8. Kết cấu khóa luận
3.2.Đẩy mạnh hoạt động của Ban chỉ đạo ISO
Trên thực tế, Ban chỉ đạo ISO của công ty được thành lập từ trước đến nay hầu như không hoạt động. Việc tăng cường hoạt động của Ban chỉ đạo ISO về HTQLCL góp phần giúp các thành viên hiểu hơn về công việc quản lý chất lượng, thúc đẩy trách nhiệm thực hiện việc duy trì HTQLCL hiệu quả.
Trước thực tiễn áp dụng HTQLCL, có thể thấy điều quan trọng là các công ty phải nhận thức và thực sự phát huy được hiệu quả của hệ thống. Để làm được điều đó, cần xây dựng một hệ thống linh hoạt, năng động, có cơ chế mở để mọi CBNV có thể đóng góp ý kiến, tham gia xây dựng không ngừng cải tiến, cập nhật hệ thống. Điều cốt lõi là cần sự cam kết của lãnh đạo. Sự cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện Chính sách chất lượng và áp dụng HTQLCL là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của công ty. Cụ thể để tăng cường hơn nữa sự cam kết của lãnh đạo cần đưa ra các cam kết dưới dạng văn bản và thực hiện đúng những gì mà lãnh đạo đã cam kết.
Trưởng phòng HCNS là một thành viên trong Ban chỉ đạo ISO, vì vậy, lãnh đạo văn phịng cần cam kết thực hiện việc kiểm soát tốt hơn ở tất cả các
quy trình áp dụng HTQLCL ISO trong hoạt động văn phòng tại CTCP Hiền Đức. Lãnh đạo văn phịng cần có những hành động thể hiện như:
- Cần tăng cường hoạt động đôn đốc, kiểm tra, giám sát trong việc chấp hành các quy trình trong hoạt động văn phịng có áp dụng HTQLCL. Lãnh đạo văn phịng cần ban hành hệ thống văn bản phù hợp và thúc đẩy xây dựng các phép đo lường, phân tích dữ liệu để xác định hiệu quả hoạt động của công ty và tìm biện pháp cải tiến liên tục.
- Lãnh đạo văn phòng cần lên kế hoạch cung cấp các nguồn nhân lực, tài
lực và các nguồn lực cần thiết khác phục vụ cho quá trình duy trì và cải tiến HTQLCL trình Ban Giám đốc xem xét. Cần nhấn mạnh vào chất lượng sản phẩm dịch vụ, tạo động lực cho CBNV để không ngừng nâng cao hiệu quả làm việc.
- Lãnh đạo văn phòng cần khơi dậy mọi tiềm năng và sức sáng tạo của
CBNV, cần khen thưởng, xử phạt hợp lý để khuyến khích CBNV làm việc hiệu quả, tăng lợi nhuận cho cơng ty, từ đó tăng thu nhập của cá nhân.
Trưởng phịng HCNS cần nhấn mạnh vào 2 khía cạnh: tạo ra những dịch vụ đạt chất lượng thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và không ngừng cải tiến nâng cao hiệu quả của HTQLCL. Hoạt động văn phòng được thực hiện tốt theo HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ giúp hoạt động kinh doanh của công ty trôi chảy, không bị ùn tắc công việc, kết quả thực hiện công việc tốt hơn, nâng cao được uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp mình, tạo ra được những điều kiện cần và đủ để tồn tại đối với bất kỳ doanh nghiệp nào khi nền kinh tế phát triển.