II Giải phỏp nõng cao chất lượng triển khai dự ỏn Edocman
3 Nõng cao khả năng phối hợp với cỏc bờn tham gia và khỏch hàng
Sự cần thiết:
Nhiều dự ỏn triển khai bị chậm tiến độ hoàn toàn khụng do ban quản ly' dự ỏn của cụng ty mà do cỏc bờn cựng tham gia triển khai và do khỏch hàng Sự khụng chủ động này cũng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của dự ỏn Cú thể do sự phối hợp khụng tốt giữa cỏc bờn tham gia triển khai dẫn đến quy trỡnh triển khai khụng được đảm bảo, giữa cỏc bờn cú sự chồng chộo về vấn đề và thời gian triển khai, hay định kỳ của khỏch hàng vào thời điểm đú thường tổ chức cỏc hoạt động làm giỏn đoạn tiến trỡnh Vỡ vậy việc nõng cao khả năng phối hợp với cỏc bờn tham gia và khỏch hàng là việc làm cần thiết và phải được tiến hành ngay
Nội dung của giải phỏp:
• Làm việc với đối tỏc về phần việc của mỗi bờn trong việc triển khai dự ỏn, thống nhất lịch trỡnh và yờu cầu bờn đối tỏc phải tuõn thủ nghiờm ngặt để trỏnh tỡnh trạng ảnh hưởng tới hoạt động của nhau cũng như tiến trỡnh chung của dự ỏn
• Tăng cường họp nội bộ giữa cỏc đội dự ỏn, thường xuyờn trao đổi để nắm được tiến độ của cỏc bờn, kịp thời điều chỉnh kế hoạch(gia tăng nhõn sự và thời gian thực hiện) và thụng bỏo với bờn liờn quan
• Nếu bờn đối tỏc cú kinh nghiệm hơn trong việc thực hiện một nghiệp vụ nào đú cú thể tham khảo thờm kinh nghiệm của họ,hàng tuần cú thể thảo luận về cỏc vướng mắc gặp phải đối với từng nghiệp vụ cụ thể trờn hệ thống để tiến hành cựng nhau giải quyết Điều dú khụng những làm tăng cường mối quan hệ đối tỏc giữa 2 bờn mà cũn trỏnh được việc ảnh hưởng đến tiến trỡnh cũng như chất lượng chung của dự ỏn
• Đàm phỏn với khỏch hàng trong việc vận hành, khụng giải đỏp cỏc vấn đề lẻ tẻ, nếu đề nghị của khỏch hàng muốn lựi thời gian thực hiện dự ỏn cần đảm bảo hạn chế tối đa tối đa nguồn lực phỏt sinh và ngõn sỏch của dự ỏn Điều chỉnh lịch của kế hoạch và yờu cầu khỏch hàng xỏc nhận để họ cú trỏch nhiệm hơn với việc phối hợp triển khai dự ỏn khi họ khụng bố trớ được nhõn lực tham gia
• Phõn tớch mức độ ảnh hưởng đến tiến độ và mức độ hài lũng để nghiệm thu của khỏch hàng để kịp thời điều chỉnh kế hoạch dự ỏn Cú thể đàm phỏn để thực hiện sau khi nghiệm thu dự ỏn để đảm bảo tiến độ(khi khụng khảo sỏt hết cỏc yờu cầu của khỏch hàng trong SRS)
Điều kiện ỏp dụng:
• Cỏc bờn tham gia dự ỏn cú thỏi độ hợp tỏc và y' thức vỡ hiệu quả chung của dự ỏn Mỗi bờn cần thụng bỏo cho cỏc bờn cũn lại biết khi xảy ra sự cố để cựng phối hợp giải quyết
• Mỗi bờn đều phải cú cam kết trong việc thực hiện tiến trỡnh chung Hạn chế tối thiểu những sự cố phỏt sinh từ phớa mỡnh
• Hiểu rừ cụng việc của khỏch hàng và đối tỏc Tăng cường sự hợp tỏc và hiểu biết lẫn nhau
Nếu ỏp dụng thành cụng giải phỏp này sẽ khú xảy ra tỡnh trạng một bờn bị động khi bờn kia xảy ra rủi ro, nếu cỏc bờn thường xuyờn làm việc với nhau thỡ cú thể thụng bỏo về tiến độ lịch trỡnh cho nhau, cú thể cú những hỗ trợ giải quyết vỡ hiệu quả chung của dự ỏn Trỏnh được tỡnh trạng một bờn khụng thể hoàn thành bước cụng việc của mỡnh thỡ bờn kia cũng phải ngồi chờ cho tới khi sự vụ được giải quyết xong thỡ mới tiếp tục và việc khụng hoàn thành tiến độ thỡ đổ lỗi hoàn toàn cho bờn đối tỏc
Đối với khỏch hàng cũng vậy, nếu hiểu được đặc trưng cụng việc của khỏch hàng, cú những ứng biến linh hoạt về lực lượng cũng như thời gian triển khai thỡ khụng những cú thể đảm bảo chất lượng và tiến độ triển khai dự ỏn mà cũn đạt được mức độ hài lũng rất cao của khỏch hàng
4 Thực hiện phương phỏp cải tiến chất lượng khụng ngừng
Sự cần thiết:
Ban lónh đạo dự ỏn cần phải thường xuyờn nõng cao tớnh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản ly' chất lượng, cỏc mục tiờu chất lượng, cỏc kết quả đỏnh giỏ, việc phõn tớch dữ liệu, cỏc hành động khắc phục và phũng ngừa đặc biệt là quỏ trỡnh xem xột của lónh đạo Thực chất quỏ trỡnh cải tiến khụng ngừng là một chuỗi cỏc hành động khắc phục và phũng ngừa, mục đớch làm cho hoạt động triển khai cú khả năng thực hiện hiệu quả và duy trỡ những tiờu chuẩn chất lượng để ra theo tiờu chuẩn hệ thống quản ly' chất lượng của Doanh nghiệp
Nội dung giải phỏp:
Sau khi tỡm ra những khuyết tật, sai lệch trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc so với kế hoạch đó đặt ra, ỏp dụng cỏc biện phỏp, cỏc cụng cụ thống kờ để tỡm ra giải phỏp từ đú hoạch định lưu đồ, cỏc thủ tục để khắc phục phũng ngừa sự lặp lại của cỏc sai sút đó xảy ra trong quỏ trỡnh trước và cải tiến tiến trỡnh đú cho phự hợp với yờu cầu thực tế
Với những điểm khụng phự hợp phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc cần phải được đưa đối tượng vào quỏ trỡnh cải tiến liờn tục bao gồm cỏc cụng việc sau:
• Hoạt động cải tiến khụng ngừng phải được tiến hành từng bước nhỏ đú với cỏc quỏ trỡnh đang tồn tại và cỏc thay đổi mang tớnh đột phỏ đối với những cơ hội nõng cao hiệu quả triển khai dự ỏn với cỏc quỏ trỡnh hoàn toàn mới, như vậy bộ phận quản ly' dự ỏn cũng như cỏc cỏn bộ triển khai cần cú sự linh hoạt trong việc ỏp dụng cỏc biện phỏp cải tiến chất lượng liờn tục
• Trong phương phỏp cải tiến chất lượng khụng ngừng hoạt động điều chỉnh và cải tiến là hoạt động được tiến trong cả quỏ trỡnh triển khai cũng như sau khi kết thỳc nghiệm thu dự ỏn Chớnh vỡ thế hoạt động cải tiến liờn tục luụn được tiến hành một cỏch thường xuyờn và khụng ngừng theo cỏc bước sau:
Hỡnh 11: Sơ đồ cỏc bước cải tiờn liờn tục
Xỏc định vấn đề Nhận dạng và mụ tả quỏ trỡnh Đo lường Tỡm nguyờn nhõn Phỏt triển y' tưởng Áp dụng cỏc giải phỏp
Cải tiến liờn tục đũi hỏi phải biết được quỏ trỡnh được tiến hành cải tiến là quỏ trỡnh gỡ? Đo lường chỳng như thế nào và tại sao chỳng lại xảy ra như thế Những vấn đề đặt ra cần giải quyết là gỡ Mụ hỡnh này bắt đầu bằng cụng việc xỏc định cỏc vấn đề, rủi ro gặp phải, tỡm hiểu yờu cầu của khỏch hàng nội bộ, xỏc định quỏ trỡnh tạo nờn đầu ra đú, xỏc định người chịu trỏch nhiệm với quỏ trỡnh
Nhận dạng quỏ trỡnh là bước tiếp theo nhằm xỏc định rừ từng hoạt động của mỗi quỏ trỡnh Việc nhận dạng cỏc quỏ trỡnh cho phộp xỏc định rừ từng hoạt động cấu thành của quỏ trỡnh đú Trong bước này phải xỏc định được nhiệm vụ và cụng việc của từng người Đõy là cơ sở cho việc hoạch định chớnh xỏc những hoạt động và thời gian cần thiết cho từng cụng việc
Đo lường khả năng hoạt động của quỏ trỡnh là bước quan trọng, mọi hoạt động cần được lượng húa một cỏch chi tiết đầy đủ, lượng húa cho phộp biết được chớnh xỏc cỏc yờu cầu cần đạt để thỏa món nhu cầu khỏch hàng Đồng thời, nú cũng cho biết khả năng của quỏ trỡnh trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ Việc lượng húa là yờu cầu bắt buộc cho dự đú là những hoạt động dịch vụ khú cú thể lượng húa Đo lường cũng chớnh là cơ sở cho việc định chuẩn là cỏc căn cứ cho cỏc hoạt động đỏnh giỏ tỡnh hỡnh triển khai dự ỏn Edocman Chớnh nhờ việc đo lường mà chỳng ta cú thể nhận ra rừ ràng là tổ chức của chỳng ta đang đứng ở trỡnh độ nào về chất lượng, biết rừ những mặt nào cũn yếu, cũn hạn chế cần thiết phải cải tiến chất lượng hoàn thiện để đỏp ứng tốt hơn nhưu cầu của khỏch hàng trong tương lai
Xỏc định nguyờn nhõn là bước dựa trờn cơ sở đo lường, đỏnh giỏ được tỡnh hỡnh thực hiện, so sỏnh với yờu cầu tỡm ra cỏc vấn đề chất lượng Mỗi vấn đề đều cú nguyờn nhõn là cơ sở cho những quyết định loại bỏ những hoạt động sai sút gõy ảnh hưởng tới chất lượng dự ỏn triển khai Nú được coi là
con đường cơ bản để phỏt triển, cải tiến sản phẩm dịch vụ và quỏ trỡnh
Sau 4 bước trờn là bước phỏt triển và thử nghiệm y' tưởng mới nhằm liờn tục cải tiến Cỏc y' tưởng nhằm phục vụ cải tiến chất lượng phải luụn nhằm vào cỏc nguyờn nhõn gốc rễ của vấn đề Chỉ trờn cơ sở loại bỏ nguyờn nhõn gốc rễ mới cú thể giải quyết triệt để cỏc vấn đề chất lượng Những sai sút về chất lượng được phản ỏnh thụng qua cỏc cụng cụ thống kờ, cỏc phần mềm quản ly'…Cỏc y' tưởng cần được thiết kế và thử nghiệm để khẳng định tớnh tớch cực và hiệu quả của chỳng trước khi thực hiện sự thay đổi Kết quả tử thử nghiệm là căn cứ cho việc xem xột lại cỏc nguyờn nhõn dẫn đến những y' tưởng mới đú, tạo ra sự tin tưởng chắc chắn vào hiệu quả do chỳng đem lại Bước cuối cựng là ỏp dụng cỏc giải phỏp cải tiến này và đỏnh giỏ kết quả của cỏc giải phỏp đú Cỏc giải phỏp này lại cần được đo lường đỏnh giỏ tỡm ra nguyờn nhõn mới để cải tiến chất lượng Hoàn thành bước cải tiến này là kết thỳc một quỏ trỡnh cải tiến, cỏc quỏ trỡnh này cú thể diễn ra song song đồng thời hoặc cú thể kết thỳc một quỏ trỡnh mới bắt đầu quỏ trỡnh tiếp theo
Điều kiện thực hiện giải phỏp:
• Để cú cỏc hành động cải tiến, lónh đạo cần xỏc định và thực hiện một quỏ trỡnh cải tiến liờn tục cú thể ỏp dụng với mọi dự ỏn trong Trung tõm và tiến hành cỏc hoạt động như: Mức độ thực hiện cỏc hoạt động đó được hoạch định và đạt được cỏc kết quả đó đề ra, kiểm soỏt cỏc thay đổi đó và đang lờn kế hoạch, do lường cỏc lợi ớch dự kiến
• Ban quản ly' dự ỏn cần tạo ra một nền văn húa lụi kộo cỏc thành viờn tỡm kiếm cơ hội cải tiến một cỏch chủ động hiệu năng của cỏc quỏ trỡnh hoạt động chứ khụng chờ đợi quỏ trỡnh tự cải tiến xảy ra
• Để Trung tõm cú thể thực hiện được thành cụng phương phỏp cải tiến chất lượng liờn tục này thỡ nhất thiết phải xõy dựng được cỏc chế
độ khen thưởng phự hợp với những người đó cú đúng gúp cho cải tiến chất lượng
Hiệu quả đạt được khi ỏp dụng thành cụng phương phỏp này
Chất lượng hay hiệu quả một dự ỏn đem đi triển khai là kết quả của nhiều cỏ nhõn, của tập thể,mọi người đều cú những đúng gúp cho hiệu quả đú Chớnh vỡ đú là thành quả cố gắng của rất nhiều người nờn khụng thể để vỡ những rủi ro nhỏ hay một số sự cố nào đú làm cho kết quả ấy khụng được đỏnh giỏ hay ghi nhận Điều đú càng khẳng định y' nghĩa quan trọng của việc cải tiến khụng ngừng Đồng thời việc cải tiến liờn tục sẽ làm cho hệ thống triển khai của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện đỏp ứng tốt hơn nhưu cầu của khỏch hàng