II Giải phỏp nõng cao chất lượng triển khai dự ỏn Edocman
6 Áp dụng cỏc phần mềm cụng cụ quản ly' dự ỏn toàn diện
-Sự cần thiết:
Quản trị dự ỏn là một quỏ trỡnh thực hiện cỏc hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soỏt cỏc giai đoạn của một dự ỏn từ khõu hỡnh
thành, thẩm định, triển khai và vận hành dự ỏn theo một mục tiờu nhất định, đến đỏnh giỏ hiệu quả đạt được của dự ỏn trong từng thời kỳ và trong cả thời hạn đầu tư , đồng thời phối hợp cỏc giai đoạn của dự ỏn với nhau làm cho dự ỏn hoạt động nhịp nhàng và cú hiệu quả cao
Để đảm bảo tớnh hiệu quả và thành cụng, dự ỏn phải được phõn tớch, đỏnh giỏ trong suốt quỏ trỡnh thực hiện Điều này đũi hỏi người quản trị cũng như nhõn sự tham gia dự ỏn phải luụn được cập nhật thụng tin và nắm rừ tiến trỡnh, yờu cầu thực hiện dự ỏn
Quản trị dự ỏn chỉ dựa vào việc đảm bảo tớnh quy trỡnh và cỏc hướng dẫn thực hiện luụn gặp phải cỏc rủi ro và sai phạm rất lớn chớnh vỡ vậy để nõng cao năng lực cạnh tranh của cỏc sản phẩm phần mềm cần cú hệ thống triển khai hiệu quả hơn Phần mềm quản ly' dự ỏn toàn diện là cụng cụ hỗ trợ hiệu quả giỳp doanh nghiệp đạt được mức độ thành cụng cao trong việc triển khai
Nội dung giải phỏp:
Quản trị về tổ chức
Quản lý dự ỏn về tổ chức và nhõn sự để thực hiện cụng việc soạn thảo, triển khai và vận hành dụ ỏn bao gồm định ra ban điều hành, xỏc định số lượng nhõn sự, nguồn kinh phớ Cỏc thụng tin được cập nhật và tập hợp nhanh chúng, giỳp người quản lý cú cỏi nhỡn tổng quỏt về toàn bộ dự ỏn Nếu dự ỏn đang được đồng thời tiến hành, hệ thống sẽ tự động lọc ra cỏc dự ỏn mà người quản trị/ người thực hiện cú tham gia
Quản lý tiến độ thực hiện dự ỏn
Mỗi giai đoạn của dự ỏn mang lại một đặc thự riờng, vỡ vậy cỏc yếu tố cụng việc, nhiệm vụ, nhõn lực, chi phớ, thời gian cần được hoạch định riờng biệt và cụ thể Phần mềm quản ly' dự ỏn sẽ hỗ trợ phõn chia và quản lý cụng việc 1 cỏch linh hoạt tựy thuộc vào mỗi giai đoạn của dự ỏn Cỏc bỏo cỏo của nhõn viờn giỳp cho người quản trị nắm bắt và điều chỉnh kịp thời những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả cụng việc Quản lý được tiến độ thực hiện giỳp cho
việc phối hợp cỏc giai đoạn dự ỏn hài hũa, ăn khớp, một yếu tố quan trọng đảm bảo tớnh hiệu quả, thành cụng của dự ỏn
Quản lý nhõn sự dự ỏn
Quản lý thụng tin cỏ nhõn của nhõn viờn và cỏc thụng tin khỏc như địa điểm, thời gian, lý do truy cập vào hệ thống Cỏc thụng tin này xỏc định quyền đăng nhập vào hệ thống, giỳp người quản lý theo dừi, kiểm tra cụng việc và tiếm độ làm việc của từng nhõn viờn thực hiện dự ỏn đồng thời thu nhận ý kiến từ những nhõn viờn một cỏch nhanh chúng, dễ dàng, chớnh xỏc Nhõn sự tham gia dự ỏn cú thể được bổ sung hoặc xúa bỏ khi cần thiết
Quản lý tài chớnh
Bao gồm quản trị vốn, kinh phớ soạn thảo dự ỏn, doanh thu, chi phớ và lỗ lói của dự ỏn, cỏc quan hệ tài chớnh bờn trong và bờn ngoài dự ỏn Quản lý cỏc chi phớ của dự ỏn như chi phớ xõy dựng hệ thống, mua trang thiết bị, biờn soạn tài liệu, chi phớ cụng tỏc, chi phớ lương v v Cỏc thụng tin tài chớnh được cập nhật kịp thời giỳp người quản trị dự ỏn kiểm soỏt và xem xột nhanh chúng những phỏt sinh tăng/giảm tài chớnh của dự ỏn để cú những quyết định kịp thời
Chức năng bảo mật
Bao gồm bảo mật theo tớnh phõn quyền, phõn cấp quản lý và bảo mật thụng tin nội bộ Tựy theo cụng việc của từng dự ỏn, ngừoi quản trị dễ dàng tạo lập/ xúa bỏ nhúm chức năng, phõn quyền sử dụng một cỏch hợp lý Mỗi người sử dụng hệ thống đều bắt buộc phải đăng kớ thụng tin cỏ nhõn để cho phộp truy cập và sử dụng những thụng tin thuộc lĩnh vực cụng việc và trỏch nhiệm của mỡnh
Chức năng bỏo cỏo
Cho phộp lựa chọn cụng việc cần bỏo cỏo trong số những nhiệm vụ của dự ỏn mà người sử dụng đang tham gia Người quản trị, với cỏch tương tự, cũng cú thể xem xột bỏo cỏo khỏc nhau theo yờu cầu như:
• Bỏo cỏo ngày/ tuần làm việc: Thời gian, khối lượng cụng việc, cụng việc phải làm
• Bỏo cỏo cho từng giai đoạn thực hiện của dự ỏn: Thời gian bắt đầu và kết thỳc, số nhõn viờn tham gia, nhiệm vụ trọng tõm của giai đoạn
• Bỏo cỏo tổng hợp: Toàn bộ khối lượng cụng việc, chi phớ cho dự ỏn, kết quả dự ỏn
Điều kiện thực hiện giải phỏp
Để thực hiện giải phỏp trước tiờn đội ngũ cỏn bộ quản trị cần phải thấy được sự bức thiết về vấn đề chất lượng trong triển khai dự ỏn, từ đú cú những sự đầu tư về tài chớnh cũng như nguồn lực cho việc ỏp dụng giải phỏp này
Cú những chuẩn bị về cụng nghệ, nhõn lực phần cứng cũng như phần mềm để cú thể tiến hành triển khai dự ỏn Vớ dụ: Để ỏp dụng phần mềm quản ly' dự ỏn ePrj cần:
• Ngụn ngữ: VisualStudio Net
• CSDL: SQLServer 7 0
• HĐH: Windown 2000 AdvancedServer
Hiệu quả đạt được khi ỏp dụng thành cụng giải phỏp:
• Giải phỏp quản trị trực tuyến cho phộp cập nhật, tổng hợp thụng tin trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo quản lý hiệu quả nhất
• Cho phộp quản lý cựng 1 lỳc nhiều dự ỏn khỏc nhau: cú khả năng tớch hợp cỏc dự ỏn làm giảm chi phớ nhõn lực hành chớnh;
• Dễ dàng tớch hợp với cỏc ứng dụng của nhà cung cấp khỏc;
• Giao diện đồ hoạ và sử dụng Tiếng Việt thuận tiện cho người sử dụng;
• Cơ chế bảo mật tin cậy, phõn quyền sử dụng tuỳ theo yờu cầu của doanh nghiệp
Kiến nghị với Cụng ty Cổ phần Giải phỏp phần mềm CMCSoft
Cụng nghệ thụng tin là một trong những thị trường sụi động nhất sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới WTO Đỳng theo nguyờn ly' kinh tế vế sự phỏt triển và tồn tại của cỏc ngành kinh tế, ngành kinh doanh nào cú tốc độ phỏt triển chậm thỡ nú sẽ dần loại bỏ được những rủi ro tiềm ẩn trong mỡnh nú và cú mức độ cạnh tranh khụng cao, ngược lại những thị trường hấp dẫn hơn sẽ cú tốc độ phỏt triển lớn đi kốm với nú là độ rủi ro cao, mức độ cạnh tranh khốc liệt Chớnh vỡ thế hoạt động trong một lĩnh vực kinh doanh đang núng của nền kinh tế CMCsoft cần cú chiến lược kinh doanh hiệu quả đi đụi với sự phỏt triển bền vững Khụng chỉ mở rộng về quy mụ lĩnh vực kinh doanh mà cũn phải đảm bảo về chất lượng và sự thỏa món của khỏch hàng Mục tiờu mà CMCsoft hướng tới là: trở thành Cụng ty phần mềm cú cỏc sản phẩm và dịch vụ được cụng nhận chất lượng quốc tế,cú khả năng cạnh
tranh cao trong khu vực và trờn thế giới Hiện nay Cụng ty đó là bạn hàng của
nhiều Tập đoàn tin học lớn trờn thế giới và là nhà cung cấp của nhiều khỏch hang lớn trong nước: Văn phũng Quốc hội,Văn phũng T Ư Đảng, Bộ Thủy Sản, Ủy ban Kiểm tra Trung Ương, Cỏc tổ chức giỏo dục và cỏc trường đại học trờn cà nước: Bộ Giỏo dục và đào tạo, Đại học Bỏch Khoa, Giao thụng Vận tải, Kinh tế Quốc dõn…Cỏc doanh nghiệp Nhà nước, tư nhõn: Tổng cụng ty Dầu khớ Việt nam, ụng ty Thụng tin di động VMS,Tổng cụng ty Điện lực Việt Nam,Tổng cụng ty hàng khụng Việt Nam…Để tiếp tục khẳng định minh hơn nữa CMCSoft cần cú những đầu tư bền vững Đú là sự đầu tư về chất lượng Đó ỏp dụng cỏc tiờu chuẩn chất lượng ISO 9001-2000,ISO 27001- 2005, CMMi là những bước đi đỳng đắn của Cụng ty Trong thời gian tới,
Cụng ty cần nỗ lực hơn nữa trong cỏc hoạt động đảm bảo chất lượng nhằm tiến gần hơn tới nơi mà doanh nghiệp muốn đến: "Hướng tới tương lai số!" Kiến nghị:
Quản ly' và giỏm sỏt chặt chẽ, cũng như xõy dựng một cơ chế kiểm tra hiệu lực của đội ngũ cỏn bộ trị Tạo điều kiện bồi dưỡng cỏc kỹ năng thiếu sút cũng như kỹ năng làm việc theo nhúm
Tạo điều kiện cho cỏn bộ được học tập và lấy cỏc chứng chỉ tin học uy tớn quốc tế
Xõy dựng một cơ chế quản ly' chất lượng gọn nhẹ nhưng hiệu quả
Thành lập quỹ khen thưởng cỏc đơn vị và cỏ nhõn, tổ chức cú thành tớch tốt trong mọi hoạt động của doanh nghiệp
Kết luận
Thời gian là vàng bạc”, cõu ngạn ngữ này luụn đỳng, đặc biệt là trong thời kinh tế thị trường sụi động như hiện nay Chớnh vỡ thế, càng rỳt gọn được thời gian trong cỏc hoạt động tỏc nghiệp, giấy tờ, văn bản, đồng nghĩa với việc càng tiết kiệm được “vàng bạc” Điều đú cho thấy y' nghĩa của phần mềm Edocman trong việc hỗ trợ cỏc doanh nghiệp, cỏc tổ chức giải bài toỏn bức xỳc về quản lý hồ sơ, cụng văn ngày càng chất cao như nỳi, tốn nhiều thời gian kiểm soỏt và phõn bổ
Khụng ai cũn nghi ngờ gỡ về hiệu quả của phần mềm Edocman nhưng để triển khai thành cụng và đưa nú đi vào hoạt động hiệu quả cũng là việc làm khụng đơn giản
Là một trong những doanh nghiệp phần mềm hàng đầu tại Việt Nam hiờn nay, cú quan hệ hợp tỏc với nhiều tập đoàn tin học lớn trờn thế giới, đang cú lợi thế về thị trường trong nước, CMCSoft nhận thấy rừ những thử thỏch khắc nghiệt của thị trường, chịu sức ộp về rào cản kỹ thuật Cụng ty đó cú những ỏp dụng về tiờu chuẩn chất lượng quốc tế như Bộ tiờu chuẩn ISO, Tiờu chuẩn CMMi để ngày một khẳng định vị thế của mỡnh trờn thị trường trong nước Những tiờu chuẩn đú cũng là tấm giấy thụng hành cho doanh nghiệp đi vào thị trường nước ngoài
Hiện tại hoạt động mang lại nhiều lợi nhuận nhất cho doanh nghiệp vẫn là cỏc hoạt động triển khai Theo ma trận BCG thỡ việc triển khai dự ỏn đang nằm ở ụ Bũ sữa chớnh vỡ thế cần cú sự đầu tư tốt nhất để hoạt động trển khai
tiếp tục đạt hiệu quả cao đem lại lợi nhuận cho Cụng ty đồng thời cũng tạo nguồn ngõn sỏch đầu tư cho cỏc hoạt động khỏc tiếp tục phỏt triển và đem lại hiệu quả trong tương lai
Trong Chuyờn đề tốt nghiệp này Em cú đưa ra một số giải phỏp và kiến nghị nhằm năng cao hiệu quả triển khai dự ỏn Edocman của Cụng ty Mong rằng trong tương lai khụng xa cỏc nhược điểm ảnh hưởng tới hiệu quả triển khai dự ỏn sẽ được giải quyết triểt để để khỏch hàng cú thể tiếp xỳc và sử dụng những phần mềm tốt nhất cho hoạt động của mỡnh!
MỤC LỤC
Phần I...4
TỔNG QUAN VỀ CễNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CMC (CMCSOFT)...4
I THễNG TIN CHUNG VỀ CễNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MỀM CMC...4
II QUÁ TRèNH HèNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CễNG TY....5
III SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CễNG TY...7
1 Mụ hỡnh...7
(Nguồn:Mụ tả mụ hỡnh tổ chức và chức năng nhiệm vụ của CMCSoft_QMS1)...8
2 Mụ tả mụ hỡnh...8
2 1 Khối hỗ trợ - chức năng (FUs)...8
2 2 Khối kinh doanh, dịch vụ và phỏt triển phần mềm (SBUs)...8
2 3 Sản phẩm, giải phỏp, dịch vụ - của CMCSoft bao gồm:...9
IV ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA CễNG TY...10
1 Đặc điểm về sản phẩm, dịch vụ và giải phỏp do cụng ty cung ứng..10
1 1 Sản phẩm...10
1 2 Giải phỏp...13
1 3 Dịch vụ...16
2 Đặc điểm khỏch hàng và thị trường tiờu thụ...18
2 1 Đặc điểm về khỏch hàng và thị trường tiờu thụ...18
2 2 Quan hệ đối tỏc...19
2 3 Cỏc khỏch hàng lớn của CMC...21
3 Đặc điểm về lao động...22
3 1 Đội ngũ nhõn viờn...22
3 2 Năng lực, chuyờn mụn...24
3 4 Về lương thưởng...26
4 Đặc điểm về cụng nghệ và trang thiết bị...26
5 Tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty...27
Túm tắt năng lực tài chớnh của Cụng ty Cổ phần Tập đoàn Cụng nghệ CMC...27
Phần II : THỰC TRẠNG TèNH HèNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN EDOCMAN TẠI CễNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CMCSOFT...30
I Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của CMCSoft qua một số năm...30
1 Một số chỉ tiờu doanh thu, lợi nhuận...30
2 Kết quả triển khai một số dự ỏn của Cụng ty qua cỏc năm...31
II Phõn tớch thực trạng triển khai Edocman của Cụng ty Cổ phần Giải phỏp Phần mềm CMCSoft...33
1 Giới thiệu chung về phần mềm Edocman...33
2 Chu trỡnh triển khai dự ỏn phần mềm Edocman...35
2 1 Khỏi quỏt chung...36
2 2 Cỏc bước thực hiện và kết quả...36
2 2 1 Lập kế hoạch triển khai...36
2 2 2 Chuẩn bị triển khai...37
2 2 3 Thực hiện triển khai...38
2 2 4 Bỏo cỏo triển khai...39
2 2 5 Kết thỳc triển khai...40
3 Đỏnh giỏ chung cụng tỏc triển khai cỏc dự ỏn Edocman của Cụng ty Cổ phần Giải phỏp Phần mềm CMCSoft...40
3 1 Đỏnh giỏ chung tỡnh hỡnh triển khai dự ỏn Edocman ...40
3 2 Hệ thống chỉ tiờu đỏnh giỏ chất lượng dự ỏn Edocman...42
3 2 1 Danh sỏch cỏc chỉ tiờu được chia theo nhúm chỉ tiờu tại CMCSoft...42
3 2 2 Mục tiờu chất lượng cho loại hỡnh dự ỏn...42
3 3 1 Nhúm chỉ tiờu năng suất...45
3 3 1 1 Độ lệch thời gian thực hiện...45
3 3 1 2 Tỉ lệ sử dụng nguồn lực...47
3 3 1 3 Tớnh đỳng hạn bàn giao cỏc sản phẩm của dự ỏn...50
3 3 1 4 Tỷ lệ hoàn thành cỏc yờu cầu...50
3 3 2 Nhúm chỉ tiờu chất lượng...52
3 3 2 1 Điểm hài lũng của khỏch hàng...53
3 3 2 2 Số lỗi phần mềm phỏt hiện trong dự ỏn...55
3 3 2 3 Tỷ lệ lỗi bỏ xút trờn quy mụ dự ỏn...58
3 3 3 Nhúm chỉ tiờu quy trỡnh...60
3 3 3 1 Số NC/NX trờn một MM...60
3 3 3 2 Tỉ lệ NC/NX đúng đỳng hạn...60
3 3 3 3 Tỷ lệ NC/NX lặp...61
4 Cỏc nhõn tố ảnh hưởng tới tỡnh hỡnh thực hiện dự ỏn Edocman...67
4 1 Đội ngũ Cỏn bộ triển khai dự ỏn...67
4 2 Tớnh quy trỡnh trong việc triển khai...67
4 3 Hệ thống quản ly' chất lượng...68
4 4 Khỏch hàng...68
5 Đỏnh giỏ chung về hiệu quả triển khai dự ỏn...69
5 1 Những thành tựu đạt được:...69
5 1 1 Quy trỡnh thực hiện hoàn thiện...69
5 1 2 Hệ thống tài liệu hướng dẫn chi tiết và cụ thể. 70 5 1 3 Cú hệ thống tớnh chi phớ và đảm bảo ngõn sỏch cho từng dự ỏn(EVMS)...70
5 1 4 Đó ỏp dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong quỏ trỡnh quản ly' rủi ro...70
5 1 5 Cú hệ thống support xử ly' cỏc tỡnh huống nhanh chúng và hiệu quả...71
5 2 Những hạn chế...71
5 2 1 Số rủi ro cũn gặp phải là khỏ nhiều...71
5 2 2 Đội ngũ triển khai chưa thực sự hiệu quả...71
5 2 3 Cũn xảy ra nhiều lỗi trong quỏ trỡnh sử dụng và thực thi phần mềm...72
5 2 4 Tiến độ triển khai cũn chậm...72
5 2 5 Một số chức năng chưa được hoàn chỉnh...72
5 2 6 Hệ thống đỏnh giỏ nội bộ chưa phỏt huy hết vai trũ...72
5 3 1 Nguyờn nhõn bao trựm...73
5 3 2 Nguyờn nhõn cụ thể...73
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRIỂN KHAI DỰ ÁN EDOCMAN TẠI CễNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CMCSOFT...75
I Định hướng phỏt triển của CMCSoft...75
II Giải phỏp nõng cao chất lượng triển khai dự ỏn Edocman...75
1 Nghiờn cứu nhưu cầu cụ thể của từng đối tượng khỏch hàng...75
2 Nõng cao chất lượng đội ngũ cỏn bộ triển khai...78
3 Nõng cao khả năng phối hợp với cỏc bờn tham gia và khỏch hàng. 81 4 Thực hiện phương phỏp cải tiến chất lượng khụng ngừng...83
5 Nõng cao hiệu quả đỏnh giỏ nội bộ...87
6 Áp dụng cỏc phần mềm cụng cụ quản ly' dự ỏn toàn diện...90
-Sự cần thiết:...90
Danh mục tài liệu tham khảo
1. Hồ sơ giới thiệu Cụng ty Cổ phần Giải phỏp Phần mềm CMC(CMCSoft) và Giải phỏp ERP Oracle – Năm xuất bản 2007 2. Tạp chớ CMCSoft Weekly số 387,388,399 xuất bản thỏng