7. Cấu trúc của đề tài
2.2.1. Xây dựng và tổ chức nguồn lực thông tin
2.2.1.1 Kinh phí hoạt động
Là một trong 4 yếu tố quyết định sự hình thành và phát triển của thư viện. Trong những năm gần đây, kinh phí bổ sung sách cho thư viện huyện lấy từ nguồn ngân sách của Trung tâm Văn hóa cũng được cải thiện đáng kể. Hằng năm, các thư viện đều xây dựng kế hoạch hoạt động và dự trù kinh phí để trình lên đơn vị chủ quản và các ngành liên quan. Mỗi thư viện đều xác định rằng, đảm bảo kinh phí cho thư viện hoạt động ổn định và phát triển, dù là ở mức thấp nhất, tối thiểu cũng cần có để duy trì các hoạt động. Nếu muốn hoạt động hiệu quả, thì kinh phí phải được điều chỉnh tăng dần hằng năm, điều này cũng được thể hiện trong các văn bạn nhà nước hiện hành, cụ thể là Pháp lệnh Thư viện. Điều đó đã khẳng định thực tế là, thư viện đang phát huy được vị trí, vai trò của mình và nhận thức của lãnh đạo địa phương.
Tuy nhiên, kinh phí cho thư viện hiện nay vẫn nằm trong sự kiểm soát chung của Trung tâm Văn hóa nên thư viện chỉ được một phần rất nhỏ, chưa đáp úng được yêu cầu như quy định của Bộ VH TT & Dl và Bộ Tài chính đề ra. Tuy là có kế hoạch ngân sách dành cho hoạt động thư viện, nhưng nếu có những nhiệm vụ đột xuất, hoặc do những hoạt động bề nổi cần thiết thì kinh phí của thư viện sẽ bị cắt.
Kinh phí bổ sung sách
Bổ sung sách bằng nguồn ngân sách đơn vị chủ quản: Kinh phí hoạt động của mạng lưới thư viện không đồng đều, trên thực tế khi xây dựng kế hoạch hằng năm của cơ quan chủ quản thì kinh phí dành cho bổ sung sách là có, song đến hết năm có thư viện không bổ sung được bản sách nào bằng nguồn kinh phí huyện. Thực trạng này diễn ra thường xuyên ở nhiều năm và phổ biến ở hầu hết các thư viện. Qua điều tra cho thấy, hằng năm, UBND huyện duyệt chi cho các hoạt động văn hóa nói chung khoảng hơn 2 tỷ đồng, số kinh phí này giao cho Trung tâm Văn hóa thực hiện. Căn cứ số kinh phí được duyệt đó, Trung tâm Văn hóa tiến hành duyệt theo kế hoạch cho các phòng ban, trong đó có kinh phí dành cho thư viện. Tuy nhiên có năm một số thư viện không được đầu tư kinh phí điển hình như huyện Cần Giờ và Huyện Nhà Bè đến giữa quý III và đầu quý IV cán bộ thư viện huyện báo cáo và xin kinh phí bổ sung tài liệu theo kế hoạch đã được Trung tâm Văn hóa phê duyệt nhưng không được đáp ứng vì các hoạt động bề nổi như, văn nghệ, thể thao, tuyên truyền các hoạt động khác… đã chi hết tiền, chỉ có một vài thư viện bổ sung được sách thì đều rơi vào thời gian cuối năm bởi lúc này các hoạt động khác đã diễn ra hết, kinh phí còn thừa thì mới dành số tiền còn lại để bổ sung sách. Theo báo cáo năm 2012 của thư viện huyện, có 4/5 thư viện bổ sung được sách bằng ngân sách của huyện với tổng số tiền 90 triệu đồng, gồm: Thư viện huyện Củ Chi bổ sung được 40 triệu đồng, thư viện bổ sung ít nhất là Thư viện huyện Nhà bè và Cần Giờ được 10 triệu đồng, các thư viện: Hóc Môn 20 triệu đồng, Bình Chánh được 20 triệu.
Bổ sung bằng nguồn ngân sách chương trình mục tiêu của Trung Ương và Thành phố hỗ trợ các huyện: Chương trình này được duy trì đều dặn từ năm 2004 đến 2011, nguồn ngân sách trên được giao cho Thư viện KHTH mua và bàn giao
cho thư viện các huyện, trung bình hằng năm mỗi huyện được bổ sung thông qua chương trình này khoảng trên dưới 10 triệu đồng, tương đương 100 bản sách. Năm 2012 nguồn sách từ quỹ mục tiêu tăng lên trung bình mỗi Thư viện nhận được từ 20 đến 50 triệu đồng, tưởng đương 200 đến 500 bản sách. Cụ thể thư viện huyện Củ Chi và thư viện huyện Cần Giờ năm 2012 nhận được 495 bản/1 thư viện.
Bổ sung bằng nguồn ngân sách CTMT quốc gia cho kho sách hạt nhân huyện: Từ năm 2005 đến nay, nguồn bổ sung này vẫn được duy trì ổn định cho 24/24 quận, huyện mỗi năm các thư viện được bổ sung khoảng từ 50 đến 100 nhan đề, tương dương 100 cuốn, bằng 10 triệu đồng. Vì thế, VTL của thư viện các huyện tăng lên bình quân từ 300 đến 1000 bản/ năm ( bao gồm cả 3 nguồn bổ sung: của TP, trung ương và thư viện huyện tự mua).
Kinh phí bổ sung báo – tạp chí
Hằng năm, các thư viện huyện duy trì đều đặn từ 15 đến 25 nhan đề báo, tạp chí, tổng kinh phí bổ sung từ 4 đến 20 triệu đồng/ thư viện. Thư viện bổ sung ít báo nhất là Thư viện huyện Nhà Bè, Cần Giờ, 5 triệu đồng trong các năm từ 2008 đến năm 2012, đến năm 2013 giảm xuống còn 4 triệu động. Thư viện huyện Bình Chành 10 triệu đồng/năm; Thư viện huyện Củ Chi 20 triệu/năm. Tất cả kinh phí bổ sung báo, tạp chí của 5 thư viện huyện, đều bằng ngân sách sự nghiệp của TTVH.
Kinh phí dành cho các hoạt động của thư viện là hết sức quan trọng, kinh phí bổ sung sách báo càng quan trọng hơn nhiều. Tuy nhiên, có những thư viện cấp huyện của TP.HCM đang hoạt động trong điều kiện kinh phí hết sức khó khăn và hạn chế ở mức quá thấp, chưa ổn định(cần Giờ, Nhà Bè, Bình Chánh). Mặc dù có sự đầu tư, nhưng với mức đầu tư thấp như hiện nay,sẽ rất khó để các thư viện duy trì hoạt động, chứ chưa nói đến phát triển tốt. Qua khảo sát và điều tra tại các thư viện thì có nơi đầu tư ít, nơi nhiều, các thư viện chưa ưu tiên dành kinh phí cho hoạt động của thư viện như: bổ sung sách bao nhiêu nhan đề, bản sách. Ngoài ra, các hoạt động để lôi cuốn bạn đọc đến thư viện, như các cuộc thi thiếu nhi tuyên truyền giới thiệu sách, tuyên truyền qua đài truyền thanh huyện, tuyên truyền trực quan tại trụ sở thư viện cũng còn hạn chế. Có những thư viện hằng năm chỉ xin được kinh
phí cho 1 Hội thi thiếu nhi tuyên truyền giới thiệu sách ở cấp huyện và tham dự tại cấp thành phố, hoặc là mua sắm văn phòng phẩm để sử dụng thường xuyên, như: giấy, bút, số ghi nhật ký, số đăng ký cá biệt… Ngoài ra, không có kinh phí cho các hoạt động khác để mua sắm trang thiết bị như: quạt điện, đèn chiếu sáng, tủ mục lục, giá sách…. Chứ chưa nói đến việc bổ sung sách.
2.2.1.2. Tổ chức vốn tài liệu
VTL là một trong các yếu tố tạo nên lên hoạt động của thư viện. VTL càng đầy đủ, phong phú, đa dạng phù hợp với người dùng tin, thì chứng tỏ thư viện đó đã bổ sung sách đúng với nhu cầu bạn đọc, thư viện đó hoạt động tốt bấy nhiêu. Bởi vậy, xây dựng VTL là một nhiêm vụ hết sức quan trọng hằng đầu của mỗi thư viện. Tại điều 4, Pháp lệnh Thư viện quy định “ Thư viện công cộng là thư viện có vốn tài liệu tổng hợp thuộc mọi ngành, mọi lĩnh vực khoa học, phục vụ rộng rãi đến mọi tầng lớp nhân dân”.
Theo số liệu điều tra của 5 thư viện cho thấy, tổng số VTL của các thư viện tính đến năm 2012 là hơn 100.000.000 bản sách. Nhìn chung, sách của các thư viện năm sau có cao hơn năm trước, song không tăng lên đáng kể, trong khi đó mỗi năm, ngoài sách tự bổ sung bằng ngân sách huyện, 5/5 thư viện huyện, được bổ sung bằng nguồn CTMT của tỉnh và Trung ương và thành phố. Nguyên nhân sách tăng không nhiều là do những năm gần đây, các thư viện tiến hành thanh lọc tài liệu những sách đã cũ nát, lạc hậu để thanh lý. Như vậy, ở các thư viện được bổ sung sách ít, điều này gây khó khăn cho việc luân chuyển sách xuống cơ sở, với số sách hạn chế như vậy, thư viện chỉ có thể phục vụ tại chỗ, muốn luân chuyển đành phải chờ sách luân chuyển của Thư viện KHTH đưa về, cho nên cán bộ thư viện huyện không chủ động được thời gian, kế hoạch, địa điểm luân chuyển.
Về tổ chức, sắp xếp sách báo trong kho
Sách được phân ra theo môn loại tài liệu theo khung phân loại DDC và được xếp theo môn ngành tri thức từ 000 đến 900. Tất cả các sách được tổ chức xếp theo chiều cao xếp đứng từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, theo trật tự môn loại từ thấp đến cao. Trên mỗi giá sách đều có phiếu chỉ chỗ, mục đích để thủ thư và người
Báo – tạp chí được xếp ở ngăn tủ chuyên dụng, phía trên có phiếu chi chỗ theo tên báo, tạp chí, số báo nào mới nhất được để ở trên cùng.
Về cơ cấu tài liệu hiện nay, các thư viện cố gắng đảm bảo tỷ lệ tài liệu theo quy chế mẫu của Bộ VHTT ban hành năm 1979 là: sách khoa học chính trị xã hội 30%, khoa học kỹ thuật 30%, văn học nghệ thuật 30%, các tài liệu khác 10%. Song hiện nay, có đến 100% thư viện chưa tuân thủ nghiêm ngặt theo tiêu chí này, bởi căn cứ vào tình hình thực tiễn, nhu cầu tin, đặc điểm của mỗi thư viện để có chính sách lựa chọn tài liệu phù hợp cho riêng mình. Đặc biệt những năm gần đây, tài liệu được các thư viện lựa chọn bổ sung nhiều, phổ biến hơn cả là sách cho học sinh các cấp, truyện tranh cho thiếu nhi, sách về y học vẫn chiếm đa số.
Báo, tạp chí vẫn được các thư viện huyện duy trì, bổ sung hàng năm, số lượng đầu báo/1 thư viện dao động từ 15 đến 20 loại, cá biệt từ năm 2011, Thư viện huyện Nhà Bè không bổ sung báo – tạp chí.
Bảng 1: Vốn tài liệu của 5 thư viện từ năm 2008 đến 2012
Huyện Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Củ Chi 15.390 15.699 16.300 19.123 21.099 Hóc Môn 16.655 17.398 18.012 20.567 25.123 Bình Chánh 5003 5300 9.098 11.398 14.256 Nhà Bè 6500 7100 7698 8377 9.153 Cần Giờ 5109 5677 6078 7200 7.657 2.2.2. Công tác xử lý kỹ thuật
Hiện nay công tác xử lý kỹ thuật tài liệu của 5/5 thư viện huyện tiến hành theo phương thức thủ công truyền thống từ khâu bổ sung, biên mục và quản lý bạn đọc, mượn trả tài liệu, báo cáo lượt bạn đọc và lượt luân chuyển sách báo. Từ đầu năm 2007, được sử quan tâm ủng hộ và sự chỉ đạo của Thư viện KHTH và sự góp sức hỗ trợ về chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện KHTH bằng việc hỗ trợ cử cán bộ hướng dẫn cài đặt sử dụng và triển khai ứng dụng CNTT tại 24/24 thư viện Quận huyện , bước đầu đã mang lại hiệu quả, Tuy nhiên do sử dụng phần mềm CDS/ISIS phần mềm miễn phí của UNESCO còn rất nhiều lỗi gây bất tiện cho Cán bộ thư viện và người dùng tin.
Hiện nay 5/5 thư viện huyện xử lý nội dung tài liệu theo bảng phân loại DDC 14 rút gọn của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 2006. Khi sách được bổ sung, cán bộ thư viện tiến hành làm các công đoạn, như: vào sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, phân loại. Khi đã hoàn tất các công đoạn trên tài liệu được nhập biểu ghi trên phần mềm CDS/ISIS để in phích, in thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề, các sản phẩm khác theo yêu cầu của từng thư viện, sau khi tờ khi được cán bộ phòng nghiệp vụ nhập xong, cơ sở dữ liệu sách được xuất ra file ISO 2709 để tránh hư hỏng, mất mát dữ liệu, với mục đích trong tương lai các thư viện triển khai ứng dụng CNTT, thư viện các huyện chỉ việc đổ dữ liệu từ file ISO vào phần mềm là xong không phải nhập lại biểu ghi nhiều lần.
Ví dụ: Thư viện huyện Bình Chánh có tên CSDL là Binhchanhdot1, Thư viện Hóc Môn có tên là Hocmon,….
Đôi với sách CTMT của Thư viện KHTH và Bộ VHTT&DL tài trợ hằng năm.
Cũng tương tự như sách thư viện huyện tự mua và để thống nhất trong khâu biên mục và giảm bớt công việc cho cán bộ thư viện huyện, Thư viện Quận 6 là đầu mối trung gian biên mục các công việc còn lại của thư viện các huyện khi đã nhận sách về là: vào số đăng ký tổng quát, số đăng ký cá biệt, ghi số đăng ký cá biệt lên tờ phích, đóng dấu, dán nhãn của thư viện mình, xếp phích vào hệ thống mục lục, đưa sách lên giá và phục vụ bạn đọc.
Nhìn chung, công tác xử lý nghiệp vụ sách đang từng bước được cải tiến và hoàn thiện ở các thư viện, Thư viện KHTH TP. Hàng năm tiến hành hướng dẫn, tổ chức tập huấn cho cán bộ thư viện huyện để chuẩn hóa theo nghiệp vụ mới, hồi cố kho sách theo chuẩn biên mục MACR21 và quy tắc AACR2, bảng phân loại DDC, tổ chức kho mở, đồng loạt triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện. Đây là bước đi tích cực mà lãnh đạo cơ quan chủ quản của thư viện các huyện, thành phố, lãnh đạo Thư viện KHTH hướng tới để từng bước đưa hoạt động thư viện hội nhập, chia sẻ tài nguyên với thư viện cùng cấp trong nước.
Hơn 35 năm xây dựng và phát triển, đến nay mạng lưới thư viện huyện ở TP.HCM đã có một vốn tài liệu lớn về số lượng, đa dạng về thể loại, ngôn ngữ, phong phú về nội dung thư viện huyện đã và đang đáp ứng nhu cầu khai thác tư liệu, thu thập thông tin, nâng cao kiến thức cho hàng ngàn lượt bạn đọc xa gần. Tuy nhiên, với một khối lượng tài liệu lớn lại đa dạng như vậy, công tác bảo quản luôn là vấn đề quan trọng, cần được quan tâm và có kế hoạch lâu dài.
Theo kết quả điều tra gần nhất, vốn tài liệu của thư viện huyện hiện nay, xét về mặt bảo quản, đang ở trong tình trạng báo động: nhiều sách, báo bị rách, nát, hư hỏng nặng, bị ố vàng, mốc, mờ chữ, càng ngày càng mất độ bền, rất giòn, dễ mục nát. Sách, báo bị nhiễm bụi, bẩn chiếm 30%; bị giòn, mọt dễ nát rách 24%; bị ố vàng, giấy đã chuyển màu, mờ chữ do độ axít quá cao 20%; bị mốc 10%; bị rách bìa, hỏng gáy 4%. Tình trạng tài liệu bị huỷ hoại, kém độ bền vững là do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan sau đây:
- Nhà kho và môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật. - Sự xâm hại tài liệu của các loại côn trùng.
- Nhiệt độ, độ ẩm chưa phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu. - Do bản chất của tài liệu dễ bị lão hoá.
- Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản quá hạn chế.
- Sự quan tâm tới công tác bảo quản của các cấp lãnh đạo còn chưa đúng mức. Thời gian qua các thư viện huyện thực hiện chức năng bảo quản vốn tài liệu của mình bằng các biện pháp sau:
- Làm vệ sinh cho các kho tài liệu.
- Đóng bìa cứng, tu bổ lại các tài liệu bị rách nát. - Tổ chức phòng, trừ mối, mọt, côn trùng cho tài liệu...
Với một bộ sưu tập tài liệu lớn, đa dạng mà hàng năm thư viện huyện mới chỉ làm được rất khiêm tốn các đầu việc về bảo quản, đó chính là điều cần phải suy nghĩ. Trang thiết bị cho công tác bảo quản còn quá đơn giản, không có máy hút bụi chỉ có mấy cái xô và chiếc máy xén giấy bằng tay đã có cách đây vài chục năm.
Có thể nói hệ thống sản phẩm và dịch vụ của mạng lưới thư viện cấp huyện chưa phong phú. Các sản phẩm: mục lục, thư mục; các dịch vụ mới chỉ là dịch vụ