Đỏnh giỏ chi tiết tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chỉ tiờu

II Phõn tớch thực trạng triển khai Edocman của Cụng ty Cổ phần Giả

33 Đỏnh giỏ chi tiết tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chỉ tiờu

3 3 1 Nhúm chỉ tiờu năng suất 3 3 1 1 Độ lệch thời gian thực hiện

Chỉ tiờu Độ lệch thời gian thực hiện nhằm cung cấp thụng tin độ lệch về tiến độ của dự ỏn

Kết thỳc mỗi giai đoạn, mỗi mốc kiểm soỏt và khi kết thỳc dự ỏn Quản trị dự ỏn sẽ là người phải trực tiếp tiến hành tớnh toỏn chỉ tiờu này

Cụng thức tớnh toỏn:

Độ lệch thời gian thực hiện = (Ngày kết thỳc thực tế - Ngày kết thỳc dự kiến) / (Ngày dự kiến kết thỳc - Ngày dự kiến bắt đầu)

Trong đú nguồn thụng tin được lấy từ cỏc biờn bản:

 Quyết định tổ chức dự ỏn,

 Kế hoạch dự ỏn,

 Bỏo cỏo tiến trỡnh dự ỏn,

 Bỏo cỏo kết thỳc giai đoạn,

 Bỏo cỏo tổng kết dự ỏn,

 Biờn bản nghiệm thu Với quy ước là:

 Thụng tin về ngày dự kiến được lấy trong bản KHDA được phờ duyệt gần nhất,

 Chỉ tiờu này khi tớnh cho toàn SBU thỡ lấy trung bỡnh cỏc chỉ tiờu của dự ỏn trong SBU đú

Bảng 10: Số liệu về độ lệch thời gian thực hiện của Dự ỏn Edocman

DLTGTH Năm 2004 2005 2006 2007

<=20% 8 15 23 18

>20% 12 7 5 22

Trung bỡnh 31% 18% 7 13% 60 67%

Nguồn: Phũng chất lượng

Theo như tài liệu hướng dẫn về cỏc chỉ tiờu chất lượng của dự ỏn phần mềm thỡ mức tiờu chuẩn mà chỉ tiờu Độ lệch thời gian thực hiện cần thỏa món

là <=20%, nếu vượt mức 20% tức là tiến độ thực tế của dự ỏn thực hiện đó quỏ khỏc biệt so với kế hoạch Điều này cú thể là lớ do khỏch quan mà người lập dự ỏn cũng như người đi triển khai chưa thể lường trước được, cũng cú thể do những lớ do chủ quan của cả bờn khỏch hàng và của đội ngũ cỏn bộ triển khai của Trung tõm Theo bảng số liệu trờn cú thể thấy:

o Năm 2004: Đõy là thời điểm trung tõm Edocman vẫn thuộc sự quản lớ của Cụng ty mỏy tớnh truyền thụng CMC, số lượng cỏc dự ỏn Edocman được triển khai trờn thị trường đó là khỏ lớn do những giải thưởng những uy tớn mà sản phẩm Edocman cú được Nhưng trong số 20 dự ỏn được triển khai thỡ thỡ chỉ cú 8 dự ỏn tức là 40% đạt tiờu chuẩn về độ lệch thời gian thực hiện cũn lại 12 dự ỏn vẫn cú sự sai lệch vượt quỏ mức độ cho phộp Dự ỏn Edocman đó được khẳng định về tớnh hiệu quả của nú trờn tớnh toỏn nhưng việc ỏp dụng triển khai vào thực tế hoạt động của cỏc tổ chức cũn rất nhiều vấn đề mà cần cú thực tế để rỳt kinh nghiệm nờn những gỡ mà trung tõm Edocman đạt được đó là những thành quả đỏng ghi nhận Tớnh trung bỡnh độ lệch về thời gian thực hiện của 20 dự ỏn năm 2004 đạt tới 31% vẫn là quỏ cao Trung tõm cần cú những chỉnh sửa hợp lớ trong kế hoạch để nõng cao tớnh quy trỡnh cũng như đảm bảo chất lượng của phầm mềm khi đến tay khỏch hàng

o Năm 2005: Sau một năm cú kinh nghiệm trong việc triển khai, đó cú những điều chỉnh về kế hoạch cho phự hợp với thực tế, sự cải thiện trong Độ lệch về thời gian thực hiờn đó đạt được hiệu quả trụng thấy, trung bỡnh về độ lệch thời gian thực hiện của cỏc dự ỏn chỉ cũn 18% tức là mức trung bỡnh đó đạt yờu cầu đặt ra Trong 22 dự ỏn chỉ cũn 7 dự ỏn >20%

o Năm 2006: Trung bỡnh về Độ lệch thời gian thực hiện của toàn SBU chỉ là 7 13% thấp hơn rất nhiều so với ngưỡng mà tài liệu hướng dẫn đặt ra

Đõy là năm của một mốc sự kiện lớn đú là năm cụng bố mụ hỡnh mới của Tập đoàn CMC, mặc dự sự kiện này đó ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lớ mới, nhõn sự … trong toàn cụng ty nhưng kết quả mà trung tõm Edocman đạt được thỡ gần như khụng bị tỏc động và ngày càng to lớn Cú một vấn đề mà những người lập dự ỏn cũng nờn lưu tõm, đú là ngưỡng 20% mà Trung tõm P&Q đưa ra khụng phải là đũi hỏi việc triển khai phải luụn đạt mức càng thấp càng tốt mà cũng cần phải cú những sai lệch nào đú ở mức cho phộp để tạo tiền đề cho những cải tiến mới nhằm hoàn thiện và phỏt triển phần mềm Edocman

o Năm 2007: Năm 2006 sự sai lệch về thời gian thực hiện là con số rất nhỏ thỡ năm 2007 sự sai lệch này đó lờn tới 60,67% Điều đỏng lưu y' là trong 40 dự ỏn được triển khai cũng chỉ cú 22 dự ỏn vượt 20% nhưng độ lệch trung bỡnh lại quỏ lớn Đú là do cú những dự ỏn mà độ sai lệch đạt tới 276% Đú là những phỏt sinh vượt ngoài tầm kiểm soỏt của doanh nghiệp hay cú những dự ỏn mà khỏch hàng yờu cầu kộo dài hơn thời gian triển khai với sự bổ xung về kinh phớ

3 3 1 2 Tỉ lệ sử dụng nguồn lực

Chỉ tiờu tỉ lệ sử dụng nguồn lực được tớnh toỏn nhằm mục đớch theo dừi mức độ sử dụng nguồn lực thực tế trờn nguồn lực kế hoạch

Cũng như chỉ tiờu độ lệch thời gian thực hiện, Tỉ lệ sử dụng nguồn lực được Quản trị dự ỏn trực tiếp tớnh toỏn khi hết mỗi giai đoạn, hết mốc dự ỏn, và khi kết thỳc dự ỏn

Cụng thức tớnh toỏn:

Tỉ lệ sử dụng nguồn lực = Nguồn lực sử dụng thực tế / Nguồn lực Kế hoạch Chỉ tiờu này được tớnh toỏn dựa trờn nguồn:

 Quyết định tổ chức dự ỏn,

 Bỏo cỏo tiến trỡnh dự ỏn,

 Bỏo cỏo kết thỳc giai đoạn

 Bỏo cỏo tổng kết dự ỏn,

 Biờn bản nghiệm thu Với quy ước là:

Chỉ tiờu này khi tớnh cho toàn SBU phải lấy tổng của nguồn lực thực hiện của tất cả cỏc dự ỏn/ tổng nguồn lực dự kiến của tất cả cỏc dự ỏn

Với mỗi dự ỏn, cần phải theo dừi cả chỉ số sau là chỉ số về sản lượng của dự ỏn - Số MM kế hoạch * chi phớ trờn 1MM (cost 2: đó tớnh billable) của SBU - Số MM thực tế * chi phớ trờn 1 MM (cost 2: đó tớnh billable) của SBU

Bảng 11: Số liệu về tỉ lệ sử dụng nguồn lực Năm TLSDNL 2004 2005 2006 2007 <=120% 16 16 25 35 >120% 4 6 3 5 Trung bỡnh 97% 108% 86 42% 91 3% Nguồn: Phũng chất lượng

Núi chung tỉ lệ sử dụng nguồn lực của cỏc dự ỏn Edocman trong 4 năm 2004-2007 gần như toàn bộ đều nằm trong kế hoạch thậm chớ thực tế cũn rất nhiều dự ỏn giảm được mức độ sử dụng nguồn lực Điều này được gõy lờn bởi cả yếu tố bờn trong và bờn ngoài doanh nghiệp Cú thể do trỡnh độ của khỏch hàng nờn thời gian mà cỏn bộ triển khai đào tạo tập huấn cú thể được rỳt ngắn hoặc kộo dài ra, do cú những cỏn bộ cựng một lỳc tham gia triển khai nhiều dự ỏn chỉ cần một dự ỏn gặp sự cố nếu khụng điều chỉnh kịp thời sẽ ảnh hưởng đến nhiều dự ỏn, trong kế hoạch dự ỏn luụn cú thời gian và nguồn lực dự trự để xử lớ khi cú sự cố xảy ra nờn nếu trong quỏ trỡnh tiến trỡnh triển khai mà khụng gặp rủi ro gỡ thỡ dự ỏn sẽ được hoàn thành trước thời hạn

o Năm 2004: Chỉ cú 3 dự ỏn khụng sử dụng hết nguồn lực kế hoạch cũn lại cỏc dự ỏn đều sử dụng 100% nguồn lực kế hoạch của dự ỏn Giai đoạn đầu mới đưa phần mềm Edocman vào triển khai, kết quả đạt được như vậy là do sự nỗ lực cố gắng của tập thể SBU cũng như sự hỗ trợ của cỏc SBU, cỏc phũng ban chức năng khỏc

o Năm 2005: So với năm 2004, năm này cú nhiều dự ỏn lớn với nhiều mốc quan trọng nờn sau mỗi mốc dự ỏn theo yờu cầu của khỏch hàng cũng như tự nhận thấy cần cú những đỏnh giỏ thờm về thực tế triển khai để cú những điều chỉnh hợp lớ nờn nguồn lực sử dụng tăng nhiều đạt mức trung bỡnh là 108% Như vậy dự nguồn lực sử dụng tăng nờn nhưng vẫn nằm trong tầm kiểm soỏt của doanh nghiệp Điều quan trọng nhất là đội ngũ cỏn bộ triển khai thu được rất nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai cỏc dự ỏn lớn nhiều giai đoạn nhiều mốc

o Năm 2006: Từ những kinh nghiệm rỳt ra trong việc triển khai dự ỏn năm 2005, năm 2006 này việc sử dụng nguồn lực trở nờn hiệu quả và tiết kiệm hơn rất nhiều Mức trung bỡnh đạt 82,46%

o Năm 2007: phần mềm Edocman đó xuất hiện trờn thị trường 4 năm, nhiều tổ chức doanh nghiệp đó ỏp dụng và thấy được hiệu quả to lớn khi đầu tư cho dự ỏn này Chớnh vỡ thế Edocman đó đạt được doanh thu tăng vượt bậc so với 3 năm trước đạt mức 42,5 tỷ đồng Đõy vừa là niềm vui nhưng cũng là nỗi lo của Trung tõm Edocman khi đội ngũ nhõn sự triển khai chưa đỏp ứng được nhưu cầu to lớn của thị trường Trong hoàn cảnh đú trung tõm đó phải chia tỏch nguồn lực phõn tới cỏc dự ỏn khỏc nhau, huy động nguồn lực từ cỏc SBU khỏc cũng như phải tiến hành tuyển dụng đào tạo thờm nguồn nhõn lực Dự vậy tỉ lệ sử dụng nguồn lực trung bỡnh vẫn chỉ cú 91 3- đõy là một kết quả vượt ngoài sự mong đợi của toàn trung tõm

3 3 1 3 Tớnh đỳng hạn bàn giao cỏc sản phẩm của dự ỏn

Đo khả năng bàn giao đỳng hạn cho khỏch hàng là mục tiờu của việc tớnh toỏn chỉ tiờu Tớnh đỳng hạn trong việc bàn giao cỏc sản phẩm của dự ỏn Quản trị dự ỏn vẫn là người phải trực tiếp tớnh toỏn chỉ tiờu này

Cụng thức tớnh toỏn: Tổng số cỏc sản phẩm bàn giao đỳng hạn / Tổng số sản phẩm phải bàn giao

Nguồn dữ liệu lấy từ:

 Kế hoạch dự ỏn

 Cỏc bỏo cỏo của dự ỏn

 Biờn bản bàn giao

Bảng 12: Mức độ bàn giao đỳng hạn cỏc sản phẩm của dự ỏn Edocman

Năm TĐHBGSP 2004 2005 2006 2007 >=80% 18 19 24 36 <80% 2 3 4 4 Trung bỡnh 95,6% 93,15% 91,3% 94,2% Nguồn: Phũng chất lượng

Tuy chỉ tiờu về độ lệch thời gian thực hiện là khỏ lớn nhưng tớnh đỳng hạn về việc bàn giao sản phẩm lại rất cao Trung bỡnh của cả 4 năm đều lớn hơn 90% vượt xa so với định mức mà phũng P&Q đặt ra Hầu như cỏc sản phẩm trong hợp đồng CMC kớ với khỏch hàng đều được hoàn thành đỳng hạn trừ việc cú một số yờu cầu phỏt sinh từ phớa khỏch hàng Đõy là một trong những hoạt động đảm bảo được uy tớn của Doanh nghiệp với khỏch hàng, khụng kộo dài thời gian triển khai của cả 2 bờn đảm bảo đỳng hạn đưa phần mềm vào hoạt động

3 3 1 4 Tỷ lệ hoàn thành cỏc yờu cầu

Chỉ tiờu Tỷ lệ hoàn thành cỏc yờu cầu được tớnh toỏn nhằm mục đớch đo mức độ hoàn thành cỏc yờu cầu của dự ỏn

Quản trị dự ỏn tớnh toỏn chỉ tiờu này vào cỏc thời điểm: hết mỗi giai đoạn, hết mốc kiểm soỏt, và khi kết thỳc dự ỏn

Cụng thức tớnh toỏn:

Tỉ lhoàn thành cỏc yờu cầu = Total (Yờu cầu * trọng số * Tỉ lệ hoàn thành) / Total(Yờu cầu * trọng số)

Yờu cầu cú trọng số: cú thể nhõn giỏ trị từ 1 (thấp nhất) đến 5 (cao nhất) tựy vào độ phức tạp của yờu cầu do Quản trị dự ỏn đỏnh giỏ

VD: Tỷ lệ trạng thỏi của yờu cầu SRS : 15% Thụng qua : 20% Thiết kế xong : 50% Lập trỡnh xong : 70% Kiểm tra xong : 90% Triển khai xong : 95% Được nghiệm thu : 100%

Trọng số của yờu cầu được tớnh (nếu cú)

Lấy nguồn từ: Đặc tả yờu cầu người sử dụng, Biểu mẫu quản lớ yờu cầu dự ỏn (Excel)

Với quy ước:

Cỏc giỏ trị trờn cú thể thay đổi tuỳ theo đặc thự của dự ỏn

Yờu cầu của khỏch hàng được ghi nhận trong tài liệu URD và cỏc bằng chứng thay đổi yờu cầu nếu cú, được xỏc nhận bởi khỏch hàng hoặc GĐDA

Bảng 13: Tỷ lệ hoàn thành cỏc yờu cầu của dự ỏn Edocman Năm TLHTCYC 2004 2005 2006 2007 100% 20 20 28 39 <100% 0 2 0 1 Trung bỡnh 100% 96,4% 100% 99,1% Nguồn: Phũng chất lượng

Sản phẩm phần mềm Edocman là sản phẩm được đội ngũ lập trỡnh viờn của trung tõm sỏng tạo và thuộc bản quyền của trung tõm Edocman vỡ vậy thành viờn của Edocman chớnh là những người hiểu rừ nhất về phần mềm này Phần mềm Edocman liờn tục được hoàn thiện nhằm năng cao khả năng đỏp ứng những đũi hỏi khỏc nhau trong yờu cầu của khỏch hàng Hiện tại việc quan trọng nhất của trung tõm vẫn là tỡm kiếm khỏch hàng cú nhưu cầu để triển khai chuyển giao phần mềm đi vào thực tế ỏp dụng, chớnh vỡ thế mọi ưu tiờn đều tập trung vào việc đỏp ứng tốt nhất cỏc yờu cầu của khỏch hàng Do xỏc định rừ ràng được định hướng chiến lược cho sự phỏt triển của Trung tõm nờn trong cả 4 năm từ khi dự ỏn Edocman được đưa đi triển khai thỡ gần như tỉ lệ hoàn thành cỏc yờu cầu đều đạt 100% trừ một số dự ỏn khụng hoàn thành yờu cầu là do lớ do khỏch quan Những dự ỏn khụng hoàn thành cũng chớnh là những dự ỏn được huy động tối đa nguồn lực nờn cũng chớnh là những dự ỏn vượt quỏ tỉ lệ sử dụng nguồn lực cho phộp

Đú là 4 chỉ tiờu thuộc hệ thống nhúm chỉ tiờu năng suất

3 3 2 Nhúm chỉ tiờu chất lượng

Phõn tớch cỏc thụng tin chất lượng

Chỉ tiờu là cụng cụ kiểm soỏt tiến độ dự ỏn và dự đoỏn xu hướng tiến triển của dự ỏn, tiờu chuẩn để đỏnh giỏ mức độ thành cụng của dự ỏn, cơ sở để cải tiến quy trỡnh và xỏc định tỡnh trạng năng suất chất lượng của CMCSoft

Phũng QLCL tiến hành việc thu thập và phõn tớch cỏc thụng tin chất lượng nhằm:

• Xem xột tớnh thớch hợp và hiệu lực của hệ thống

• Đỏnh giỏ, xỏc định cỏc điểm cần cải tiến

Việc phõn tớch phải cung cấp thụng tin theo cỏc nhúm chỉ tiờu a. Thỏa món của khỏch hàng

b. Sự phự hợp với cỏc yờu cầu về sản phẩm

c. Đặc tớnh, xu hướng của cỏc quỏ trỡnh, sản phẩm, cơ hội cải tiến d. Năng suất chất lượng

e. Chỉ tiờu chất lượng f. Chỉ tiờu quy trỡnh

Tài liệu liờn quan

• Qui trỡnh đỏnh giỏ chất lượng nội bộ (03/QT/CL)

• Qui trỡnh khắc phục, phũng ngừa, cải tiến (04/QT/CL)

• Qui trỡnh thống kờ và xử lý số liệu (06/QT/CL) Qui trỡnh xử lý thụng tin phản hồi (07/QT/CL)

3 3 2 1 Điểm hài lũng của khỏch hàng

Chỉ tiờu điểm hài lũng của khỏch hàng được tỡm hiểu nhằm mục đớch đỏnh giỏ về sự hài lũng của khỏch hàng đối với dự ỏn, sản phẩm, dịch vụ

Cỏn bộ chất lượng dự ỏn sẽ là người phải tớnh toỏn chỉ tiờu này đối với từng dự ỏn, cũn đối với toàn SBU thỡ người đỏnh giỏ là Cỏn bộ phụ trỏch chất lượng của SBU

Thời điểm đỏnh giỏ: chỉ khi dự ỏn kết thỳc mới cần tiến hành đỏnh giỏ Cụng thức tớnh toỏn:

Điểm hài lũng của khỏch hàng = Tổng điểm trờn phiếu – 5*Tổng số khiếu nại trong dự ỏn

Nguồn thụng tin được thu nhận từ

 Cỏc khiếu nại và thụng tin phản hồi của khỏch hàng Quy ước:

Phiếu survey khỏch hàng của P&Q , Đo vào thời điểm kết thỳc dự ỏn

Bảng14: Mức độ hài lũng của khỏch hàng Năm ĐHLCKH 2004 2005 2006 2007 >=80% 16 15 15 0 <80% 4 7 13 40 Trung bỡnh 81% 71,65% 78,32% 67,3% Nguồn: Phũng chất lượng

Kết quả của chỉ tiờu này giỳp cỏc cỏn bộ quản lớ chất lượng đỏnh giỏ một cỏch chớnh xỏc cụng tỏc triển khai dự ỏn cũng như những hiệu quả mà phần mềm triển khai mang lại cú đạt mức kỡ vọng của khỏch hàng khụng? Từ đú cú những giải phỏp, chỉnh sửa, khắc phục cỏc lỗi gặp phải

o Năm 2004: Đõy là năm đạt được độ hài lũng của khỏch hàng cao nhất trong 4 năm khảo sỏt, trung bỡnh vượt trờn mức 80% mà Bảng hướng dẫn chỉ tiờu đề ra Vào thời điểm này số lượng cỏc tổ chức doanh