e. Đãi ngộ nhân lực
3.2.1.3. Sơ đồ tô chức Phòng Hành chính nhân sự của Công ty
Sơ đô 3.2: Sơ đô tô chức Phòng Hành chính nhân sự của Công ty Cô phân I-
HTKK Vietsoftware
Trên thực tế, do số lượng nhân sự hiện tại của công ty không quá lớn (42 nhân sự) nên Ban Giám đốc công ty đã gộp chung bộ phận Hành chính nhân sự và bộ phận kể toán vào chung 1 phòng. Trưởng phòng Hành chính nhân sự là người phụ
trách chung cả 2 bộ phận.
Bộ phận hành chính của công ty có 2 nhân viên chuyên trách mảng nhân sự, trong đó có 1 nhân viên phụ trách mảng tuyển dụng và đào tạo nhân sự và 1 nhân
viên phụ trách mảng hành chính, châm công và tính lương hàng tháng. Nhân viên hành chính được Trưởng phòng hỗ trợ để quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn công ty, phụ trách thêm mảng bảo hiềm và tính thuế thu nhập cá nhân.
3.2.1.4. Tính hiệu quá, tinh gọn của Bộ máy quản lỷ nhãn lực
Bộ máy quản lý nhân lực của Công ty mặc dù đã được chuyên môn hóa nhưng vô hình chung lại không đem lại hiệu quả do số lượng nhân sự của Công ty không
nhiều, dẫn đến tình trạng có nhiều thời điểm nhân sự ở một bộ phận bị quá tải công
việc trong khi nhân sự ở bộ phận khác có thể hỗ trợ lại không sử dụng hết tài nguyên. Điều này là sự lãng phí lớn đối với Công ty.
3.2.2. Thực trạng lập kế hoạch quản lý nhân lực tại Công ty cổ phần I-HTKK
Vietsoftware
Thông thường vào đầu năm tài chính, Ban Giám đốc Công ty sẽ họp với các trưởng phòng, ban, bộ phận đề thông báo về mục tiêu kế hoạch kinh doanh năm, các
sản phẩm, dịch vụ dự kiến triển khai và doanh thu tương ứng. Căn cứ vào kế hoạch chung của công ty và chỉ tiêu của từng phòng ban, trưởng phòng sẽ xây dựng kế
hoạch nhân lực cho phòng mình và gửi cho bộ phận hành chính - nhân sự tổng hợp và trình Ban Giám đốc phê duyệt trước khi triển khai.
Vào đầu mỗi tháng, bộ phận Hành chính - nhân sự sẽ họp định kỳ với các
Trưởng phòng để tổ chức đánh giá lại về kế hoạch nhân sự của từng phòng để có
điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thực tế triển khai kinh doanh.
Hiện tại, mặc dù số lượng nhân sự của Công ty không lớn cộng với công tác quản lý nhân sự từ khi bước chân vào Công ty cho đến khi nhân sự không tiếp tục
làm việc nữa không chặt, do đó mà nhân sự Công ty thường xuyên biến động, gây ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả kinh dcoanh.
3.2.2.1. Một số vãn bủn, quy định đã ban hành
Tính đến hết thời điểm tháng 04/2021, Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware đã ban hành một số văn bản liên quan đến công tác quản lý nhân lực tại Công ty, cụ thể như sau:
- “Nội quy của Công ty” ban hành ngày 01/01/2017 gồm 11 chương và 50
điều đưa ra các nội quy, quy định đối với nhân sự hiện tại và nhân sự tuyển mới làm
việc tại Công ty theo quy định của Luật lao động, trong đó một sô quy định có thê kể đến về thời gian làm việc, thời gian học việc, thử việc đối với từng nhân sự, loại
hợp đồng ký kết, các trường hợp xin nghỉ, tăng ca; chấm dứt hợp đồng lao động; văn hóa công ty, quy định sử dụng tài sản, an toàn lao động, bảo mật, khen thưởng,
kỷ luật.
- “Quy chế lưoug thưởng” ban hành ngày 01/01/2019 quy định về lương,
thưởng cùng các chế độ cho người lao động trong đó đưa ra các mức quy định chung đối với từng nhóm nhân sự làm việc tại Công ty, trong đó một số quy định về thời gian trả lương, ứng lương, khấu trừ lương, nâng lương, ... các khoản phụ cấp,
trợ cấp, công tác phí và các phúc lợi khác. Các chính sách thưởng Le, Tết, thưởng hiệu quả kinh doanh, thưởng sáng kiến, thưởng dự án, quy định chung về KPI công việc, quy định về đào tạo và các biểu mẫu đi kèm.
- Quy định về chức năng, quyền hạn của các Phòng, Ban trong Công ty: Ban Giám đốc, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Tuyến sinh, Phòng Nghiệp vụ, các Chi nhánh đi kèm với đó là các quy định phối hợp công việc giữa các Phòng ban, Bộ phận trong Công ty.
J.2.2.2. Tính phù họp và hiệu lực của kế hoạch nhân lực
Thực tế hoạt động trong suốt thời gian vừa qua cho thấy các quy định mà
Công ty đã ban hành phần nào đem lại hiệu quả và tạo được những động lực nhất
định cho đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, khi nhìn nhận một cách khách quan và sâu
sắc, có thể nhận thấy nhiều quy định mà Công ty đưa ra cũng chưa được thực hiện
một cách triệt để, nhiều trường hợp còn mang cảm tính dẫn đến thiếu công bằng
trong các quyết định cuối cùng.
Đánh giá chung về kế hoạch nhân lực của Công ty chưa thực sự phù hợp. Các
kế hoạch thường khá chung chung và không sát với thực tế dẫn đến không khai thác
hết năng lực của đội ngũ nhân sự của Công ty.
3.2.3. Thực trạng tổ chức thực hiện công tác quản lý nhăn lực tại Công ty cổ
phần I-HTKK Vietsoftware
3.2.3. ỉ. Thực trạng công tác tuyên dụng nhân lực tại công ty
> Những quy định chung của Công ty về công tác tuyển dụng nhân lực:
Công tác tuyên dụng nhân lực được Ban Giám đôc quy định từ khi thành lập
công tác, kể cả trước và sau khi có bộ phận chuyên trách. Cụ thể như sau:
Ttó’ nhất, việc tuyển dụng lao động vào làm việc tại I-HTKK Vietsoftware phải được thực hiện theo đúng quy định tại đơn vị, phù hợp với Bộ luật Lao động,
các văn bản hiện hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, quy chế tuyển dụng
vào làm việc tại công ty.
Thứ hai, việc tuyển dụng nhân lực phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, định biên lao động và kế hoạch tuyển dụng lao động hàng năm của các phòng ban do Giám đốc công ty phê duyệt. Việc tuyển dụng lao động mới
phải đáp ứng được yêu cầu về tăng năng suất lao động, quy hoạch, định hướng phát triển nguồn nhân lực của công ty và phù họp với tiêu chuẩn của các chức danh.
Thứ ha, đối tượng tuyển dụng là công dân đang sinh sống và làm việc tại Việt
Nam có đủ năng lực pháp lý, năng lực hành vi theo quy định của pháp luật nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, có đủ tiêu chuẩn quy định. Người được
tuyển dụng phải tham gia đầy đủ các vòng ứng tuyển của công ty hoặc được sự thống nhất của Giám đốc và lãnh đạo các phòng ban phụ trách nhân sự được tuyển.
Thứ tư, việc tuyến dụng phải tuân theo các nguyên tắc sau: Xuất phát từ yêu cầu công việc mà tuyển dụng cho phù họp; Đảm bảo tiêu chuẩn của chức danh cần
tuyển; Đảm bảo công bằng, minh bạch và được thông báo trên Website của công ty.
Thứ năm, khi có nhu cầu tuyển dụng, công ty sẽ thông báo công khai trên các phương tiện truyền thông, đồng thời niêm yết thông báo tuyển dụng tại địa điểm
làm việc của công ty trước khi tuyển dụng ít nhất 5 ngày làm việc.
Thứ sáu, trong vòng 3 ngày kể từ ngày kết thúc vòng trao đổi cuối cùng với
ứng viên, bộ phận tuyền dụng phải làm việc trực tiếp với trưởng bộ phận để lên danh sách các ứng viên được tuyến, sắp xếp kết quả theo nàng lực ứng viên với thứ tự từ cao đến thấp để công ty lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc cần tuyển.
Đe có được nguồn nhân lực thực sự có trình độ, phù hợp với yêu cầu công việc của công ty thì những nguyên tắc trên hết sức cần thiết, tạo ra sự minh bạch, rõ ràng, hiệu quả trong hoạt động của công ty sau này.
ọ \ 9
> Tiêu chuăn và điêu kiện tuyên dụng nhân lực:
• Tiêu chuân tuyên dụng nhân lực:
Việc tuyển dụng của công ty trước đây dựa nhiều vào bằng cấp và địa điểm
đào tạo của ứng viên, tuy nhiên, tại thời điểm hiện tại thì đây không được coi là 1 trong các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân lực của công ty nữa. Việc tuyển dụng nhân
lực của công ty tại thời điểm hiện tại được dựa theo 4 tiêu chuẩn cơ bản đó là: Thái
độ làm việc; Năng lực chuyên môn; Phong cách giao tiếp và Năng lực quản lý điều hành trong đó tiêu chuấn thái độ và ý thức làm việc là tiêu chuẩn quan trọng nhất.
I-HTKK Vietsoftware là một • đơn vị làm dịch • • • vụ với nhiều sản phẩm đòi1 hỏi hàm lượng tư vấn cao, đồng thời phải thực sự kiên trì mới có thể nắm chắc được các sản phẩm dịch vụ đó. Do đó, vấn đề ý thức, sự cố gắng, khả năng kiên trì, sự thật
thà, mong muốn làm việc và gắn bó lâu dài của nhân viên là một yếu tố công ty luôn coi trọng và đặt lên hàng đầu. Ngoài ra, năng lực chuyên môn là yếu tố để mỗi
nhân viên tạo nên thành công cho công ty, nếu không có năng lực chuyên môn trong công việc sẽ không tạo ra được nhiều giá trị; để có thể làm việc tốt, trao đổi với đối
tác, khách hàng, nhân viên cũng cần có một phong cách giao tiếp tốt để có thể mang lại sự dễ chịu thoải mái trong công việc; về năng lực quản lý điều hành, không chỉ
là điều hành, quản lý người khác mà là quản lý công việc, thời gian của bản thân thật tốt, khi công việc thực hiện được tốt thì đó là yếu tố thuận lợi cho nhân viên
thăng tiến.
• Điêu kiện tuyên dụng:
Người tham gia dự tuyển vào làm việc tại I-HTKK Vietsoftware phải đảm bảo
y
CÓ đủ các điêu kiện sau:
Thứ nhất, là công dân đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam, có đầy đủ
quyền công dân theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, có độ tuôi từ 18 đên 35. Đôi với nữ không phải cam kêt làm việc tại công ty ít nhất 1 năm mới được phép sinh con. Trường họp đặc biệt dành cho các chuyên gia gioi thì không hạn chế độ tuối.
__ « A 9 9 '
Thứ ba, có lý lịch rõ ràng, có đủ sức khỏe đê công tác (không tuyên người măc
1 • 'í* 2 <
các bệnh truyên nhiêm, nguy hiêm, kinh niên hoặc có dị tật bât thường,... không
phù hợp với các vị trí dự kiên tuyên dụng).
Thứ tư là có nguyện vọng vào làm việc lâu dài tại I-HTKK Vietsoftware, đáp ứng tiêu chuẩn của chức danh cần tuyển dụng, được đào tạo và có các vãn bàng, chứng chỉ đúng theo yêu cầu của chức danh cần tuyển.
Thứ năm, có phẩm chất tư cách tốt, nhất thiết không vi phạm các tệ nạn xã hội,
không trong thời gian truy cửu trách nhiệm hình sự, chấp hành án tù, cải tạo, không
giam giữ, đang bị quản chế hoặc bị áp dụng các hình thức giáo dục bắt buộc tại địa phương hoặc bị áp dụng các hình thức cường chế như: Đưa vào cơ sở chữa bệnh; cơ
sở giáo dục nhân phẩm; trong thời gian bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm một số công việc nhất định.
Đặt ra những tiêu chuẩn và điều kiện như trên sẽ thống nhất được các quy định cho nhân lực đang và sẽ làm việc tại công ty, giúp các công việc không bị chồng
chéo, khó hòa nhập với văn hóa khi được nhận vào làm việc tại công ty.
> Quy trình tuyển dụng nhân lực:
Khi các phòng ban trong công ty có nhu cầu về tuyển dụng, các đơn vị sẽ phối
hợp với phòng Hành chính - nhân sự đế hoàn thiện bản báo cáo về số lượng, chức
danh nhân sự cần tuyển và trinh lên Ban Giám đốc ký duyệt.
Sau khi Giám đốc duyệt, phòng Hành chính nhân sự sẽ phối hợp với Trưởng
phòng đế cùng thực hiện các công việc trong quy trình tuyển dụng lao động.
Quy trình tuyển dụng nhân viên tại I-HTKK Vietsoftware gồm hai bước lớn là
tuyển mộ và tuyển chọn. Trình tự được tiến hành như sau:
• Tuyển mộ nhân lực:
Thông báo tuyển dụng nhân lực sẽ bao gồm các nội dung chính: thông tin về công ty, chức danh, số lượng cần tuyển dụng, điều kiện của đối tượng dự tuyển,
điều kiện làm việc, mức thu nhập dự kiến,...
Công ty thường tiến hành tuyển mộ lao động từ nguồn nội bộ. Đó là một chính sách trong vấn đề đãi ngộ của công ty, đây là nguồn tuyến mộ đáng tin tưởng, ít rủi
ro hơn trong công việc, đồng thời khuyến khích được cán bộ, nhân viên trong công
ty phấn đấu. Nếu nguồn nội bộ không đủ thì mới tuyển mộ từ nguồn bên ngoài. Hiện công ty đang áp dụng hai hình thức tuyến mộ thông qua sự giới thiệu, đề bạt
của lãnh đạo, người quản lý trực tiêp, hoặc cùa các nhân viên trong Công ty. Công ty sẽ xét tuyền các nhân viên được đề bạt, giới thiệu vào các chức danh càn tuyến.
Sau khi tuyển mộ từ nguồn nội bộ mà không đạt yêu cầu, công ty sẽ tiến hành
tuyển mộ từ nguồn bên ngoài. Tuyển mộ từ nguồn bên ngoài được tiến hành theo
các hình thức sau: Nguồn bên ngoài được ưu tiên đầu tiên là thông qua sự giới thiệu
cùa nhân viên trong công ty. Đây cũng là một chính sách đãi ngộ của công ty, khi
nhận được sự giới thiệu, điều này như một sự đảm bảo, bảo lãnh cho nhân viên mới,
sẽ giảm thiểu rủi ro trong đạo đức nghề nghiệp, đồng thời tạo ra động lực làm việc
cho nhân viên mới cũng như sự hỗ trợ tốt nhất từ những nhân viên cũ của công ty đế công việc được thuận lợi một cách tối đa. Nếu số ứng viên mà nhân viên trong công ty giới thiệu vẫn không đù thì công ty sể tiếp tục gửi thông báo tuyển dụng đến các đối tác, khách hàng của công ty. Sau đó, nếu số lượng ứng viên vẫn không đáp
ứng yêu cầu của công ty thì công ty mới tuyển mộ từ các nguồn khác như các website tuyển dụng, mạng xã hội, các phương tiện truyền thông khác như báo chí, truyền hình,...
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty trong 3 năm 2018 - 2020 như sau:
Bảng 3.7. Thống kê nguồn tuyền mộ các vị trí làm việc mới từ năm 2018 - 2020 tại Công ty cổ phần I-HTKK Vietsoftware
Năm 2018 2019 2020
Số vị trí cần tuyển 6 10 20
Lượng hồ sơ ứng viên 45 74 112
ứng viên từ nội bộ điều chuyển trong công ty 3 2 2 ứng viên nộp hồ sơ qua giới thiệu cùa nhân
viên trong công ty 4 4 5
ứng viên ứng tuyển thông qua các kênh tuyển
dụng khác: Web tuyển dụng, mạng xã hội,... 38 68 105
(Nguôn: Bộ phận Hành chính nhân sự - Phòng Hành chính, nhân sự)
Nhìn vào bảng trên có thể thấy ràng hồ sơ ứng tuyển thông qua các kênh tuyển dụng khác như Website tuyển dụng hay mạng xã hội chiếm ưu thế trong quá trình
tuyển dụng của công ty. Điều này lý giải cho việc tại sao nhân sự của công ty lại
thường xuyên biên động trong suôt những năm qua tại công ty. Rõ ràng việc điêu
chuyển ứng viên trong nội bộ công ty sẽ đảm bảo cho khả năng gắn bó và làm việc
lâu dài hơn là việc tuyển mới từ các nguồn bên ngoài.
Bảng trên cho thấy nhân sự từ việc điều chuyển giữa các vị trí trong nội bộ có xu hướng giảm dần qua các năm. Năm 2018 số vị trí cần tuyển là 6 thì có 3 nhân sự được điều chuyển, chiếm 50% trong khi năm 2019, số vị trí cần tuyển là 10 nhưng chỉ có 2 ứng viên được điều chuyển (chiếm 20%), năm 2020, số vị trí là 20 cũng chỉ có 2 ứng viên được điều chuyển (chiếm 10%).
Ngoài ra, số lượng hồ sơ ứng viên do nhân sự trong công ty giới thiệu cũng
không nhiều nên công tác tuyến dụng của công ty chủ yếu được thực hiện qua các