8. Kết cấu khóa luận
2.3. Tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn
2.3.3. Quy trình quản lý điều hành xe
Các CBNV có nhu cầu sử dụng xe viết giấy đề nghị sử dụng xe, phương tiện trình Trưởng phòng ký và chuyển cho phòng HCNS xem xét và ký lệnh điều xe. Lái xe nhận nhiệm vụ và thực hiện lệnh điều xe, lái xe phải ghi chép đầy đủ nhật trình xe và xin xác nhận của người sử dụng xe. Cuối mỗi tháng lái xe nộp lại các biểu mẫu cho phòng HCNS để nhân viên Hành chính ghi chép và thực hiện các thủ tục thanh quyết toán.
Trước khi áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, việc quản lý điều hành xe tại cơng ty khơng theo một quy trình, khơng có khoa học dẫn đến việc CBNV cần sử dụng xe nhưng không thể sắp xếp được xe ảnh hưởng tới công việc. Khi đã áp dụng HTQLCL, việc quản lý xe có một quy trình riêng rõ ràng, chặt chẽ hơn.
1 Xem Phụ lục 24
Quy trình quản lý điều hành xe – Mã số QT.HC.03 áp dụng cho tồn bộ CBNV trong cơng ty, lái xe và xe của cơng ty. Quy trình quy định các bước điều hành xe phục vụ cho CBNV trong công ty và quản lý việc sử dụng xe đảm bảo theo đúng nguyên tắc, đúng mục đích, tiết kiệm và sử dụng tốt.
Theo nội dung quy trình quản lý điều hành xe, bước 1 đề nghị sử dụng xe yêu cầu CBNV có nhu cầu sử dụng xe viết giấy đề nghị sử dụng xe trình trưởng phịng ký và chuyển cho phòng HCNS; bước 2 điều xe, nhân viên hành chính trao đổi thông tin với lái xe điều động xe và lái xe ghi trong Giấy đề nghị sử dụng xe trình trưởng phịng HCNS hoặc Giám đốc phê duyệt để điều động xe. Trong thực tế, giấy đề nghị sử dụng xe không được viết vào lúc trước khi dùng xe mà là sau khi dùng xe xong, thay vào việc trình giấy đề nghị sử dụng xe lên trưởng phịng HCNS hoặc Giám đốc thì nhân viên muốn sử dụng xe gặp trực tiếp lãnh đạo và nói trực tiếp, khơng thực hiện theo quy trình có sẵn.
Đội xe CTCP Hiền Đức gồm 03 người, đội xe có chức năng quản lý, điều hành và sử dụng xe đúng mục đích theo sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo và Trưởng phịng HCNS nhằm thực hiện tốt cơng tác phục vụ khi được giao.