8. Kết cấu khóa luận
3.5.Thường xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm nội bộ và cải tiến trong
hoạt động văn phòng
Một trong những nguyên tắc và yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đưa ra là tổ chức áp dụng ISO 9000 phải thường xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm và cải tiến. Việc đánh giá thường xuyên sẽ giúp cho hoạt động văn phịng tại cơng ty phát hiện đước những điểm không phù hợp trong thực hiện công việc một cách kịp thời và đưa ra được những biện pháp giải quyết đúng đắn.
Đối với hoạt động văn phòng, ứng dụng các quy định quản lý vào hoạt động văn phòng nhằm đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu đã đề ra. Trong các quy trình áp dụng theo HTQLCL ln có bước kiểm tra, đó là bước tiền đề cho bước sau. Kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ theo quy trình sẽ giảm thiểu được các sai sót trong cơng việc, tìm ra trách nhiệm của ai khi nhiệm vụ khơng hồn thành, vấn đề phát sinh từ đâu. Các quy trình hiện đang áp dụng trong hoạt động văn phịng có đầy đủ hướng dẫn cụ thể và các quy trình, tất cả CBNV đều phải đọc và làm theo đúng quy trình hướng dẫn. Từ đó, các cơng việc mới có tính hệ thống, những sai sót sẽ ít hơn. Trong hoạt động văn phịng cũng như hoạt động của công ty, khi thực hiện nhiệm vụ, các văn bản tài liệu đều tuân thủ theo một chuẩn mực nhất định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc khác, tránh được việc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau khi có vấn đề xảy ra.
Nâng cao hiệu quả của hoạt động đánh giá sự thỏa mãn khách hàng là một trong những giải pháp quan trọng để hoàn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động văn phịng và cơng ty. Trưởng phòng HCNS cần tiến hành xác định các tiêu chí về sự hài lịng của khách hàng, thu thập và phân tích thơng tin để từ đó có biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Các
hoạt động đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng: Định kỳ đại diện lãnh đạo về chất lượng xem xét khiếu nại, ý kiến phản hồi trực tiếp của khách hàng về chất lượng sản phẩm, cơng trình và dịch vụ đình ký 3 tháng/1 lần.