 2.8 :Tên các nhà kho – chức năng kho năm 2020
TT Tên kho Loại nguyên liệu, SP
1 Kho Kim loại Chứa vật tư kim loại.
2 Kho Cơ điện Chứa các loại vật tư cơ điện và phụ tùng thay thế. 3 Kho Dụng cụ Chứa các loại đồ giá, dụng cụ tự chế và dụng cụ muangoài. 4 Kho NVL Chứa Nitrat Amon, thuốc nổ TNT , TEN, Tetryl vàHecxozen, thuốc phao, các loại thuốc hoả thuật,… 5 Kho Thành phẩm Chứa thuốc nổ AD-1, các loại kíp và các phụ kiện nổkhác. 6 Kho Hoá chất Chứa các loại hoá chất, vật tư cho SX và phục vụ SX
(Nguồn: Phòng vật tư Công ty TNHH MTV Hóa chất 21)
điện, kho dụng cụ, kho NVL, kho thành phẩm và kho hóa chất.
Các kho trên đều được trang bị phương tiện PCCC theo đúng quy cuẩn TCVN 3890:2009. Năm 2020 Công ty lên KH mua bổ sung các phương tiện PCCC để bổ sung kịp thời các vị trí thiếu, hỏng. Định kỳ tổ chức kiểm tra phương tiện PCCC 02 lần. Hiện nay, Công ty có 05 xe chữa cháy; 1812 bình chữa cháy các loại; 391 đầu báo cháy và chữa cháy di động; 498 vòi chữa cháy các loại; 398 lăng phun và các trang bị dụng cụ chữa cháy thô sơ khác… tất cả đều sẵn sàng khi sự cố xảy ra.
Các dây chuyền SX, kho chứa VLNCN, SP khác của Công ty đều được thiết kế, xây dựng đạt QCVN 01:2019/BCT; theo Thông tư 12/2013/TT-BQP “Quy định về kho đạn dược lục quân Quân đội nhân dân Việt Nam” của BQP và QCVN 06:2010/BXD về “Quy chuẩn Quốc gia về an toàn cháy cho nhà và công trình” của Bộ xây dựng.
* Chỉ dẫn hàng hoá, NVL:
Công ty bố trí các biển bảng chỉ dẫn hầng hóa, vật tư theo từng kho. Những hàng hóa, NVL nhập khẩu hoặc không có nhãn của nhà SX thì tiến hành ghi nhãn để dễ nhận biết và phân biệt.
Công tác phân loại vật tư, hàng hoá được diễn ra liên tục. Nhân viên thủ kho sắp xếp các loại NVL, hàng hóa ghi rõ tên, lô, số lượng nhập kho, ngày nhập kho đầy đủ. Các hoá chất riêng phục vụ hoạt động phân tích được bố trí khu vự riêng và không đánh số lô, để theo từng loại hóa chất.
* Quy định trong bốc xếp, vận chuyển tới kho:
Nhân viên kho là người trực tiếp kiểm soát, kiểm tra và hướng dẫn quy trình xếp dỡ vật tư, NVL. Khi nhân viên mua hàng hoặc NCC chuyển hàng về kho, nhân viên kho sắp xếp đội bốc dỡ, vận chuyển và xếp vật tư vào vị trí theo đúng nơi quy định. Các nhân viên kho luôn phải thực hiện theo các quy
nhất và bảo đảm an toàn nhất. Khi đưa hàng hóa, NVL vào kho tiến hành phân nhóm để hạn chế tự tác động giữa các nhóm vật tư riêng. Việc vận chuyển phải được diễn ra thật an toàn, nhẹ nhàng, hạn chế tối đa sự va chạm vì hầu như NVL của Công ty là hàng hóa đặc thù, khả năng cháy nổ tương đối cao. Trong quá trình xếp dỡ phải đảm bảo kho luôn sạch sẽ, gọn gàng và hợp lý.
Quy cách xếp vật tư, NVL, thành phẩm trong kho được quy định rõ ràng, ví dụ như:
- Thuốc nổ AD-1, thuốc nổ nhũ tường,…: được xếp trong từng thùng hàng các tông và xếp các thùng thành hàng, một hàng không quá 3 hộp theo các quy định, mỗi một hộp thuốc nổ AD-1 có khối lượng khoảng 24kg.
- Dây nổ chịu nước: được xếp trong thùng các tông, 1 thùng gồm 12 thỏi, khối lượng mỗi thỏi khoảng 2kg. Mỗi một hàng ngang xếp 10 thùng, cao không quá 3 thùng hàng. Khu vực xếp SP Dây nổ chịu nước được sắp xếp, bảo quản theo quy định của kho chứa VLNCN.
- Kíp nổ vỏ nhôm: Sau khi thử nghiệm đạt yêu cầu, phòng Vật tư bố trí sắp xếp kíp nổ theo quy định. Các kíp nổ được đựng trong thùng các tông, 50 kíp 1 thùng, mỗi kíp có trọng lượng khoảng 400gam. Một thùng không quá 20kg. Xếp mỗi hàng không quá 5 hàng ngang, 3 hàng dọc. Quá trình xếp dỡ phải được diễn ra nhẹ nhàng và an toàn tuyệt đối
* Lưu kho và bảo quản hàng hóa, NVL:
Sau khi vật tư, NVL, HH được vận chuyển về đúng các vị trí đã quy định trước thì được xử lý để bảo quản được lâu, phù hợp với tính chất của các kho.
Chính vì vậy, toàn bộ hàng hóa, NVL luôn được sắp xếp đúng nơi, đúng chỗ, khoa học, làm sao để dễ thấy, dễ kiểm tra nhất để thuận tiện cho
như: xăng dầu, hóa chất, thuốc nổ,… được bảo quản ở những kho riêng, có đánh số kho và ghi rõ “Hàng dễ cháy nổ”. Công ty bố trí các biển báo cấm lửa tại các khu vực dễ cháy nổ, các dụng cụ PCCC được đặt ở nhiều vị trí để khi có sự cố có thể xử lý được ngay. Nhân viên kho hàng ngày đều ghi chép, hạch toán đầy đủ theo quy định.
Kho được bố trí phân ra với kho bán thành phẩm và kho SP đã hoàn thiện chờ ngày xuất bán:
- Đối với bán thành phẩm: được giao toàn bộ qua phiếu xuất nhập kho. Các bán thành phẩm sau sau khi được kiểm nghiệm sẽ được cấp giấy chứng nhận xuất từ xưởng này sang bên xưởng khác để tiếp tục quá trình SX. Việc xếp dỡ bán thành phẩm theo Quy định QCVN 02:2008/BCT của Bộ tài chính.
- Đối với SP: sau khi hoàn thiện được kiểm nghiệm, nghiệm thu về chất lượng, quy cách SP và được cấp phiếu đủ điều kiện xuất xưởng. Các xí nghiệp SX chuyển phiếu trên đến phòng vật tư, đồng thơì chuyển SP tới các kho thành phẩm để lưu trữ. Sp sau khi SX xong cũng được bố trí vị trí trong kho theo từng khu vực như các vật tư, NVL đầu vào.
SP sau khi SX xong chờ xuất kho sẽ được bảo quản kỹ càng trong các nhà kho chìm của Công ty, có trnag bị khóa điện tử, hệ thống camera trong và ngoài kho, bố trí bảo vệ thay nhau trực 24/24. Các biển báo cấm lửa, dụng cụ PCCC đặt những nơi quan trọng. Nhân viên ra vào kho phải xuất thẻ, ghi họ tên, bộ phận làm việc vào sổ theo dõi. Với kho chứa pháo hoa, pháo nổ được thiết kế theo kỹ thuật riêng đảm bảo an toàn theo “Quy định QCVN 02:2008/BCT” của Bộ tài chính.
phiếu xuất kho để điền vào thẻ kho và trừ dần số ththeẻ đã xuất. Kiểm tra, đối chiéu với thực tế SP và vật tư còn lại so với trên sổ sách chứng từ
Vì tính chất đặc biệt của SP nên việc vận chuyển cũng phải theo các quy định QCVN 02:2008/BTC và có đủ các giấy phép của các cấp có thẩm quyền cấp. Các trường hợp vận chuyển của Công ty như là:
- KH tự vận chuyển trên các phương tiện được cơ quan chức năng cấp giấy phép: Phòng Tiêu thụ xuất lệnh bán hàng chuyển qua phòng vật tư làm thủ tục và viết hoá đơn bán hàng cho KH.
- KH yêu cầu Công ty vận chuyển hàng: Phòng Tiêu thụ xuất lệnh bán hàng rồi chuyển phòng vật tư làm thủ tục, viết hoá đơn bán hàng. Sau khi KH làm xong các thủ tục, phòng vật tư xuất lệnh xe bố trí lái xe cùng 01 nhân