II Giải phỏp nõng cao chất lượng triển khai dự ỏn Edocman
5 Nõng cao hiệu quả đỏnh giỏ nội bộ
Sự cần thiết:
Cỏc quản trị dự ỏn cần thường xuyờn tổ chức hoạt động sinh hoạt nhúm, tiến hành đỏnh giỏ nội bộ để xỏc định xem việc tiến hành triển khai của mỗi cỏ nhõn và của cả nhúm cú tuõn thủ quy trỡnh khụng, cú những tồn đọng gỡ do nguyờn nhõn nào gõy ra Những sai sút và khụng phự hợp phỏt hiện sẽ được đỏnh giỏ tỡm ra nguyờn nhõn gốc rễ, cú những hành động khắc phục tận gốc đảm bảo tớnh phự hợp quy trỡnh và chất lượng của dự ỏn
Nội dung của giải phỏp
Cụng tỏc đỏnh giỏ nội bộ cũng cần phải cú kế hoạch thực hiện, chu kỳ mỗi lần nờn nằm trong khoảng thời gian 3 thỏng là hợp ly' Cỏc nhõn viờn đỏnh giỏ khụng chỉ được lấy trong nhúm thực hiện mà cũn cú thể là lấy từ cỏc bộ phận khỏc để đảm bảo tớnh khỏch quan Quỏ trỡnh đỏnh giỏ tại đơn vị cần phải được tiến hành theo tưng bước sau:
Quản trị dự ỏn phải lập kế hoạch đỏnh giỏ đơn vị Kế hoạch đỏnh giỏ được xõy dựng cập nhật dựa trờn vị trớ và tầm quan trọng của hoạt động được đỏnh giỏ, thực trạng của cỏc yếu tố được đỏnh giỏ Kế hoạch đỏnh giỏ cần được trưởng phong P&Q xem xột trước khi phờ duyệt Khi cần thiết, cỏn bộ chất lượng đơn vị thực hiện những thay đổi cần trong kế hoạch đỏnh giỏ của đơn vị đó được phờ duyệt Ngoài cỏc cuộc đỏnh giỏ theo kế hoạch định kỳ, cú thể cú cỏc cuộc đỏnh giỏ đột xuất theo quyết định của Quản trị dự ỏn hoặc Cỏn bộ phụ trỏch chất lượng đơn vị
• Chuẩn bị đỏnh giỏ
Cỏn bộ chất lượng phũng thành lập đoàn đỏnh giỏ gồm những người khụng thuộc đơn vị và chỉ định trưởng đoàn đỏnh giỏ Sau đú đoàn đỏnh giỏ tỡm hiểu cỏc thụng tin cần thiết, cỏc thủ tục, quy định liờn quan đến bộ phận sẽ được đỏnh giỏ Tiếp theo trưởng đoàn đỏnh giỏ lập chương trỡnh đỏnh giỏ gửi cho cỏn bộ phụ trỏch chất lượng của phũng phờ duyệt, bao gồm cỏc thụng tin tối thiểu về bộ phận, thời gian, địa điểm , mục đớch phạm vi đỏnh giỏ Trưởng đoàn đỏnh giỏ phõn cụng nhiệm vụ cho từng nhõn viờn đỏnh giỏ, cỏc nhõn viờn đỏnh giỏ cần được thụng bỏo về nhiệm vụ của mỡnh trong cuộc đỏnh giỏ ớt nhất 3 ngày trước khi đỏnh giỏ theo thời gian biểu, nhõn viờn đỏnh giỏ chuẩn bị phiếu hạng mục đỏnh giỏ dưới dạng cõu hỏi và cỏc vấn đề cần xem xet
• Triển khai đỏnh giỏ
Trưởng đoàn đỏnh giỏ thụng bỏo Quản trị dự ỏn trong lần gặp đầu tiờn về phương phỏp đỏnh giỏ, phạm vi đỏnh giỏ, và những yờu cầu để tạo thuận lợi cho việc đỏnh giỏ Nhõn viờn đỏnh giỏ thực hiện cỏc cụng việc sau: Xem xột tài liệu để xỏc định tớnh phự hợp với quy trỡnh của việc thực hiện triển khai dự ỏn, xem xột cỏc bỏo cỏo đỏnh giỏ trước đõy để theo dừi việc xử ly' và khắc phục những sự khụng phự hợp, kiểm tra xỏc nhận việc ỏp dụng cỏc tài
liệu hướng dẫn thụng qua việc xem xột cỏc dữ liệu và lịch bỏo cỏo tuần,thu thập cỏc bản biờn nhận bàn giao của khỏch hàng trong từng giai đoạn của dự ỏn Sauk hi tiến hành xong toàn bộ chương trỡnh đỏnh giỏ, trưởng đoàn đỏnh giỏ thực hiện việc : Xem xột lại cỏc ghi nhận để đỏnh giỏ vấn đề khụng phự hợp, cú những hành động khắc phục gỡ Trưởng đoàn đỏnh giỏ phải đảm bảo những điều này được lập thành văn bản rừ ràng cú chứng cứ Thụng bỏo sự khụng phự hợp này cho Quản trị dự ỏn
• Bỏo cỏo đỏnh giỏ nội bộ
Trưởng đoàn đỏnh giỏ cần lập bỏo cỏo đỏnh giỏ cần chứa ớt nhất những thụng tin sau:Thành phần đoàn đỏnh giỏ, cỏc thụng tin cơ bản về nhúm triển khai, cỏc phỏt hiện về sự khụng phự hợp (nếu cú), cỏc chỉ tiờu chớnh về đợt đỏnh giỏ như thời gian, số người tham gia, số sự việc khụng phự hợp được tỡm thấy Trưởng đoàn đỏnh giỏ bỏo cỏo cho cỏn bộ phụ trỏch chất lượng của nhúm dự ỏn và Quản trị dự ỏn
• Hành động khắc phục(nếu cú)
Quản trị dự ỏn chỉ đạo cỏn bộ phụ trỏch chất lượng của nhúm dự ỏn tổ chức xỏc định và thực hiện một cỏch nhanh nhất những hành động khắc phục đối với sự khụng phự hợp đó được kết luận trong bỏo cỏo đỏnh giỏ tuõn theo quy định chất lượng về khắc phục và phũng ngừa Cỏc hành động khắc phục cần được cỏn bộ phụ trỏch chất lượng đơn vị xem xột đồng trước khi thực hiện Cỏn bộ phụ trỏch chất lượng đơn vị tổ chức theo dừi việc thực hiện cỏc hành động khắc phục được phờ duyệt và ghi nhận về tớnh hiệu quả của cỏc hành động khắc phục này Cỏc hành động khắc phục và tỡnh trạng hoàn thành được ghi nhận và chuyển tới cuộc đỏnh giỏ sau nhằm xỏc định hiệu lực của chỳng
Bỏo cỏo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất khi cần thiết Cỏc bỏo cỏo định kỳ phải cú ớt nhất cỏc nội dung sau: Cỏc thụng tin về cỏc cuộc đỏnh giỏ được thực hiện trong kỳ như thời gian và nguồn lực thực hiện, số lượng lỗi được phỏt hiện và cỏc nguyờn nhõn chớnh gõy ra, cỏc hành động khắc phục phũng ngừa được thực hiện, cỏc cơ hội cải tiến quỏ trỡnh và cỏc đề xuất
Cỏc bỏo cỏo đỏnh giỏ tổng hợp định kỳ phải được đưa ra xem xột tại cuộc họp xem xột của lónh đạo dự ỏn và ban kế hoạch kinh doanh Bỏo cỏo đỏnh giỏ nội bộ cú thể là tỡnh hỡnh triển khai
Điều kiện thực hiện giải phỏp
Việc lựa chọn chuyờn gia đỏnh giỏ cần tiến hành một cỏch khỏch quan và vụ tư, cỏc chuyờn gia đỏnh giỏ khụng được tiến hành đỏnh giỏ cụng việc của chớnh mỡnh
Cần cú thỏi độ phối hợp của đội ngũ cỏn bộ triển khai để việc đỏnh giỏ được thực hiện một cỏch khỏch quan Khụng che dấu cỏc lỗi gặp phải để đảm bảo chất lượng của từng dự ỏn và của cả tổ chức
Hiệu quả đạt được khi thực hiện giải phỏp
Khi đó thực hiện tốt việc đỏnh giỏ nội bộ thỡ cụng việc của Quản trị dự ỏn và cỏn bộ chất lượng đơn vị sẽ rất dễ dàng đưa ra được cỏc biện phỏp khắc phục sai sút, khuyết tật Hệ thống đỏnh giỏ nội bộ sẽ cung cấp cho đội ngũ lónh đạo những cỏi nhỡn khỏch quan về tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của bộ phận cho lónh đạo một cỏch cụ thể, trỏch nhiệm của mỗi cỏ nhõn cỏn bộ trong quỏ trỡnh được cụ thể húa một cỏch rừ ràng từ đú gúp phần nõng cao y' thức thực hiện cụng tỏc quản ly' chất lượng hơn