II Phõn tớch thực trạng triển khai Edocman của Cụng ty Cổ phần Giả
5 14 Đó ỏp dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong quỏ
Một trong những nội dung cơ bản của quản ly' chất lượng là sử dụng cụng cụ thống kờ để phõn tớch, đỏnh giỏ và kiểm soỏt chất lượng sản phẩm cũng như quy trỡnh Kiểm soỏt chất lượng bằng cụng cụ thống kờ là việc sử dụng cỏc cụng cụ thống kờ trong việc thu thập, phõn loại, xử ly' và trỡnh bày cỏc dữ liệu thống kờ thu được dưới một dạng nào đú cho phộp người thực
hiện quỏ trỡnh cú thể nhận biết được thực trạng triển khai từ đú đưa ra cỏc giải phỏp kịp thời
Cỏc cụng cụ thống kờ mà Trung tõm Edocman đó ỏp dụng đú là: Biểu đồ Pareto, Sơ đồ nhõn quả, Biểu đồ tần suất Nhờ cỏc cụng cụ thống kờ này mà nhiều lỗi được phỏt hiện kịp thời ưu tiờn xử ly' theo số lượng và mức độ nghiờm trọng làm giảm đỏng kể những thiệt hại gõy ra Đồng thời nú làm cho việc xỏc định bản chất của sai phạm trở nờn đơn giản và chớnh xỏc hơn
5 1 5 Cú hệ thống support xử ly' cỏc tỡnh huống nhanh chúng và hiệu quả
Sau thời gian triển khai, nghiệm thu dự ỏn cũn thời gian bảo hành và support cho khỏch hàng khi cú tỡnh huống xảy ra Một trong cỏc yếu tố tạo lờn uy tớn đối với khỏch hàng ngày nay của cỏc doanh nghiệp là dịch vụ hậu mói, Edocman là sản phẩm mũi nhọn của CMCSoft đồng thời cũng là nền tảng để triển khai một số phần mềm khỏc nờn việc tạo được một hệ thống support hiệu quả và nhanh chúng cú thể là một hành động nhỏ nhưng đem lại hiệu quả rất lớn, nú cú thể tạo một hệ thống cỏc khỏch hàng truyền thống của doanh nghiệp, sử dụng khụng chỉ một mà rất nhiều sản phẩm của CMCsoft
5 2 Những hạn chế
5 2 1 Số rủi ro cũn gặp phải là khỏ nhiều
Với nhiều mức độ ảnh hưởng, mức khả năng xảy ra khỏc nhau, theo số liệu thống kờ thu được thỡ số rủi ro mà việc triển khai dự ỏn gặp phải cũn khỏ nhiều Điều này ảnh hưởng tới tốc độ, hiệu quả triển khai dự ỏn và sự hài lũng của khỏch hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp
5 2 2 Đội ngũ triển khai chưa thực sự hiệu quả
Triển khai dự ỏn là truyền đạt cỏch làm hay cỏch thức thực hiện ỏp dụng phần mềm của doanh nghiệp vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của khỏch hàng Phần mềm lập trỡnh hay tớnh hiệu quả của phần mềm đú là rất quan trọng nhưng cỏn bộ triển khai- những người trực tiếp truyền đạt cỏch
thức ỏp dụng phần mềm đú như thế nào tới khỏch hàng cũng cú ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả thực tế của phần mềm Nhưng một trong những nhược điểm của việc triển khai phần mềm Edocman đú là trỡnh độ truyền đạt của đội ngũ triển khai chưa tốt, việc nắm bắt cỏc nghiệp vụ của khỏch cũng cũn gặp nhiều khú khăn
5 2 3 Cũn xảy ra nhiều lỗi trong quỏ trỡnh sử dụng và thực thi phần mềm
Như trong việc phõn tớch hệ thống chỉ tiờu quy trỡnh và chỉ tiờu chất lượng trong phần thực trạng cú thể thấy tỷ lệ lỗi gặp phải cũn rất lớn Tuy cú hệ thống kiểm tra rất chặt chẽ cũng như đó cú cả những quy trỡnh quản ly' lỗi gặp phải nhưng những việc làm đú tỏ ra chưa cú hiệu quả dẫn đến để hoàn thành đỳng hạn và đầy đủ cỏc yờu cầu của khỏch hàng nguồn lực sử dụng đó phải huy động thờm làm tăng chi phớ trờn đơn vị dự ỏn
5 2 4 Tiến độ triển khai cũn chậm
Việc triển khai dự ỏn tuy theo đỏnh giỏ mức độ hoàn thành đỳng hạn là khỏ cao nhưng độ lệch về thời gian thực hiện lại rất lớn Cú nghĩa là cỏc dự ỏn cú nguồn lực để thực hiện nhưng vỡ những ly' do tỏc động bờn ngoài mà khụng thể tiến hành triển khai để đảm bảo tiến độ và hiệu quả theo mong muốn của khỏch hàng Cần nõng cao hơn nữa tớnh chủ động của cỏn bộ triển khai trong cỏc mối quan hệ cũng như trong nhiệm vụ của mỡnh
5 2 5 Một số chức năng chưa được hoàn chỉnh
Việc xõy dựng được một hệ thống văn bản hướng dẫn khỏ hoàn thiện là một ưu điểm của Trung tõm Edocman nhưng vẫn cũn những thiếu sút quan trọng đú là một số chức năng chưa được hoàn chỉnh vớ dụ khụng test hết cỏc lỗi chương trỡnh, khụng khảo sỏt hết cỏc yờu cầu khỏch hàng trong SRS
5 2 6 Hệ thống đỏnh giỏ nội bộ chưa phỏt huy hết vai trũ
Hệ thống đỏnh giỏ nội bộ của cỏc dự ỏn cũng như của Trung tõm nhiều khi chỉ mang tớnh hỡnh thức thủ tục chứ chưa thực sự thể hiện được hiệu quả
cũng như mục đớch đề ra
5 3 Nguyờn nhõn của nhược điểm
5 3 1 Nguyờn nhõn bao trựm
Do việc triển khai mang tớnh "động " rất cao, khụng chỉ phụ thuộc vào nguồn lực sản phẩm của doanh nghiệp làm cụng tỏc triển khai mà cũn phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng, nhõn lực vật lực của đối tỏc, khỏch hàng
Do việc triển khai được thực hiện hầu hết tại cơ quan, văn phũng, chi nhỏnh của khỏch hàng nờn việc thường xuyờn theo dừi giỏm sỏt từng hoạt động của từng cỏn bộ là việc làm khụng đơn giản
5 3 2 Nguyờn nhõn cụ thể
Số rủi ro gặp phải cũn khỏ nhiều là do cú những vấn đề doanh nghiệp khụng chủ động được, số lượng đơn đặt hàng tăng khỏ nhanh nguồn lực của doanh nghiệp chưa đủ lớn về cả chất lượng cũng như số lượng để đảm bảo
Vấn đề về đội ngũ triển khai là vấn đề phỏt sinh do nhưu cầu phỏt sinh về khối lượng cụng việc là quỏ lớn nờn việc tuyển dụng và đào tạo khụng được kỹ lưỡng đó phải đưa nguụn lao động này ra triển khai, đồng thời cũng cú thể thấy Trung tõm chưa coi trọng tới kỹ năng truyền đạt của cỏn bộ triển khai chỉ yờu cầu trọng tõm vào trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn về phần mềm đem đi triển khai Đú mới chỉ là điều kiện cần, điều kiện đủ nữa là cỏn bộ triển khai phải hiểu được nghiệp vụ của khỏch hàng, hiểu được vấn đề mà họ gặp phải và cần cải tiến trong cụng việc để cú thể làm cho việc ỏp dụng phần mềm trong khỏch hàng trở nờn đơn giản và hiệu quả hơn
Cũn xảy ra nhiều lỗi trong quỏ trỡnh thực hiện và thực thi phần mềm Nguyờn nhõn của cỏc lỗi này rất nhiều Cú những lỗi gõy ra bởi hệ thống phần cứng chưa đỏp ứng để chạy phần mềm này, cú những lỗi gõy ra do
khỏch hàng khụng làm đỳng thứ tự cỏc bước trong quy trỡnh, cú những lỗi do rủi ro trờn Server,lỗi setup,update batch chậm, việc phõn tớch tỡnh hỡnh khỏch hàng chưa sỏt thực tế,…
Tiến độ chậm
Do việc phối hợp với đối tỏc cựng thực triển khai chưađược tốt, do khỏch hàng chưa bố trớ được nhõn lực, do yờu cầu của khỏch hàng đào tạo thờm cho cỏn bộ đi cụng tỏc về,do việc điều động bớt nguồn lực bổ xung cho dự ỏn khỏc, do lỗi gặp phải quỏ lớn mất nhiều thời gian xử ly'
Một số chức năng chưa hoàn chỉnh
Việc một số chức năng chưa hoàn chỉnh là do đội ngũ triển khai cố gắng chạy theo tiến độ đó bỏ xút một số chức năng, do việc đỏnh giỏ chất lượng nội bộ chỉ mang tớnh hỡnh thức nờn đó khụng phỏt hiện kịp thời
Hoạt động đỏnh giỏ nội bộ chưa phỏt huy hết vai trũ
Do quan hệ tỡnh cảm giữa cỏc cỏn bộ mang tớnh tỡnh cảm nờn việc đỏnh giỏ khụng phản ứng đỳng thực tế gõy nờn sự khụng kiểm soỏt hoạt động lẫn nhau Đồng thời việc đỏnh giỏ khụng tốt về đội ngũ cỏn bộ triển khai dự ỏn của mỗi cỏ nhõn cũng ảnh hưởng tới thành tớch của cả đội Cụng tỏc đỏnh giỏ nội bộ khụng được tiến hành tốt nờn nguy cơ xuất hiện cỏc vấn đề chất lượng là rất cao
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ TRIỂN KHAI DỰ ÁN EDOCMAN TẠI CễNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CMCSOFT
I Định hướng phỏt triển của CMCSoft
Với tầm nhỡn tới năm 2010 trở thành Cụng ty phần mềm cú cỏc sản phẩm và dịch vụ được cụng nhận chất lượng quốc tế,cú khả năng cạnh tranh cao trong khu vực và trờn thế giới, CMC Soft khụng ngừng cải tiến hoàn thiện những sản phẩm dịch vụ sẵn cú hiện nay của Cụng ty mà cũn luụn tỡm kiếm cơ hội để mở rộng thị trường, sản phẩm dịch vụ mới, đối tỏc mới Cụng ty cam kết sẽ cung cấp cỏc sản phẩm dịch vụ với chất lượng cao nhất, xõy dựng mối quan hệ mật thiết với tất cả khỏch hàng "Sự thành cụng của chỳng tụi chớnh là cung cấp cỏc sản phẩm chất lượng cao, hỗ trợ tốt khỏch hàng với giỏ cả hợp ly'
Nhiệm vụ mũi nhọn của CMCSoft là tư vấn và triển khai cỏc sản phẩm, giải phỏp phần mềm đến với khỏch hàng Chớnh vỡ thế việc tỡm kiếm cỏc giải phỏp, chớnh sỏch để nõng cao chất lượng triển khai dự ỏn là một trong những việc làm cú y' nghĩa quan trọng và luụn được ưu tiờn
II Giải phỏp nõng cao chất lượng triển khai dự ỏn Edocman 1 Nghiờn cứu nhưu cầu cụ thể của từng đối tượng khỏch hàng 1 Nghiờn cứu nhưu cầu cụ thể của từng đối tượng khỏch hàng
Sự cần thiết:
Để đạt được hiệu quả trong bất kỳ cụng việc gỡ điều quan trọng nhất là phải hiểu được đối tượng mỡnh hướng tới là ai?
Dự ỏn Edocman mà chỳng ta nghiờn cứu đó cú mặt trờn thị trường được nhiều năm, phần mềm đó được phỏt triền và khỏ hoàn thiện Điều quan trọng nhất để phần mềm này được ỏp dụng cú hiệu quả là phải hiểu được đối tượng
khỏch hàng, hiểu được những vấn đề họ gặp phải, hiều được trỡnh độ của người trực tiếp thực hiện cỏc cụng việc đú đồng thời cũn phải căn cứ trờn những yờu cầu mà họ đề đạt Nắm vững phần mềm, hiểu được đối tượng triển khai- Đú là 2 điều kiện tiờn quyết để triển khai thành cụng một dự ỏn
Nội dung giải phỏp:
Khụng vỡ đó cú nhiều năm thực hiện triển khai ở nhiều đối tượng khỏch hàng khỏc nhau mà cú thể xem nhẹ việc đỏnh giỏ khỏch hàng Mỗi loại hỡnh doanh nghiệp, quy mụ doanh nghiệp hay lĩnh vực hoạt động khỏc nhau sẽ ảnh hưởng tới cỏch thức làm việc giữa 2 bờn trỏnh tỡnh trạng phần mềm đi vào thực thi mới phỏt sinh vấn đề Để làm được điều này Doanh nghiệp cần phải:
+ Cử cỏn bộ của Doanh nghiệp tới địa chỉ của khỏch hàng xem xột và nắm bắt cỏc yếu tố liờn quan tới việc triển khai bao gồm:
• Tớnh chất cụng việc, nghiệp vụ của khỏch hàng: Cần nắm bắt để hiểu những khú khăn mà gặp hàng gặp phải, nếu nghiệp vụ khỏch hàng khú nắm bắt thỡ cú thể yờu cầu bờn khỏch hàng bố trớ thởi gian để núi chuyện với cỏc bộ triển khai về cụng việc của họ Hoặc do đặc thự cụng việc của khỏch hàng là thường xuyờn cú cỏn bộ đi cụng tỏc thỡ cần phải cú lịch trỡnh của dự ỏn như thế nào để chủ động cho cụng việc triển khai
• Số lượng, trỡnh độ của những người tham gia đào tạo để ỏp dụng phần mềm: Những người này cần cú cỏi nhỡn tổng quan và đỏnh giỏ chung về trỡnh độ của họ để cú thể đưa ra tài liệu hướng dẫn phự hợp cũng như chuẩn bị cho cụng tỏc hướng dẫn triển khai
• Xem xột về trỡnh độ mỏy múc cơ sở hạ tầng hiện cú của doanh nghiệp: Cỏc tiờu chuẩn về phần cứng đó đảm bảo cho việc cài đặt và ứng dụng phần mềm chưa? Cần trang bị thờm những gỡ?
+Việc lập kế hoạch phải căn cứ vào kết quả thu được từ việc khảo sỏt khỏch hàng như:
• Chuẩn bị nguồn lực như thế nào, cú cần đào tạo thờm về nghiệp vụ gỡ cho quản trị dự ỏn, cỏc thành viờn tham gia triển khai khụng, cú thể lựa chọn Quản trị dự ỏn đó cú kinh nghiệm về việc triển khai cho những khỏch hàng tương tự
• Lịch trỡnh dự ỏn phải bố trớ phự hợp với lịch làm việc của khỏch hàng + Việc tiến hàn triển khai cần bỏm sỏt vào kế hoạch cũng như căn cứ vào sự hiểu biết về đối tượng khỏch hàng để cú những điều chỉnh cho hợp ly'
Điều kiện thực hiện:
Để giải phỏp mang tớnh khả thi, cần tập trung và hoàn thiện 3 điều kiện sau:
• Ban lónh đạo phải xỏc định được sự cần thiết, vai trũ lợi ớch, tầm quan trọng của sự hiểu rừ về đối tượng khỏch hàng tham gia triển khai, để cú những chớnh sỏch, yờu cầu về việc tỡm hiểu đối tượng khỏch hàng trước khi dự ỏn được lập đồng thời cú yờu cầu về việc trỡnh bày hiểu biết về khỏch hàng khi duyệt dự ỏn
• Đú là những người giữ vai trũ đảm bảo về điều kiện cũng như định hướng, cũn về bản thõn những cỏn bộ triển khai- những người thực tế phải làm việc với những đối tượng khỏch hàng đú thỡ cũng cần phải cho họ nhận thức về y' nghĩa của việc thiếu hiểu biết về khỏch hàng, nú cú thể dẫn tới những hiệu quả rất nghiờm trọng Từ đú tự bản thõn họ cần cú những rốn luyện trau dồi thờm về những kỹ năng thiết yếu
• Để làm được điều này cũng đũi hỏi phải cú được sự hợp tỏc chặt chẽ của khỏch hàng Họ chớnh là những người tạo điều kiện
thuận lợi cho việc triển khai được diễn ra thuận lợi, cú những hỗ trợ về cỏc điều kiện bờn ngoài khỏc nữa
Hiệu quả đạt được khi ỏp dụng giải phỏp:
Việc tỡm hiểu về đối tượng khỏch hàng trước khi lập kế hoạch dự ỏn cú y' nghĩa rất quan trọng Nếu làm tốt cụng tỏc này sẽ nõng cao được hiệu quả triển khai dự ỏn, giảm thiểu những rủi ro và sai phạm trong quỏ trỡnh sử dụng và thực thi phần mềm Cú thể thấy đõy là một trong những điều kiện tiờn quyết của việc triển khai thành cụng một phần mềm Cũng từ đú nõng cao hiểu biết đối với khỏch hàng để mối quan hệ giữa khỏch hàng và doanh nghiệp ngày càng trở nờn mật thiết hơn
2 Nõng cao chất lượng đội ngũ cỏn bộ triển khai
Sự cần thiết:
• Khụng chỉ trong kinh doanh mà trong bất cứ lĩnh vực nào con người luụn là yếu tố trung tõm, là hạt nhõn tạo nờn mọi chiều hướng của vấn đề Chớnh vỡ thế để đạt được thành cụng trong hoạt động cần phải cú sự quan tõm thớch đỏng đối với nhõn tố con người Tất cả cỏc biện phỏp khỏc dự thực hiện tốt nhất nhưng nếu khụng cú sự đảm bảo về yếu tố con người cũng khụng bao giờ tạo ra được một sản phẩm cú chất lượng tốt Do đú để thực sự giải quyết được những tồn tại về mặt chất lượng và cải tiến chất lượng, hạn chế rủi ro thỡ phải nõng cao chất lượng con người
• Với hoạt động chất lượng, giỏo dục đào tạo được coi là nhiệm vụ đầu tiờn và quan trọng, nú được thực hiện trong toàn bộ quỏ trỡnh quỏ trỡnh triển khai và ỏp dụng cỏc chớnh sỏch đảm bảo chất lượng Hoạt động giỏo dục đào tạo cũn cú tỏc dụng liờn kết tập thể nhõn viờn trong tổ chức về một thể thống nhất
về ý kiến, quyết tõm, quan điểm để tạo động lực cho việc triển khai thành cụng cỏc dự ỏn Ngoài ra, việc đưa vào những thay đổi, những vấn đề mới đặc biệt là cỏc vấn đề lớn, quan trọng như sửa đổi hệ thống kiểm soỏt chất lượng, sửa đổi quy trỡnh triển khai dự ỏn, hay cú những đũi hỏi mới khi thực hiện triển khai tại một đối tượng khỏch hàng nào đú thỡ cần phải tiến hành đào tạo, hướng dẫn để làm tăng tớnh thống nhất tăng hiệu quả cũng như chất lượng triển khai
• Để thực hiện cam kết về chất lượng của CMCSoft
Mỗi cỏn bộ nhận thức được mối liờn quan và tầm quan trọng của cỏc cụng việc của mỡnh và nhiệm vụ của họ trong việc đỏp ứng cỏc mục tiờu chất lượng đề ra