CHƯƠNG 2 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu
3.2. Thực trạng quản lý nhân lực tại Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware
3.2.1. Thực trạng Bộ máy Quản lý nhân lực tại Cơng ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware
3.2.1.1. Tình hình nhân lực
số lượng và chất lượng của các cán bộ nhân viên Phịng Hành chính nhân sự
cơng ty được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.7: Tình hình nhân lực của Phịng Hành chính nhân sự Cơng ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware tù’ năm 2018 - 2020
ỹ STT Chỉ tiêu Năm So sánh 2018 2019 2020 2019/2018 2020/2019 Chênh lêch• Tỷ lệ (%) Chênh lêch• Tỷ lệ (%) 1 Tổng số nhân lực 3 4 5 1 1,33 1 1,25 2 Giới tính Nam 0 0 0 0 - 0 - Nữ 3 4 5 1 1,33 1 1,25 3 Trình đơ♦ Sau Đại hoc 0 0 0 0 - 0 - Đai hoc• • 3 4 5 1 1,33 1 1,25 Cao đẳng 0 0 0 0 - 0 -
(Ngn: Bộ phận Hành chính nhân sự - Phịng Hành chính nhân sự)
Bảng số liệu trên cho thấy số lượng nhân sự của Phịng Hành chính nhân sự
tăng dần qua các năm. Tuy nhiên, do đặc thù của người làm cơng tác kế tốn và
nhân sự nên tồn bộ nhân sự của Phịng đều là nữ. về cơ bản, nhân sự của phòng
đều tốt nghiệp đại học nên có trình độ chun mơn tương đối tốt.
3.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính nhản sự
Phịng Hành chính nhân sự cùa Cơng ty có chức năng tham mưu và giúp Ban
Giám đốc Công ty trong công tác tố chức bộ máy, tổ chức quản lý nhân sự theo đúng Luật lao động và các quy định hiện hành của Nhà nước. Bên cạnh đó, bộ phận
kế tốn thuộc phịng Hành chính nhân sự có chức năng theo dõi, giám sát các hoạt
động liên quan đến tài sản, nguồn vốn và kiểm sốt doanh thu, chi phí, lợi nhuận
của Cơng ty.
Phịng Hành chính nhân sự của cơng ty có các nhiệm vụ sau:
> Tập hợp nhu cầu về nhân sự của các phịng ban trong Cơng ty để xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự hàng nãm trình Ban Giám đốc phê duyệt;
> Trực tiếp tuyển dụng nhân sự đầu vào cho các phòng ban, bộ phận trong Công ty theo yêu cầu của các Trưởng phòng;
> Quản lý hồ sơ cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty, bố trí, sắp xếp nhân sự
vào từng phòng ban phù hợp với năng lực, chuyên môn, nghiệp vụ đê đáp ứng được yêu cầu công việc và vận hành bộ máy;
> Phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác xây dựng kế hoạch đào tạo cho các cán bộ công nhân viên trong tồn Cơng ty;
> Chấm cơng và tính lương cho tất cả cán bộ công nhân viên;
> Trực tiếp xây dựng và lên kế hoạch cho các hoạt động vui chơi, giải trí và
các hoạt động phúc lợi khác của Công ty;
> Bộ phận kế tốn trực thuộc phịng Hành chính nhân sự có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận để báo cáo Ban Giám đốc Cơng ty; trực tiếp hạch tốn các nghiệp vụ kế toán phát sinh theo từng phần hành
lên phần mềm kế toán, chi trả lương, thưởng và phúc lợi định kỳ hàng tháng, quý,
năm cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty.
3.2.1.3. Sơ đồ tô chức Phịng Hành chính nhân sự của Cơng ty
Sơ đơ 3.2: Sơ đơ tơ chức Phịng Hành chính nhân sự của Công ty Cô phân I-
HTKK Vietsoftware
Trên thực tế, do số lượng nhân sự hiện tại của công ty không quá lớn (42 nhân
sự) nên Ban Giám đốc cơng ty đã gộp chung bộ phận Hành chính nhân sự và bộ phận kể tốn vào chung 1 phịng. Trưởng phịng Hành chính nhân sự là người phụ
trách chung cả 2 bộ phận.
Bộ phận hành chính của cơng ty có 2 nhân viên chuyên trách mảng nhân sự, trong đó có 1 nhân viên phụ trách mảng tuyển dụng và đào tạo nhân sự và 1 nhân
viên phụ trách mảng hành chính, châm cơng và tính lương hàng tháng. Nhân viên
hành chính được Trưởng phịng hỗ trợ để quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên tồn cơng ty, phụ trách thêm mảng bảo hiềm và tính thuế thu nhập cá nhân.
3.2.1.4. Tính hiệu quá, tinh gọn của Bộ máy quản lỷ nhãn lực
Bộ máy quản lý nhân lực của Công ty mặc dù đã được chun mơn hóa nhưng vơ hình chung lại không đem lại hiệu quả do số lượng nhân sự của Cơng ty khơng
nhiều, dẫn đến tình trạng có nhiều thời điểm nhân sự ở một bộ phận bị quá tải công
việc trong khi nhân sự ở bộ phận khác có thể hỗ trợ lại khơng sử dụng hết tài
nguyên. Điều này là sự lãng phí lớn đối với Công ty.
3.2.2. Thực trạng lập kế hoạch quản lý nhân lực tại Công ty cổ phần I-HTKK
Vietsoftware
Thơng thường vào đầu năm tài chính, Ban Giám đốc Cơng ty sẽ họp với các trưởng phịng, ban, bộ phận đề thông báo về mục tiêu kế hoạch kinh doanh năm, các sản phẩm, dịch vụ dự kiến triển khai và doanh thu tương ứng. Căn cứ vào kế hoạch chung của công ty và chỉ tiêu của từng phòng ban, trưởng phòng sẽ xây dựng kế hoạch nhân lực cho phịng mình và gửi cho bộ phận hành chính - nhân sự tổng hợp và trình Ban Giám đốc phê duyệt trước khi triển khai.
Vào đầu mỗi tháng, bộ phận Hành chính - nhân sự sẽ họp định kỳ với các
Trưởng phòng để tổ chức đánh giá lại về kế hoạch nhân sự của từng phòng để có điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế triển khai kinh doanh.
Hiện tại, mặc dù số lượng nhân sự của Công ty không lớn cộng với công tác
quản lý nhân sự từ khi bước chân vào Công ty cho đến khi nhân sự không tiếp tục làm việc nữa khơng chặt, do đó mà nhân sự Công ty thường xuyên biến động, gây ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả kinh dcoanh.
3.2.2.1. Một số vãn bủn, quy định đã ban hành
Tính đến hết thời điểm tháng 04/2021, Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware
đã ban hành một số văn bản liên quan đến công tác quản lý nhân lực tại Công ty, cụ
thể như sau:
- “Nội quy của Công ty” ban hành ngày 01/01/2017 gồm 11 chương và 50
điều đưa ra các nội quy, quy định đối với nhân sự hiện tại và nhân sự tuyển mới làm
việc tại Công ty theo quy định của Luật lao động, trong đó một sơ quy định có thê
kể đến về thời gian làm việc, thời gian học việc, thử việc đối với từng nhân sự, loại hợp đồng ký kết, các trường hợp xin nghỉ, tăng ca; chấm dứt hợp đồng lao động; văn hóa cơng ty, quy định sử dụng tài sản, an toàn lao động, bảo mật, khen thưởng,
kỷ luật.
- “Quy chế lưoug thưởng” ban hành ngày 01/01/2019 quy định về lương,
thưởng cùng các chế độ cho người lao động trong đó đưa ra các mức quy định chung đối với từng nhóm nhân sự làm việc tại Cơng ty, trong đó một số quy định về thời gian trả lương, ứng lương, khấu trừ lương, nâng lương, ... các khoản phụ cấp, trợ cấp, công tác phí và các phúc lợi khác. Các chính sách thưởng Le, Tết, thưởng
hiệu quả kinh doanh, thưởng sáng kiến, thưởng dự án, quy định chung về KPI công
việc, quy định về đào tạo và các biểu mẫu đi kèm.
- Quy định về chức năng, quyền hạn của các Phịng, Ban trong Cơng ty: Ban
Giám đốc, Phịng Hành chính nhân sự, Phịng Kinh doanh, Phịng Tuyến sinh, Phịng Nghiệp vụ, các Chi nhánh đi kèm với đó là các quy định phối hợp công việc giữa các Phịng ban, Bộ phận trong Cơng ty.
J.2.2.2. Tính phù họp và hiệu lực của kế hoạch nhân lực
Thực tế hoạt động trong suốt thời gian vừa qua cho thấy các quy định mà
Công ty đã ban hành phần nào đem lại hiệu quả và tạo được những động lực nhất
định cho đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, khi nhìn nhận một cách khách quan và sâu
sắc, có thể nhận thấy nhiều quy định mà Công ty đưa ra cũng chưa được thực hiện
một cách triệt để, nhiều trường hợp cịn mang cảm tính dẫn đến thiếu công bằng
trong các quyết định cuối cùng.
Đánh giá chung về kế hoạch nhân lực của Công ty chưa thực sự phù hợp. Các kế hoạch thường khá chung chung và không sát với thực tế dẫn đến không khai thác
hết năng lực của đội ngũ nhân sự của Công ty.
3.2.3. Thực trạng tổ chức thực hiện công tác quản lý nhăn lực tại Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware
3.2.3. ỉ. Thực trạng công tác tuyên dụng nhân lực tại công ty
> Những quy định chung của Công ty về công tác tuyển dụng nhân lực:
Công tác tuyên dụng nhân lực được Ban Giám đôc quy định từ khi thành lập
công tác, kể cả trước và sau khi có bộ phận chuyên trách. Cụ thể như sau:
Ttó’ nhất, việc tuyển dụng lao động vào làm việc tại I-HTKK Vietsoftware
phải được thực hiện theo đúng quy định tại đơn vị, phù hợp với Bộ luật Lao động, các văn bản hiện hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, quy chế tuyển dụng
vào làm việc tại công ty.
Thứ hai, việc tuyển dụng nhân lực phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh
doanh của công ty, định biên lao động và kế hoạch tuyển dụng lao động hàng năm của các phòng ban do Giám đốc công ty phê duyệt. Việc tuyển dụng lao động mới
phải đáp ứng được yêu cầu về tăng năng suất lao động, quy hoạch, định hướng phát
triển nguồn nhân lực của công ty và phù họp với tiêu chuẩn của các chức danh.
Thứ ha, đối tượng tuyển dụng là công dân đang sinh sống và làm việc tại Việt
Nam có đủ năng lực pháp lý, năng lực hành vi theo quy định của pháp luật nước
Cộng hồ Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, có đủ tiêu chuẩn quy định. Người được
tuyển dụng phải tham gia đầy đủ các vịng ứng tuyển của cơng ty hoặc được sự thống nhất của Giám đốc và lãnh đạo các phòng ban phụ trách nhân sự được tuyển.
Thứ tư, việc tuyến dụng phải tuân theo các nguyên tắc sau: Xuất phát từ yêu
cầu công việc mà tuyển dụng cho phù họp; Đảm bảo tiêu chuẩn của chức danh cần
tuyển; Đảm bảo công bằng, minh bạch và được thông báo trên Website của công ty.
Thứ năm, khi có nhu cầu tuyển dụng, cơng ty sẽ thơng báo công khai trên các
phương tiện truyền thông, đồng thời niêm yết thông báo tuyển dụng tại địa điểm
làm việc của cơng ty trước khi tuyển dụng ít nhất 5 ngày làm việc.
Thứ sáu, trong vòng 3 ngày kể từ ngày kết thúc vòng trao đổi cuối cùng với
ứng viên, bộ phận tuyền dụng phải làm việc trực tiếp với trưởng bộ phận để lên danh sách các ứng viên được tuyến, sắp xếp kết quả theo nàng lực ứng viên với thứ tự từ cao đến thấp để công ty lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với vị trí cơng việc
cần tuyển.
Đe có được nguồn nhân lực thực sự có trình độ, phù hợp với u cầu cơng
việc của cơng ty thì những ngun tắc trên hết sức cần thiết, tạo ra sự minh bạch, rõ ràng, hiệu quả trong hoạt động của công ty sau này.
ọ \ 9
> Tiêu chuăn và điêu kiện tuyên dụng nhân lực:
• Tiêu chuân tuyên dụng nhân lực:
Việc tuyển dụng của công ty trước đây dựa nhiều vào bằng cấp và địa điểm đào tạo của ứng viên, tuy nhiên, tại thời điểm hiện tại thì đây khơng được coi là 1
trong các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân lực của công ty nữa. Việc tuyển dụng nhân lực của công ty tại thời điểm hiện tại được dựa theo 4 tiêu chuẩn cơ bản đó là: Thái độ làm việc; Năng lực chun mơn; Phong cách giao tiếp và Năng lực quản lý điều hành trong đó tiêu chuấn thái độ và ý thức làm việc là tiêu chuẩn quan trọng nhất.
I-HTKK Vietsoftware là một đơn vị làm dịch vụ với nhiều sản phẩm địi hỏi• • • • 1
hàm lượng tư vấn cao, đồng thời phải thực sự kiên trì mới có thể nắm chắc được các sản phẩm dịch vụ đó. Do đó, vấn đề ý thức, sự cố gắng, khả năng kiên trì, sự thật
thà, mong muốn làm việc và gắn bó lâu dài của nhân viên là một yếu tố công ty luôn coi trọng và đặt lên hàng đầu. Ngồi ra, năng lực chun mơn là yếu tố để mỗi
nhân viên tạo nên thành công cho công ty, nếu khơng có năng lực chun mơn trong
cơng việc sẽ không tạo ra được nhiều giá trị; để có thể làm việc tốt, trao đổi với đối tác, khách hàng, nhân viên cũng cần có một phong cách giao tiếp tốt để có thể mang lại sự dễ chịu thoải mái trong công việc; về năng lực quản lý điều hành, không chỉ
là điều hành, quản lý người khác mà là quản lý công việc, thời gian của bản thân thật tốt, khi công việc thực hiện được tốt thì đó là yếu tố thuận lợi cho nhân viên
thăng tiến.
• Điêu kiện tuyên dụng:
Người tham gia dự tuyển vào làm việc tại I-HTKK Vietsoftware phải đảm bảo y
CĨ đủ các điêu kiện sau:
Thứ nhất, là cơng dân đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam, có đầy đủ
quyền công dân theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, có độ ti từ 18 đên 35. Đơi với nữ không phải cam kêt làm việc tại
công ty ít nhất 1 năm mới được phép sinh con. Trường họp đặc biệt dành cho các
chuyên gia gioi thì khơng hạn chế độ tuối.
__ « A 9 9 ' Thứ ba, có lý lịch rõ ràng, có đủ sức khỏe đê công tác (không tuyên người măc
1 • 'í* 2 <
các bệnh trun nhiêm, nguy hiêm, kinh niên hoặc có dị tật bât thường,... khơng
phù hợp với các vị trí dự kiên tuyên dụng).
Thứ tư là có nguyện vọng vào làm việc lâu dài tại I-HTKK Vietsoftware, đáp
ứng tiêu chuẩn của chức danh cần tuyển dụng, được đào tạo và có các vãn bàng,
chứng chỉ đúng theo yêu cầu của chức danh cần tuyển.
Thứ năm, có phẩm chất tư cách tốt, nhất thiết không vi phạm các tệ nạn xã hội,
không trong thời gian truy cửu trách nhiệm hình sự, chấp hành án tù, cải tạo, không
giam giữ, đang bị quản chế hoặc bị áp dụng các hình thức giáo dục bắt buộc tại địa phương hoặc bị áp dụng các hình thức cường chế như: Đưa vào cơ sở chữa bệnh; cơ
sở giáo dục nhân phẩm; trong thời gian bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề
hoặc làm một số công việc nhất định.
Đặt ra những tiêu chuẩn và điều kiện như trên sẽ thống nhất được các quy định
cho nhân lực đang và sẽ làm việc tại công ty, giúp các công việc không bị chồng
chéo, khó hịa nhập với văn hóa khi được nhận vào làm việc tại cơng ty.
> Quy trình tuyển dụng nhân lực:
Khi các phịng ban trong cơng ty có nhu cầu về tuyển dụng, các đơn vị sẽ phối hợp với phịng Hành chính - nhân sự đế hoàn thiện bản báo cáo về số lượng, chức
danh nhân sự cần tuyển và trinh lên Ban Giám đốc ký duyệt.
Sau khi Giám đốc duyệt, phịng Hành chính nhân sự sẽ phối hợp với Trưởng
phòng đế cùng thực hiện các cơng việc trong quy trình tuyển dụng lao động.
Quy trình tuyển dụng nhân viên tại I-HTKK Vietsoftware gồm hai bước lớn là
tuyển mộ và tuyển chọn. Trình tự được tiến hành như sau:
• Tuyển mộ nhân lực:
Thơng báo tuyển dụng nhân lực sẽ bao gồm các nội dung chính: thơng tin về cơng ty, chức danh, số lượng cần tuyển dụng, điều kiện của đối tượng dự tuyển, điều kiện làm việc, mức thu nhập dự kiến,...
Công ty thường tiến hành tuyển mộ lao động từ nguồn nội bộ. Đó là một chính sách trong vấn đề đãi ngộ của công ty, đây là nguồn tuyến mộ đáng tin tưởng, ít rủi
ro hơn trong cơng việc, đồng thời khuyến khích được cán bộ, nhân viên trong công ty phấn đấu. Nếu nguồn nội bộ không đủ thì mới tuyển mộ từ nguồn bên ngồi.