CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu
3.1. Tổng quan về Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware
3.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
> Chức năng chung:
Chức năng kinh doanh: Triển khai các sản phẩm, dịch vụ của công ty và của các nhà cung cấp tới khách hàng trong và ngoài nước.
Chức năng Đại lý thuế: Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware là một pháp
nhân độc lập, có con dấu riêng, kết họp với Công ty TNHH Tư vấn thuế Long Việt
được Tổng Cục thuế cấp phép hành nghề thuế, được đại diện doanh nghiệp ký trên
sổ sách, chứng từ, số liệu kế tốn do cơng ty thực hiện.
Chức năng đào tạo: I-HTKK Vietsoftware là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo về chữ ký số, hóa đơn điện tử, phần mềm kế tốn và đặc biệt là đào tạo nhân sự kế toán với học viên từ sinh viên mới ra trường, những người chưa có kinh nghiệm thực tế làm kế tốn và cả những kế toán mong muốn học chuyên sâu về lĩnh vưc thuế.
> Nhiệm vụ:• •
Nghiên cứu để hồn thiện các sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng và nâng cao năng lục cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường.
Triển khai kinh doanh các sản phẩm dịch vụ bao gồm: chữ ký số, hóa đơn điện tử, phần mềm kế tốn, phần mềm hỗ trợ tra sốt hóa đơn đầu vào theo bảng kê để
phát hiện các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, doanh nghiệp bị cưỡng chế hóa đơn tới các khách hàng trên toàn quốc.
Marketing giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của công ty đang cung cấp và các
sản phẩm dịch vụ mà công ty đang làm đại lý tới các khách hàng, trong đó tập trung
đẩy mạnh truyền thông qua các công cụ online như Email Marketing, Google Adword và mạng xã hội như Facebook, Zalo,...
Cung cấp các giải pháp để hoàn thiện bộ máy kế toán và thuế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp giảm thiếu rủi ro tới mức tối đa trong suốt quá trình hoạt động
Tuyển dụng và đào tạo thực tập sinh kế toán, kế toán tổng họp, kế toán trưởng
để làm nguồn cung cấp nhân lực kế tốn có đầy đủ kỹ năng, nghiệp vụ để sẵn sàng
làm việc tại các doanh nghiệp
Hợp tác, liên kết với các trường Đại học, Cao đẳng trên địa bàn Hà Nội để
triển khai các chương trình hồ trợ tới sinh viên đang theo học các chuyên ngành kế toán, kiểm tốn, cơng nghệ thông tin, kinh doanh, marketing,... đồng thời tìm kiếm
đầu vào chất lượng cao cho cơng ty ngay từ khi nhân sự còn ngồi trên ghế nhà trường.
3.1.2.2. Mơ hình tơ chức và chức năng nhiệm vụ của các phịng ban
Tổ chức bộ máy của Cơng ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware được thể hiện
qua sơ đồ dưới đây:
Sơ đô 3.1: Sơ đô cơ câu tô chức của Công ty Cô phân I-HTKK Vietsoftware
(Nguồn: Bộ phận Hành chính, nhân sự - Phịng hành chính, nhân sự)
Mặc dù là Công ty cổ phần nhưng trên thực tế bộ máy tổ chức và quản lý của
Công ty theo hình thức cơng ty Trách nhiệm hữu hạn bởi Cơng ty chĩ có 2 cổ đơng, trong đó, Chù tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tống Giám đốc Nguyễn Văn Phương
phụ trách toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Cơng ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng, mỗi phịng ban, bộ phận trong cơng
ty sẽ có chức nàng và nhiệm vụ cụ thể. Cơ cấu tổ chức dạng này khá phù hợp với hoạt động cùa cơng ty, nó giúp cho các phịng ban, bộ phận trong công ty liên kết
chặt chẽ với nhau, giúp công việc được vận hành một cách trơn tru, qua đó nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.
Chức năng và nhiệm vụ của phòng ban trong công ty như sau:
> Ban Giám đốc: gồm 3 người, trong đó 1 người là Chủ tịch HĐQT kiêm
Tống Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty và 2 Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh và nghiệp vụ.
> Các phịng và bộ phận chức năng trong cơng ty bao gồm: Phịng Hành
chính - Nhân sự, Phịng Kinh doanh, Phòng Tuyền sinh, Phòng Nghiệp vụ, Chi
nhánh Nghệ An và Văn phịng Vĩnh Phúc.
> Phịng Hành chính - Nhân sự cơng ty gồm bộ phận Hành chính - Nhân
sự và bộ phận kế tốn có các chức năng sau:
• Bộ phận Hành chính - Nhân sự: Gôm 3 nhân sự thực hiện các chức năng
nhiệm vụ liên quan đến mảng Hành chính - nhân sự trong công ty bao gồm:
J Theo dõi, đánh giá và tham mưu lên Ban Giám đốc về công tác hoạch định
nguồn nhân lực trong công ty.
S Tổng hợp và xác định nhu cầu về nhân lực của các phòng ban trong công
ty. Thông kê, dự báo vê nhân sự của công ty trong ngăn hạn và trong dài hạn.
s Xây dựng kế hoạch, trực tiếp tuyển dụng, đào tạo nhân lực trong công ty. s Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên trong công ty, đề xuất các chính
sách, chế độ, quy định quản lý nhân lực trong tồn cơng ty
s Theo dồi cơng tác đánh giá nhân sự trong công ty. Tổng hợp và báo cáo
định kỳ lên Ban Giám đốc công ty.
J Xử lý các văn bản, hồ sơ, công văn đến, đi và trực tiếp soạn các cơng văn,
tờ chính, chính sách, quy định áp dụng cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong cơng ty.
s Chấm cơng, tính lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân hàng tháng
cho tất cả cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
• Bộ phận kê tốn: Gơm 3 nhân sự thực hiện các chức năng nhiệm vụ liên • X • • • • • •
quan đến cơng tác kế tốn tại cơng ty, cụ thể như sau:
S Quản lý thu chi quỹ tiền mặt, tiền gửi tại công ty: Căn cứ vào Quy định
thu -chi của doanh nghiệp, kế toán lập phiếu thu - chi và thực hiện thu chi vào sổ theo dõi và quản lý luồng tiền qua quỹ và quản lý tiền.
J Quản lý kho: Căn cứ vào Quy định xuất, nhập hàng hóa, cơng cụ, dụng cụ
của cơng ty. Ke toán lập tiến hành lập chứng từ xuất - nhập, nhập - xuất hàng căn cứ
vào chứng từ ghi sổ theo dõi và quản lý hàng qua kho lên báo cáo nhập xuất tồn hàng. Quản lý hàng và hạch toán nghiệp vụ kế toán phát sinh lên phần mềm kế toán.
s Mở và quản lý số dư tài khoản tại ngân hàng. Căn cứ vào quy định của
công ty và ngân hàng mở tài khoản, kế toán làm nhiệm vụ lập uỷ nhiệm chi, séc rút tiền, nộp tiền vào tài khoản. Căn cứ vào chứng từ ghi sô theo dõi luồng tiền qua
ngân hàng cuối tháng đối chiếu với số phụ ngân hàng và quản lý tiền tại ngân hàng.
J Hoàn thiện các thủ tục thanh toán cho khách hàng, đối tác, đại lý căn cứ
vào quy định của công ty và chứng từ do bộ phận kinh doanh chuyển xuống. Ke
toán hồn thiện bộ hồ sơ sau đó kế tốn làm nhiệm vụ lập đề nghị thanh tốn, tạm
ứng, hồn ứng căn cứ vào chứng từ mở sổ theo dõi các khoản tạm ứng thanh tốn
và đối chiếu cơng nợ.
J Đối chiếu với bảng lương của bộ phận Hành chính - Nhân sự, kế tốn
kiểm tra và chi trả các khoản định kỳ và đột xuất cho cán bộ nhân viên. Xây dựng
Quy chế lương và các tính lương và thanh tốn lương, quản lý và theo dõi bảo hiếm
xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
J Lập hoá đơn bán hàng gửi cho khách hàng đồng thời yêu cầu các đơn vị
cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn đầu vào để tổng họp, đối chiếu số liệu doanh thu bán
hàng báo cáo bán hàng. Căn cứ hoá đơn bán hàng và chứng từ bán hàng, kế tốn tống hợp lên cơng nợ phải thu, phải trả, lập kế hoạch thu nợ, giãn nợ và kỹ năng đòi nợ, giãn nợ.
s Kiểm sốt nội bộ: Thực hiện các cơng việc của kiểm sốt nội bộ và các• • • • • • •
phạm vi của kiểm soát nội bộ. Tuỳ thuộc vào doanh nghiệp lớn hay nhỏ để tuyển
dụng và sắp xếp, phân chia công việc cho các thành viên trong bộ máy kế toán cho phù hợp.
s Thực hiện kể khai thuế hàng tháng, quý theo quy định. Đồng thời, trực
tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có u cầu.
> Phịng kinh doanh: Gồm 20 nhân sự, được chia thành 3 bộ phận là kinh
doanh phần mềm, kinh doanh dịch vụ và marketing, trong đó:
• Bộ phận kình doanh phần mềm và bộ phận kỉnh doanh dịch vụ:
J Tìm kiếm khách hàng và trực tiếp tư vấn các sản phẩm dịch vụ cho khách
hàng. Trực tiếp ký kết họp đồng và triển khai một số họp đồng với khách hàng.
s Hỗ trợ xử lý các vướng mắc của khách hàng trước, trong và sau bán. s Mở rộng kênh bán hàng, chăm sóc đại lý, cộng tác viên.
s Phối họp với bộ phận kế toán để thu hồi cơng nợ từ phía khách hàng.
• Bộ phận Marketing:
s Thực hiện truyền thông, marketing các sản phấm dịch vụ qua các kênh
online như Email, Google, Facebook.
s Chạy quảng cáo cho một số dịch vụ mới như đào tạo, tuyển sinh kế toán.
s Thực hiện các chương trình, chiến dịch họp tác hỗ trợ sinh viên với các
trường Đại học, Cao đắng trên địa bàn Hà Nội.
> Phòng tuyến sinh: Gồm 5 nhân sự, được chia thành 2 bộ phận là bộ phận
tuyển sinh và bộ phận đào tạo với chức năng sau:
• Bộ phận tuyển sinh: Trực tiếp tìm kiếm và tuyển học viên cho các lớp kế
toán (bao gồm lớp kế toán tổng hợp và lớp gia sư kế tốn).
• Bộ phận đào tạo: Gồm 2 giảng viên trực tiếp giảng dạy các lớp kế tốn
của cơng ty.
> Phòng nghiệp vụ: Gồm 15 nhân sự trực tiếp triển khai các dịch vụ về
thuế, kế toán trọn gói hay lập báo cáo tài chính của cơng ty.
> Chi nhánh Nghệ An và văn phòng ở Vĩnh Phúc; Gồm 10 nhân sụ thực
hiện toàn bộ các công tác về kinh doanh, nghiệp vụ và hỗ trợ khách hàng tương tự như vàn phòng Hà Nội.
3.1.3. Các sản phẩm dịch vụ
Hiện tại, công ty đang triển khai kinh doanh 2 nhóm sản phẩm dịch vụ chính đó là sản phẩm phần mềm và các dịch vụ thuế, kế toán, kiểm toán, cụ thể như sau:
> Nhóm các sản phẩm phần mềm bao gồm:
• Chữ ký số;
• Hóa đơn điện tử;
• Phần mềm tra sốt hóa đơn đầu vào theo bảng kê;
• Phần mềm kế tốn;
• Phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương;
• Phần mềm kê khai thuế điện tử và bảo hiểm xã hội;
• Phần mềm quản lý khách hàng.
> Nhóm các clịch vụ bao gồm:
• Dịch vụ quyết tốn thuế, hồn thuế; • Dịch vụ hồn thiện sổ sách kế tốn; • Dịch vụ kế tốn thuế trọn gói;
• Dịch vụ đào tạo và cung câp nhân sự kê toán theo yêu câu doanh nghiệp;
• Dịch vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng và cung cấp cơ sở dữ liệu khách
hàng tiềm năng.
3.1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2018 - 2020
Kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware trong giai
đoạn từ năm 2018 - 2020 được thể hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware tù’ năm 2018 - 2020
Đơn vị: Triệu đồng
y F
(Nguôn: Bộ phận kê tốn - Phịng hành chính, nhân sự)
STT Chỉ tiêu Năm So sánh 2018 2019 2020 2019/2018 2020/2019 Chênh lêch• Tỷ le• Chênh lêch• Tỷ lệ 1 Tổng doanh thu 6,444 8,472 13,012 2,028 1.31 4,540 1.54 2 Tổng chi phí 5,016 6,792 12,452 1,776 1.35 5,560 1.83
3 Lơi nhuân trước thuế• • 1,428 1,680 560 252 1.18 -1,120 0.33
4 Nộp ngân sách Nhà nước 312 372 124 60 1.19 -248 0.33
5 Lơi nhuân sau thuế• • 1,116 1,308 436 192 1.17 -872 0.33
6 Tỷ suất lợi nhuận 0.17 0.15 0.03 -0.02 0.88 -0.12 0.2
Bảng sô liệu trên cho thây doanh thu của công ty tăng dân qua các năm, tuy nhiên lợi nhuận có xu hướng giảm trong năm 2020 so với các năm trước. Nguyên
nhân chính là do năm 2020, Cơng ty triển khai thêm mảng tuyền sinh và đào tạo kế toán để cung cấp theo nhu cầu doanh nghiệp, do đó tốn chi phí khá lớn để đầu tư, nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất và các tài sản cố định khác, trong khi doanh số từ mảng này trong năm 2020 chưa tăng tương xứng so với kỳ vọng của Ban lãnh đạo
Cơng ty. Bên cạnh đó, đại dịch covid 19 kéo dài đến thời điểm hiện tại cũng là một
phần nguyên nhân dẫn đến giảm lợi nhuận trong năm 2020.
3.1.5. Tình hình đội ngũ nhãn lực tại Công ty cổ phần i-HTKK Vietsoftware
Số lượng và chất lượng nhân lực của Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware
trong giai đoạn từ năm 2018 - 2020 được thê hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 3.2: số lưọng và chất lượng nhân lực của Công ty cổ phần I-HTKK
Vietsoftware từ năm 2018 - 2020
T
Phân loai•
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Tổng 28 100 38 100 59 100 Theo giói tính ỉ. Nam 10 35.71 12 31.58 20 33.90 2. Nữ 18 64.29 26 68.42 39 66.10
Theo đô tuổi•
1. 20 - 30 tuổi 23 82.15 30 78.95 47 79.66 2. 30 - 40 tuổi 3 10.71 5 13.16 7 11.86 3. Trên 40 tuổi 2 7.14 3 7.89 5 8.47 Theo phòng ban 1. Ban Giảm đốc 2 7.14 2 5.26 3 5.08 2. Phịng Hành chính nhân SU’• 3 10.71 4 10.53 6 10.17 3. Phòng Kinh doanh 10 35.71 13 34.21 20 33.90 4. Phòng Tuyển sinh 0 - 0 - 5 8.47 5. Phòng Nghiệp vụ 10 35.71 14 36.84 15 25.42 6. Chi nhánh Nghệ An và vãn phòng Vĩnh Phúc 3 10.71 5 13.16 10 16.95 Theo trình đơ•
ỉ. Sau đai hoe• • 2 7.14 2 5.26 3 5.08
2. Đai hoe• • 24 85.71 30 78.95 50 84.75
3. Cao đẳng 2 7.14 6 15.79 6 10.17
(Ngn: Bộ phận Hành chính nhân sự - Phịng Hành chính, nhân sự)
Đe thuận lợi và phát triển trong kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đòi hỏi cần phải xây dựng được nguồn lực vững mạnh, chặt chẽ. I-HTKK Vietsoftware cũng
vậy, đế có thể đứng vững trên thương trường, cơng ty đà tạo dựng và duy trì được những nguồn lực mạnh góp phần khơng nhỏ cho những thành cơng của cơng ty.
Nhìn vào bảng sơ liệu trên có thê thây răng sơ lượng nhân sự của cơng ty tăng dần qua các năm. Cụ thể, năm 2018, cơng ty chỉ có 28 nhân sự thì đến năm 2019 đã tăng lên thành 38 nhân sự (tăng thêm 10 nhân sự) và năm 2020 đà tăng thêm 21
nhân sự (lên 59 nhân sự) so với năm 2019. Điều này diễn ra với nguyên nhân chủ yếu đến từ việc mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, đẩy mạnh triển khai thêm một số sản phẩm, dịch vụ mới trong năm 2020.
Cơ cấu lao động của Ỉ-HTKK Vietsoftware theo giới tính:
Băng 3.3: Cơ cấu nhân lực của Cơng ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware theo giói tính tù’ năm 2018 - 2020
T
Phân loaie
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Tổng 28 100 38 100 59 100 7. Nam 10 35.71 12 31.58 20 33.90 2. Nữ 18 64.29 26 68.42 39 66.10
(Ngn: Bộ phận Hành chính nhân sự - Phịng Hành chính, nhân sự)
Do đặc thù cơng ty là 1 đơn vị hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, các sản phẩm dịch vụ đều có liên quan mật thiết đến đối tượng khách hàng là kế tốn các cơng ty nên vì thế nhân sự là nữ đang chiếm tỷ lên cao hơn trong cơ cấu lao động
của công ty (thường chiếm khoảng 2/3 tồng số lao động). Cụ thể năm 2018, số lao
động nữ là 18 (chiếm 64,29% tổng số lao động), năm 2019 là 26 (chiếm 68,42%) và
năm 2020 là 39 (chiếm 66,1%). Trên thực tế, lượng lao động nữ cũng tập trung chủ
yếu ở phịng nghiệp vụ, phịng hành chính - nhân sự (100% nhân sự trong phòng là nữ). Lao động là nam chỉ tập trung ở Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Tuyển sinh và Chi nhánh. Cơ cấu này về cơ bản khá hợp lý với quy mô, ngành nghề