II Phõn tớch thực trạng triển khai Edocman của Cụng ty Cổ phần Giả
1Giới thiệu chung về phần mềm Edocman
Với quỏ trỡnh hơn 5 năm phỏt triển, giải phỏp quản lý cụng văn eDOCman do cụng ty CMC nghiờn cứu xõy dựng được giới quản lý đỏnh giỏ là một cụng cụ quản lý hiệu quả giỳp giảm bớt gỏnh nặng trong cụng việc hành chớnh, đặc biệt ở những tổ chức lớn Giải phỏp này hiện đó được triển khai ứng dụng tại rất nhiều cụng ty lớn như tổng cụng ty Điện Lực Việt Nam, tổng cụng ty Dầu Khớ, tổng cụng ty Bảo Hiểm và nhiều tổ chức khỏc
Chức năng cơ bản của eDOCman: quản lý toàn bộ hệ thống cụng văn, giấy tờ đi-đến của một cơ quan Khỏc với hệ thống thư điện tử thụng thường
chỉ nhận, chuyển thư và quản lý cục bộ, eDOCman vừa quản lý, vừa theo dừi sự luõn chuyển của từng cụng văn Vớ dụ: hệ thống biết cụng văn đó được gửi tới anh A chưa, anh A đó nhận và đọc chưa Điều này rất quan trọng bởi nú hỗ trợ người quản lý “nhỡn” lại con đường đó đi của cụng văn đú và những vết lưu (chỉnh sửa, ký duỵờt) của cụng văn này so với bản gốc
Những điểm nổi bật của eDOCman:
Quản lý toàn diện: eDOCman cho phộp quản lý từ khõu tiếp nhận, phõn phối, xử lý, lưu trữ đến, theo dừi, điều hành toàn bộ quỏ trỡnh giải quyết cụng việc Hệ thống đồng thời cung cấp những bỏo cỏo theo cỏc tiờu chớ mà lónh đạo quan tõm
Khả năng ứng dụng linh hoạt: Hệ thống cung cấp cụng cụ tự định nghĩa thuộc tớnh văn bản và tự định nghĩa quy trỡnh cụng việc Với cụng cụ này người sử dụng hoàn toàn chủ động thiết kế quy trỡnh cụng việc mà khụng cần đến sự can thiệp của nhà cung cấp
Giao diện thuận tiện: eDOCman cho phộp người dựng cú thể tự thiết kế, thay đổi giao diện
Hệ thống cú thể tớch hợp với Fax Server, mỏy quột, tớch hợp với hệ thống nhận dạng văn bản tiếng Việt, tớch hợp tin nhắn SMS và đặc biệt tớch hợp mở rộng ODMA (Open Document Management Application)
Hệ thống cho phộp tương tỏc và trao đổi thụng tin với những hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ cụng việc tương tự, trao đổi trực tiếp từ hệ thống tổng cụng ty tới cỏc cụng ty thành viờn và chi nhỏnh
Để sử dụng eDOCman, yờu cầu trang thiết bị tối thiểu phải cú mạng nội bộ (LAN), mỏy chủ để điều phối và lưu trữ tương đương với mức cụng văn, giấy tờ mà cơ quan đú cú
Vỡ eDOCman chưa phỏt triển thành sản phẩm đúng gúi nờn giỏ thành của sản phẩm tựy thuộc yờu cầu và quy mụ người sử dụng