8. Kết cấu khóa luận
2.3. Tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn
2.3.4. Quy trình mua hàng
Hiện nay, cơng ty đang áp dụng quy trình mua hàng và các biểu mẫu kèm theo vào việc mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm hay các dịch vụ để phục vụ nhu cầu làm việc của các CBNV trong công ty.
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mơ tả/Biểu mẫu Các bộ phận, phịng ban, cá nhân 5.2.1. BM.HC.04.01 Phòng HCNS. Bộ phận mua hàng 5.2.2 BM.HC.04.02 Lãnh đạo 5.2.3 BM.HC.04.02 Phòng HCNS, Bộ phận mua hàng 5.2.4 Lãnh đạo công ty 5.2.4 Bộ phận mua hàng 5.2.5 Phòng HCNS 5.2.6 Phòng HCNS 5.2.7 BM.HC.04.03
Quy trình mua hàng trên thực tế tại công ty được nhân viên hành chính thực hiện đúng theo quy trình mua hàng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Khi cần mua hàng, các bộ phận sẽ viết giấy Đề nghị cung cấp hàng hóa/dịch vụ rồi gửi sang phòng HCNS, tại phòng HCNS nhân viên hành chính sẽ tổng hợp và rà sốt các hàng hóa/dịch vụ tồn kho và lập kế hoạch mua hàng. Sau đó trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch mua hàng. Sau đó, phịng HCNS có trách nhiệm đặt hàng và thanh toán với nhà cung cấp. Đa số các nhà cung cấp trang thiết bị văn
Đề nghị cung cấp hàng hóa/dịch vụ Lập kế hoạch mua hàng hóa, dịch vụ Lựa chọn NCC Phê duyệt Phê duyệt Đặt hàng và thanh toán
Vào sổ theo dõi Bàn giao cho BP
phòng và văn phịng phẩm cho cơng ty đều là những nhà cung cấp được công ty tin dùng từ trước, chất lượng và giá cả phù hợp với tình hình thị trường, đáp ứng theo yêu cầu làm việc của công ty. Sau khi nhận được hàng hóa, nhân viên hành chính sẽ kiểm hàng và bàn giao hàng hóa theo yêu cầu trong giấy Đề nghị cung cấp hàng hóa/dịch vụ. Cuối cùng, nhân viên hành chính kết hợp với nhân viên kế toán vào Sổ theo dõi tài sản của cơng ty.
Quy trình Mua hàng – Mã số: QT.HC.04 áp dụng cho các loại công cụ, tài sản và dịch vụ do bộ phận mua hàng của cơng ty mua vào dưới mọi hình thức để đảm bảo duy trì các hoạt động của cơng ty. Quy trình quy định các u cầu cần phải tuân thủ trong hoạt động mua sắm hàng hóa/dịch vụ của cơng ty nhằm đảm bảo việc quản lý minh bạch hoạt động mua sắm của công ty, chọn lựa được nhà cung cấp với giá tốt nhất và chất lượng tốt nhất cũng như đảm bảo việc sử dụng hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm các tài sản của công ty. Trước khi áp dụng HTQLCL vào việc quản lý mua trang thiết bị, văn phịng phẩm thì cơng ty vẫn chưa có quy trình cụ thể nào hướng dẫn, mua hàng hóa/dịch vụ khơng lên kế hoạch trước. CBNV thực hiện việc mua hàng không kiểm tra hàng hóa/dịch vụ sau khi mua, kiểm tra hàng hóa là một bước quan trọng nhằm kiểm soát tốt hơn chất lượng, số lượng hàng hóa/dịch vụ. Việc kiểm tra giúp công ty giảm thiểu được rủi ro về chất lượng hàng hóa/dịch vụ.
Quy trình mua hàng tại cơng ty được thể hiện cụ thể, chặt chẽ, rõ ràng. Tất cả thông tin hồ sơ, tài liệu của quy trình mua hàng và thanh tốn đều được lưu và cất giữ cẩn thận, không để bị thất lạc hay bị mất. Quy trình mua hàng và thanh tốn tiền của cơng ty được quy định rõ ràng từ cơng tác u cầu hàng hóa, dịch vụ, cơng tác lựa chọn nhà cung cấp, công tác đặt hàng, công tác nhập hàng đến cơng tác ghi nhận nợ phải trả, thanh tốn. Điều này giúp cho các nhân viên có trách nhiệm trong từng mục tiêu sẽ hiểu và hoàn tất nhiệm vụ như trong quy định, đồng thời cũng có biện pháp xử lý đúng theo quy định đã được đề ra. Quy trình mua hàng và thanh tốn tiền ln đảm bảo được sự giám sát lẫn nhau giữa các đơn vị. Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến lúc hồn thành sẽ
khơng tập trung vào một người hay một đơn vị chức năng nào. Điều này sẽ giảm thiểu được các gian lận và sai sót phát sinh. Tuy nhiên, trong bộ máy tổ chức quản lý tại cơng ty khơng có ban kiểm sốt kiểm tra các trường hợp làm sai, làm thiếu trung thực, chỉ mang tính chất hình thức.
Các thủ tục kiểm soát trong quy trình mua hàng và thanh tốn tiền của cơng ty ln được quy định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể của từng cá nhân từng bộ phận, điều này sẽ giúp giảm thiểu sự chồng chéo trách nhiệm, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời, qua đó giúp nâng cao được hiệu quả hoạt đơng của hệ thống. Quy trình mua hàng của cơng ty rất chặt chẽ và rõ ràng cụ thể như nếu có sai sót ở một giai đoạn trong quy trình sẽ ngừng chuyển cho bộ phận tiếp theo và sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận đầu để xem xét tìm ra sai sót sửa chữa rồi thực hiện lại quy trình,ví dụ như: từ giai đoạn u cầu hàng hóa, dịch vụ đến giai đoạn xét duyệt, nếu không được cấp trên xét duyệt sẽ bị trả lại, nếu được xét duyệt sẽ chuyển xuống giai đoạn lực chọn nhà cung cấp, nếu không được duyệt sẽ bị trả lại giai đoạn đầu, nếu được duyệt sẽ bắt đầu đặt hàng, nếu đơn đặt hàng không được ký bắt buộc phải lập lại, nếu được ký sẽ tiếp tục theo dõi hàng. Điều này sẽ đảm bảo được khối lượng và chất lượng hàng hóa, dịch vụ phục vụ thực hiện công việc luôn phù hợp với yêu cầu làm việc.
Phòng HCNS là đầu mối cùng với các đơn vị liên quan lập danh sách các nhà cung cấp đã có quan hệ với cơng ty. Lập và lưu giữ hồ sơ về tình trạng chất lượng các lơ hàng mà họ đã cung cấp nhằm đánh giá và thông báo cho nhà cung cấp biết để tạo lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với họ.