8. Kết cấu khóa luận
1.2.2.6. Nội dung quản lý quá trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:
9001:2008
- Áp dụng đồng bộ các quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với QLQTĐT;
- Kiểm tra việc áp dụng các quy trình quản lý quá trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Đo lường, đánh giá hiệu quả các quy trình quản lý quá trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Điều chỉnh, cải tiến và hoàn thiện các quy trình quản lý quá trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Quản lý các điều kiện đảm bảo áp dụng các quy trình quản lý quá trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Tiểu kết chương 1
Quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một yêu cầu cần thiết, gắn với mục tiêu của tổ chức. Bản chất của việc quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quản lý thông qua việc xây dựng, áp dụng, điều chỉnh và cải tiến các quy trình làm việc. Việc vận dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào những tổ chức, doanh nghiệp khác nhau sẽ khác nhau tùy thuộc vào tính chất và tình hình thực tế tại đơn vị áp dụng, nhưng tất cả phải tuân thủ theo những yêu cầu, nguyên tắc và những điều khoản quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Thực trạng của việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại CTCP Hiền Đức sẽ được tiếp tục nghiên cứu và trình bày kết quả tại chương 2 của khóa luận.
Chương 2
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC 2.1. Giới thiệu về công ty cổ phần Hiền Đức
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Hiền Đức
Tiền thân của CTCP Hiền Đức là công ty Trách nhiệm hữu hạn Hiền Đức thành lập ngày 01/11/2004, thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 4, số đăng ký: 0103017192 cấp ngày 06/10/2009 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HIỀN ĐỨC
Tên giao dịch: Hienduc Corporation
Tên viết tắt: CÔNG TY CP HIỀN ĐỨC
Địa chỉ: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Điện thoại: 04.394.12357 Fax: 04.394.12359
Email: info@hienduc.com.vn Website: www.hienduc.com.vn
Vốn điều lệ: 623.568.000.000 đồng (Sáu trăm hai mươi ba tỷ năm trăm sáu mươi tám triệu đồng)
Chủ tịch Hội đồng Quản trị: Bà Lê Thị Thơm Tổng Giám Đốc: Lê Ngọc Hiền
Phó Tổng Giám đốc: Lê Đình Thuận
Hiện nay CTCP Hiền Đức đang ngày càng lớn mạnh và chiếm lĩnh thị trưởng không chỉ ở Miền Bắc mà còn cả Miền Trung, Miền Nam. Với đà phát triển như hiện nay trong tương lai không xa CTCP Hiền Đức còn có các dự án vượt khỏi quốc gia góp phần không nhỏ cho sự lớn mạnh của đất nước.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
+ CTCP Hiền Đức là công ty hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực như xây dựng và kinh doanh bất động sản, khách sạn, nhà hàng, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại, khu vui chơi giải trí, lữ hành, dự án căn hộ cao cấp cho thuê…
+ CTCP Hiền Đức có tư cách pháp nhân riêng, có tài khoản tại Ngân hàng Công thương, có con dấu riêng và có trụ sở làm việc chính tại: 57 Trần Quốc Toản – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ CTCP Hiền Đức với thế mạnh là Xây dựng và Bất động sản hoạt động khắp cả nước hiện nay công ty đang có những dự án lớn ở Hà Nội, Thanh Hóa, Bình Thuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Các ngành nghề Kinh doanh chủ yếu bao gồm:
Xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp, cầu đường, khu du lịch, nhà ở, công trình phi nhà ở, công trình văn hóa, công trình thể thao, công trình thương mại, công trình thủy lợi, công trình đường ống cấp thoát nước, công trình kỹ thuật, kết cấu công trình, hạng mục công trình;
- Đổ và hoàn thiện bê tông;
- Dựng, lắp kết cấu thép và bê tông đúc sẵn; - Thi công, xử lý kết cấu gạch đá;
- Trang trí nội thất, ngoại thất công trình; kinh doanh vật liệu xây dựng, ô tô, xe máy, máy móc, thiết bị trong ngành xây dựng, công nghiệp, đồ thủ công mỹ nghệ, may mặc, giầy dép, đồ nội thất, thuỷ hải sản;
- Sản xuất các sản phẩm từ gỗ, tre, nứa, rơm, rạ, vật liệu bện tết;
- Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch; - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà khách, biệt thự, căn hộ, khu vui chơi giải trí, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại;
- Cho thuê nhà ở, nhà phục vụ mục đích kinh doanh: ki ốt, trung tâm thương mại....;
- Mua bán đồ dùng cá nhân và gia đình;
- Nuôi trồng, đánh bắt thủy hải sản; - Tư vấn du học;
- Giáo dục Đại học và sau đại học, giáo dục không chính quy ( chỉ được hoạt động sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép);
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa;
- Dịch vụ vận tải hàng hóa , vận chuyển hành khách bằng ô tô; - Kinh doanh bất động sản;
- Dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải chưa được phân vào đâu; - Ngoài ra công ty còn hoạt động mạnh trong lĩnh vực du lịch:
+ HD Travell được thành lập từ năm 2004 đến nay HD Travell là một trung tâm có nhiều thế mạnh và tiềm năng trong việc cung cấp các sản phẩm và chuyên ngành hàng không, du lịch.
Bán vé máy bay của hàng không việt nam và Quốc tế; Lữ hành nội địa và Quốc tế;
Đại lý AIG, ACE cho khách nội địa và Quốc tế; Hệ thống khách sạn trên toàn thế giới;
Dịch vụ cho thuê xe du lịch;
Dịch vụ Visa và Hộ chiếu, các thủ tục Xuất nhập cảnh; Dịch vụ đưa tiễn khách tại sân bay.
Cơ cấu tổ chức của công ty gồm:
- Hội đồng quản trị - Tổng Giám đốc - Phó tổng Giám đốc - Các phòng ban chức năng: + Phòng Hành chính–Nhân sự + Phòng Tài chính – Kế Toán + Phòng Kinh doanh + Phòng Dự án + Phòng Kỹ thuật + Phòng Vé Sơ đồ tổ chức công ty1.
2.1.2. Phòng Hành chính–Nhân sự - CTCP Hiền Đức
Chức năng, nhiệm vụ phòng HC-NS - Chức năng:
Phòng HC – NS có chức năng giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị, giúp việc điều hành của Giám đốc công ty.
+ Tham mưu tổng hợp: Đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ chung cơ quan;
+ Phục vụ sự điều hành của lãnh đạo cơ quan;
+ Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động;
+ Thu thập, truyền tải và xử lý thông tin.
- Nhiệm vụ
+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc công ty thực hiện chương trình. Sắp xếp lịch công tác tuần Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc công ty;
+ Biên tập các báo cáo thường kỳ của công ty và các văn bản khác được Hội đồng Quản trị, Giám đốc giao;
+ Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp các thông tin kịp thời, chính xác phục vụ việc quản lý của Hội đồng Quản trị và việc điều hành của Giám đốc;
+ Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và Giám đốc công ty ban hành;
+ Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực hoạt động văn phòng công ty;
+ Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi công tác của lãnh đạo công ty với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, cá nhân trong, ngoài công ty. Tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó;
+ Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Giám đốc và công ty;
+ Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng công ty, thực hiện công tác thống kê, kế toán của công ty;
+ Tổ chức công tác thi đua khen thưởng.
- Cơ cấu tổ chức của phòng HC-NS
Phòng HCNS CTCP Hiền Đức gồm:
Trưởng phòng: 01 người Nv Hành chính: 01 người
NvVăn thư–Lưu trữ:01 người
Bộ phận Bảo vệ: 03 người Bộ phận Lái xe: 03 người Bộ phận Tạp vụ: 01 người Sơ đồ tổ chức phòng HC-NS1
2.2. Nhận thức của lãnh đạo, nhân viên về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ISO 9001:2008
Hiện nay ở Việt Nam, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO chủ yếu áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công theo Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng chính phủ. Tuy nhiên thực tế việc áp dụng ISO tại các cơ quan hành chính vẫn còn tồn tại những khó khăn, việc thực hiện còn mang tính hình thức, nguyên nhân là do tồn tại nhận thức của cán bộ, nhân viên cho rằng việc áp dụng ít hiệu quả, tốn thời gian, lãnh đạo một số cơ quan, tổ chức chưa muốn xây dựng và áp dụng, …
Để khắc phục các khó khăn vẫn còn tồn tại nêu trên, ngày 05/3/2014, thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trong các cơ quan hành chính nhà nước quy định về việc xây dựng, áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Trên cơ sở những văn bản quy định của Nhà nước, xuất phát từ quan điểm nhận thức đúng đắn của các cấp lãnh đạo công ty. Ban lãnh đạo đã thấy được sự cần thiết, quan trọng của “chất lượng” trong hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, CTCP Hiền Đức đã ban hành Quyết định số 17/QĐ-HĐ1 ngày 01 tháng 3 năm 2011 của Giám đốc CTCP Hiền Đức về việc thành lập Ban chỉ đạo ISO 9000. Ban chỉ đạo ISO 9000 được thành lập bởi quyết định do lãnh đạo công ty ban hành có trách nhiệm triển khai toàn bộ các công việc trong quá trình áp dụng ISO 9001:2008. Sau đó công ty ban hành Thông báo số 34/TB-HĐ về việc phổ biến quy trình ISO2 cho toàn thể CBNV trong công ty.
Từ những nhận thức đúng đắn của lãnh đạo, công ty đã đưa ra Chính sách chất lượng: lãnh đạo và toàn thể các CBNV của CTCP Hiền Đức cam kết áp dụng, duy trì và cải tiến thường xuyên HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, xây dựng công ty ngày càng phát triển đủ sức cạnh tranh và hội nhập Quốc tế, mọi nhân viên đều hiểu và thực hiện nghiêm túc mọi quy định về chất lượng liên quan đến công việc của mình. Bản chất của nội dung chính sách chất lượng là sự cam kết của lãnh đạo công ty trong việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Để thực hiện được cam kết này thì việc truyền đạt tác động đến mọi người và được mọi người thấu hiểu trong công ty là yêu cầu bắt buộc của việc áp dụng ISO. Từ Chính sách chất lượng, định hướng phát triển của công ty và năng lực của công ty về các phòng như nhân lực, tài lực, vật lực, Ban lãnh đạo công ty cũng xác định được các mục tiêu phù hợp với hoạt động và điều kiện của công ty để từng bước đạt được định hướng chung như: áp dụng, duy trì và cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng tại công ty; hoàn thiện 100% kế hoạch nhiệm vụ được giao; mọi CBNV trong công ty phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật và các quy định của công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao…
1 Xem Phụ lục 05
Sự nhận thức đúng đắn của lãnh đạo công ty thể hiện qua việc Ban lãnh đạo đã nghiên cứu và ban hành các văn bản quy định có liên quan đến quá trình triển khai áp dụng ISO, đầu tư kinh phí mời chuyên gia giàu kinh nghiệm về tư vấn, hướng dẫn xây dựng và áp dụng HTQLCL, việc mời chuyên gia tư vấn làm việc với từng phòng ban sẽ giúp cho các CBNV trong công ty được đào tạo rõ ràng, bài bản và chi tiết hơn, phù hợp với điều kiện và thực tế công việc của từng cá nhân, đơn vị. Ngoài ra, Ban lãnh đạo công ty cũng đã chú trọng đầu tư về cơ sở vật chất, thiết bị và kinh phí. Ví dụ như về kho lưu trữ đã có một phòng riêng trên tầng 9 được trang bị đầy đủ các máy móc hỗ trợ cho công tác bảo quản được hiệu quả như tủ, giá đựng tài liệu lưu trữ, hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thông gió chống ẩm…
Việc xây dựng và áp dụng thành công HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã khẳng định rất rõ vai trò to lớn của lãnh đạo về chất lượng của công ty. Lựa chọn người có đủ năng lực để đảm nhận vai trò đại diện lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo cũng chính là nhà tư vấn nội bộ về HTQLCL, để đảm nhận được vai trò đại diện lãnh đạo về chất lượng phải có khả năng lãnh đạo, am hiểu lĩnh vực ngành nghề hoạt động của công ty, kiến thức rộng về các mô hình quản trị,…và đặc biệt cần tâm huyết và có quyết tâm cao trong việc thực hiện HTQLCL. Từ những nhận thức đúng đắn của lãnh đạo về chất lượng của công ty, họ sẽ tác động đến các CBNV trong công ty, làm thay đổi dần thói quen, lề lối làm việc của các CBNV từ phương pháp làm việc theo kinh nghiệm chuyển sang làm việc theo phương pháp khoa học.
Bản thân phòng HCNS là đơn vị chịu trách nhiệm về việc triển khai áp dụng ISO 9001:2008 trong toàn công ty, lãnh đạo phòng HCNS cũng đề ra mục tiêu đối với hoạt động văn phòng1 như sau:
- Áp dụng, duy trì cà cải tiến thường xuyên HTQLCL ISO 9001:2008; - Cung cấp đầy đủ các dịch vụ hành chính, nhân sự đảm bảo cho các phòng ban hoạt động tốt;
- Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý hành chính
trong công ty, đặc biệt là Nhân sự thuộc chi nhánh Thanh Hóa;
- Quản lý tốt tài sản, cơ sở vật chất nhằm sử dụng hiệu quả, tiết kiệm phục vụ công việc của các phòng ban, chi nhánh trong công ty;
- Kiểm soát chặt chẽ chi phí hành chính, văn phòng;
- Phối hợp với các đơn vị, phòng ban khác trong công ty để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Qua kết quả điều tra, 100% CBNV đã được truyền đạt chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của công ty1, điều này giúp cho CBNV có định hướng và chuẩn mực đúng đắn trong công việc, không để xảy ra sai sót, đạt được mục tiêu và thỏa mãn nhu cầu khách hàng.
Lãnh đạo công ty rất quan tâm đến việc duy trì và cải tiến HTQLCL ISO 9001:2008 qua các hành động cụ thể như: chỉ đạo Ban Quản lý chất lượng tiến hành tổ chức đánh giá nội bộ 1 năm 2 lần vào tháng và tháng hàng năm, tổ chức cuộc họp “Xem xét của lãnh đạo” 1 năm 2 lần vào tháng và tháng hàng năm, cử cán bộ Ban Quản lý chất lượng tham gia các buổi hội thảo về QLCL do công ty đánh giá chất lượng tổ chức.
Hầu hết các CBNV trong công ty đều có nhận thức tích cực về sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động công ty. Qua phân tích kết quả khảo sát, có 65% ý kiến của CBNV trong toàn công ty cho rằng việc