II Phõn tớch thực trạng triển khai Edocman của Cụng ty Cổ phần Giả
33 Tỷ lệ NC/NX lặp
Chỉ tiờu Tỷ lệ NC/NX lặp được tớnh toỏn nhằm mục đớch tỡm ra sự khụng phự hợp bị lặp lại so với quy trỡnh trong quỏ trỡnh hoạt động
Cỏn bộ chất lượng tiến hành đỏnh giỏ
Theo quy'
Theo thỏng
Theo năm Cụng thức tớnh toỏn:
Tỷ lệ NC/NX lặp = Số NC/NX lặp /Tổng số NC Nguồn dữ liệu được lấy từ:
Bỏo cỏo đỏnh giỏ nội bộ
Phiếu mụ tả nguyờn nhõn, hành động khắc phục Với quy ước là : Tớnh trờn toàn bộ SBU
NC/NX lặp là cỏc NC/NX phỏt hiện trong kỳ trựng với danh sỏch NC/NX hay gặp do P&Q cụng bố Danh sỏch này được cập nhật hàng quý
NC(non comformity) là sự khụng phự hợp trong hệ thống chất lượng tiờu chuẩn đề ra NC cú 2 loại: NC đó xảy ra và cần cỏc hành động khắc phục và NC cú thể xảy ra trong tương lai và cần cỏc hoạt động phũng ngừa(Cỏc NC loại này được gọi là NX)
Cỏc biện phỏp đó được Trung tõm Edocman thực hiện nhằm hạn chế những lỗi gặp phải và cú thể gặp phải trong quỏ trỡnh triền khai Đú là:
Thiết lập, ỏp dụng và duy trỡ cỏc quy định bằng văn bản để xỏc định và ỏp dụng cỏc hành động phũng ngừa liờn quan đến phần mềm, dự ỏn , quy trỡnh và hệ thống quản trị Trung tõm Edocman
Ghi nhận và xem xột cỏc sự khụng phự hợp hiện thời để xỏc định nguyờn nhõn của cỏc sự khụng phự hợp này Ghi nhận xem xột và xử lớ kịp thời cỏc khiếu nại của khỏch hàng
Sử dụng cỏc bỏo cỏo hoạt động, cỏc kết quả đỏnh giỏ cỏc hồ sơ chất lượng và cỏc khiếu nại của khỏch hàng nội bộ để phỏt hiện và phõn tớch cỏc nguyờn nhõn của sự khụng phự hợp tiềm năng
Theo dừi cỏc hành động khắc phục và phũng ngừa được xỏc định, kể cả việc kiểm tra xỏc nhận cỏc hành động này và bỏo cỏo về cỏc kết quả kiểm tra xỏc nhận đú
Tiến hành xem xột cỏc thụng tin cần thiết về cỏc hành động khắc phục và phũng ngừa tại cỏc cuộc xem xột của lónh đạo chất lượng và quản trị dự ỏn Kiểm tra cỏc hồ sơ về cỏc hành động khắc phục và phũng ngừa Với những việc làm đú, trung tõm Edocman đó đạt được một số kết quả tương đối khả quan trong việc khắc phục và phũng ngừa cỏc sai phạm trong quỏ trỡnh triển khai phần mềm này
Bảng 17: Tỷ lệ đảm bảo tớnh quy trỡnh của dự ỏn
Năm Hạng mục
Số NC/NX trờn 1 MM
Tỷ lệ NC/NX đúng đỳng
hạn Tỷ lệ NC/NX lặp
(b) 2004 6 3 8 1 2 3 2005 1 5 3 3 3 0 2006 2 1 3 0 0 0 2007 1 0 1 0 0 0 Nguồn: Phũng chất lượng
Trong đú cột(a) là cột đạt yờu cầu,cột (b) là cột chưa đạt yờu cầu theo hướng dẫn chỉ tiờu dự ỏn phần mềm
Nhận xột:
+ Năm 2004: Đõy là năm đạt tỷ lệ cao nhất về cả 3 chỉ tiờu
Về chỉ tiờu Số NC/NX trờn 1 MM, trung bỡnh cú tới 9 lỗi gặp phải nhưng chủ yếu là lỗi nhỏ, lỗi lớn chỉ cú 3 lỗi trong đú đó tỡm được nguyờn nhõn và phương hướng giải quyết cho 8 lỗi làm cho tỷ lệ NC/NX đúng đỳng hạn đạt tỷ lệ rất cao, vẫn cũn một NX chưa tỡm ra được phương ỏn giải quyết Việc giải quyết được nhanh chúng8/9 lỗi gặp phải cũng là do số NC/NX lặp đó cú tới 4 lỗi Đỏnh giỏ chung: trong năm đầu triển khai dự ỏn Edocman khú trỏnh được việc gặp phải nhiều lỗi nhưng điều đỏng hoan nghờnh là sự chuẩn bị tinh thần và lưc lượng để giải quyết cỏc lỗi rất cao
+ Năm 2005: Cỏc lỗi gặp phải luụn được ghi chộp lại thành tài liệu hướng dẫn xử lý nhanh cỏc lỗi gặp phải Chớnh vỡ thế cỏc lỗi về sau gặp phải sẽ nhanh chúng được xử lý Trong năm này số lỗi gặp phải đó giảm hơn so với năm trước chỉ gặp phải 6 NC/NX nhưng số lỗi nhẹ chỉ cú 1 lỗi do được khắc phục rất tốt vào năm trước Trong năm 2004 để lại 1 lỗi nặng chưa giải quyết được cộng thờm với 4 lỗi nữa làm cho việc phải tập trung giải quyết cỏc lỗi năm này cũn căng thẳng hơn năm trước Chỉ cú 1 lỗi nhẹ và 2 lỗi nặng được giải quyết nhanh chúng cũn lại vẫn cú 3 lỗi chưa được giải quyết tốt Số lỗi cũn tồn đọng quỏ lớn cũng là do số lỗi lặp rất nhỏ
+ Năm 2006: Việc triển khai do đó cú kinh nghiệm nờn tiến hành rất tốt, chỉ cũn 3 lỗi chưa giải quyết được của năm trước cần tỡm phương phỏp xử lý Trong 3 lỗi đú đó cú 2 lỗi được xử lớ 1 phần trở thành lỗi nhẹ cũn 1 lỗi vẫn là lỗi nặng Nguồn lực được tập trung cao để giải quyết lỗi nặng do lỗi đớ làm kộo dài thời gian chi phớ cũng như nguồn lực Đến thỏng 10 lỗi đú đó được giải quyết triệt để Đõy là năm duy nhất kể từ khi triển khai dự ỏn phõn mềm Edocman mà khụng để lỗi kộo dài sang năm tiếp theo
+ Năm 2007: Khụng cú bất kỡ lỗi nào cũn lại của năm trước nhưng năm nay vẫn gặp phải một lỗi nhẹ Đú là cụng việc phỏt sinh do yờu cầu của khỏch hàng, Trung tõm chưa cú tiền lệ thực hiện cỏc cụng việc tương tự nờn đó cú sai lầm trong việc giải quyết vấn đề Nhưng được sự hỗ trợ của phũng Marketing NC này cũng đó được giải quyết nhanh chúng
Cỏc quy định về Hành động khắc phục phũng ngừa
• Hành động khắc phục phải đảm bảo sự khụng phự hợp khụng tỏi diễn Hành động phũng ngừa phải đảm bảo sự khụng phự hợp tiềm ẩn được loại bỏ
• Hành động khắc phục phải phự hợp và tương xứng với tỏc động của sự khụng phự hợp Hành động phũng ngừa phải phự hợp và tương xứng với tỏc động của sự khụng phự hợp tiềm ẩn
• Với mọi sự khụng phự hợp hoặc khụng phự hợp tiềm ẩn cần phải tiến hành:
a. Xem xột sự khụng phự hợp
b. Xỏc định nguyờn nhõn của sự khụng phự hợp
c. Đỏnh giỏ, đề xuất cỏc biện phỏp xử lý đảm bảo khụng tỏi diễn, cỏc biện phỏp xử lý phũng ngừa
d. Xỏc định và thực hiện cỏc hành động cần thiết e. Kiểm tra, xỏc nhận việc thực hiện cỏc biện phỏp f. Duy trỡ hồ sơ việc xử lý sự khụng phự hợp
Tài liệu liờn quan
• Qui trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ (03/QT/CL)
• Qui trỡnh khắc phục, phũng ngừa, cải tiến (04/QT/CL)
Việc thu thập và phõn tớch cỏc chỉ tiờu được tiến hành như sau:
Tại thời điểm bắt đầu dự ỏn, PM cần chuẩn bị cỏc chỉ tiờu kế hoạch như là một phần của kế hoạch dự ỏn Chỉ tiờu dự ỏn bao gồm:
• Tớnh toỏn dữ liệu và chỉ tiờu
• Cụng cụ dành cho việc thu thập chỉ tiờu
• Phõn cụng trỏch nhiệm cỏc thành viờn dự ỏn Cỏc trưởng nhúm định kỳ căn cứ theo điểm mốc để bỏo cỏc số đo liờn quan tới nhúm của mỡnh
Hỡnh 10: Sơ đồ luồng thụng tin bỏo cỏo
(Nguồn:Cơ chế quản ly' cụng việc, luồng thụng tin bỏo cỏo của nhúm tư vấn triển khai trong SBU Edocman)
Mụ tả :
o Hàng tuần cỏc nhõn viờn tư vấn triển khai bỏo cỏo cụng việc đó thực hiện trong tuần cho trưởng nhúm Tư vấn triển khai
o Trưởng nhúm Tư vấn triển khai bỏo cỏo lờn trưởng bộ phận và cc cho trưởng nhúm Sale, trưởng nhúm Marketing, và trưởng nhúm Phỏt triển