m i: Mức sử dụng vật tư cho 1 đơn vị SP
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Đơn vị:... Mẫu số 06 - VT
Bộ phận:... (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Ngày...tháng...năm ... Nợ ... Số: ... Có ...
- Họ và tên người nhận hàng: ... Địa chỉ (bộ phận)... - Lý do xuất kho: ... - Xuất tại kho (ngăn lô): ...Địa điểm ...
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, SP, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x Ngày…. Tháng….Năm….. Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
thẻ kho rồi chuyển lên phòng Vật tư, phòng Tài chính (kế toán kho) vào ngày mùng 10 hàng tháng. Cứ định kỳ 6 tháng thủ kho, thống kê, kiểm kê vật tư, tiến hành tổng hợp, kế toán chuyển cho phòng Tài chính đối chiếu sổ sách một lần để kịp thời phát hiện những sai lệch vật tư. Đến ngày 31 tháng 12 hàng năm, Công ty thành lập tổ kiểm kê để kiểm kê vật tư tồn kho thực tế và sổ sách. Đồng thời phân loại các vật tư xuống cấp, sắp hỏng đề nghị thanh xử lý.
Tại các Xí nghiệp, Phân xưởng, dựa trên KHVT đã được phê duyệt nhân viên Xí nghiệp, Phân xưởng viết giấy đề nghị chuyển lên phòng vật tư để xin cấp các vật tư, NVL còn thiếu. Giấy đề nghị sau khi được kiểm tra đúng thực tế, trình Giám đốc kỳ và chuyern xuống kho để bộ phận kho tiến hành công tác cấp phát theo yêu cầu. Khi có phiếu xuất kho thì nhân viên các bộ phận mang phiếu về đơn vị xin chữ ký của cấp trên sau đó cầm phiếu xuất đến kho và nhận vật tư về SX. Mỗi Xí nghiệp, phân xưởng cũng được bố trí có hệ thống kho chứa riêng để dự trữ lượng vật tư từ kho nhà máy chuyển về kho xí nghiệp. Sau đó kho của Xí nghiệp tiến hành cấp vật tư cho từng tổ SX theo phiếu xuất nội bộ của từng xí nghiệp.
Nhận xét: Quá trình cấp phát vật tư hiện nay tại Công ty còn tương đối phức tạp, qua nhiều bộ phận, nhiều thủ tục giấy tờ nên thiếu tính chủ động và kịp thời trong SX. Đồng thời việc cấp phát tư còn chưa đc chuyên môn hóa nên thời gian xử lý tương đối lâu, làm chậm tiến độ SX đi
b. Tình hình quản lý và sử dụng vật tư
Công ty Hóa chất 21 có quy mô SX tương đối lớn nên việc bố trí SX giao cho các phân xưởng, xí nghiệp riêng. Mỗi một công đoạn SX lại được giao cho 1 phân xưởng, các Xí nghiệp SX theo một quy trình công nghệ riêng để quá trình quản lý SX trở nên thuận tiện. SP của Công ty có nhiều loại và do
vậy Công ty có KH SX từng loại SP với khối lượng phù hợp để tránh trường hợp ứ đọng vốn trong lưu thông và trong DN.
Công ty là một DN hoạt động trong lĩnh vực SX thuốc nổ, phụ kiện nổ và pháo hoa nên nhu cầu vật tư rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại, tính chất, số lượng và giá trị tiêu dùng (trên 10 nghìn chủng loại các loại). Chi phí mua hàng là một khoản mục chi phí chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của Công ty. Nếu việc sử dụng không đúng mục đích, tức là vật tư dùng để SX SP này đem vào SX cho SP khác, vượt quá định mức tiêu dùng các loai vật tư, sử dụng máy móc thiết bị không đúng quy trình sẽ dẫn đến bội chi NVL, Bội chi các chi phí không đáng có, làm cho LN của Công ty bị giảm đi trầm trọng. Ngược lại, quá trình sử dụng hợp lý, đúng mục đích có hiệu quả giúp Công ty giảm thiểu CP ở mức thấp nhất, hạn chế mức tối đa các loại CP không đáng có, tận dụng được các phế liệu trong SX, nâng cao LN
Hiểu được sự quan trọng của công tác quản lý vật tư, BLĐ luôn cố gắng đưa ra các giải pháp kịp thời nhất như: thường xuyên kiểm tra, kiểm kê định kỳ, BLĐ luôn có các buổi làm việc trực tiếp tại phân xưởng SX để nắm bắt tình hình sử dụng vật tư, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong Công ty. Từ đó có cái nhìn khách quan, chân thực nhất để tỉm ra nguyên nhân, hạn chế, giảm thiểu sự lãng phí vật tư không đúng mục đích.
Khi vật tư, NVL nhận về các xí nghiệp, phân xưởng, quản đốc phân xưởng và giám đốc xí nghiệp sẽ chịu trách nhiệm về bảo quản cũng như sử dụng trong SX. Giao cho từng bộ phận trong phân xưởng, xí nghiệp chịu trách nhiệm về từng loại vật tư mà bộ phận mình sử dụng. Khuyến khích công nhân trong bộ phận của mình sử dụng tiết kiệm NVL, khi phát hiện vật tư thừa hay thiếu phải báo ngay với quản đốc. Trong quá trình kiểm tra có phát hiện vấn đề gian lận, sai sót trong khâu sử dụng vật tư, cán bộ kiểm tra tiến
cảnh cáo và buộc thôi việc. Không chỉ dừng lại mức bị kỷ luật mà nhân viên gây thiệt hại nghiêm trọng còn phải bồi thường đúng giá trị bị thiệt hại hoặc có thể bị truy tố hình sự. Quá trình kiểm tra phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện SX tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định thưởng trên % giá trị vật tư tiết kiệm được hoặc xem xét nâng lương trước thời hạn theo quy định của Công ty.
Biểu mẫu 1.5. Mẫu thẻ kho
Đơn vị:... Mẫu số 06 - VT
Bộ phận:... (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)