- Lập kế hoạch đào tạo,bồi dưỡng
1.2.3. Quy trình hoạt động đào tạo bồi dưỡng viên chức
1.2.3.1 Xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng viên chức
Để thực hiện đào tạo bồi dưỡng con người làm việc cho tổ chức nói chung, đơn vị sự nghiệp cơng lập nói riêng, để hạn chế lăng phí trong hoạt động đào tạo bồi dưỡng, xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng là nội dung mang tính tiên quyết.
Xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng thực chất là trả lời các câu hỏi: - Những kiến thức gì cần phải được đào tạo bồi dưỡng;
Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên những phân tích một cách chi tiết cụ thể những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện các công việc phải thực hiện trong tổ chức. Phân tích kiến thức, kỹ năng hiện có của viên chức - người làm việc cho tổ chức.
Và mức độ hẫng hụt giữa yêu cầu, đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng,vv... đối với công vụ và kiến thức, kỹ năng,vv… của người được giao thực thi cơng việc đó sẽ tạo nên nhu cầu đào tạo.
Hàng năm, có thể hàng qúy hay 6 tháng, mỗi một đơn vị cần xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng viên chức của đơn vị mình thơng qua phân tích hai nhóm yếu tố trên.
Khi phân tích từng cá nhân cần có nhu cầu đào tạo bồi dưỡng riêng, cần tổng hợp lại thành nhu cầu đào tạo bồi dưỡng của bộ phận, phòng ban, của viên chức huyện và viên chức cả tỉnh và có thể viên chức của cả ngành.
Với cách làm đó sẽ có thể xác định được nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng cụ thể:
- Cho từng cá nhân riêng lẻ;
- Cho từng bộ phận (với nhu cầu đào tạo bồi dưỡng chung của tất cả người làm việc trong bộ phận đó);
- Nhu cầu đào tạo bồi dưỡng cho cả cơ quan cấp huyện; cấp tỉnh và cho cả ngành.
Và từ đó có thể xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cụ thể cho cá nhân hay cho cả bộ phận lớn.
Mỗi một vị trí, các nhà quản lý, quản lý nhân sự của tổ chức phải xây dựng được bản mơ tả năng lực cần có cho vị trí đó.
Mỗi một cá nhân có năng lực riêng của mình. Đó là những gì đă được học; những gì đă có kinh nghiệm thực tiễn; tính cách cá nhân.
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng là giáo dục cần để khắc phục những hẫng hụt trên thông qua hoạt động xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng. Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng viên chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập nhằm trả lời những câu hỏi liên quan đến làm thế nào để khắc phục những hẫng hụt về kiến thức, kỹ năng,vv… đă phát hiện ra trong quá trình xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng. Đó là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm.
Các nhà quản lý đào tạo bồi dưỡng cũng như các nhà quản lý cần quan tâm xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng gắn với điều kiện cụ thể của đơn vị. Tùy thuộc vào nhu cầu nhân sự để có thể quyết định hoạt động đào tạo bồi dưỡng. Nếu kế hoạch được xây dựng phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, sẽ huy động được hết nguồn nhân lực cần phải đào tạo bồi dưỡng mà vẫn không ảnh hưởng đến thực thi nhiệm vụ của đơn vị; đồng thời người đi đào tạo bồi dưỡng an tâm để học tập.
Ngược lại xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng không gắn với kế hoạch thực thi nhiệm vụ của đơn vị, khó có thể huy động nguồn nhân lực đi học; hoặc khi đi học sẽ không đảm bảo số lượng .
Xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng đúng, hết tất cả cá nhân; tổng hợp thành kế hoạch chung của bộ phận, đơn vị sẽ làm căn cứ để đưa vào kế hoạch và trả lời cụ thể:
- Số lượng lớp và số lượng học viên;
- Địa điểm tổ chức khóa đào tạo bồi dưỡng; - Thời gian khóa đào tạo bồi dưỡng;
- Vấn đề giảng viên; - Quản lý lớp;
- Kinh phí; - Khác.
Tất cả các yếu tố trên được các nhà quản lý đào tạo bồi dưỡng cũng như quản lý sẽ phải tự dựa vào nhu cầu đào tạo bồi dưỡng để phân bố một cách chính xác.
Muốn có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng tốt, địi hỏi phải xác định thật chi tiết cụ thể nhu cầu đào tạo bồi dưỡng của cá nhân; đơn vị.
Kế hoạch đào tạo bồi dưỡng được cấp có thẩm quyền phê duyệt và sễ được công khai cho tất cả thành viên của đơn vị biết.
1.2.3.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng
Triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng tức triển khai từng hoạt động cụ thể đối với từng khóa đào tạo bồi dưỡng.
- Xác định mục tiêu khóa đào tạo, bồi dưỡng cụ thể
Mỗi một khóa đào tạo bồi dưỡng cần xác định rõ mục tiêu của khóa đào tạo bồi dưỡng đó. Mục tiêu càng rõ ràng, càng giúp dề đánh giá khóa học. Nếu khóa đào tạo bồi dưỡng nhằm trang bị bổ sung những kiến thức mới.
Nếu mục tiêu của khóa học nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cần đánh giá cả trước, trong và sau khóa học để kiểm tra đánh giá mục tiêu hồn thiện kỹ năng.
- Xác định đối tượng đào tạo
Mỗi một khóa đào tạo bồi dưỡng cần xác định đúng, đủ đối tượng phải tham gia đào tạo bồi dưỡng.
Việc xác định đúng chính xác đối tượng tham gia khóa đào tạo bồi dưỡng cụ thể sẽ là yếu tố đạt được hiệu quả của hoạt động đào tạo bồi dưỡng.
Ai cần, thiếu những kiến thức, kỹ năng,vv... sẽ phải được gửi đến khóa học để đào tạo bồi dưỡng. Tránh gửi người đến chỉ vì đủ số lượng yêu cầu tham gia.
Số lượng đối tượng tham gia cũng sẽ quyết định cách giảng dạy; cũng như lựa chọn địa điểm, phòng học.
Trong lý thuyết về đào tạo bồi dưỡng, xác định đúng chính xác đối tượng cho từng khóa học, mới tạo cơ hội để kết quả thực thi công việc được giao sẽ được nâng cao sau khi kết thúc khóa đào tạo bồi dưỡng.
Nếu không đúng đối tượng, họ sẽ không cảm nhận việc vận dụng những kiến thức, kỹ năng đă học được để nâng cao kết quả thực thi công việc được giao.
- Xây dựng nội dung khóa học
Tùy theo từng khóa học, có thể có những khóa học mang tính bắt buộc để có chứng chỉ đủ kiến thức, kỹ năng cần thiết bắt buộc. Tất cả những khóa đào tạo bồi dưỡng nhằm cập nhật, bổ sung kiến thức, rèn kỹ năng hẫng hụt đều phải tiến hành xây dựng nội dung khóa học.
Tùy theo vào từng nhóm đối tượng đào tạo bồi dưỡng; tùy thuộc vào từng giai đoạn cụ thể mà có nội dung khóa đào tạo bồi dưỡng phải được thiết kế phù hợp với nhóm đối tượng học viên.
Đặc biệt nếu theo mơ hình vị trí việc làm, việc xác định nhu cầu đào tạo bồi dưỡng và xây dựng nội dung khóa đào tạo bồi dưỡng phải ln gắn kết với từng vị trí.
Ngồi việc dựa vào chương trình đào tạo bồi dưỡng theo chức danh nghề nghiệp, hiện nay xây dựng các khóa đào tạo bồi dưỡng mang tính ngắn hạn đang là cơng việc chủ yếu của các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo bồi dưỡng. Do đó, địi hỏi các nhà quản lý đào tạo bồi dưỡng phải thực sự quan tâm để lựa chọn đúng, đủ nội dung của khóa học.
-Lựa chọn phương pháp đào tạo, bồi dưỡng gắn với từng khóa đào tạo bồi dưỡng
Như trên đã nêu, đào tạo bồi dưỡng viên chức nói riêng cũng như đào tạo bồi dưỡng người làm việc cho tổ chức nói chung, có thể có nhiều phương pháp đào tạo bồi dưỡng khác nhau.
Tùy từng khóa đào tạo bồi dưỡng để lựa chọn phương pháp đào tạo bồi dưỡng thích hợp.
Nếu các khóa đào tạo bồi dưỡng thiên về rèn luyện kỹ năng, các hình thức phương pháp đào tạo bồi dưỡng gắn với công việc; tại địa điểm của đơn vị sẽ phù hợp.
Nhưng nếu muốn cung cấp nhiều hơn về lý luận, kiến thức, có thể lựa chọn cơ sở đào tạo bồi dưỡng thích hợp.
- Lựa chọn giảng viên cho khóa đào tạo bồi dưỡng
Đa số các tổ chức khơng có đội ngũ giảng viên chun trách của mình. Thơng qua các cơ sở đào tạo bồi dưỡng chuyên nghiệp để tiến hành đào tạo bồi dưỡng các khóa học bắt buộc (theo chương trình bồi dưỡng chức danh hạng nghề nghiệp).
Đội ngũ giảng viên do các cơ sở đào tạo bồi dưỡng đó cung cấp và thực hiện các chương trình đào tạo bồi dưỡng theo chức danh.
Đơn vị sự nghiệp cơng lập nói riêng cũng như các tổ chức khác thường khơng có nhiều cơ hội để lựa chọn giảng viên.
Trong trường hợp những khóa đào tạo bồi dưỡng mang tính riêng của đơn vị, nhà quản lý đào tạo bồi dưỡng của đơn vị hoặc các nhà quản lý có thể dựa vào nội dung, mục tiêu khóa học để lựa chọn giảng viên cung cấp dịch vụ đào tạo bồi dưỡng. Đây là điều cần phải được quan tâm của các nhà quản lý nhân sự của tổ chức khi tiến hành đào tạo bồi dưỡng theo như cẩu riêng của đơn vị, ngồi những chương trình đào tạo bồi dưỡng bắt buộc.
Mỗi một giảng viên sẽ gắn liền với một khóa đào tạo bồi dưỡng cụ thể và địi hỏi họ khơng chỉ có kiến thức, kỹ năng có thể đáp ứng, giải quyết được
hẫng hụt năng lực của viên chức đơn vị, mà họ cịn phải có khả năng giảng dạy.
- Xác định thời gian tiến hành các khóa đào tạo bồi dưỡng
Lựa chọn thời gian tiến hành khóa đào tạo bồi dưỡng cũng là một trong những yếu tố quyết định thành công của hoạt động đào tạo bồi dưỡng.
Đào tạo bồi dưỡng là giai đoạn viên chức thát ra khỏi thực thi công việc chun mơn của mình. Và cũng đồng nghĩa với cơng việc đó sẽ do những người khác “hỗ trợ đảm nhận”.
Lựa chọn thời gian tiến hành khóa học cũng như dung lượng thời gian (số lượng ngày cần) phải cố gắng tránh những giai đoạn “mùa vụ” của cơng việc.
Với những nhóm đối tượng thực hiện cơng việc có tính chất thường xun dồn đọng vào cuối tháng, cuối qúy cần bố trí thời gian học vào đầu tháng, đầu qúy và ngược lại.
Mặt khác, các khóa đào tạo bồi dưỡng khơng thể kéo dài q nhiều ngày. Thơng thường, trừ những chương trình mang tính bắt buộc, các khóa đào tạo bồi dưỡng cần tiến hành trong khoảng thời gian 3-5 ngày. Điều này cũng vừa đủ cho dung lượng thời gian pháp luật quy định phải tham gia hoạt động đào tạo bồi dưỡng hàng năm.
- Tổ chức và quản lý lớp
Nếu như tổ chức đào tạo bồi dưỡng tại cơ sở đào tạo bồi dưỡng, công việc này mang tính nghiệp vụ của cơ quan đào tạo bồi dưỡng.
Trong trường hợp các đơn vị sự nghiệp cơng lập tự tổ chức những khóa đào tạo bồi dưỡng mang tính riêng biệt, ngắn hạn của đơn vị, tổ chức và quản lý khóa học cũng cần được cơ quan quản lý nhân sự của đơn vị chú ý.
Nội dung tổ chức thực hiện và quản lý lớp là những công việc cụ thể nhằm đạt được hiệu quả trong q trình đào tạo, đó là: tổ chức đón tiếp học viên, thuê địa điểm; tổ chức quản lý học viên; tổ chức giảng dạy, thi cử, kiểm tra, đánh giá là những hoạt động chính của quản lý khóa đào tạo bồi dưỡng.
- Đánh giá kết quả khóa đào tạo bồi dưỡng
Tùy theo từng khóa đào tạo bồi dưỡng để có những hình thức đánh giá khóa học.
Các chương trình đào tạo bồi dưỡng bắt buộc theo chức danh hạng nghề nghiệp, thường có cách đánh giá theo quy định: bao nhiêu lần kiểm tra; viết thu hoạch, tiểu luận hay đề án.
Cuối khóa học cũng có thể để học viện tham gia đánh giá cách thức tổ chức khóa học; giảng viên,vv…
Các khóa đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn, do chính đơn vị tổ chức, cần quan tâm đề đánh giá kết quả khóa học thơng qua hình thức xem xét mục tiêu của khóa học đạt được cấp độ nào.
Đào tạo bồi dưỡng viên chức Việt Nam hiện nay theo quy định của pháp luật. Những nội dung nêu trên về quy định đào tạo bồi dưỡng được các văn bản pháp luật hướng dẫn.
Đào tạo bồi dưỡng viên chức hiện nay theo quy định của văn bản dưới dạng thông tư của Bộ Nội vụ [19].
Thông tư này cũng quy định những vấn đề liên quan đến đào tạo bồi dưỡng viên chức như đă nêu trong phần đào tạo bồi dưỡng chung. Và điều đặc biệt, Thông tư không sử dụng, quy định các vấn đề liên quan đến đào tạo như trong văn bản về đào tạo bồi dưỡng cơng chức. Dựa vào địi hỏi mang tính lý luận, Thơng tư quy định:
- Đối tượng phải tham gia bồi dưỡng; - Hình thức bồi dưỡng;
- Chương trình bồi dưỡng;
- Về biên soạn chương trình, nội dung; - Cấu trúc, thời gian;
- Quản lý chương trình bồi dưỡng - Chủ thể cung cấp dịch vụ bồi dưỡng; - Các phương pháp bồi dưỡng.
- Chứng chỉ.
Xét về các vấn đề được quy định, khá phù hợp với lý thuyết chung đã nêu. Do các đơn vị sự nghiệp công lập là của nhà nước, nên trong nội dung bồi dưỡng quy định cụ thể:
- Lý luận chính trị.
- Chuyên mơn, nghiệp vụ.
- Kiến thức quản lý hành chính nhà nước, pháp luật; năng lực, kỹ năng lãnh đạo, quản lý; các nguyên tắc về hoạt động nghề nghiệp, đạo đức nghề nghiệp.
- Kiến thức bổ trợ theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp. - Kiến thức hội nhập quốc tế.
Với các nội dung trên, về phương diện lý luận, cần gắn liền với công việc của từng cá nhân người làm việc cho tổ chức để xác định chi tiết.
Về chương trình bồi dưỡng, văn bản pháp luật cũng quy định nhiều lồi hình khác nhau vừa mang tính nghề nghiệp, vừa mang tính chức danh và cũng loại mang tính cập nhật hàng năm.
Nhóm thứ nhất. Loại chương trình, tài liệu bồi dưỡng theo tiêu chuẩn
chức danh nghề nghiệp, thời gian thực hiện tối thiểu là 6 (sáu) tuần, tối đa là 8 (tám) tuần - một tuần được tính bằng 5 (năm) ngày học, một ngày học 8 (tám) tiết, bao gồm:
- Chương trình, tài liệu bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp hạng I;
- Chương trình, tài liệu bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp hạng II;
- Chương trình, tài liệu bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp hạng III,
- Chương trình, tài liệu bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp hạng IV.
Với nhóm này, về nguyên tắc, mỗi người ở mơt hạng nghề nghiệp chỉ phải đi học có một lần. Trừ quy định giá trị của chương trình này trong bao nhiêu lâu để phải đi bồi dưỡng lại (5 hay 10 năm). Và các chương trình này mang tính bắt buộc, khơng phụ thuộc vào nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng như đă nêu trong phần lý luận chung.
Nhóm thứ hai là các chương trình bồi dưỡng cho người đảm nhận
chức
danh quản lý trong các đơn vị sự nghiệp công lập theo cấp độ của quản lý. Thời gian cho bồi dưỡng các chương trình này tối đa là 4 (bốn) tuần. Nhóm chương trình này cũng mang tính bắt buộc, khơng cần phải xác định nhu cầu bồi dưỡng.
Các chương trình này chia thành cấp độ, và loại đơn vị sự nghiệp cơng lập. - Chương trình, tài liệu bồi dưỡng năng lực, kỹ năng lãnh đạo, quản lý cho người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp cơng lập trực thuộc Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan Trung ương; thuộc Tổng cục, Cục hoặc tương đương trực thuộc Bộ, cơ quan ngang bộ; người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu các tổ chức cấu thành đơn vị sự nghiệp là cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là Chương trình bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ);