8. Kết cấu khóa luận
3.3. Cơng ty cần có sự cải tiến, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng
cường chất lượng dịch vụ
Hiện nay, công ty cần đầu tư cải tiến ở những hoạt động then chốt như hoạt động văn phòng tại cơng ty để đảm bảo các quy trình hoạt động được hiệu quả, giải quyết các cơng việc một cách nhanh chóng, chính xác, tránh các sai sót khi thực hiện.
Trong hoạt động văn phòng, việc hỗ trợ đảm bảo công tác hậu cần về trang thiết bị, nguồn lực, cơ sở vật chất... cho các bộ phận, phịng ban tại cơng ty là việc làm cần thiết và phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Cơng ty cần đầu tư mua sắm các thiết bị, văn phòng phẩm đã cũ, lỗi thời hoặc bị hỏng hóc như: bàn ghế đã hư hỏng, tủ đựng hồ sơ đã bị mối mọt nên thay bằng các loại tủ nhựa, các tủ, cặp hồ sơ tài liệu đã quá cũ cần thay mới để đảm bảo tài liệu không bị rơi, bảo đảm việc bảo quản hồ sơ, tài liệu được tốt hơn.
Công ty nên đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin như áp dụng phần mềm ISO trực tuyến, phần mềm quản lý văn bản, quản lý nhân sự… giúp người thực hiện dễ dàng hơn trong công việc, tăng hiệu quả làm việc.
Hiện nay, trình độ khoa học cơng nghệ đang thay đổi từng ngày. Cơng ty cũng cần có sự quan tâm và đầu tư về mặt công nghệ nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của công ty. Việc áp dụng giải pháp này có thể giải quyết được vấn đề khó khăn nhất trong việc trao đổi thơng tin chất lượng của văn phịng cơng ty và các chi nhánh, các Ban quản lý dự án nằm cách xa nhau.
Xây dựng hệ thống ISO trực tuyến trên một mạng để các bên liên quan có thể cập nhật và thơng báo những thay đổi trong q trình thực hiện. Ưu điểm của giải pháp này là: hiện nay mạng Internet đã được phổ cập rộng rãi và dần trở thành một phần không thể thiếu của các công ty, doanh nghiệp trên thị trường, do đó việc xây dựng hệ thống ISO trực tuyến cho phép người dùng truy cập mọi lúc mọi nơi và vào bất kỳ thời gian nào. Với việc áp dụng hệ thống ISO trực tuyến doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và năng động hơn cho người thực hiện trong việc trao đổi thông tin. Hệ thống hỗ trợ một cách tốt nhất cho việc đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thơng tin, bảo đảm tính nhất qn của thơng tin và kiểm sốt luồng thơng tin giữa khách hàng và CBNV thực hiện dự án; quản lý tài liệu một cách tập trung và thống nhất, công khai điều này cho phép doanh nghiệp ban hành và phê duyệt tài liệu một cách công khai dân chủ trên mạng, những bổ sung đóng góp và sửa đổi có thể cập nhật một cách thường xuyên mà khơng hề tốn kém chi phí.
Hệ thống ISO trực tuyến có rất nhiều ưu điểm đối với từng CBNV trong công ty:
Đối với nhân viên, thơng qua hệ thống chung, nhân viên có thể tìm thấy bất cứ tài liệu nào mà mình cần tại bất cứ thời điểm nào, có thể đọc được một hướng dẫn hay tìm thấy một quy trình sử dụng bất kỳ nào phục vụ cho cơng việc của mình.
Đối với người quản lý, thông qua hệ thống ISO trực tuyến có thể theo dõi và kiểm sốt được tồn bộ hồ sơ tài liêu, công việc và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho nhân viên cấp dưới. Và thơng qua hệ thống này, nhà quản lý có thể xem lại các báo cáo về công việc một cách tổng quát nhất tạo ra cơ sở tiền đề cho nhà quản lý đưa ra những phương hướng những định hướng mới phát triển ngắn hạn và dài hạn cho tổ chức, bảo đảm đưa tổ chức đi đúng theo xu hướng chung và phù hợp trình độ phát triển của nền kinh tế.